基于知识转化的现代情报机构的发展与创新，本文主要内容关键词为：情报机构论文,知识论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 引言
纵观当今世界信息管理领域的发展，我们不难发现其呈现出三大趋势：即从信息管理转向知识管理、从信息资源开发转向知识资源开发、由客户机／服务器结构转向Internet结构。知识管理是信息管理的延伸和发展。信息管理仅仅是将各种各样的信息以一定的方式汇总、组织起来，方便人们利用计算机进行查询和检索，而知识管理则是在组织中建构一个量化与质化的知识系统，让组织中的信息与知识，透过获取、创造、分配、共享、整合、存储、应用等过程，不断地回馈到知识系统内部，形成信息到知识，知识到智慧的良性循环，从而为组织获得最大的利润或效益。
情报工作是针对用户需求，在激活资料、信息和知识的基础上而获得情报的一项智力活动。其特点就是采用现代科学思维方式，运用具有情报特点和科学研究的工作方法，针对特定问题，浓缩、融合人类已有的信息和知识，并升华为新的知识。今天，现代情报机构作为一种知识密集性组织，在运用知识管理的诸多方法和工具重构工作模式的过程中，越来越意识到隐性知识与显性知识的转化速度与效率将成为影响其内部工作实力、反映能力和整体发展水平的关键因素。
2 信息、知识与情报
信息、知识与情报之间既有密切联系，又互有区别，是人类对外部世界认识的三个层次。
2.1 三者联系与区别
信息是自然界、人类社会和人类思维活动中普遍存在的一切物质和事物的属性，是人类适应外部世界并且使这种适应为外部世界所感知到的过程中，同外部世界进行交换的内容的名称。知识是通过大脑思维重新组合的系统化的信息集合，是经过加工、分类、归纳、总结后形成的有机信息的集合。可以说，知识是整个信息的一部分，是一种特定的人类信息。情报则是人们在一定时间内为解决某一特定问题而传递的、有使用价值的知识或信息。信息、知识和情报三者之间的关系如图1、图2所示。知识性、传递性、时效性和有用性是情报的四个基本属性。情报中包含有知识，但不是所有的知识都是情报，知识如不被加工、激活，就不能称之为情报。情报工作的核心内容就是激活信息和知识，使它们转化为用户所需的情报。
2.2 隐性知识与显性知识
当前，我们所说的知识可以大致分为四大类：第一类是Know-what，知道是什么的知识，是指关于事实方面的知识；第二类是Know-why，知道为什么的知识，是指原理和规律方面的知识；第三类是Knowhow，知道怎样做的知识，是指做某些事情的技术和能力；第四类是Know-who，知道是谁的知识，是指在工作过程中知道如果出现了问题应该请教谁。
在这四类知识中，第三类和第四类属于意会性知识，是人脑中属于经验、诀窍和灵感的那部分知识，难以表达，即难以实现从主观知识到客观知识的转化，通常称作隐性知识。与此相比，第一类和第二类知识容易以文字等形式表述出来，即容易实现从主观知识到客观知识的转化，我们称之为显性知识。简而言之，大部分隐性知识是不能表达和交流的，是属于个体内部的经验知识，具有一定的排他性，难于与人共享，而大部分显性知识则是能够用正式语言表达和交流的，是存在于个体内部或外部的理论知识，通常是规模化、系统化，易于传递和分享的。
隐性知识和显性知识的划分不是绝对的，事实上，任何知识都含有隐含的成份。隐含知识是显性知识的基础，显性知识是由隐含知识转化而来的。隐含知识弥漫于人的意识活动中，是人类知识各层次融会贯通、触类旁通的关键。隐含知识和显性知识不仅互为前提，而且在一定条件下，还可以互相转换。
3 知识链的核心内容：知识流动与知识转化
3.1 知识链的构成
