摘要：文书档案管理工作的开展，以往大多依赖于纸张、人力，不仅有较大的保存难度，而且进行查找时难度也极大。对信息化技术进行应用后，以往所用纸张档案被取代，在计算机中对档案信息进行输入，不仅有极大的储存量，而且计算机有较高的计算速度、精度，可实现档案的长久、安全保存。本文主要分析机要文书档案保密工作在事业单位中出现的问题，共同探究保密工作策略。
关键词：机要；文书档案；保密工作；新形势
1.前言
随着时代的进步与发展，传统的文书档案已经不能满足日益剧增的管理需求，而且文书档案数量庞大，给档案管理造成了不小难度。机要文书档案的保密工作影响着党和国家的安全，社会的发展，所以事业单位保密工作需要顺应时代的发展需求，不断完善单位保密体系。做好机要文书档案的保密工作。但是，目前很多事业单位的工作人员对于保密工作认识不足，有些甚至存在管理观念上的错误，这给事业单位的发展埋下了隐患。
2.机要文书档案的保密工作相关问题分析
2.1工作人员的保密意识不强
目前有较多事业单位对于机要档案的保密工作重视度不高，甚至部分单位对于保密工作的认识十分局限，并没有将保密工作落实，更多的是为了应付上级领导的检查。很多的保密工作人员认为在单位之中并没有任何需要进行保密的文件，部分工作人员存在无秘密可保或者是保密无用的思想。在信息时代之中，有些工作人员在网上处理单位的信息时，私自将单位的信息或者文件通过因特网进行传递；或者部分工作人员在进行信息处理时，没有做好网络的物理隔离，导致信息泄露[1]。而有些在处理单位的涉密信息时，没有对电脑进行清理，致使电脑硬盘之中的信息没有销毁就直接与互联网进行连接，这些均有可能致使单位涉密信息出现泄露。
2.2对于网络运行的维护力度不强
部分事业单位对于涉及单位秘密文件、信息的电脑或者是存储设备的安全问题重视度不高，保密工作更多的是停留在文件材料的实体保密上，对于局域网以及二级三级的保密管理力度不强。这主要表现于以下几点：（1）没有严格开展电脑和网络的保密工作，出现一机多上网的现象，致使保密工作无法落实。（2）对于保密管理工作缺乏相应的制度。在很多部门之中，并未制定和完善内部的机要文书相关保密制度，致使很多的电脑和局域网因为疏于管理，处于放任的状态。有些部门虽然制定了相应的制度，但是因为落实不严，致使其执行力度不佳[2]。（3）很多的事业单位之中，对于黑客和木马等外部防御能力不佳。
2.3硬件设备方面
很多的事业单位因为硬件设备不足而导致问题的出现，这主要是采购过程之中出现的问题。部分事业单位因为采购资金的限制，加上对于信息技术设备的了解不深，因此在采购的过程之中，认为价格高的设备性能更好，没有考虑到是否适用于工作，也并未将硬件设备的保密性能考虑到其中，因此在使用时出现了很多的技术漏洞，增加了机要文书、信息泄漏的可能性。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆加上很多的事业单位在进行信息化建设的过程之中，更注重于保密设备的配置需求，出现投入经费过高情况，也有部分事业单位为了节省资金的投入，忽视了设备的性能和配置需求，致使出现了安全隐患[3]。
3.优化机要文书档案的保密策略
3.1加强保密工作的培训，加强人员的保密意识
为了优化机要文书的保密工作质量，最应该从工作人员的机要档案保密意识着手，就是改变工作人员的保密意识，加强工作人员的保密工作学习和培训。事业单位需要对保密工作的相关工作人员定期进行培训，将懈怠的消极思想消除。加强工作人员对我国事业单位保密制度的学习，领会其精神实质，做好保密措施，更新保密观念。相关的工作人员需要端正自身的政治观念，不断提高自己的综合素质，做好机要档案的保密工作。
3.2对安全防护工作进行强化
对事业单位中的文书档案进行信息化处理后，信息直接被存储到硬盘、软盘中，再使用加密技术进行加密，无需对原件进行接触，可确保档案的机密性，从而提升档案信息的安全性。事业单位在进行机要文书档案管理中需加强安全防护工作。相关的工作人员需要不断强化机要文书的保密意识，通过加强防火墙的设置以及相关软件安装等避免黑客的侵入、病毒的攻击，提高档案的安全性。除此之外，对于机要的文书档案需要加强加密技术的应用，在进行文书档案相关机要信息输入时，需应用对称加密和非加密技术，保障相关机要文件在传输过程中的安全性。或者是采取人脸识别、指纹识别相关技术，只有特定工作人员的指纹或者是人脸才能进行解锁，并将相关的机要信息调出进行文件档案的阅览，而其他人员均没有这一权利调动和查看机要信息。
3.3适当加大对硬件、人才方面的投入成本
硬件设备是文书档案的信息化管理工作开展基础。对此，事业单位需积极的引入相关硬件设备，对档案管理专用机房进行建立，适当加大电脑、档案管理系统、软件设备等的引入力度，为档案信息化管理提供硬件方面的支持。此外，对于文书档案信息工作的开展，人才极为关键，对此，需将管理团队建设的力度加大。一方面，积极对一些高素质的计算机人才进行引入，提升档案管理团队人员的计算机应用水平。在新员工到岗之前，需要做好人员的保密培训工作，定期实施计算机引入与应用方面的培训活动等，使保密工作相关工作人员对文书档案管理中信息化技术的应用价值有明确的认识，积极对信息技术进行学习与应用，从而为档案信息化提供根本性支持。
4.结束语
在事业单位机要文书档案管理工作中，应结合信息化管理制度，大力推行电子存档，对纸质档案实行物理集中保管，这是事业单位档案管理的要求之一。同时事业单位还要适应电子数据的不断发展和变化，结合电子数据的结构特点，进行内容的扩充及优化整理，在满足基本档案管理方针政策的基础上，创新分档原则，简化工作步骤，减低工作量，提高工作效率。
参考文献
[1]董林珏. 浅谈新形势下高职院机要文书档案管理工作[J]. 人才资源开发,2016,15(22):139.
[2]华玉婷. 新形势下企业文书档案保密工作[J]. 办公室业务,2016,06(15):71-72.
[3]于洋. 新形势下高校机要文书档案的管理工作研究探讨[J]. 亚太教育,2015,11(07):212.
论文作者:王健
论文发表刊物:《基层建设》2017年第12期
论文发表时间:2017/8/18
标签：保密工作论文; 机要论文; 档案论文; 文书论文; 事业单位论文; 工作人员论文; 信息论文; 《基层建设》2017年第12期论文;