应收账款精细化核算延长链，本文主要内容关键词为：应收账款论文,精细化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]F234.4[文献标识码]C[文章编号]1005-9016(2013)04-77-04
一、应收账款的传统辅助项目核算和管理方式
应收账款的催收，首先以企业与客户双方认可的账单为基础。对于长期稳定的客户，企业往往通过协议授予客户一定的信用额度和信用周期。前期的应收账款结算后，新的应收账款又继续产生。客户结算款项后，企业财务部门和业务员需要各自按照企业与客户认可的结算明细逐笔核销应收账款。本期没有核销的应收账款明细和下期新产生的应收账款明细就形成了下一期结算的对账单。财务部门对应收账款的核算一般在财务核算系统中设置业务员和客户两个辅助核算项目，辅助核算项目的余额表示累计应收客户金额。为了与客户对账准确及时，企业需要另设置辅助账对余额明细逐笔登记和核销。然而这种辅助账登记和核销没有规范的规则，记录方法和登记介质因企业或因人而异，各种标注符号让他人难以读懂，造成监督部门对辅助账的核对、检查困难。遇有会计人员岗位变换的情况，交接人使用的记录方式和介质难以传递给承接人，造成应收账款明细记录和管理责任断链。无明细的应收账款难以得到客户认可，客户付款时间延迟，企业应收账款增加，问题的积累造成坏账风险，企业内部责任不清，惩罚措施变成一纸空文。
如何找到一种科学的核算方法，在不增加人力、硬件和软件前提下，将原来的应收账款以业务员和客户为辅助项目的粗线条核算延伸至以业务员、客户至每一笔最细小的基本业务单位的精细化核算，使业务员、财务部门和客户的结算记录保持同步一致，从而为客户提供及时、准确、明细、完整的账单，就成为本文探讨的主题。
二、搭建业务操作平台，使用业务编号。
1.为了协调业务部门和财务部门对同一笔业务进行处理的步调一致性，公司必须建立使两个部门共同认可、共同使用的共同业务数据源录入和调用平台。这个平台通常是公司的业务信息系统，由业务的发起部门负责录入、编辑、锁定业务原始数据信息和对应的应收应付账款信息。
2.将公司的所有业务分解至最小最细的基本业务单位，对每一基本业务单位按照统一的编码规则分别进行编码。为了表述方便，称这个编码叫做“业务编号”。一个业务编号代表公司一笔业务，公司所有的业务就是业务编号的一个集合。每一个业务编号通常与应收某客户款项金额、应付其他客户款项金额相关联；根据公司从事的业务属性，款项金额可能分为本位币和多种外币。应收某客户款项金额折合为本位币金额合计就代表该业务编号的收入和应收账款，应付其他客户金额折合为本位币金额合计就代表该业务编号的成本和应付账款。
3.业务操作平台中与业务编号相关联的所有信息录入、编辑、确定后要锁定；已锁定的数据只有通过补录书面更正单的方式才能进行修改。
4.从业务操作平台中输出已锁定的业务编号及其对应的应收应付款项信息，形成书面文件后作为公司财务部门核算收入、应收账款、成本、应付账款的文字依据，由财务部门通过录入记账凭证方式录入账务核算系统中(或直接由业务操作系统将数据直接导入账务核算系统)形成应收账款和应付账款。
三、延长应收账款明细核算链
1.凭证录入：在向账务系统录入应收应付款凭证时，不论由公司业务操作平台产生的应收款项、应付款项数据，还是客户结算应收账款而产生的收款数据或调账数据，都要在凭证摘要的末尾加空格后再录入“业务编号”。如果一笔款项涉及多个业务编号，都应按每个业务编号作为一行将款项拆分，按每个业务编号对应的金额分别录入账务核算系统。
2.分列：管理上需要提供应收账款明细时，将应收账款明细账从账务核算系统导出为Excel电子表格格式，利用Excel的“数据—分列”功能，对“摘要”文字文本按空格分列，操作完成后，“业务编号”应成为单独的一列。
3.分类汇总：利用Excel的“排序”功能，将同一业务编号的应收账款数据(不论收款或转账挂账)集中在同一组内；利用强大的“分类汇总”功能，以“业务编号”为分类字段，以“求和”为汇总方式，选定“借方”、“贷方”和“差额(借方金额减贷方金额)”为汇总项进行分类汇总。
4.删除：利用折叠和按组排序功能筛选出借方汇总与贷方汇总相等的组(也就是“差额”为零的组，这些组意味着该组内相应业务编号的应收账款已完全收回)，将这些组内所有行全部删除，余下的行就是按客户、业务员、业务编号排列的应收账款明细记录。每一业务编号对应的余额汇总就是该编号代表的业务尚未结算完毕的余额，组内所有行共同描述了该业务编号的应收款项的挂账和收到款项后的核销完整过程。
5.外币核算：有外币核算的企业，应按照币种导出外币数据并重复第2至第4步骤。
6.制作透视表：利用Excel的“数据透视表”功能，可做出分客户(或同时分业务员)、以业务编号为明细的应收账款明细表(见附件“应收账款明细表(数据透视表)”)。由于款项借方汇总与贷方汇总金额相等的行已经在4中删除，该表只显示仍需继续追缴的应收账款明细记录，亦即需要与客户核对的对账单。
7.核对：核对账务核算系统不同币种的应收账款余额与“应收账款明细表(数据透视表)”的总计金额，确保两者金额永远保持相等。
四、适用范围的扩展
本文推荐的方法可同样适用于应付账款和所有具有业务往来性质的项目辅助核算。限于篇幅，本文简化了数据处理过程的详细描述，附表仅是最后结果的简化形式；实际上，“应收账款明细表(数据透视表)”可以灵活地按业务员、按客户、按币种扩展到多种外币的应收应付账款、预收预付账款、其他应收款的应收应付、实收实付的全部过程。
延长应收账款明细核算链，作为一种系统化数据处理手段为财务人员提供了一种灵活的核算工具，它弥补了目前各种财务核算软件中应收应付账款模块往来款项核销方法的某些不足。它简单、易操作、不增加成本，财务人员通过简单培训就能使用。
总之，应收账款明细核算延长链方法是从企业对每一项应收应付基本业务进行业务编号开始，从现存的企业账务核算系统中导出应收账款明细账数据，经过Excel工具对数据的排序、分类汇总、筛选、删除、数据透视表等中间步骤的简单操作，输出的结果却是可以直接用于企业内部、外部应收账款管理都需要使用的明细数据透视表。理解该方法的原理后，企业不需要增加任何资源，只要企业人员经过简单培训指导就能使用OFFICE办公软件内置的EXCEL操作，实现对应收账款明细的延长核算。应收账款明细核算延长链方法是对现有账务核算方法更深入一步的探索，这种方法是一种系统的、容易操作的、便于事后检查、监督的电脑处理数据方式。它避免了以前那种手工记录辅助账、数据零散、方法各异、难以事后检查的弊端。相信通过对该方法的探讨，将为参与应收账款管理的财务人员和营业人员提供一种有效的管理工具，在降低财务人员的核算工作量、提高应收账款管理工作的质量和效率、促进企业间及时结算、减少企业应收账款诸多方面发挥积极作用。
应收账款明细表(数据透视表)
附件：
