【关键词】人力资源；人事档案；探究
引言
任何一家企业的人事部门都要对人力资源的状况有着全面的了解和掌握，这样才能更好更合理的进行人力资源的分配，形成企业的优势，这就要求企业必须要建立健全的档案管理制度，设立相应的人事档案室，配备配套的计算机互联网技术和设备，以便随时的掌握人力资源的动态信息和发展形势，提高人事档案管理的现代化、信息化和智能化的水平，更好的为企业提供完善的人力资源信息，帮助企业选拨出更多的高素质、实干性人才，促进企业健康的、可持续的发展。
1.目前人事档案管理中存在的主要问题
1.1档案材料缺乏真实性
虚假的档案材料会严重的妨碍到用人单位对人力资源的合理分配。随着就业竞争的日益激烈，许多的人在就业时为了找到更好的工作会选择性隐瞒自己的学历、年龄和工龄等个人信息，导致人事档案中经常会出现个人信息内容失真的现象。这回严重妨碍到人事部门对职工正确的进行评估，进而无法对单位的人力资源配置计划中人员的配置计划、补充计划以及解聘和退休计划作出正确的制定，这会对用人单位当前和未来的人力资源的配置需求预测造成非常严重的影响。
1.2人事档案材料分散，内容简单雷同
一个合格的人事档案应当是全面的、历史的、客观的能反应出一个企业人员的真是面貌的。但是目前大部分的用人单位的人事档案材料都是单一的，内容抽象，这种的人事档案材料对企业的选人和用人已经失去了真正意义上的参考价值。并且许多企业的并没有一个完善的人事档案管理制度，人事档案在使用中的不规范导致弃档、重新建档的现象，使得人事档案的统一完整性遭到了破坏，员工的真实面貌也得不到客观的反映，进而增加了企业的人力资源的管理成本，降低了人力资源的效率[1]。
1.3档案管理手段落后，缺乏时效性
目前大部分企业的人事档案材料都过于陈旧，基本上都是都是对当事人历史的记录，而对已经放入人事档案的材料就不会再进行审核和鉴定了，新放进去的材料也是一些程式化的，真正近期能够用到的关于当事人的动态材料却是非常的稀少的，导致人力资源管理部门无法从人事档案中获取到对企业用人有价值的信息。除此之外，传统的人事档案大多以纸质档案为主，但是随着用人单位的人员流动性的增大，人力资源管理部门要想从人士档案中调取查询个人档案室是十分不便的，会造成大量的时间和人力被浪费，档案管理的工作效率低下。并且由于管理技术的落后，档案管理人员没有好的渠道对职工个人信息的真实性进行有效的鉴定，只能够被动的接收信息，这也是人事档案缺乏真实性的主要因素之一。
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2.人力资源视角下人事档案管理改进的具体措施
2.1实现规范的档案收集、归档和鉴别
要想有效的提高人事档案管理质量和效率，首先一点就是要及时的将人事材料进行收集和补充，而材料的质量完全取决于材料的收集、归档和鉴别是否规范化，收集到的档案材料手续是否完备，表述是否准确，观点是否明确等都需要进行认真仔细的鉴别，不符合要求的材料要及时的进行退回，在限期能改正后在归档，不属于归档范围内的材料要及时的退回给相关单位，做到档案管理的规范性和完整性，提高人事档案管理的质量。
2.2提高档案管理人员的综合素质
人力资源管理部门在为企业引进高素质人才的同时也要加强对现有档案管理人员的培训，全面提高档案管理人员的综合素质，让他们能更好的适应现代化人力资源管理的要求。首先，要端正档案管理人员的思想和态度，增强他们档案管理的意识，转变管理方式，将被动服务变为主动服务。同时还要加强与各个部门之间的沟通交流，及时的搜集和掌握最新的人员动态信息，从而为现代力资源管理和高层决策提供更好的服务[2]。另外，档案管理人员还勇当要肩负起宣传档案管理的重要性、普及档案知识的重担，全面提高企业全体人员的档案法治意识，形成人人关心档案的良好局面。
2.3建立健全人事档案管理的长效机制
根据市场经济发展对档案管理的实际需求，档案管理部门要能够统筹兼备，与时俱进，推陈出新，对已有的人事档案管理的法制法规中明显的糟粕进行提出，增添符合现代档案管理的新内容。重新规范档案内容、分类以及档案用品的标准，用科学合理的规章制度来保障人事档案管理工作的顺利开展。
2.4更新服务观念，扩发服务范围
随着我国经济体制的不断改变，人事制度也随着不断的发生改变，用人方式实行聘用制，这给人事档案管理提出了新的要求。传统的人事档案的服务形式是比较封闭的，服务的主观能动性差，服务方法和手段单一，这就要求档案管理人员必须要更新观念，树立全方位的，多层次的，多角度的服务理念，转变工作作风，要积极主动的提供信息服务，要经常深入各单位进行调查，全面的掌握企业人员的动态信息，及时更新人员信息，根据人事工作的实际需求，开展“跟踪服务”，最大程度的发挥出人事档案工作的职能，为人力资源部分的人力资源分配提供有价值的信息，促进企业的可持续发展。
3.结语
综上所述，人力资源的信息来源主要来自于人事档案，其对用人单位的人才聘用、考核和奖惩都起着关键性的参考作用，所以，各用人单位必须要对当档案材料的收集、归档、鉴别进行规范化处理，加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的综合素质，建立健全档案管理的规章制度，更新档案服务的观念，进而不断的提高人事档案的管理水平，为人力资源的合理分配提供更具参考性的建议，增强企业的人才优势，让企业在激烈的市场竞争中更好的生存和发展。
【参考文献】
[1]冯宗平. 基于人力资源管理视角的人事档案管理探讨[J]. 人力资源管理, 2012.
[2]王蕾. 人力资源管理中人事档案管理出现的问题研究[J]. 吉林广播电视大学学报, 2015(3):9-10.
论文作者:宋蕾
论文发表刊物:《科技中国》2018年3期
论文发表时间:2018/8/6
标签：人事档案论文; 档案论文; 档案管理论文; 人力资源论文; 企业论文; 材料论文; 管理人员论文; 《科技中国》2018年3期论文;