阳西海滨电力发展有限公司 529800
摘要：随着社会的进步、科技的发展，以及电力工业改革和发展步伐的不断加快，电力企业进入了一个新的发展阶段。如何有效地管理并利用这一庞大的信息资源，更好地为供电企业的科学决策、生产经营和安全管理提供及时、全面、准确的服务，已成为供电企业档案工作面临的一项紧迫任务。本文结合工作实际，谈谈如何推进电力企业档案的规范化管理。
关键词：电力企业；档案管理；对策
电力企业档案管理是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。作为企业生产经营活动的原始记录和原始凭证，电力企业档案包含着许多内容，涉及到方方面面，范围广、门类多、信息容量大，是电力行业发展过程中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等不同载体形式的历史记录。电力企业的档案数量繁多，是电力企业的重要资产，对电力企业科学决策、生产经营、科学研究、历史研究、行政管理、凭证查考等方面具有重要的价值。做好电力企业的档案管理工作，确保档案的齐全、完整、安全，对保证电力企业的正常生产、经营至关重要。
1、电力企业档案管理中存在的问题
1.1档案意识不强，归档不及时、不准确
目前，企业员工对档案管理工作缺乏足够的认识，档案意识淡薄，对单位的各项文件、资料不够重视，归档不及时，资料流失、损毁的情况时有发生，文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性也难以得到保证，从而增加了档案收集的难度。部分负责档案管理的人员对档案制度执行不严格，收集归档工作处于被动地位，移交什么就接收什么，应该归档的材料散失在个人手中，档案缺失严重。对于档案的归档不够规范，档号和案卷标题不规范、案卷缺少卷内目录、组卷混乱的情况还存在
1.2 档案管理人员短缺，业务素质有待提高
企业档案管理人员短缺，业务素质不高，对档案管理工作缺乏足够的认识，档案意识淡薄，对单位的各项文件、资料不够重视，归档不及时，资料流失、损毁的情况时有发生，文件材料的系统性、完整性、规范性以及准确性也难以得到保证，从而增加了档案收集的难度。另外，档案管理员的待遇普遍不高，岗位级别也低于其他专职人员，在很大程度上挫败了档案管理人员的工作积极性，经常出现人员跳槽或是更换岗位的现象，导致档案工作的人员队伍不稳定。档案管理人员的频繁变换，使企业的档案管理工作缺乏稳定性和规范化，对档案的延续性不利。此外，由于缺乏归档范围、保管期限的科学界定，大量没有保存价值或没有长久保存价值的资料也被长期保管，这严重增加了经营成本。有的电力企业档案管理极不规范，随意性强，例如：存在随意涂改现象、越往基层越乱，任意抽取档案资料案例等现象。
1.3档案管理信息化建设落后
信息化是档案管理工作的发展方向，也是提高档案管理水平的有效途径。目前，电力企业档案管理的信息化建设还比较落后，主要表现在以下几个方面：个别企业领导对档案信息化建设认识不够，未把档案信息化建设纳入企业信息化整体规划，致使档案信息化建设缺乏必要的资金投入；企业档案信息化相关政策、制度、标准不健全，实际开展过程中缺乏具体的措施和依据；很多企业虽配备了相关的数字化硬件设施，但利用率较低，数据录入量有限；对档案信息资源的开发利用不足，未能实现整个企业信息资源的网络共享。
2、如何做好电力企业档案管理工作的具体对策
2.1做好档案组织管理工作
组织管理工作是档案管理工作的基础。
第一，应对档案管理工作给予充分的重视，并将其纳入企业的中长期发展规划和每年的工作计划，使档案管理工作能紧跟企业发展的步伐，更好地为企业服务。
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第二，明确企业档案的分管领导及各部门档案工作的负责人，将档案工作纳入领导的议事日程和各负责人的岗位职责，从而落实档案管理工作人、财、物的保障和保证档案收集、保管、利用的安全和方便。
第三，应根据其规模设置专门的档案管理机构—综合档案室或综合档案馆，负责管理企业各部门各门类的档案，使企业档案能获得集中统一的管理。
第四，综合档案室（馆）需配备足够的专职档案管理人员，并在各部门配置兼职档案管理人员，建立以综合档案室为核心，各部门兼职档案人员为基础的企业档案工作网络。档案管理人员应具有较高的档案管理专业水平和良好的职业道德、敬业精神，以确保档案的齐全、完整、安全和方便利用为己任，兢兢业业地履行好自己的职责。档案管理人员还应通过各种培训班和自我学习充实自我，不断提高自身的专业水平。
2.2做好档案基础业务工作
档案基础业务工作是档案管理工作的主体和基础。
第一，做好文件的前端控制。档案管理在文件的形成阶段就要把好文件质量关，确保文件材料形成程序规范、签署手续完备，内容准确。并且，文件使用的记录载体、记录材料、装订材料等应符合档案保护的要求。
第二，按照文件归档范围的时间及时收集应归档的文件材料。由于电力企业形成文件的部门纷繁复杂，档案管理人员必须明确每个部门应归档文件的种类，按各种文件应归档的时间及时督促各部门移交文件，确保应归档文件的齐全。
第三，严格遵照国家、行业规范分类、整理和装订各门类文件，确保档案的科学、有序、系统。文书、科技、会计、人事、照片、光盘等门类文件有各自的整理规范标准，必须分别依照执行。
2.4做好档案信息化建设工作
一套完善的档案管理制度和体系是电力企业在社会上飞速发展过程中的根基。电力企业应为档案管理合理地引入现代化管理技术和设备，推进电力企业档案由传统管理向现代化管理转变，不断使管理工作标准化、规范化、现代化。
第一，强化档案管理人员的法律意识，在档案管理人员离职时做好交接工作，并且保证不透漏公司内部的档案信息，做好档案信息的安全工作。
第二，严格遵守《中华人民共和国档案法》制定公司自己的相应制度，一定要保证企业自身档案信息的完整性和真实性。现在市场上出现了一些专门负责档案管理的公司，但是部分这样的公司却不能保证档案信息的严密性，让电力企业损失惨重，让企业得不偿失，这就更应强化公司自身的档案管理体系。
第三，明确档案信息采集过程的流程和注意事项，电力企业内部实行统一性，统一的搜集档案信息工具，统一的上报工作，由此来确保收集到的档案信息的质量。
第四，应配备满足本企业实际工作需要的档案管理软件。档案管理软件应具备收集整理、数据存储、检索浏览、借阅管理、权限控制、统计报表等功能，并能与企业相关管理系统衔接。
第五，逐步实现各类文件（档案）目录电子化率100%，各类文件（档案）全文电子化率100%，建立室藏档案目录数据库和全文数据库，进而实现档案的全文检索。第四、在企业门户网站上建立档案信息发布与利用专栏，及时发布档案管理最新动态，并提供快速便捷的网络化服务。
第六、注意做好网络的安全保密和服务器的备份恢复工作。
3、结语
信息时代的快速发展，催化着电力企业的进步，作为人民日常生活不可或缺的企业，电力企业更应该跟应时代的潮流，在各个企业中有着稳定的地位，在竞争中站立有利的主动权，这样就要电力企业对自身企业的档案信息的重要性。随着国家电网进一步深化“两个转变”，加快建设坚强智能电网，落实人财物集约化管理的新形势，档案管理作为供电企业的一项基础工作，必须加强规范化管理，为加快实现“一强三优”现代企业奠定基础。
论文作者:凌彩莲
论文发表刊物:《基层建设》2016年4期
论文发表时间:2016/6/13
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