文件生命周期理论的研究应该为我所用，本文主要内容关键词为：为我所用论文,生命周期论文,理论论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
各国档案工作实践的普遍性，决定了世界档案学理论具有一定的共性；而各国档案工作实践的差异，又决定了各国的档案学理论必然具有一定的个性。这说明档案学理论的内容与应用范围，无不打上特定实践环境的印记。我国档案学理论建设的历程说明，有分析地吸取国外档案学理论的营养为我所用，是建设有中国特色的档案学理论的重要途径。为此必须善于从我国的实际出发，对文件生命周期理论的研究同样也应如此。
一、引进文件生命周期理论的积极意义
文件生命周期理论，是西方档案学家对现代档案学理论研究的一个贡献，自50年代末开始传入中国。近年来，我国档案工作者致力于文件生命周期理论的研究，也有一定的收益。例如近期发表的何嘉荪、傅荣校撰写的《论文件运动的动力源泉与文件价值》一文（以下简称《源泉与价值》），依据毛泽东所著《矛盾论》的思想，认为文件属性与主体需求的矛盾是文件内部的基本矛盾，并推动了文件的运动，从而提出“文件价值是观察文件运动状态、划分运动阶段的重要标准或标志”，而社会实践则“是联系文件客体属性与人们主体需求的中介和基础，是文件价值形成的最终源泉”（注：何嘉荪、傅荣校：《论文件运动的动力源泉与文件价值》，《上海档案》1998年第1期。）， 这从理论高度上对文件运动的机理做了较深入的分析，可以说是现今国内文件生命周期理论研究中的一篇力作。
笔者认为，把文件生命周期理论引进到我国档案学理论研究中是十分有益的：其一，对我国档案工作者具有启迪思维、开拓视野和通报信息的作用；其二，有助于深化我国关于档案自然形成规律的理论研究，进一步深化人们对档案自然形成规律的认识；其三，对我国档案部门业已倡导的文档一体化管理提供了一定的理论基础。鉴于文件与档案的密切关系，档案工作与文件工作应该建立起更密切的联系，档案部门对文件的产生与运转应予以更多的关注。从这个角度讲，引进文件生命周期理论是有着积极意义的。
二、应当全面认识文件生命周期理论
所谓全面认识文件生命周期理论，是指对其基本内容、应用目的与理论地位等应有一个基本认识。综观现有文章，有几个问题尚值得探讨：其一，文件生命周期理论只是国外现代档案学基础理论之一，不能将其作用提到过高地位，更不能把它作为解决我国档案学理论与实践问题的依据。我认为在研究这一问题时，既要注意国内外有关档案与档案工作概念的共性，更要注意它们的差异。其二，有的作者将文件生命周期分为制作、现行、暂存和历史四个阶段，这种典型情况只是对机关发文中需归档的文件而言。鉴于档案形成的社会性、构成档案文件类型与种类的多样化，并非所有文件均依次经过这四个阶段。从档案馆馆藏档案的角度看，它们一般需经历这四个阶段，但从文件的角度看，其运动规律并非均需经历这四个阶段。其三，文件客体与主体需求这一矛盾是推动文件运动的源泉的说法，只是基本正确，但不完整。从实际情况看，文件在四个阶段上的依次运动并非完全是内部基本矛盾推动的结果。文件从现行阶段到暂存阶段，再到历史阶段，每一步都有数量的减少、保管形式与管理方式的变化。从文件转化为档案，离不开档案工作的机制，它促使并制约着文件的运动，有时甚至起着决定性作用。《源泉与价值》一文中分析主体需求仅“限定在形成者与接收者范围”，这样就把文件的运动看成是一项孤立的运动，人为地割裂了它与周围事物的有机联系，这对文件运动过程机理的阐述是不全面、不完整的。其四，应当明确文件与档案的区别。虽然档案是文件转化来的，是部分文件运动的产物，但两者毕竟各具不同的概念。正如吴宝康教授所说：“我们是文书、档案的有联系有区别论者。我们正是在文书、档案既有联系又有区别的理论指导下，来建设和发展我国档案事业和档案工作的。”（注：吴宝康：《“文件生命周期理论”问题引起的若干思考》，《档案学通讯》1993年第1 期。）在研究文件生命周期理论中，应防止因强调两者的联系而淡化它们之间的区别。《源泉与价值》一文中说：“尤其是科技文件必须与其内容所反映的实物一致，因而当实物发生变动时，就应允许对这些具有现行价值的科技文件进行修改或补充。其它某些专业性文件，如人事档案、客户档案、个体工商档案、病历档案等，……当它们仍然具有现行价值时都应如此做”。人们在这里已看不出档案与现行文件的区别了。以科技文件的修改或补充和科技档案的修改或补充为例，虽然这两种更改都是客观存在的，且有一定的相似之处，但这毕竟是两种不同的修改或补充，它们在更改原因、更改主体与更改的后处理上均有所不同。比如在施工过程中，当设计图因设计不合理、设计有误、或其它原因，需要进行更改，这属于对科技文件的更改，原因多属适应型、改进型或勘误型。