电子文件纵横运动论，本文主要内容关键词为：文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
我们知道，文件属性、文件价值的呈现及其变化规律与文件形成时所用的载体类型与记录方式无关，因此，我们完全可以得出电子文件具有同纸质文件相同运动情形的结论，而纸质文件的运动情形是复杂的、多样的，笔者认为，不少纸质文件，除拥有文件生命周期理论所揭示和描述的纵向运动外，还客观存在有横向运动，因此，电子文件同样具有纵横运动的特性。具体可作如下描述。
一、一般电子文件的运动状况描述
出于社会实践活动开展需要而形成的一般电子文件所能呈现的价值形态及其变化规律，同一般纸质文件完全相同，同样是：现行价值→凭证价值→历史研究价值，即文件载体类型和记录方式的变化并不能改变文件运动的状态，文件自身运动规律与文件载体类型和记录方式无关，因此，文件载体由纸质载体演变为电子载体时，文件自身运动规律不会发生任何变化，“不论是电子文件还是传统载体文件，应该具有共同的运动规律，”（注：何嘉荪，《电子文件运动阶段管窥》，《档案与建设》2001年第1期。）一般电子文件的运动状况与一般纸质文件的运动状况完全相同，只具有纵向运动，同样可用文件生命周期理论来描述。
首先，一般电子文件从其形成到最后销毁或作为档案永久保存也是一个完整的生命过程，整个生命运动过程不容随意割断，这就是一般电子文件纵向运动的整体性。对电子文件来说，这种纵向运动的整体性体现得更为明显、更为重要，这是因为，由于当今信息技术存在的缺陷，电子文件信息始终存在有安全性问题，为确保形成的现行电子文件能有效地推动社会实践活动的开展，以及现行电子文件成为电子档案后能发挥应有的证据价值，在电子文件正式形成后的整个生命运动过程的任何一个阶段和环节中，必须确保文件信息内容不允许有任何改变，保证电子文件正式形成后在其整个生命运动过程中始终拥有相同的信息内容。再加上电子文件在一开始制作形成时其信息内容首先临时存放在内存中，处于极不稳定的状态，会稍纵即逝，因此，对电子文件的管理必须既要实行前端控制，又要将电子文件形成后的整个生命运动过程纳入一个统一的系统工程内实行全程统一的管理。如果电子档案的管理与现行电子文件的管理割裂开来进行，档案部门消极地等待电子文件的归档，那么，其后果会比纸质档案的管理严重的多，“如果不是在文件正式形成之前，即在进行计算机信息系统设计时，就将文件未来是否需要留存、存多久，以及一系列诸如著录（包括建立对文件元数据等信息的记录制度在内）、标引或利用虚拟技术整理档案信息和提供利用（比如用户利用权限和保密限制）等各方面因素作整体考虑，那么很可能根本就不会有文件被送来归档，即使送来了也不便于管理和利用。”（注：何嘉荪，《电子文件运动阶段管窥》，《档案与建设》2001年第1期。）所以，档案部门对电子文件的管理必须实行前端控制，从电子文件的源头抓起，甚至打破传统的现行文件管理与档案管理的界限，把传统的档案管理中的许多内容提前至现行文件管理时进行。因此，在电子文件时代，需要我们投入更大的热情和更多的精力来关注电子文件纵向运动的整体性，更积极地把电子文件纵向运动的整个过程全面而又系统地管理起来。
其次，一般电子文件的纵向运动同样不仅表现为整体性，而且也表现为阶段性，因此，仅仅认识和强调一般电子文件纵向运动的整体性同样是不够的，我们同时也要认识和强调一般电子文件纵向运动的阶段性。认识一般电子文件运动过程的整体性虽然有助于我们了解一般电子文件纵向运动的全过程，但对于把握和处理一般电子文件运动过程中的局部现象和具体问题却并没有帮助。因为在一般电子文件纵向运动的全过程中，文件所能呈现的价值形态通常会发生变化，并且其变化呈现出一定的规律，因此，一般电子文件的运动状态并不是一成不变的，随着时空的变化，由于客观主体需求的变化和客观主体的变化，一般电子文件的运动状态也会发生变化。这种差异性决定了在一般电子文件的整个纵向运动过程中，文件属性的不同，以及我们不可能用完全相同的方式始终如一地去对待电子文件，因而，对一般电子文件的纵向运动过程，同样必须将其划分成几个运动阶段来加以研究。
