对档案著作的评价*，本文主要内容关键词为：著作论文,评价论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
20世纪末的档案学已经当之无愧地作为一门独立学科自立于科学之林，发展变化着的档案实践为档案工作者、档案学者们提供了广阔的研究领域，如今档案学著作的数量之大，内容之丰富是前一个世纪远远无法比拟的。这些著作涉及档案理论、档案管理体制与组织、档案管理方法、保护技术等许多方面，其形式有学术专著、教材、工作手册、研究报告集、专业词典、年鉴等，其中既闪烁着理论思维的光彩，也蕴涵着应用科学的实用精神，它们向人们展示了一个建立在法律、文化、科学之上的档案世界。遗憾的是我未能掌握各国档案学著作的基本书目，阅读的更是其中极少的一部分，即使是对于中国的大约250 种档案著作我也尚未通览。把握本世纪各国档案学著作的精髓并对之做出准确评价是很困难的，我只能就若干问题对某些著作提出点滴看法，而且比较多地列举我所熟悉的中国著作。所幸的是，我的主报告人特里·库克先生（Terry Cook）对档案学的一些主要理论，如档案价值鉴定理论、来源原则的形成和发展等已经做了详尽的论述，作为他的辅助报告，本文重点讨论主报告未涉及的问题。还需要说明的一点是，按照我对报告题目的理解，本文不涉及专业期刊、档案馆指南等出版物，但将已经以单行本形式出版的研究报告包括在评价范围之中。
一、平行的道路——档案馆的行政与科学职能
尽管早期的档案学者曾阐述对档案馆公开性的见解，但真正的转变始于法国1790年的档案公开原则，它以国家条例的形式表明，档案馆不再是政权的附属物，而应担负起为公众服务的职责。进入19世纪后，这种转变从理论进一步走向实践，在欧洲，一些国家档案馆与历史学家的关系日益紧密起来，与政府机关的联系则逐渐被置于比较次要的位置，以至于1885年法国历史学家朗格鲁认为，档案馆的历史可分为两个阶段，起初是“政权的武器库”，以后成为“历史的研究室”。20世纪，特别是中叶以来，一些国家档案馆扩大了它对现行文件的责任，如何把握档案馆性质和职责的问题再次唤起档案工作者的关注，作为联合国科教文组织和国际档案理事会“文件与档案管理规划”（ RecordsandArchives Management Programme，简称：RAMP）的项目之一，1985 年由彼得·瓦尔纳（Peter Walne ）主编出版了《现代档案与文件管理必读》（Modern Archives Administration and Recordes Management:A RAMP Reader）一书，在这部由若干篇有联系的文章构成的，在理论和实践两方面兼具启发意义的档案学著作中，作者们对20世纪档案馆的职责做了有益的探讨。作者之一的国际档案理事会秘书长夏尔·凯斯克梅蒂在对非洲15个国家访问之后，遗憾地指出那里不少档案馆仍然“留有19世纪欧洲档案馆的烙印”，即把档案馆变成了“历史研究的实验室”，这些档案馆“把自己的努力大部分或者全部放在早期的档案上面，而或多或少地忽略了公共部门活动中产生的数量更大、更加惊人的文件，忽视了档案馆与政府部门之间存在的日常联系”。他介绍了本世纪许多国家档案馆对自身职能的调整，指出“1920年至1970年间，从莫斯科到华盛顿一线，如贝尔格莱德、布达佩斯、科布伦茨、布鲁塞尔、巴黎、伦敦、马德里等，档案馆都重新考虑了其工作方法和责任，以便能够面对由于文件的大量产生而带来的问题。在并不忽视其专业目的的同时，档案馆越来越深入有力地卷入了现行文件的管理”。第三任国际档案理事会主席格拉斯温克尔把档案馆在职能上的这种选择比喻为“处于十字路口的赫拉克勒斯”（Heracles，大力神）。