而当工程竣工后因改建或扩建，为保持科技档案与所反映的对象一致而引发对科技档案的更改，与科技文件的更改不同，它不仅要反映对象的现状，而且要保留科技档案的更改过程。应当让读者分清是对科技文件还是对科技档案的更改。作为档案学领域的理论研究者，对文件生命周期理论要把其置于档案学范畴来进行研究，如果在研究中档案与文件的区别被淡化，甚至被摒弃，那么这一理论的积极意义与作用势必不能有效发挥。理论上的混淆必定造成实际工作的混乱。其五，应当全面认识文件在四个阶段上的矛盾运动。《源泉与价值》一文在论述中，每个阶段都讲到了“矛盾尖锐化”的问题，如在现行阶段后期“文件内部酝酿的矛盾冲突，是在文件失去现行性，必须退出现实运行领域的时候达到了高潮”，“文件现行性的消失，虽然使文件属性与人们原有的主体需求发生冲突，使矛盾尖锐化”；在暂存阶段“文件属性与文件形成者主体需求之间的矛盾日趋尖锐，不可调和”等。文件在这三个阶段间的转化是否一定是文件属性与主体需求矛盾尖锐化的结果，值得研究。这种简单化、概念化的铨释难以令人信服。
三、 文件生命周期理论的研究要同中国档案工作实际相结合
吸收或引进文件生命周期理论，同吸收或引进档案学其它理论一样，必须从我国档案工作的实际出发，为我所用。
首先，这一研究应同我国档案学理论建设的实际相结合。60年代曾三同志提出的“档案自然形成规律及其后的文件运动周期理论与文件生命周期理论十分相似，可谓殊途同归。这之所以如此，正是基于中外档案工作的共性，说到底也就是档案与文件间存在着天然的有机联系。因此，在引进与研究国外文件生命周期理论时，决不应遗忘或贬低我们自己的理论而一味去诠释甚至照搬国外的理论，应该更多地宣传、发展我国档案界业已产生形成的档案自然形成规律和文件运动周期理论。令人遗憾的是有些文章恰恰远离了这一点。
其次，这一研究应同我国档案工作的实际相结合。文件生命周期理论的研究同我国档案学理论建设相结合，一个很重要的标志是看其能否同我国的档案工作实际相结合。从我国的实际情况看，档案种类与类型多种多样，档案内容极其丰富，在长期档案工作实践中已建立了一套较为成熟的、符合中国特点的档案工作体系和理论体系。文件生命周期理论的引进和研究，无疑应该着力去完善和发展这一体系。而正是在这一点上，有些文章如《源泉与价值》一文表现出了明显之不足。该文在谈到文件价值（指第一价值与第二价值）对保管场所的影响时写道：“文件价值的变化在文件保管场所的选择上起着决定性作用”，并举例说：“比如某些已经归档却仍然具有现行价值的机器设备文件，就不能皂白不分，因为已经归档就一律与其它种类归档文件一起都绝对集中到企业档案室内统一管理。其实，既然这些设备文件具有现行价值，就可以考虑在办理归档手续后仍然交给企业的设备管理部门，企业档案室只要控制其目录并加以监督指导就够了”，认为这样“可以避免于违反客观规律的蠢事。”这段文字表面上只是谈及对设备档案的管理，但实际上却暴露了当前文件生命周期理论研究中出现的重大偏差：（1 ）不符合我国关于档案概念的认识。与前述科技文件与档案的补充或修改问题类似，文件与档案的概念不分，或将档案概念欧美化。国外在文件转化为档案的时间上说法不一，多数认为是在历史阶段，亦有人认为是在暂存阶段，甚至认为是在现行阶段。而在我国，则不是以文件是否具有现行性为依据，而是以“现行使用完毕或办理完毕”，（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年版。）属归档范围的文件经立卷后，办理归档手续，即转化为档案。这里暂且不论各国与我国划定档案的规定孰优孰劣，因为各国都有自己的国情及传统做法，且对档案概念的理解也各有差异。然而，我国把文件立卷做为文书工作的终点，把办理归档手续做为档案工作的开始，具有很强的可操作性，这一传统做法是得到了广大档案工作者认可的。《源泉与价值》的作者在讨论存放场所时，看不出这是对文件的管理，还是对档案的管理。其实这种认识根源正是欧美档案学家思想的翻版。欧美档案学家认为“‘现行’文件必须保存在业务机关为现行需要服务，‘非现行’文件是指那些目前工作不需的文件。文件管理人员与现行文件打交道而档案人员则与非现行文件打交道。”（注：沈丽华：《文件与文件生命周期——莫斯来华讲学部分内容综述之二》，《档案学通讯》1993年第6期。） 这里只不过按照我国目前档案工作的实际，提出一个“企业档案室只要控制其目录”的折衷方法。（2 ）不符合我国档案工作管理原则。我国档案工作管理原则的核心是集中统一管理，《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有”。第七条规定：“机关、团体、企业事业单位和其它组织的档案机构或者工作人员，负责保管本单位的档案”。