笔者认为，文件运动阶段的划分应以文件实际呈现出的价值类型为标准，虽然这种论述的实践基础主要针对的是传统的纸质文件，但其结论本身却与文件的载体类型和记录方式无关。无论对何种载体类型和记录方式的文件来说，文件运动永远源于文件生命，而文件生命永远源于文件价值，文件运动总是与文件价值息息相关，文件呈现价值类型的不同必定反映了文件运动状态的不同，文件运动状态的不同就表明文件所处运动阶段的不同，因为文件运动阶段就是用于揭示和表述文件同一运动状态时间跨度的一个概念，无论对什么载体类型和记录方式的文件来说，文件运动从一个阶段跨入另一个阶段必定是由于文件呈现出价值类型不同的结果，别无它因。电子文件也是如此，如果电子文件所能呈现的价值类型没有变化，则同样表明电子文件的运动状态和所处运动阶段没有发生变化，因此，对电子文件来说，它的运动过程的阶段性划分同样也应以文件实际呈现的价值类型不同为标准。根据一般电子文件形成后的价值形态呈现及其变化规律，其生命运动过程的阶段性同样可划分为如下三个运动阶段：
第一阶段，电子文件运动的现行期。这一阶段与纸质文件运动的现行期一样，也是始于文件被正式签署或其它类似的赋予文件法律效力的手续完成之时，终于文件现行价值的完成。在这一阶段内，电子文件处在传递、运转、承办和执行的过程中，呈现的价值类型同样为现行价值。处于现行期内的电子文件我们也可以特征性地称为现行电子文件，所以，电子文件的现行期、现行价值和现行电子文件同样应该是一一对应的。（图①）
第二阶段，电子文件运动的半现行期。这一阶段同样理论上始于电子文件现行价值完成之时，终于电子文件凭证价值的基本消失。电子文件形成时赋予的现行使命完成，同样表明该电子文件对于形成活动的推动作用已完结，也即该电子文件相对其自身形成活动的现行性随之丧失。但出于社会实践活动开展需要而形成的电子文件，在完成其形成时所赋予的现行使命后，通常也并未表明它已失去其存在的价值；相反，有不少现行价值消失后的电子文件依然对文件形成者或形成单位具有不同于现行价值的某种价值形态，如凭证价值。因此，这样的电子文件所处的运动状态同样也已完全不同于呈现现行价值电子文件所处的运动状态，电子文件运动已跨入了另一阶段。这一阶段内的电子文件将来同样还会有部分继续呈现出完全不同于前面运动过程中的价值形态，因此，这一运动阶段在电子文件纵向运动中同样不是终极性的，而具有过渡性、中间性的特点。同纸质文件纵向运动一样，电子文件纵向运动中的这一阶段也称为半现行期，处于这一运动阶段内的电子文件也特征性地称为半现行电子文件，电子文件的半现行期、凭证价值与半现行电子文件也是一一对应的。（图②）
第三阶段，电子文件运动的非现行期。这是电子文件的永久保存阶段或历史阶段，这一运动阶段同一般纸质文件运动的非现行期一样，理论上也是始于电子文件历史研究价值的呈现，处于这一运动阶段内的电子文件主要是供电子文件形成者以外的广大社会公众用户利用，理论上应实行真正意义上的永久保存，因而，这一运动阶段对电子文件来说，理论上同样是没有穷尽的，虽然，这一运动阶段在电子文件纵向运动阶段中也是个终极运动阶段，但电子文件运动一旦能进入这一运动阶段，则这样的电子文件同样应永久保存，这样的电子文件我们同样应特征性地称其为非现行电子文件，电子文件的非现行期、历史研究价值与非现行电子文件同样是一一对应的。（图③）
将电子文件纵向运动的整个过程划分成以上三个运动阶段，需要作以下几点说明：
1.电子文件纵向运动的整个过程同样是指电子文件正式形成后的整个纵向运动过程，它并不包括电子文件的设计、制作形成阶段，其理由同纸质文件一样，也是因为在电子文件的制作形成阶段还无电子文件呈现价值可言。电子文件制作形成阶段同样仅是电子文件生命的孕育期，在电子文件生命的孕育过程中，还无电子文件呈现价值可言，电子文件还不存在自身的运动状态，所以，电子文件制作形成阶段还不能单独或专门作为电子文件生命运动的一个阶段来看待，如果在电子文件生命的孕育过程中由于某种原因而使电子文件“胎死腹中”、中途夭折，那么，它同样无生命期可言。
2.电子文件纵向运动的整个过程划分为上述这样三个运动阶段，并非表明所有电子文件的纵向运动都经历了这样三个运动阶段，这是电子文件的一种总体的、抽象性的概括描述。就具体的每一份电子文件而言，有的电子文件的纵向运动也可能只经历了现行期，进入不了半现行期和非现行期；有的电子文件的纵向运动可能经历了现行期和半现行期，进入不了非现行期；而有的电子文件的纵向运动可能既经历了现行期、半现行期，最后还能运动到跨入非现行期。具体电子文件的纵向运动究竟能经历哪些运动阶段，这同样完全是由该电子文件所能呈现的价值形态及其变化情形所决定的。
