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企业文件材料归档难一直是企业档案工作长期存在的问题。而今随着市场经济的发展，企业改制，这一问题更为突出。其主要表现在以下几个方面：
1、非正常收发渠道形成的文件材料归档难。随着经济活动的频繁和对外交往的日益增多，文件材料载体和内容都发生了较大变化，诸如合同、协议、联络书、备忘录，企业间互赠的纪念品、名人题词、书画等。这些文件材料文书处理部门很难控制，档案部门又无从知晓，加之有的部门或个人会有独居奇货的欲望，它们的归档要比红头文件难得多。
2、工程建设文件材料归档难。企业重点工程建设一般具有投资大、子项多、建设周期长、参与设计施工单位杂、设备购置量大，企业重点工程建设科技文件材料归档客观上具有相当的难度。同时重点工程建设单位和工程的最终使用单位往往并非一家，工程建设单位对工程建设本身投入很大精力，而对工程档案管理关注得相对较少；部分建设单位专兼职档案管理人员责任心不强、档案意识弱，工程建设文件材料归档主观也具有相当的难度。由于建设单位和生产使用单位行政上没有直接的隶属关系，生产使用单位的档案部门很难介入施工过程开展文件材料的收集归档工作。工程使用单位等到整个工程竣工验收后接触到档案实体时，即便是发现归档文件材料在完整性、系统性、准确性等方面存在这样或那样的问题，也已是曲终人散、积重难返了。企业小型技改项目工程不大，参与设计、施工、监理的单位也不会太多，按理说，其文件材料归档工作应该不会难，但事实并非如此。正因为工程不大，企业一般采取自己设计、自行施工、自己建设的运作模式。自家的施工队伍给自家干工程，没了“文件材料归档不合格结不了账”的后顾之忧，归档控制手段的缺失为归档难埋下了伏笔。另外，企业内部负责小型技改建设的职能机构不可能专门配备一个或多个档案管理人员，他们一般采取项目经理兼管文件材料的收集归档工作。至于文件材料要经过规范整理才能归档的要求，对企业小型技改项目几乎没有任何约束作用。工程建成后，项目负责人员将散乱的文件材料往档案管理部门一送就算完成任务，一旦档案部门要求其按照规定整理，他们就可能以种种借口拖延或者干脆不交了，档案管理部门也只能干着急。
3、下属企业和派出机构的文件材料归档难。党的十五大以后，企业改制以前所未有的力度向前推进。当前企业大多不再像以前那样采取单一管理模式，集团公司下面可能设有多个股份有限公司或分公司；不具备单独法人资格的分公司下面又可能设有多个具有单独法人资格的有限责任公司或股份合作制公司；以企业注册地为中心向国内甚至境外派出机构也是当前企业参与国际化竞争的需要。产权关系的错综复杂和企业组织机构的分散布局给企业文件材料归档工作带来了不少困难。目前，企业档案部门对下属企业、外派机构的档案工作监督指导检查的力度普遍偏弱，对全资、控股、参股企业的档案工作的监督指导几乎是空白。放任状态下，有的企业外派机构多年也不见有文件材料归档；全资、控股、参股企业成立多时也未见有文件材料移交。可以说，复杂的企业管理模式带来的文件材料归档难的问题是企业档案管理部门近年来新添的又一难题。
4、“三纳入、四参加”制度执行难。“企业文件材料归档工作应纳入企业各项工作计划，纳入企业领导工作议程，纳入有关人员岗位责任制”即“三纳入”和”档案部门应参加产品定型、参加科研课题鉴定、参加设备开箱验收、参加工程竣工验收”即“四参加”制度在企业中的实际执行并不乐观。首先，“三纳入”的主动权不在档案部门，即使要实现一般形式上的“三纳入”，档案部门也得不厌其烦且不计较别人厌烦地要求和请示。其次，“四参加”经常参加不了。档案人员未到现场设备就被安装人员开箱的事情经常发生；产品定型、科研课题鉴定、工程竣工验收等重大活动档案部门经常会被诸如名额限制等原因拒之门外。“三纳入”执行效果档案部门无权考核，“四参加”又事与愿违，归档对象游离于档案工作者的视线之外，归档工作不能做到知己知彼、心中有数，自然只好对方交什么收什么，不交也只好作罢。
解决文件材料归档难，要以贯彻《档案法》为前提，以维护企业的长远发展和企业整体利益为目标，以科学管理、完善制度、奖罚并用为手段，对症下药，采取措施。
1、抓住机会建立机制考核文件材料归档。规范的企业都有一套完备的考评体系，考评结果一般都与经济责任制挂钩。企业档案部门要抓住机会将文件材料归档工作作为一个单独的考核项目纳入考评体系，争取到合适的分值，明确考核内容、考核要求、评分办法和奖罚措施等，并以文件的形式广而告之。只有具备刚性考核机制，文件材料归档工作才算真正纳入了企业考评体系，文件材料归档工作开展起来自然会顺畅的多。
2、创造条件开展竞赛激励文件材料归档。企业各归档网点专兼职档案人员的工作热情如何，会直接影响企业归档工作的开展。企业档案部门应该创造条件持续开展文件材料归档竞赛活动，激励专兼职档案人员文件材料归档工作的热情。文件材料归档工作是一项非常烦琐的工作，虽然花大量时间、精力，但却是默默无闻。企业档案部门可以单独或与工会联合组织开展一些与文件材料归档工作相关的劳动竞赛或奥林匹克竞技，对文件材料归档工作做的好、表现突出的单位和个人适时地给予精神和物质奖励，以此来激励企业所有单位和个人自觉、认真地做好文件材料归档工作。
3、转变观念放宽条件配合文件材料归档。企业档案部门要求业务部门必须按照规范整理立卷后才可归档移交，这种要求给归档业务部门带来了一定的压力和负担。企业各归档单位不可能都配有熟悉档案整编的人才。这样由不熟悉整编的人员整理出的文件材料很难符合档案部门的要求，所以返工是经常的事，三番两次也就会滋生出不愿归档的情绪。针对这种情况，企业档案部门应该放宽文件材料归档整编的要求，只要业务部门经过了初步的整理，文件材料达到了完整、准确就可接收归档。规范整编的活，档案管理机构可以组织专业人员去做，不必为了自身的便利而给业务部门附加不切实际的要求，从而阻碍了企业历史记忆的归档步伐。对工程建设项目档案工作，企业档案部门必须转变观念，摒弃坐等移交接收的思想，超前介入工程档案管理全过程，及时对建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档工作进行监督、检查和指导，以主动介入扭转科技文件材料归档难的局面。
4、统一领导分级管理理顺文件材料归档。复杂的企业管理模式给档案管理提出了新要求，带来了新挑战。产权多元的下属企业、分布于五湖四海的外派机构、控股或参股的合作伙伴，其文件材料归档工作如何开展着实令人费心。由母公司集中统一管理既不现实也不经济。统一领导分级管理应是一个比较合理的管理原则。集团公司设立档案处，下属二级单位设立档案科，二级单位下属规模较大的基层单位和外派机构各自设立档案室，形成一个严密的层级管理体系，为文件材料归档工作提供组织保证。同时通过层层制定文件材料归档制度，层层确定归档范围，层层理顺归档关系，层层明确归档职责，按照上级宏观统筹、下级对上级负责的原则，实现层层推进文件材料归档工作的最终目标。
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