在一些档案学者看来，档案馆对于面向现时与未来，行使行政职能与科学职能似乎并不像赫拉克勒斯面对“享受”与“美德”的道路那样二者必择其一，现代档案馆可以像掌管开始与结束、能顾及两面的雅努斯（Janus，门神）那样，一肩担起行政和科学的两付担子。 也是在《现代档案与文件必读》一书中，法国国立档案学院的罗伯特·亨利·鲍蒂埃教授在对25个国家的档案馆进行调查之后，为档案馆下了这样的定义：“一个具有行政管理职能的学术性组织”，他认为“区分同一机构的这两个方面的作用是困难的”，“在许多国家里，在行政和学术作用之间，在保存档案和提供利用之间，档案馆很难把握哪一种作用更重要”。日本大藤修（Osamu Ohdo）、安藤正人（Masahito Ando ）在《史料保管与档案馆学》一书中认为档案馆应同时具有行政经营服务职能和学术文化职能，不可偏废。在其他国家的档案学著作中也有类似的认识。
档案学家敏锐的目光紧紧跟着档案馆职能的发展变化，如果说摆脱统治者的独占，为历史学者打开大门是19世纪档案馆的重大进步的话，那么，肩负为历史服务职责的档案馆同时开始建立或重新建立与文件产生机关的紧密联系， 积极地担负起为现实服务的责任， 或许可以说是20世纪档案馆的又一历史进步。
二、从起点到终点——文件生命周期理论
“文件生命周期”概念已经有了很长时间的历史，1940年菲力浦·C·布鲁克斯（Philip C Brooks）在给美国档案工作者协会一次会议提交的题为《我们应保存什么文件》（Whatrecordsshallwepreserve）的论文中提出了文件生命周期的概念，他指出，档案人员应该对文件形成和文件管理抱有兴趣。自本世纪70年代以来，文件生命周期的概念和理论已经广泛出现于许多国家的档案学著作中，并为众多的档案工作所认可和推崇。 阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯（Manuael.vazquez）教授继1982 年出版了《文件的选择》（Manual deSeleccion Documental）一书后，1987年又出版了《文件生命周期研究》（Estudio Del Ciclo Vital de Los Documentos）一书。 他认为文件生命周期理论是现代档案学理论成熟的一个里程牌，因为以往档案学者总是注重于研究历史档案的管理，而现在则以文件运动的全部过程作为研究对象。
对于“文件生命周期”这一形象化的概念，各国档案学者的理解没有实质性分歧，只是对其生命段落的划分有所不同。例如巴斯克斯教授把这一完整的过程划分为四个阶段，即文件的产生与办理阶段、现行阶段、安全保存阶段和历史阶段。加拿大的库蒂尔（Carol.Couture）和卢梭（Jean—Yves.Rousseau）在《文件生命——档案与文件管理》（The Life of Document: A Global Approach to Archives andRecords Management）一书中主张分为现行文件、半现行文件和非现行文件三个阶段。意大利的埃利奥·洛多里尼在《档案学原则与问题》一书中则提出三段论、四段论两种模式。这些差异很大程度上是以各国文件管理体制的现实为背景的，它并不妨碍人们在这一理论的基本点上获得共识，这就是，文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的过程，即文件的生命周期；对文件的整个生命周期依据文件的不同价值及其作用形式可划分为几个不同的阶段；文件在每一个阶段其特定的功用或价值与管理形式、保存场所之间存在一种内在的关系。这种内在关系引起了档案学者的极大注意，几乎在每一部研究这一理论的著作中都对应于文件的不同阶段描述了各自的价值形态和保管场所。