做好会务工作“五心”指南
□陈柳均
会议筹备要精心
会议筹备工作做得是否充分，直接关系到会议的成败。一要精心制订会议方案。会议方案是会议组织安排的总纲，要制订尽可能详细的会议方案，提前征集各方意见，确定会议内容、参会人员范围和会议议程。确定召开会议后，要征求拟上会议题，加强与相关部门的横向沟通，最终确定会议时间、会议地点和议程报领导审批。二要细化任务分工。举办大型会议前要召开筹备会议，逐项细化和分解任务、明确职责分工，将会议方案中的各项任务落实到每个科室和人员。三要随时督促检查。掌握每项任务进展情况，对有些需要提请有关领导审阅的上会议题材料，要及时送阅并督促，没有经过会前审阅或领导同意的一律不得上会审议。四要认真把关会议材料。会议材料包括会议议程单、领导要宣读或领学的文件、讲话稿、会议指南、发言材料汇编等，会务人员要对材料格式、文字表达、错字漏字、前后逻辑等认真把关、仔细校对，确保上会的材料格式规范、表述准确。
2016年欧洲CVD预防指南[20]推荐对于年龄＞40岁的糖尿病患者均应用降脂治疗，而对于更年轻且合并CVD危险因素或微血管并发症的患者也可以考虑尽早应用。他汀类药物是糖尿病患者预防冠状动脉粥样硬化性CVD的首选药物。
通知会议要耐心
通知会议主要有两种形式：书面通知和电话通知。无论采取哪一种形式都需要耐心，特别是时间紧迫的时候，更是不能慌乱出错。通知会议前，要对会议通知稿件再次核对，确保会议时间、地点、参会人员名单、特别注意事项等无遗漏、无错误。办公室工作人员要认真研究会议方案和有关材料，明确参会部门涉及的主要事项，要经得起接收通知方的咨询。通知会议时，若发布书面通知，要注意电话提醒参会单位接收会议通知；若通过电话形式通知，要注意列出会议名称、召集人、时间地点、参会对象、注意事项等内容，工作人员对照内容进行通知，并记录好接听人姓名及联系方式，对需会上发言的单位要作特别提醒，以便对方有充足的时间作准备。收集参会回执时，让参会单位上报参会人员的姓名、职务和联系方式，便于制作座牌和及时联系参会人，并可通过上报的参会名单检查通知是否到位，如出现遗漏还可采取补救措施。
会前核查要细心
会前核查是确保会议顺利召开的一个十分重要的环节。会务人员要在会前对各个环节做全面检查，以便及时发现并解决问题，做到防患于未然。一是确认参会人员。要仔细对照参会名单核对检查，看是否还有未通知的人员，参会人员是否有临时更改，对于需要市领导或区领导参加的会议，在会议开始前一定要和电话记录人确认，确定领导是否参加会议，并核对座牌有无遗漏，座牌摆放顺序是否正确，座牌上的信息（如单位、人名）有无错印。二是检查会议资料和用品。看会议资料和文具用品等有无缺漏，会议材料是否按照会议议程顺序摆放，特别注意翻看领导坐席材料，一页一页检查页码是否连续，页面印制是否清晰。三是检查电子设备。对会上需用到的电子设备，均需提前调试。对最常用的话筒要逐个调试，看能否正常使用；如使用无线话筒，还要检查话筒通话质量及电池电量，并准备好备用电池；需使用PPT或播放视频的，要提前演练，看素材是否有误，操作是否流畅。四是看是否符合规定。中央“八项规定”要求精简会议活动，改进会风，特别是中央和市级部门召开的视频会议，要求会场布置俭朴，不摆放花草绿植，不悬挂会标与宣传标语，桌面不能摆放矿泉水等，这些都是容易忽略的方面。
工笔对于画家，既是表现形式的选择，也是创作方式的选择乃至生活方式的选择。在细勾慢染类似于品茶闻香的过程中，思绪和心境渐渐地溶入画中的世界，笔底间洗去浮华，没有喧嚣和躁动，只有平静和闲适。我们在这样的过程中可以独处，可以寂寞，可以从容，可以宁静，可以倾听自己内心的声音。在当下我们的心跳和步履常常被提速的社会环境中回归对于画画过程的体验，这无疑是画家一种十分朴素又十分奢华的享受。
会中服务要贴心
会中为会务工作的重头戏，主要包括会议签到、会议记录、维持会场秩序、提供会间后勤服务、处理其他事务等。在会议开始前，组织参会人员签到，对于会前十五分钟还未到达会场的人员，要根据通知时记录的联系方式及时电话联系，督促参会人员准时到会；若是大型会议，会务工作人员要熟悉座次表，以便引导参会人员尽快入座，减少入口拥堵的情况；若是会议内容涉密，还需收集与会人员的通讯设备，做好登记和保存工作。会议开始后，会务人员要在领导视线可以看到的范围，以便有临时状况时及时反应，同时做好会场后勤服务，适时调整会场温度和照明情况，及时添加茶水；要安排专人作会议记录，内容要真实、准确，层次分明、段落清楚，文字清晰易辨识，主要观点和内容不错记、漏记，对于重要会议可以安排多人轮流记录，还可辅以录音记录；会议进行中，注意防止与会议无关的人员进入会场，或在会场附近逗留、喧哗。如有来电或来人找领导和有文件需处理，确属非常紧急的，需由会务人员传送。
会后工作要静心
会议结束后的工作容易让人懈怠和忽视，但会议结束不代表会务工作就结束了，还需要静下心来做好会后工作，确保会议达到预期效果。一是要做好会场善后。会议结束时要提醒与会人员留下需会后收回的材料，特别重要的会议资料要及时回收，同时清理会场，收回座牌、文具、录音设备等物品，检查会议桌，看领导或与会人员是否有物品遗落，有时还需清退会议用房和接待用客房，开好票据以便后期支付费用。二是要整理会议资料。会议方案、签到册、文件、发言材料、讲话稿等收回后，要分类整理、立卷归档，涉密材料要清点份数，看是否有缺漏，不能留在个人手里，其他多余会议资料要销毁。三是要及时起草会议纪要。需要将会议内容传达到一定范围的，就需要起草会议纪要，便于沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作；要根据会议宗旨，用准确精练的语言概括、提炼会议的基本精神，综合记述议事要点和议定事项，提纲挈领地反映会议的主要成果，拟写出纪要，经过领导签发后发给相关单位。
参考文献 ：
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［2］刘希宝.办好持续召开会议的四点体会［J］. 秘书工作 ，2018（11）.
［3］王峰.奏响“三部曲”打造精品会务——办好区政府常务会议应重点注意的几个环节［R］.重庆：黔江区政府办公室，2017.
［4］搞会务：就抠这些细节［OL］.紫光阁杂志 .https：//baijiahao.baidu.com/s?id=1608941212621848034&wfr=spider&for=pc.2018-8-16.
（作者单位：重庆市黔江区人力资源和社会保障局办公室）
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