海阳市公共就业（人才）服务中心 山东 海阳 265100
摘要：在社会进步和发展下，新时期计算机技术和信息技术快速发展，以其独特的优势被广泛应用在档案管理工作中，促使档案管理工作逐渐从纸质档案管理朝着电子档案管理方向发展，电子档案管理可以更加高效、便捷，可以有效提升档案管理工作效率和工作质量，避免档案管理中的人为误差。基于此，本文就档案管理中的电子档案管理进行分析，结合实际情况，提出合理的应对措施。
关键词：档案管理；电子档案；应用机制
档案资料是管理和决策的重要参考依据，记录了组织机构的发展历程，其重要性不言而喻。档案管理工作中，传统的档案管理主要是以纸质档案为主，工作量较大，工作效率不高，加之纸质档案载体特性，保存不当可能导致档案资料损坏以及重要信息资料丢失的问题出现。而电子档案的出现，以其高效、安全、可靠的管理方式得到了广泛应用，可以有效提升工作效率，同时借助电子数据存储方式，可以实现海量数据的存储，不需要占用过大的实体空间，但是由于管理理念较为陈旧，还存在一系列问题有待完善。
一、电子档案使用途径
电子档案较之传统档案而言，具有十分突出的优势，在实际应用中可以有效改善传统档案管理中存在的缺陷和不足，提升管理效率和管理质量。在电子档案管理中，需要充分整合档案资源，发挥电子档案作用，切实提升档案管理水平。具体电子档案使用途径表现在以下几个方面：
（一）数据拷贝
电子档案在具体使用中，首要一点即是数据拷贝，为档案使用人员提供初始的数据状态，确保档案数据资料可以得到充分的利用。在电子档案使用中，可以将文件内容转化为不同的格式进行存储，促使档案使用人员可以根据不同的软件和平台进行处理。档案管理人员根据实际要求，在不具备一定硬件软件支持下，可以要求档案部门提供电子档案的数据复印件[1]。
（二）通信传输
通信传输可以有效改善档案使用的时间和空间限制问题，有效节省人力、物力和财力。档案管理部门可以借助互联网实现点对点数据传输，实现大范围的档案资料共享和利用。电子档案在开发和利用中，可以通过通信传输实现，较之传统档案管理可以有效打破时间和空间的限制。
（三）直接利用
档案部门可以通过计算机和互联网直接查询和下载电子档案，促使用户可以同时查询和下载电子档案，为电子档案使用人员提供技术支持。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
二、加强档案管理中的电子档案管理对策
电子档案在档案管理中重要性地位不言而喻，具有十分突出的作用。但是，电子档案管理工作是一项面对海量数据处理的工作，工作性质较为枯燥，档案管理工作成效高低将直接影响到工作安全。其中还存在一系列问题，档案管理理念较为陈旧，管理人员专业素质不高，对于信息技术认知不足，难以在实际工作中充分发挥信息技术优势，工作效率不高[2]。故此，需要寻求合理措施予以解决。
（一）建立完善档案应用机制
电子档案管理中，档案安全性是一个关键性问题。档案信息化建设中，为了能够确保各项工作有序开展，切实提升档案工作成效，就需要建立完善的电子档案管理信息系统。而档案管理信息系统由于连接互联网，而互联网自身开放性特点，可能为电子档案管理埋下一系列安全隐患。故此，为了确保电子档案管理工作有序开展，需要优化档案管理流程，结合实际要求，满足档案管理需求。同时，还要做好档案信息系统软件功能设计，建立内部控制机制，提升电子档案管理安全性。
在电子档案管理中，由于电子档案数据信息较为庞大，可能存在计算机病毒感染和黑客攻击隐患。为了改善这一问题，安装正规杀毒软件，定期查杀计算机病毒，同时采用防火墙来避免黑客进攻内部网络。同时，规范档案管理工作，促使档案管理工作程序化和规范化发展，建立完善的档案管理制度，提升电子档案真实性[3]。
（二）规范电子档案的开发和利用
电子档案开发和利用中，首先需要加强电子档案开发和利用的审批工作，优化审批流程。相关工作人员如果需要查阅和利用电子档案时候，需要经过专门档案主管部门审批合格后，方可进行。同时，还要加强电子档案管理，应该充分发挥网络信息技术优势，实现档案资料的快速收集和分析，促使电子档案可以快速更新，满足人员电子档案使用需求。同时，在电子档案开发和利用，但同时也应该发挥纸质档案优势，促使电子档案和纸质档案可以优势互补，有效整合电子档案资源，创新电子档案管理模式，摒弃传统档案管理中存在的缺陷和不足，提升档案管理效率和质量，为后续工作开展打下坚实的基础和保障。
（三）提升档案管理人员综合素质
电子档案管理工作中，为了能够有效提升工作质量，首要一点是提升档案管理人员的专业能力和职业素养，不断优化和完善电子档案管理工作。首先，加强电子档案管理人员的思想教育，促使管理人员能够充分认识到电子档案管理重要性，不断学习和完善自我，能够在实践工作中起到更重要的作用。其次，加强业务培训，学习先进技术，将所学知识应用到实践中，提升实践能力。
结论：
综上所述，在档案管理中应该协调纸质档案和电子档案之间的关系，提高对电子档案管理重视程度，创新管理模式，建立完善的管理制度，提升人员素质，提升档案管理成效。
参考文献：
[1]张承宇. 基于QR码水印的电子档案管理系统的设计与开发[D].浙江理工大学,2013.
[2]姚萍. 高校档案管理工作中的电子档案管理[J]. 办公室业务,2015,21（01）:55-56.
[3]范晓蔚. 对《“档案形成在前”说对电子档案管理的启示》的几点异议[J]. 档案管理,2015,11（04）:19-20.
论文作者:王代茂
论文发表刊物:《文化研究》2017年4月
论文发表时间:2017/8/3
标签：档案论文; 档案管理论文; 电子论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 纸质论文; 工作论文; 《文化研究》2017年4月论文;