知识链是基于知识流在不同主体之间的转移、传递与扩散，以实现知识的集成、整合与创新的具有价值增值功能的网链结构模式[2]，是知识管理的核心内容之一。一条知识链通常包括知识的识别、获取、整合与分解、储存、传递、共享以及知识产生价值的评价等主要环节。通常的知识链模型如图3所示：
图3 知识链模型图
3.2 知识链中体现了四种知识转化过程
实质上，知识链的关键就是知识流的扩散和传递，这样才能真正实现知识的存量增长和实用价值。而在知识流动过程中处处体现了隐性知识和显性知识的互动，形成了四种知识转化过程，最终达到了知识创新的目的。
一是隐性知识到隐性知识的转化：是在个体之间分享经验或心得等隐性知识，主要通过观察、模仿和亲身实践等形式传递和创新隐性知识的过程。
二是隐性知识到显性知识的转化：是对隐性知识概念化，将其转化为他人易于理解的显性知识的过程。
三是显性知识到显性知识的转化：是将许多零碎的、显性的观念或知识进一步系统化、复杂化，而形成新的知识体系的过程。
四是显性知识到隐性知识的转化：是知识在社会中传播，人们学习了新知识后，将其用到实践中，创造出新的隐性知识的过程。
日本著名学者野中郁次郎和竹内广隆把上述这四种转化模式称之为SECI模型：S代表从隐性知识到隐性知识的转化过程，称之为群化(socialization)；E代表从隐性知识到显性知识的转化过程，称之为外化(externalization)；C代表从显性知识到显性知识的转化过程，称之为融合(combination)；I代表从显性知识到隐性知识转化过程，称之为内化(internalization)，如图4所示：
图4 四种知识转化图
4 情报工作中的知识转化分析
情报工作本身就是一个知识获取、开发、分析、利用等活动不断循环的过程，也是隐性知识和显性知识在不同个体之间相互转化的过程。根据野中郁次郎和竹内广隆提出的SECI模型，我们对情报工作中的知识转化问题做如下分析：
(1)群化过程。隐性知识存在于情报工作人员与用户的大脑中。在开展情报工作的过程中，工作人员之间，工作人员与专家之间，工作人员与用户之间，用户之间通过仔细观察、面对面的交流、传授等方式，分享各自的经验和心得，实现隐性知识的群化。
(2)外化过程。这主要体现在两个方面。一方面，工作人员对自己的研究成果和工作经验进行总结，以个人自传、发表论文、撰写专著，演讲等更容易为人理解的方式展现出来，以达到互相学习和共同提高的目的；另一方面，用户将自己的隐性知识明晰化和显性化，使情报工作人员更准确地理解和把握他们的需求。
(3)融合过程。从宏观上讲，情报工作人员通过各种方法对原始信息进行分析和研究，提炼出用户所需的知识，形成新的知识体系向外传播，这本身就是显性知识到显性知识的融合；从微观上讲，在具体工作和服务中，情报工作人员所做的文献资料汇编、知识分类等都是显性知识融合的种种体现。
(4)内化过程。科技情报工作人员通过学习和培训，获取到新的知识，在工作中有效地运用这些知识，将它们融入到自己的隐性知识中；用户吸收到情报工作人员提供的知识以改善自身的认知结构，这些都属于显性知识内化的范畴。
5 从知识转化的角度思考现代情报机构的发展与创新
近几年来，国外的一些专家经过深入的研究，发现一个组织内部隐性知识与显性知识的转化速度往往决定了该组织的竞争力，如何实现隐性知识与显性知识转化的良性循环是组织必须优先考虑的问题。对于情报机构而言，可以充分利用知识转化的理论与方法，序化组织内部与外部的无序信息和知识，优化知识流动过程，实现知识的高度共享和再利用，最终提高情报工作的整体水平。
5.1 加强隐性知识管理，实现专业知识的显性化