这里显然表明机关档案室的任务并不是“控制目录并加监督指导就够了”。按《源泉与价值》一文作者的逻辑，因设备在运转，设备档案是现行文件，应将其交设备管理部门保存；同理，建筑物在使用、尚需维修，工程竣工档案也属现行文件，也要交基建部门保存；有些产品正在生产或改进，相应的产品档案也是现行文件，也要交生产部门保存，……。这样企业的档案都作为现行文件分散到部门，档案室岂不变成了目录室？！集中统一管理原则如何体现？把企业档案室管理设备档案视为“干违反客观规律的蠢事”，真是不可思议。当然，从实际工作需要出发，我们并不反对部分设备文件归档后由设备管理部门暂时使用，但从整体上审视，不能因为它们是所谓的现行文件就交有关职能部门保存，也不能用文件的所谓现行性概念来淡化我国的档案概念，动摇我们的管理原则。若某些文件、机器设备不用了，成“非现行性”的了，才由档案室保管，这样的档案还有多少保存价值？（3 ）不符合我国档案馆档案的进馆制度。从我国的实际情况看，所谓历史文件或非现行文件一般是保存在档案馆的，但档案馆保存的对象并非都是文件生命周期论者所说的非现行文件，这在专业档案馆里表现尤为明显。同时，也并非所有的非现行文件都能进馆。我国文书档案进馆期限省级以上档案馆接收立档单位保管20年左右的档案；省辖市（州、盟）和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的档案”。（注：《档案馆工作通则》第七条，《中华人民共和国档案法规汇编》，法律出版社。）当“由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前收入有关档案馆”。（注：《中华人民共和国档案法实施办法》第十二条，同上。）这些档案进馆时间的确定与文件价值的划分并不会巧合，否则省县级档案馆进馆时间不会有10年之差，或有提前进馆之说。另外，像许多企事业单位的档案由于受进馆范围的限制，许多文件虽属文件生命周期论认为的非现行文件，却不一定能进馆。因此说“文件价值的变化在文件保管场所的选择上起着决定性作用”是不符合我国的实际情况的。
此外，文件生命周期理论的研究还要符合我国经济体制改革发展的趋势。国外的档案工作是在私有制经济的基础上发展起来的，它们主要管理政府机关文件与私人文件；而我国的档案工作是在公有制经济的基础上建立起来的，在集中统一管理原则下，已经建立起了一个庞大的档案工作体系，无论是在对档案概念内涵与外延的理解上，还是在档案馆的类型上，都与国外不尽相同。随着我国经济体制的改革，多种经济所有制的出现，必将影响到档案的所有权与利用权，尤其在馆藏科技档案中还涉及到有关知识产权问题，因此文件生命周期理论的研究与应用应该特别注意我国的国情。在论及文件的历史阶段时有人说：“在这一阶段上，由于第一价值基本上（并非完全）不复存在，文件原形成者完全放弃了对文件的控制，将其转交档案馆。”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论及对我们的启示》，《档案学通讯》1991年第6期。） 实际情况并非如此，以上海市档案馆为例，该馆保存的上海解放前的银行档案，对外提供时仍需中国人民银行上海市分行的同意，他们并没有完全放弃控制权。我国《档案法》第二十一条也规定：“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜向社会公开的部分提出限制性意见，档案馆应维护他们的合法权益。”这里所指的档案显然包括所谓的历史文件，即档案所处时间是文件的历史阶段。档案的使用权、控制权与所有权在概念上是有区别的，我们不能按文件生命周期理论或文件价值观认为，文件到了其历史阶段，文件的原形成者就都放弃了对其控制权，或因进馆的对象是历史文件而要求其原形成者放弃控制权，特别是在多种所有制的情况下，我们更应注意档案工作的政策性。
综上所述，在发展我国档案学理论与实践中引进文件生命周期理论是有一定积极意义的，但这种引进应该从我国的实际出发，同我国已有的档案学理论结合起来，进一步完善我国的档案自然形成规律与文件运动周期理论。文件生命周期理论首先产生在欧美国家，其理论内涵并非完全符合我国的国情。所谓应该为我所用，是说我们对文件生命周期理论既不能一味诠释，在我国按欧美国家档案学家的思路去继续深化，更不能试图用其作为标准来审视与规范我国的档案学理论与实践，把其作为指导我们解决我国档案学理论与实践问题的新理论。它只能是我们发展我国档案学理论的营养或借鉴。
（上海， 邮编：200433）
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