论《信息管理五法则》，本文主要内容关键词为：信息管理论文,法则论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
信息管理已经成为一项社会化活动，必然需要正确的理论指导，从《图书馆学五法则》到《信息管理五法则》折射出信息管理活动正从个别的、尝试性的积极探索发展到整体的、规律性的全面推进。
1 《图书馆学五法则》的推广
1931年，世界图书馆史中一位划时代的人物，印度最著名的图书馆学家S·R·阮冈纳赞博士以其《图书馆学五法则（The Five Laws of Library Science）》，给出了“我们职业最简明的表述”，为图书馆管理指出了明确的目标和正确的方向，成为世界图书馆史最引人注目的经典著作。著名信息学家F·W·兰卡斯特在纪念《图书馆学五法则》五十周年时指出，这五条法则“从表面上看起来很通俗，但实际内容却很深刻。它们从根本上阐明了图书馆应该为之努力的目标，在今天仍然像五十年前一样适用”。《图书馆学五法则》的主要内容是：第一法则：书是为了用的（Book are for use）；第二法则：每个读者有其书（Every reader his books）；第三法则：每本书有其读者（Every book its reader）；第四法则：节省读者的时间（Save the time of the reader）；第五法则：图书馆是生长中的有机体（A library is a growing organism）。
在八十年代中叶，印度两位信息学研究者拉杰戈帕兰（T.S.Rajagopalan）和拉贾（T.N.Rajan）通过对《图书馆学五法则》的研究，进一步证实和发展了阮冈纳赞的思想，他们指出：“阮冈纳赞提出的这些法则是经典性的陈述，它令人耳目一新地观察到：调整后的五法则非常适合于当前有关发展现代信息系统和信息机构的思想。措词调整一下，可以从图书馆学五法则推论出：信息是为了用的；每个用户有其信息；每件信息有其用户；节省用户的时间，因而节省信息人员的时间；信息系统是一个生长中的有机体。毫无疑问，这五条法则完全适合于目前信息系统和信息机构的设计和运行。”正基于此，他们编制了信息的动态纲要图解与阮冈纳赞五法则的关系图，表述了他们将《图书馆学五法则》推论出《信息学五法则》的基本思想。无疑，拉杰戈帕兰和拉贾的研究是具有现实意义和启发意义的。必须强调的是从《图书馆学五法则》演化到《信息学五法则》实质上是从“图书馆”到“信息系统和信息机构”的推广而不是推论，其适用范围更加广泛，我们甚至完全有理由对此作进一步推广，把它放在整个信息管理活动中去考察。由于图书馆活动和信息系统或信息机构的活动是信息管理的分支活动，把阮冈纳赞对图书馆活动的科学论断放大到社会信息管理的定义域内。是完全可能的，并且是具有现实性的。拉杰戈帕兰和拉贾已经尝试地运用阮冈纳赞的思想分析和指导信息系统或信息机构的活动，我们则把《图书馆学五法则》进一步推广为《信息管理五法则》，其中的基本思想是——阮冈纳赞的思想普遍适用于整个信息管理活动，而不仅仅是图书馆活动。在信息交流的大背景中，在信息管理的大转盘中，全面考察信息交流各要素的基本状态和运行方式，从中归纳出信息管理的基本准则和发展规律，这是我们把阮冈纳赞的思想进一步推广的主要目的。
2 《信息管理五法则》及其启示
2.1 第一法则：信息是为了用的
在很多人看来，“信息是为了用的”不过是一句没有什么意义的大实话，信息理所当然是为了用的。但许多人的理解却往往到此为止，无法深刻地体味这样普通得近乎平淡的论述为我们揭示了信息管理活动的存在目的——信息管理必须以信息的利用为方向，首先，信息具有一定的作用和功能是信息管理的前提条件。信息作为一种资源，是一种基本的社会资源，也是一种重要的社会资源。信息管理对象中最重要的对象就是信息本身，信息本身的功能和作用是信息管理的生命线。离开信息，信息管理就如同“无本之木”和“无源之水”一样。这一点是没有任何人怀疑的。第二，信息的作用和功能并不只是一个静态过程的结果，更多的是在被利用和被吸收的动态过程中实现的。信息只有通过一定的方式和渠道加以传递并被接收才能实现其作用和功能。因此，“信息是为了用的”这一思想必须贯穿于信息传递和交流过程的始终，在每一个传递和交流环节都必须促进信息的最终利用。