潍坊学院 山东 潍坊 261061
摘 要：高校档案是校史建设、教学评估及申硕、修史编研、校庆筹备的重要资料，档案管理工作是高校各项活动有序化的基础。本人结合自己从事的高校办公室文书档案管理及档案馆工作实践，浅谈一下工作心得，为今后高校馆藏信息资源的建设与开发利用提供借鉴依据。
关键词：高校 档案管理 信息化
高校档案信息化建设是高校“数字化校园”建设的重要组成部分，是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用档案资源，提高档案管理效率与效益，发掘、摘取档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息，实现资源共享。它以档案信息资源建设为核心，以加强电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，努力适应高校信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为教学、科研、管理服务，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息。采取什么样的推进策略，进而有效地提高档案管理水平，促使档案信息化，最终达到更好地为高校提供服务，这已成为高校档案工作者当前思考的重要问题。
一、完善管理体系
为保障档案工作健康有序地发展，做好高校图书馆档案管理工作，需要完善管理体系，增强图书馆全体工作人员的档案意识，提高管理人员素质。做好高校图书馆档案管理工作，既要图书馆领导的重视，认识到图书馆档案同图书馆资料一样，也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义，使得档案管理工作得以顺利开展；也要专职档案员负责全馆的档案管理工作，档案管理工作比较琐碎、细致，要求工作人员脑勤、口勤、手勤，积极主动地做好档案工作，因此需要提高管理人员综合素质，了解档案专业的最新发展动态等；更要各部门配合专职档案人员的工作，使各部门能够及时准确地提交归档材料。转变传统档案管理理念，推动档案管理多层次创新发展。
二、与信息技术融合，深化信息化管理理念的更新发展
1.从思想上充分认识信息化管理的重要性。
以现代信息技术为依托，深化其应用，以此使得档案管理紧跟信息技术最新发展，实现档案的现代化管理。
2.改变传统的纸质档案管理观念，改为电子档案。
以现代无线传输技术、卫星通讯技术等作为电子档案建立和完善的技术基础，从管理观念上深刻认识，拓展档案表现形式，将其以电子化、图文形态、影像资料等载体形式予以展现，实现档案管理的数字化、网络化发展模式，构建完善的信息化管理平台，更新数据库资料，创新管理手段。
3.以信息化管理理念来完善档案管理人才的培养。
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信息化背景下，高校档案的信息化管理已经成为必然趋势，培养能够应用、维护信息化管理平台，进行数字化档案资料整合和管理的人才是当下最为迫切之举，高校档案管理要充分认识到这一点，抓住信息化管理发展方向，更新服务理念，提升服务意识。
三、推进管理手段的深化变革，创新发展档案管理模式
信息技术在多领域的应用，已经充分说明其优势性，档案管理的创新发展，关键在于管理手段的革新，强化信息技术应用，这是实现档案管理数字化发展的必然要求，也是推进高校信息化建设的重要内容。高校档案管理信息化发展的关键在于数字化、网络化和自动化，通过互联网可实现档案资源的多元化整合、分类和存储，便利了人们对资源的检索、下载、共享和交流，同时深化这种电子档案模式的推广，使得高校各管理机构能够以现代信息技术为支撑，将传统管理手段向无纸化、电子式的档案管理模式发展，这将进一步推进高校档案管理手段的更新和发展。
四、提高重视程度，以“大档案”指引档案体系建设
将档案管理服务体系建设工作纳入高校年度重点工作，明确责任主体。以科学论证为前提，凸显大数据理念下档案的范围、信息量、利用需求急剧扩大的“大档案”特征，并制定与之相适应的高校档案管理服务体系建设相关规划，细化落实规划提出的任务，完善规划实施和评估机制，保障规划目标和任务的完成。加大经费支持力度，配备所需硬件环境。通过举办主题档案日、档案讲座等传统形式和新兴媒体宣讲档案知识和利用成效，带领师生员工增强档案意识，为档案实体收集和信息采集、利用创立基础。通过建立档案人员教育培训机制，以档案专业技术培训和多渠道、不同侧重点的业务知识学习，提高现有档案信息服务人员思维、专业知识和技能。通过对计算机应用、网络、信息技术方面人才的引进，提升整体档案工作队伍适应大数据时代需求的能力。
五、确保高校档案电子化服务的规范性和安全性
众所周知，网络在提供便捷化服务的同时，也存在着技术漏洞所带来的风险，黑客的入侵和信息泄露侵害了人们的隐私，给人们的生命财产安全造成威胁。在高校档案管理的电子化道路上，在更新技术、完善制度、讲求效率的同时，不能忽视安全问题。一旦发生档案信息泄露，则会严重威胁学校师生的个人利益，产生不可估量的严重后果。
从信息安全的角度考虑，主要是对用户及提供利用者的管理，对利用者身份的认定、利用中采取有效的安全保密措施等。提到档案电子化管理，就不得不说电子文件的保存与管理，目前，我国国内电子文件管理办法提出了全程管理和前端控制等理念，这些措施都是为了加强网络资料和文件信息的安全性和规范化，高校档案管理的电子化服务可以参照该领域的一些具体操作流程与管理制度，创新理念，规范管理，确保高校档案信息安全。
总之，档案管理是图书馆管理工作的中心和关键，应该加强重视，与时俱进地进行档案管理改革，提高管理效率，更好地提高档案的利用率，做好图书馆服务师生、服务高校、服务教育的工作。在日常的管理工作中，高校档案工作人员应努力提高档案管理电子化水平，敢于使用先进技术，创新档案内容，全方位提升档案管理的能力和水平。
参考文献
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[2]孙艺娟 大数据推动IT基础架构的创新[N].计算机世界，2014，1，20：13。
[3]吴放 冯锐 大数据时代高校档案信息资源建设的新思考[J].兰台世界，2015，（10）。
论文作者:顾新萍
论文发表刊物:《素质教育》2018年7月总第276期
论文发表时间:2018/6/19
标签：档案论文; 高校论文; 档案管理论文; 图书馆论文; 信息技术论文; 管理工作论文; 工作论文; 《素质教育》2018年7月总第276期论文;