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在高等院校教学和科研中，图书情报信息很重要，在科学技术、文化教育迅猛发展的今天，正在发挥着越来越大的作用。系资料室是高校图书情报工作的重要组成部分，是密切结合本系教学科研需要的文献信息中心，是直接为教学科研服务的重要机构，是图书、资料、情报一体化的基层情报单位。资料室的服务对象主要是面向本系的教学科研人员和本科生，因此，如何发挥图书情报资料的作用，掌握其特点和规律，快速而准确地为教学和科研人员传递本系专业、图书情报资料信息，更好地为教学科研服务，已成为资料室工作十分迫切的任务。根据多年从事图书资料管理的经验，我认为应抓住以下三个环节，概括起来就是六个字：积累、管理、利用。这三者是一个既有区别又有联系的统一整体。其中积累是基础，管理是手段，利用是目的。只有抓住这三个环节，才能做好资料室工作。
一、图书资料的积累
图书资料的积累主要是指图书资料的收集与整理工作。这是基础工作，也是一项长期的基本建设工程。如何才能做好图书资料的积累工作呢？我的体会主要有以下五点：
1.图书资料的积累要有针对性。针对性是系资料室工作的最大特色。即所收集的图书资料内容必须密切结合本系专业和科研项目的需求，必须根据本单位的专业内容、学科、设置、科研任务及其发展的需要，有目的收集和组织所需文献情报资料，而决不能采取“大而全”、“小而全”的收集方法。收集的重点应放在专业书刊、文摘、学术论文、科研报告及与本系学科有关的教材、各种工具书上，从而为系资料室建设奠定良好的物质基础。
2.图书资料的积累要有超前性。即所积累的资料必须是教学科研所急需的能反映本系各学科最新科研成果和发展趋势的资料。现在教育事业迅速发展，科技文献资料也与日剧增，而且知识不断更新，时间性很强，所以超前性就显得十分重要。系资料室能收集并提供最新、最准确的文献资料，这对教学科研工作是十分重要的，特别是能为新专业、新学科的上马当好先行，打下良好的基础。
3.图书资料的积累要有有效性。即所积累的图书资料一般应具有长远的收藏价值和使用价值。图书资料积累的范围究竟有多大，当前和长远需要如何结合，是一个值得研究的问题，特别是在当前学校经费十分紧张的情况下，更要准确地科学地选择收集图书资料。要收集那些能代表各学科各专业领域学术水平的刊物，有长远利用价值的专业参考书和工具书，这样才能做到既节省资金，又能发挥其最大效益。
4.图书资料的积累要有协调性。即系资料室所积累的图书资料与院图书馆藏书不能有大的重复。系图书资料是教学、科研的物质基础，专业性很强，所以各系资料室应以本专业图书资料为主，主要包括经典著作、专业书籍与工具书、主要报刊、目录索引和各学科有代表性的学术刊物。做到馆、室互补，资源共享。而不能追求“小而全”，办成小图书馆。
5.图书资料积累要有多样性。系资料室可以说是“麻雀虽小，五脏俱全”，除了本专业的图书资料外，还要收集工具书、国内外专业会议论文、课程设置及图册等。因此，既要注意代表性，又要考虑本专业普遍性的特点。
二、图书资料的管理
图书资料的管理，是指在为读者服务活动中，为充分发挥图书资料的使用率，而进行的组织、监督和协调等活动的总称。没有科学的管理，即使有丰富的图书资料也不能实现其应有的使用价值。为此，图书资料必须强化管理，实现管理规范化、制度化、经常化。
1.图书管理规范化。为实现管理的规范化，首先要建立图书资料的文献检索系统，使图书资料排列顺序化、合理化。根据本专业的需要，将有关书目、文献、辞典、百科全书、年鉴、索引、文摘、目录等收集起来，根据国家图书资料分类标准，进行科学地、有序地、系统地分类，进行编号登记，建立健全借阅图书文献资料卡片和资料财产帐，使图书资料设置有序，藏而不乱，以便开展文献检索和咨询服务。其次是编制二次、三次文献。根据本系教学科研的需要，进行文献情报加工，编制各种类型的专题目录、索引、文摘，撰写综述、述评及调查报告，以情报生产的产品形式最大限度地满足教学科研人员的情报需要。