同时，信息管理之所以把信息客体管理作为中心任务来抓，也是对第一法则的遵循，其它管理内容都是为信息客体管理，为信息本身作用发挥创造条件、提供服务的。在信息管理五法则中，第一法则是奠基性的，总论性的，其它四项法则是第一法则的具体化和分论，因此第一法则最简明、最具有概括性，也最为重要。在《图书馆学五法则》中阮冈纳赞曾经指出：“图书馆学第一法则是：书是为了用的。没有人对这个法则的正确性提出疑问。但是，在实际工作中，情况却不同。图书馆当权者就很少将这一法则牢记在心中。”从历史看，在早期的“锁链图书馆”，在近代的“藏书楼”，图书更多地被看成一种财产，更多地被加以保护，而“作为信仰、书是为了用的这一原则的现代图书馆员，只有在他的读者经常把他的书架借空时才感到高兴”。对信息管理来讲，“信息是为了用的”也经常被忽视。因此，看起来非常简单的第一法则，要真正实现并不那么乐观。从社会的角度来看，许许多多的信息由于缺乏有效传播手段而被忽视，而专门信息机构收集加工的信息也常常被“束之高阁”。在社会信息交流中这样或那样的利用限制有的并非合理，如由于政治目的，贸易制裁等原因导致国际信息交流的阻碍，如由于保管原因、管理方便等原因形成用户利用行为的约束，这些情况都无法体现“信息是为了用的”这一基本思想。从微观的角度来看，信息具体的处理和加工中也难以避免出现违背第一法则的情况。如信息描述中对信息客观性的损害，信息揭示中对信息有效成分的忽略，信息存贮中对信息系统维护的不善，信息传播中对传递方向的随意，信息机构运行机制运作的僵化，凡此等等都可以看到第一法则的实现真可以说是任重道远。要实现“信息是为了用的”，的必须做到：a.充分利用各种信息传播方式来保证信息有效流动；b.最大可能地保证信息的利用不受种族、地域、时间、技术、智力、观念的限制；c.努力实现信息在社会传播既有序又合理，既科学又客观，真正发挥信息应有的功能和作用；d.信息机构和信息人员必须以保证信息的利用为己任，而不仅仅是收集信息和保管信息。
2 第二法则：每个用户有其信息
“每个用户有其信息”是“信息是为了用的”必然推导和具体化。这一思想原则同样适用于信息交流和管理的全过程，而且更加强调信息的具体效果。第一法则确定了信息利用是信息管理活动的存在基石，第二法则更加明确地表达出——信息利用是每个用户天赋的权利，信息利用与每个用户的需求不可分割，因此用户的满足是信息管理活动的基本内容。信息的利用并不是一种理性思维，而是一种实实在在的结果，表现为用户的需求必须得到满足，这是信息利用的基本问题之一。用户的满足是从用户自身的角度对信息价值认可的科学评判，反映了这样一个基本事实：用户在信息交流过程中有其自身的方法即“满意—满足”的标准，去选择信息传播途径、判断信息传播内容、决定信息传播效果，而并不是完全被动地等待信息通过他们一点也不知晓或者知之甚少的方式到来，也并不是完全被动地接受、吸收和利用任意一种传播方式提供的可能相关也可能不相关的信息。因此，“每个用户有其信息”更加强调，信息管理活动中用户的能动性和创造性，信息管理活动必然要更多地研究用户的信息需求及其诱导的信息行为。极大地提高信息传递的方向性，并且使这种方向的确定建立在科学的用户研究分析的基础之上。如果我们无法真正了解用户的实际需求或者无法通过最适当的方式去满足他们，那就完全可能出现在图书馆中“许多读者因得不到满意的服务而离去，而他们所需要的资料却躺在书架上睡大觉”或类似的情形，“信息不虞现象”主要就是由于信息无序和需求不明形成的矛盾产物。“每个用户有其信息”换句话说就是“信息为每个人使用”，因此，阮冈纳赞把分析的重点放在了“每个”上，“具体可使我们从普通的常识，‘世界上人的口味是多种多样的’推出我们所加进去的同样道理：‘读者的需求是多种多样的’。所要考虑的问题是：向每个人提供他的图书这项工作的职责是什么？”对于一切信息管理活动，每二法则要求我们：a.利用一切法律的、技术的、经济的手段保证信息的共有性和共享性；b.信息服务人员不仅要提供用户需要的信息，而且要帮助用户明确其信息需求；c.信息管理活动必须加强与用户的直接联系，促进信息服务人员和用户的有效沟通；d.用户需求及其满足研究及成果的应用有助于特定用户需求与特定满足方式和特定信息内涵的结合。在具体管理活动中，第二法则同样会被有的人置于脑后，直接影响了信息交流的即时效果，也影响了用户对信息交流方式和机构的信任感和进一步使用。如不采用用户熟悉和认同方式传播信息、信息组织过分强调管理而影响用户友好性的强化、缺乏科学的用户研究而毫无目的和方向地提供信息、为信息用户提供的信息中无关率过高，这些情况都无法保证每个用户得到他们所需要的信息。“每个用户有其信息”，也不仅着重于所有的用户有其信息，而且着重于所有的用户有其真正需要的信息。这是一项非常艰巨的任务。