它表明文件生命周期理论与文件管理系统的设计及其文件管理方式密切相关。日本的作山宗久（Munehisa Sakuyama）在1995 年出版的《文件生命周期》一书中对如何设计文件保管系统做了一个形象的比喻：“与其过量饮食发胖后才开始跑步锻炼，不如及早将吃两碗饭减少为一碗饭更容易控制体重；同样，与其当办公室内文件太多时烦恼不堪，不如在文件产生的前期就加以控制更有效果。”前美国国家档案与文件局局长詹姆斯·B ·罗兹认为：“一个综合文件管理系统将与一个组织的文件在其完整的生命周期的每一件事情有关。”
其实稍加留意我们便可在以往的档案学说中找到文件生命周期理论的雏形或近似论点。在卡萨诺瓦的《档案学》（Archivistica）（1928）一书中把档案分成“活”（现行）档案和“死”（历史）档案两种。在谢伦伯格（T.R.Schellenberg）以及更多的学者的著作中研究了现行文件和非现行文件管理的不同特点。中国把现行文件和非现行文件分别称作文件和档案，30年代就曾在国家机关普遍采用过“文书、档案连锁法”，将这两个阶段的管理活动联系和贯通起来。周连宽所著《县政府档案处理法》（1935）、何鲁成所著《档案管理与整理》（1938）、殷仲麒所著《中国档案管理新论》（1949）中均论说了这种方法的理论依据和操作程序。1962年中国人民大学档案系出版的《档案管理学》一书中开始研究“档案形成规律”，提出了文件转化为档案的条件。1988年吴宝康主编的《档案学概论》中则进一步把档案的流程分为档案的形成、中转和归宿三个阶段，这种划分与库蒂尔、卢梭的文件生命三段论有异曲同工之妙。近年来中国不少档案学者大力提倡文书档案一体化管理，探索对文件各个阶段的管理活动进行统一设计的科学方法，以求提高管理效率和质量。
文件生命周期理论及其思想得到广泛认可的魅力不仅仅在于它是以联系的、整体的思维方式来考察文件运动的全过程，更在于它对整个文件管理系统运行方式所具有的现实意义。
三、把历史记录完好地留给后人——档案保护和修复技术
档案保护是档案馆的职能之一。毫无疑问，档案工作者必须担负起对数量庞大、载体各异的档案加以保护，使之留传后代的重大使命，因为它们是国家、民族的宝贵财富。
档案保护技术具有悠久的历史，自古以来档案管理人员就用各种方法对档案加以保护，现代档案工作者将传统的方法与现代技术融为一体，形成了一整套档案保护理论与技术。1977～1982年美国档案工作者协会编写出版的档案和手稿基本手册丛书（Basic ManualSeries-Archives and Manuscripts ）之一《档案与手稿的保护》一书中阐明了档案保护的四条基本原则，即可逆性原则——凡是以后在必要时不能加以解除的步骤或处置都不应采取；问题及其解决办法的适宜性原则——采用强于或弱于所修补材料的处理都是不妥当的；修复的原则——对档案材料的处理必须考虑保证尽可能不损坏文件历史的、法律的和作为证据的价值；记录的原则——对所有的处理过程做完整的记录。我想上述几条应该可以作为档案保护工作中没有国界的通用原则。该书所介绍的档案保护技术方法及为实施保护措施而采用的计划、调查、制度、方法都具有很强的实用性。