2.图书管理制度化。为保证图书资料管理工作的正常进行，必须建立一套切实可行的规章制度。
（1）登记制度。新进的图书要进行卡片登记，并及时上帐。 图书资料卡片既作为固定财产卡，又是查询藏书的工具。坚持登记制度，才能做到藏书有目，帐上有数。
（2）借阅制度。资料室对读者借书要限期限量，履行借阅手续， 进行卡片登记，做到手续健全，借书有据，定期归还。
（3）流通制度。因经费紧张，订阅的副本数量有限， 应加快流通，使更多的读者尽快看到新的资料。
（4）损失赔偿制度。对损坏和丢失书者系里要有明文规定， 要赔偿经济损失或罚款。
3.图书管理经常化。一是对陈旧过时的图书资料，应定期予以剔除。二是每年整理一次，将资料室的刊物、报纸分门别类装订成册，妥善保管，以便查询。三是开展图书资料还家活动，对超期借阅者要通过口头或信函形式敦促他们及时送还，避免丢失，加快流通。
三、图书资料的利用
利用是积累、管理资料的目的，图书资料只有充分利用，才能发挥其社会价值。因此，提高图书资料的利用率是提高资料室服务质量的重要一环。
1.积极主动地推荐读者急需的图书资料，为教学科研服务。资料室的主要任务就是专业资料的收集、整理和研究，开展情报服务，也就是加强情报职能，尽快从图书工作向专业情报工作方向转变，从目前的杂务型或图书分馆型向情报资料型方向发展。根据本系的专业内容，按教学大纲和科研计划收集并组织所需资料，要有目的地、有针对性地解决本系教学和科研上的新问题，变被动守摊为主动服务，变静态服务为动态服务，变低层次服务为高层次服务。为此，系资料员要熟悉本资料室书刊的收藏情况，掌握不同层次读者对图书资料的需求，及时宣传推荐，使专业人员在较短的时间内获得最新信息。
2.针对科研课题，搞好定题服务。系资料室是直接为教学科研服务的学术机构，图书资料是教学科研的源泉。资料员要了解科研课题，紧密配合科研人员，围绕某一专题搞好资料的搜集工作，要搜集那些与教学科研参考价值大的资料。搞好资料服务还要把搜集来的资料进行科学分类、编号，并进行主题标引，使教学科研人员迅速准确地检索和利用有关资料进行专题研究。
3.积极开展参考咨询服务。系资料室参与咨询服务是情报服务工作的重要组成部分，是直接为教学科研提供情报服务的主要方式之一。更主要的是将文献检索的方法和途径传授给读者，以使他们掌握利用文献情报的“钥匙”。对读者提出的问题，资料员应按专题建立咨询档案，以利于在长期情报服务工作中，更好地解答同类问题，方便读者。
4.加强图书资料的科学管理和利用，关键是不断提高管理人员的素质。作为一个图书管理人员，首先要热爱自己的职业，明确自己所从事的工作在整个教学科研中的重要地位，具备一种强烈的责任感和忘我劳动的精神，热爱本职工作，有良好的职业道德，同时，还要求资料室管理人员具有较强的业务能力。系资料室不同于图书馆工作分工那么细，工作那么单一，系资料员一个人往往要完成多项业务，如采购、分编、整理、装订，剔除过时的图书资料等工作，这就要求管理人员既要熟悉和掌握本系学科专业的属性，又要懂得图书馆专业知识，这样才能科学地管理好本系的资料室，以满足读者的需求。
综上所述，高等院校系资料室在教学科研工作中的地位和作用是十分重要的，因此，必须重视系资料室工作。而要做好系资料室工作，就必须紧紧抓住图书资料的积累、管理和利用三个环节，积极开展文献情报服务，尤其是努力提高管理人员的素质。只有这样，才能使图书资料在教学科研中发挥更大的作用。