3 第三法则：每件信息有其用户
“每件信息有其用户”和“每个用户有其信息”并不是同义反复，而是信息利用的两个方面。“每个用户有其信息”也就是说“每个用户有其需要的信息”，“每件信息有其用户”也就是说“每件信息有需要它的用户”。这充分表现出信息利用蕴含着两方面意义：一是所有用户的需求都得到满足，一是所有信息的作用都得到发挥。用户的信息需求从形态上表示为：a.某一事物的某一方面的信息需求；b.某一事物的全部有关的信息需求；c.某几种事物、某一类事物、某几类事物的某一方面的信息需求；d.某几种事物、某一类事物、某几类事物的全部有关的信息需求；e.某专题或专业领域范围内的信息需求。要使所有用户的需求都得到满足，所有信息的作用都得到发挥，必须建立起“适当的信息”和“适当的用户”有效连接的社会信息管理机制。人们常常从“每个用户有其信息”推断出“用户中心论”，但往往使得信息管理本身对信息的控制趋于漠视。产生了“需要论”和“价值论”的矛盾，即信息管理活动中信息的社会选择性控制中信息用户的需要并不是唯一的因素，而信息本身的价值同样不可忽视。因此，“每件信息有其用户”揭示了信息的有效开发和价值发挥与用户对信息的需求具有同等地位，信息的开发是信息管理活动的重要支点。我们把第一法则、第二法则和第三法则结合起来看，社会信息管理活动必须以信息的利用为中心，以用户需求的满足和信息价值的开发为基本点，从而解决人类社会日益增长的信息需求和人类社会相对滞后的信息交流之间的矛盾。我们承认信息是用户在信息交流活动中的重要地位，但并不认为用户需求是信息交流活动的唯一兴奋点，信息价值同样是信息交流的重要驱动力，“适当的用户”与“适当的信息”的有效连接是二者的有机统一。信息用户不是被动地接收、吸收、利用信息，信息机构也不是被动地传输、交换、提供信息，第二法则和第三法则从两个侧面反映了信息的利用是“适当的用户”与“适当的信息”的双向作用，信息管理活动承担着重要的使命。“每件信息有其用户。”的实现同“每个用户有其信息”的实现一样困难重重，它要求我们：a.努力加强信息源的调研，把握信息源的变化和发展；b.在信息组织中重视信息序化，特别是信息内涵的序化；c.选择信息是适当的传播方式，传递给最需要它的最适合的用户；d.通过用户教育和培训使信息的发挥在适宜的用户环境中更广泛，更准确地实现。
4 第四法则，节省信息人的时间
信息管理活动不仅有其效益标准，而且有效率标准。阮冈纳赞在图书馆管理活动分析中把重点放在节省读者的时间，拉杰戈帕兰和拉贾则进一步指出：节省用户的时间，因而节省信息人员的时间。时间就是金钱，时间就是生命。信息的时效性与信息在传递过程的时间消耗关系很大，而信息在传递过程的时间消耗就是信息管理的效率问题。因此，第四法则的思想内核就是提高信息管理的效率，从而提高信息的时效性，促进信息功能的发挥和需求的满足。我们必须认识到：并不是节省用户的时间，因而节省信息人员的时间。更准确地说，节省信息人员的时间，提高信息人员的工作效率，才能节省用户的时间。当然，节省信息人员的时间，并不总能节省用户的信息。因此，我们不仅要节省用户的时间，也要节省信息人员的时间。节省用户的时间主要包括三个方面时间问题：a.用户表达信息需求并转化为信息行为的时间；b.用户熟悉了解信息传播渠道和方式包括专门信息机构运作方式的时间；c.用户利用信息传播渠道和方式满足需求的时间（直接获取信息的时间，或利用专门信息机构获取信息的时间，后者包括自己利用信息设备获取信息、通过信息人员利用信息设备或直接获取信息的时间）。要节省用户的时间，可以通过现代信息技术的广泛推广和应用，信息机构及其信息的宣传和报导、信息人员工作效率的提高，信息服务手段的扩展和深化，信息用户的培训和教育等方法实现。节省信息人员的时间主要包括三个方面的时间问题：a.信息人员掌握信息管理方法、技术、设备、特别是新方法、新技术、新设备的时间；b.