现代档案保护技术涉及的知识范围十分广泛，各国的专家们在许多方面获得了有益的研究成果。供职于印度国家档案馆的雅·帕·凯思帕利亚（Y.R.Kathpalia ）受联合国科教文组织和国际档案理事会委托编写了《档案材料的保护和修复》（Conservation and Restoration ofArchive Materials）一书，作者根据本人在印度和欧美20 年的专业经验，详细介绍了对不同载体档案的多种修复技术，其中包括印度、美国、英国、意大利等国的有效方法，可供各国档案保护专家借鉴。中国的冯惠芬等人致力于档案病虫害及其防治研究，他们编写的《档案图书害虫及其防治》一书中介绍了35种档案图书害虫的形态特征、生活习性、传播途径以及防治方法。法国的米歇尔·迪香对档案建筑有很深的研究，他1966年编写，1980年修订再版，并于1977年和1988年被两次以英文版发行的《档案馆的建筑与设备》（Les Batiments d'Archives Cons-tructionet Equipements）一书论及档案馆建筑的选址、布局、内部结构及设备等，还专门论述了文件中心和热带档案库的建筑要求，对各国具有广泛的参考价值。日本的野口靖夫（Yasuo Noguchi） 潜心研究档案管理的防灾、抗灾问题，1995年出版了《文件的危机管理与灾害对策》一书，专门论述了档案管理中的灾害意识、保管环境、防灾抗灾管理体制及技术措施，书中还详细介绍了多种档案管理抗灾实例。由青木睦（Mutsmi Aoki）等人组成的日本档案保存、 修复研究会实行委员会编写出版的《档案的保存与保护》一书则分别论述了档案制成材料、保管环境、保管方法、修复技术等问题，是一本综合性档案保护技术专著。90年代以来中国连续出版了两本系统研究和介绍档案保护技术的书籍，一本是1991年由中国人民大学档案学院冯乐耘、李鸿健两位教授主编，八所大学教师集体编著的《档案保护技术学》，作为档案专业大学生的教科书，该书尽可能全面地阐述了有关档案保护和修复方面的理论与方法。另一本是1994年由前国家档案局局长冯子直、档案科学技术研究所所长徐义全为主编的大型工具书《档案保护技术实用手册》，这部集实用性和知识性为一体的手册长达110万字， 内容涉及各种载体档案制成材料的成分、性能及耐久性测试、档案保护环境和条件、档案馆库房设计及设备配置、档案害虫和霉菌的识别与防治、档案去酸、修裱、加固等多种修复技术，除纸质档案外，书中还广泛介绍了感光材料、磁性材料、唱片、光盘等新型载体档案的保护方法。
四、迈入高科技时代——现代档案技术
现代科学技术的应用给20世纪后半期的档案工作带来了活力，同时也把许多新课题摆在档案工作者面前。在档案领域中被采用的大量先进技术中，比较普遍和对档案工作造成变革性影响的主要是缩微复制技术和计算机技术。一个多世纪以前出现的缩微复制技术直到本世纪中期才在档案领域得到广泛普及和应用，缩微复制技术在文件存贮和利用方面的优越性使各国纷纷制订和实施了各自的缩微计划，随之而来的是对普及缩微复制知识、提高技术水平以及确定有关管理方式、制定有关政策方面的要求。在近20年出版的档案工作手册类读物中有许多涉及了缩微复制技术，在这方面的论文和研究报告也为数不少。专门著作中美国档案和手稿基本手册丛书之一的《档案与手稿的复制》一书介绍了缩微摄影的原理和技术、缩微设备及胶片的性能和实用方法、缩微复制品的管理、贮存和利用、缩微品的法律效力等方面的内容。中国徐义全等编写的《档案缩微摄影技术手册》除系统介绍缩微摄影的一般技术外，还专门介绍了一些非标准幅面原件、多层次原件、特殊图纸、印章等特殊类型档案、资料的拍摄方法。
我所知道的较早的一部有关档案领域中计算机技术的著作是英国利物浦大学迈克尔·库克（Michael Garnte Cook）于1980 年出版的《档案与计算机》一书。这本书通俗易懂，即使是计算机知识不太多的档案工作者也能比较顺利地读懂。形成这本书特色的不仅在于有关计算机文件管理、档案管理方面的应用技术以及当时已有的一些计算机文件管理系统的性能介绍，更在于作者运用自己丰富的档案管理知识和经验提出了一些有益的思想。例如他认为要有懂行的、热爱本职工作的固定人员从事档案计算机系统的分析工作，不要过分依赖外来的系统分析员，否则，即使引入了系统也难以维持得住。实践证明，库克的这种看法，对于形成一个高效实用的档案计算机管理系统来说是十分中肯和重要的。