对任何一个组织，隐性知识的数量和重要性都远远大于显性知识，是“知识资产的冰山下部”。我们可以把情报机构中的隐性知识分为两个部分，一部分隐性知识是“知而不能言者众”、“只可意会，不可言传”、“高度个体化”的隐性知识，是存在于每个情报工作人员脑海中的经验、知识、感觉和技巧；另一部分是情报机构作为组织在长期工作实践中逐渐形成和沉淀的、已融入到组织结构和文化中的知识，例如流程知识、组织记忆、用户知识等。这些隐性知识是情报机构所拥有的最宝贵的财富，但是它们的传播局限于个人行为，不同程度地受到个人交流与理解能力的影响，因此不能及时广泛地在机构内得到利用，并且随着时间与人员的流失会逐渐损失，甚至消亡。
随着现代信息环境和知识经济的迅猛发展，情报机构长期以来形成的、依靠研究人员的经验和信息积累的“经验型”工作模式，已越来越不适应现代科技信息与情报服务的要求，需要向更为科学的“方法型”或“理论型”工作模式转变。而在这一转变过程中，本文作者认为最关键的就是实现“专业知识的显性化”。通过大量深入细致的分析与总结工作，将专业的隐性知识转化为显性知识，并在机构内部广泛传播，使每个人员在接受到显性知识后在工作中加以使用，通过使用过程把显性知识转化为个人的隐性知识，然后再把新产生的隐性知识变化为显性知识，达到无缝式的良性循环。
5.2 重组业务结构，消除知识流动与转化障碍
传统情报机构推崇的是刚性式管理模式，组织结构层次分明，成员与成员之间、成员与管理人员之间有明显的地位区分，成员的意见、上级的指令都必须按级上报，依级下传。在信息传递过程中，中间层管理人员会根据自己的理解对知识和信息进行过滤，到达机构最高领导层的信息可能不是基层成员的真实想法和意见；机构最高领导下达的指令或向下传达的信息也会由于中间管理层人员的误解而变形，以致影响到一线成员的执行效果。
在这种管理模式下，情报机构现有业务结构多是按信息处理流程分块设置业务部门，条块分割，成员之间的交流也局限于本部门内部，不同部门之间的横向尤其是斜向信息或知识传播较少，机构内部隐性知识与显性知识的转化不顺畅，人员长期处于一个固定的小圈子里，交流对象有限，知识较难发展，机构的知识共享长期处在较低层面上，这就导致了重复劳动、工作效率不高的情况屡见不鲜。鉴于上述问题，现代情报机构应通过调整组织结构而重组业务环节、设计新的工作流程，以保证信息与知识的快速、准确的传递和转化。一方面，简化管理环节，促使组织结构扁平化，实现机构内各业务部门之间信息的有效交流、互动、转化与整合，消除“信息孤岛”；另一方面，为情报人员提供网络化、开放式的知识交流环境，消除他们之间的知识交流障碍，实现知识的自由、直接交流，使每一个成员的隐性知识和显性知识都能很好地融入到情报机构自身的知识仓库中。
5.3 利用各种信息技术，提高知识转化的速度和效率
当前，各种高新信息技术的快速发展和广泛应用，为隐性知识和显性知识的相互转化提供了极为便利的条件。情报机构充分借助这些信息技术可以大幅度地提高内部知识转化的速度和效率。例如利用专家定位系统、讨论组、P2P应用等可实现隐性知识到隐性知识的转化；使用知识挖掘系统、商业智能、专家系统等人工智能技术，可实现隐性知识的显性化；应用异构数据库搜索、门户集成、分布式文档管理、内容管理、数据仓库等技术，可实现显性知识的组合；采用E-Learning、电子社区等技术，可实现显性知识到隐性知识的转化。
5.4 实现机构内部知识与外部知识的有效整合
从整体上讲，情报机构的知识由内部知识和外部知识共同组成，其中内部知识是情报机构的核心知识，而外部知识则是情报机构适应外部环境、利用外部条件进行情报活动的基础，两者缺一不可。现代情报机构在实现内部知识交流、转化、共享的同时，还应在有效地搜集、分析、获取外部知识的基础上，及时地对其进行消化吸收，实现外部知识与机构内部知识的有效整合与动态匹配。保持内部知识链与用户知识链的有效联接，化用户知识为机构内部知识；与其它情报机构建立行业知识联盟，突出体系建设，发挥专业整体优势。
收稿日期：2004-02-20