3.电子文件的半现行期同样始于电子文件现行价值的消失，终于电子文件凭证价值的基本消失，而不一定是完全消失。因为从文件运动阶段的设置和划定应该同文件实际呈现的价值类型相对应来看，电子文件的半现行期理论上似乎应该终于电子文件凭证价值的完全消失，但是，对电子文件来说，会存在有电子文件的凭证价值还未完全消失，电子文件的历史研究价值确已突起，这两种价值形态虽说并不相同，呈现的时间也有先后之别，但并非界限分明，同样是稍有交叉。出现这种现象也很正常，当电子文件运动进入非现行期后，这种社会实践活动真实的历史记录如需用来发挥凭证价值时当然同纸质文件一样，也是可以的。因此，电子文件的半现行期和非现行期的分界线既不应是电子文件凭证价值的绝对消失，也不应是电子文件历史研究价值的突起，同样应在凭证价值基本消失和历史研究价值占据绝对统治地位时。
4.关于半现行电子文件的凭证价值与非现行电子文件科学的历史研究价值的区别与联系问题，同半现行文件的凭证价值与非现行文件科学的历史研究价值的区别与关联问题的内容完全一样。
二、CAD电子文件的运动状况描述
文件纵横运动中，纵向运动是所有文件共同拥有的运动形式，即所有文件都能发生纵向运动，但并不是所有的文件都能发生横向运动，其中，科技文件横向运动的发生，最为典型、最为频繁。电子文件同纸质文件一样，所有的电子文件都能发生纵向运动，但并非所有的电子文件都能发生横向运动，其中，CAD电子文件是能够发生横向运动的电子文件中最为典型、最为频繁的一种。
随着计算机技术的飞速发展，越来越多的设计工作借助于计算机系统来完成，这就是计算机辅助设计技术，即CAD技术。CAD电子文件就是指在科技活动开展中由于采用CAD技术而形成的电子文件，从CAD电子文件生成的环境和产生的领域，我们得出，CAD电子文件既具有全部电子文件所共同拥有的特性，又具有科技文件的特性，也就是说，CAD电子文件实质就是电子科技文件，或者更确切地说是电子设计文件。因此，根据文件运动与文件价值息息相关，以及文件价值的呈现与文件形成时所用的载体类型和记录方式无关的思想，CAD电子文件与传统的纸质科技文件应该具有共同的运动规律，CAD电子文件不仅应该拥有纵向运动，而且还应该拥有横向运动，这就是CAD电子文件所含的运动内容。CAD电子文件的运动状况可作如下描述：
首先，CAD电子文件形成后，从纵向上能够呈现出与一般电子文件完全相同的价值形态及其变化规律，因上，CAD电子文件首先具有与一般电子文件完全相同的运动内容，按照文件生命周期理论所描述的文件运动方式来进行，即纵向运动；其次，CAD现行电子文件转化为CAD电子档案后，与纸质设计档案一样，能够再次呈现出现行价值，只不过是A科技活动的CAD电子档案对现实的B科技活动来说而已，即A科技活动的CAD电子档案能够转化为B科技活动的CAD的现行电子文件。因此，CAD电子文件与大多数纸质科技文件一样，同时还拥有横向运动，而且，同样是A科技活动的CAD半现行电子文件和CAD非现行电子文件均能转化为B科技活动的CAD现行电子文件。CAD电子文件在其生命运动历程中的价值类型变化规律如下所示：
我们看到，对CAD电子文件来说，不管是文件生命周期理论所描述的文件运动，还是CAD电子档案转化为CAD现行电子文件理论描述的文件运动，其内在动力也都是客观主体需要对文件肯定关系及其变化，也就是说，客观主体需要对文件肯定关系及其变化，对A科技活动来说产生了CAD电子文件的纵向运动，对不同的科技活动间来说产生了CAD电子文件的横向运动。
关于电子文件的横向运动问题，已有学者有所涉及，只是并未作系统研究而已，如加拿大档案学者凯瑟琳·贝利女士指出：“电子文件对生命周期模式的另一个冲击是，它们可能同时拥有现行和非现行形式。”（注：黄霄雨 申琰，《波及档案实践，但不会颠覆档案理论》，《档案与建设》2000年第5期。）这就说明在电子文件运动问题的研究中，凯瑟琳·贝利女士已经发现有些电子文件有着不同于文件生命周期理论所描述的文件运动形式，从其进一步介绍的内容来看，这里，她所指的“现行”就是指早已成为真实历史记录的电子文件发挥现行价值的情形，而她所指的“非现行”就是指电子文件发挥档案价值的情形，这实际上已指出了电子文件客观存在的横向运动，只是她并没有进一步深刻地指出，此时的电子文件的“现行”和“非现行”形式是针对不同的科技活动而言的，是A科技活动的电子档案转化成了B科技活动的现行电子文件，而不是针对同一科技活动而言的。
另外，关于CAD电子文件的横向运动其实不只限于CAD半现行电子文件和CAD非现行电子文件的情形，CAD现行电子文件也客观存在有横向运动，我们对待CAD现行电子文件的横向运动和CAD半现行电子文件的横向运动而采取的策略和措施更应迥然不同。因为在计算机及其网络系统中的电子文件信息存在着较大的安全隐患，不法分子和间谍利用高技术手段更易获取CAD现行电子文件的信息，从而使其呈现出不应呈现的第二价值，因此，我们在计算机及其网络系统中更应加强CAD现行电子文件的安全防范。