近20年来计算机档案管理技术已成为各国档案工作手册、培训教材中包含的内容之一。在中国，《档案计算机管理》作为40余所大学档案专业学生的必修课，南京大学和中国人民大学先后出版了包括基本原理和实用技术的专门教材。美国档案和手稿基本手册丛书中也包括介绍计算机档案管理技术的一册——《档案与手稿的自动化检索》。
这一领域的研究除有关计算机管理技术、系统开发方面的内容外，还包括词汇控制、数据库建设、光盘文件管理系统等。中国已于1985年、1987年分别编制出版了全国统一的档案分类表和收录了27000 多词目的档案专业主题词表，作为全国档案标引的统一标准。
由于计算机在行政管理和科学研究工作中得到广泛应用，过去20年间产生了许多机读形式的档案，这一事实给文件工作者和档案工作者提出了一系列必须考虑的新问题。机读文件的鉴定、保管、整理、调阅都与纸质文件有所不同，迈克尔·库克已在他的著作中预见到这一问题，后来在阿根廷路易斯·比阿萨利教授（Luis Fernando Piazzali）所著的《档案管理实用技术手册》、中国的邓绍兴教授主编的《档案管理学》、和宝荣教授主编的《机关档案工作》等书中都有专门研究机读档案管理的章节。RAMP的项目之一《机读档案的鉴定》所做的介绍和分析也是富于参考价值的。可以预见，在今后一段时间里，有关机读档案管理的研究将引起档案工作者更大的热情。
五、让“社会的记忆”服务于社会——档案的利用与开放
档案的利用与开放问题随着时代的发展而日益受到广泛的关注，因为档案已不再是“君主的心脏、安慰和珍宝”，而是作为“社会的记忆”而存在；利用档案已不再是统治者和少数人的特权，而成为广大公民的权利。米歇尔·迪香在他的《开放和传播档案信息的障碍的调查报告》中回顾了档案利用自古代至今的发展过程，描述了档案从封闭走向开放的历史轨迹。他把档案利用状况的演变过程与民主思想的萌生、成长，与历史研究重点和方法的变化，与信息处理和复制技术的进步联系在一起，令人信服地论证了档案事业至今远未终止的一个发展趋势：档案馆对公众更加开放。
目前档案利用研究中一个极为突出的特点是对有关法律与政策的重视。各国档案工作者已经注意到，利用档案和提供档案不是单纯的业务行为，它们与公民的权利和义务紧密相关，因此对档案的定义、公民利用档案的权利、保护国家利益和个人隐私等问题都必须作出明确的法律规范，与此相适应，对档案开放范围、利用档案的方式、手续等也需要制定合理的政策。在国际档案理事会工作组编写的《现代档案与文件管理必读》和米歇尔·迪香的调研报告中都有对信息自由权、知悉权、保护隐私及其隐私文件的范围、文件封闭期等问题的深入研究，其中还包括一些调查数据和案例，表明人们利用档案的不同立场和现存的一些冲突。对于档案利用中遇到的信息开放和保护隐私这两种权利的矛盾，前美国民权协会副主席艾伦·赖特曼指出：“除非一个人采用绝对主义的立场，简单地选择一种权利而否决另一种权利，否则答案应当是具体问题具体分析，对每一种情况通过论证做出个别判断”。当然他也为这种判断提供了若干条应该遵循的准则。
档案利用者是档案馆的服务对象和亲密朋友，利用者问题也成为档案利用研究的课题之一。第九届国际档案大会的报告中大量采用利用者调查手段，获得了档案利用状况的第一手资料。中国档案工作者将中国古代著名军事著作《孙子兵法》中“知己知彼，百战不殆”的思想运用到利用服务研究中，要求档案工作者“熟悉馆藏，了解利用者”，以便熟练地有针对性地做好服务工作。邓绍兴教授主编的《档案管理学》、何嘉荪教授主编的《档案管理理论与实践》当中都对档案利用者及其需求类型、利用者心理、利用者辅导等问题有详细研究。