信息人员进行信息收集、组织、传播全管理过程的时间（即工作效率问题）；c.信息人员为特定信息用户提供特定信息服务的时间（也是工作效率问题，如对信息用户需求了解明确的时间、对信息用户需求响应时间等）。要节省信息人员的时间，可以通过现代管理方法（如定额管理、时间管理）的采用、人员岗前培训和继续教育、人员职业道德约束、现代信息技术的应用等方法实现。“节省信息人的时间”，当然最根本的一点是“节省信息用户的时间”。在许多情况下“节省信息人员的时间”可能与“节省信息用户的时间”有矛盾冲突，这就必须以“节省信息用户的时间”为基准，宁可不节省信息人员的时间，而且节省信息人员的时间是以科学管理为圭臬的。同样节省用户的时间也是建立在用户有效获取基础上的，是信息管理科学化的重要目标。要节省信息人的时间，必须运用经济的、技术的，管理的方法齐头并进，才能最终取得实效，其中观念问题也是不可忽视的因素。
5 第五法则：信息管理是生长中的有机体
信息管理作为一项社会化活动，在不断发展的环境之中，具有无穷的活力。而这种无穷的活力使信息管理活动在矛盾的运动中前进，不仅内部随着时间的推移而发展，而且与外部不断地互相适应而发展。“信息管理是一个生长中的有机体”揭示了信息管理的不断发展性和有机结合性。一方面，信息管理的发展永不停息，只有发展才能进步，只有变革才能发展。另一方面，信息管理的发展循序渐进，只有保证内部要素的有机结合和内外条件的有机配置，才能使之在科学的轨道上运行。如果我们把信息管理活动看成是一个系统，那么它作为一个生长中的有机体的特征就清晰可鉴了。它不仅作为一个整体与社会发生联系，进行着某种物质和能量的交换，推动着它与社会同步和谐；它而且具有内部结构的有机性，各子系统不是随机地并列或叠加而是互相影响的统一体。因此，“信息管理是一个生长中的有机体”必须正视的是信息管理所置身的不断丰富而演进的大环境，信息管理必须不断地发展自身，而且是在科学的轨道上保持自身各要素的整体发展，去结合这样一个不断丰富而演进的大环境。正如阮冈纳赞曾经引用过的一段话：“正如一个人丢掉破旧衣裳而换上新衣服一样，他也可以丢掉心中腐朽的灵魂而换上新的，”信息管理必须不断吐故纳新，顺应发展环境。第五法则正确地揭示了信息管理活动永恒发展性，这种永恒发展性时时刻刻展现在我们面前——信息管理对象不断发展，信息管理环境不断发展，信息管理思想不断发展，信息管理方法不断发展，信息管理职能不断发展，信息管理内容不断发展……所有这一切给我们提出了新的挑战。要实现第五法则，我们应当做到：a.以信息管理自身变革主动适应社会的变革；b.重视信息管理各要素的发展关联性以求得均衡发展；c.规划信息管理的内涵和方式必须具有前瞻性观念和对策；d.时刻观察信息管理对象的变化和方法的演进，调整信息管理的微观目标。《管子》说：“亟变而不变，时至则为，过则去”，《汉书·董仲舒传》也说：“当更张而不更张，虽有良工不能善调也”。信息管理必须审时度势，“发展之路，唯有变革”，这是第五法则给我们指明的信息管理不断发展的根本点。要使“信息管理是一个生长中的有机体”永远成为信息管理的活力所在，我们看到的是，“电子文献的问世才不过很短的十多年时间，信息高速公路又让更多更多的新型载体和信息来到了你的身边；图书馆在许多发展中国家还不过是物质享乐和精神生活的奢侈品，大洋彼岸的人们已经有可能分享现代信息技术最新成果带来的更多的快乐”。信息管理永远不能，永远不会落位于时代的步伐。
“信息管理五法则”是信息管理活动的科学归纳和总结，既朴实无华，又生动形象；既言简意赅，又包罗万家；既充满理性，又脚踏实地。这五项法则中第一法则是带有根本性，其它四项法则都是第一法则的具体化，第二法则和第三法则是第一法则的直接衍化，第四法则和第五法则是第一法则的有效保证。我们可以用图来形象地表现五项法则的关系，第一法则如同“车头”，指明了信息管理的中心思想，第二法则和第三法则如同“车身”，表现了信息管理的基本内容，第四法则和第五法则如同“车轮”，支撑着信息管理的不断发展。“信息管理五法则”具有非常重要的指导意义，引导着信息管理活动向更高的目标迈进，必须在社会信息管理的不同层面，不同阶段都给予积极的遵循。
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