档案利用方面的研究并不仅仅停留在理论上，对于利用方式等实际问题，档案专家们同样给予重视。关于普遍采用的阅览方式，许多著作中详细研究了阅览室空间分布、环境、人员、设备及各种条件。其他方式，诸如外借、信函服务展览等，在詹姆斯·B ·罗兹的研究报告以及其他一些著作中也有所研究。中国的档案管理著作中还大多具体介绍编写、出版档案参考资料这样一种利用服务方式，即根据社会各方面（历史研究人员、机关行政人员、企业管理人员、技术人员等）的需要，把档案馆中有关的记载编写成专题资料，印发、提供给需求者。这种方法使许多人不必直接查阅档案亦可获知某一方面的系统信息，因而很受利用者欢迎。
以消除档案利用障碍为目标的管理问题、技术问题和实际问题都是档案利用专家们关心的课题，这些课题包括：保障文件形成机关和公民利用方便并最大限度地有效使用档案馆库房的档案移交制度，开放档案的义务与保护档案的责任，档案宣传和传播方式，档案馆指南等检索工具的编制，咨询服务的方法，档案复制权限和技术等等。近二三十年来关于利用声像档案、机读档案的研究也从法律和技术两个方面展开。
国际档案理事会为自己规定的任务之一是“通过广泛介绍档案内容和简化利用手续，促进人们更经常地利用档案，并对档案文件进行有成效的公正的研究。”所有成员国的档案工作者将为完成这一任务而不懈地努力，与此相伴而来的将是档案利用问题研究的不断深入。
六、架起交流的桥梁——档案术语建设
术语是学术研究和交流的基础。在档案学研究走向深入，国际档案交流日益频繁的20世纪，档案术语建设引起了各国档案工作者的很大重视。档案术语建设有两个显著的特点，一是规范化，力求使术语准确地揭示概念的内涵和外延；二是统一化，不仅在本国寻求统一用语，同时尽可能与国际档案界取得共同的认识。
近数十年来，许多国家编制出版了本国的“档案词汇”、“档案术语词典”等，如中国于1994年出版了一部大型的《档案学词典》，全书收入档案词汇4000余条，内容包括文件管理、档案管理、现代档案技术等多方面，连同附录部分达100余万字， 是一部兼具学术性和实用性的档案专业工具书。多语种的档案术语词典也陆续问世。值得介绍的是，国际档案理事会先后于1964年和1977年组织编写了两版《档案术语词典》（Dictionary of Archival Terminology）。1977年版收入名词、术语503个，涉及档案管理方法、技术等许多方面。该书以英、法、荷、 德、意、西、俄七种文字对照，提供了几种语言中通用概念的最核心部分，并用英文和法文简明释义。这部词典的出版是对档案术语建设的一大贡献，它不仅成为一种沟通工具，增进了各国档案工作者之间对习惯用语的共同理解，以及档案工作者与文件管理人员、情报管理人员之间的交流；它还成为一种范本，为各国消除现有的词汇混乱，建立本国的档案术语规范提供了重要的参考。
写作这篇辅助报告使我尽可能广泛地收集和阅读了一些档案著作。当我漫步于这片已经可以称得上富庶的田园之中时，由衷地对在这里辛勤耕作，不断建树的各国档案工作者、档案学者们肃然起敬，对国际档案理事会为促进档案学术研究，出版档案学研究成果而制订和实施了多项计划感谢不已。我还想提出在我写作过程中，更确切地说是在此以前就曾产生的一种愿望，我希望能在国际档案理事会的某一机构，如《档案》编辑部或是其它什么地方，能建立一个档案方面的国际著作文献中心，将各国的档案著作，至少是有关目录汇总起来，以便为各国档案学者们提供一条查找途径。如果能以此为基础建立国际间著作（或目录）交换网络，将更加有利于档案学研究成果的国际共享。
*这是作者在第十三届国际档案大会第三次全体会议上的辅助报告。 ——编者
（作者照片：赖世鹤摄）