中国社会科学院图书馆系统管理体制分析，本文主要内容关键词为：中国社会科学院论文,管理体制论文,图书馆论文,系统论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中国社会科学院图书馆系统的管理体制于1994年进行了一次改革调整，其核心内容有两个，一是组建了中国社会科学院图书馆，二是各研究所图书馆的文献购置费由新组建的中国社会科学院图书馆划拨，而不再由各研究所列支。
中国社会科学院图书馆（下称“院馆”）的基础构成是将该院科研大楼内的部分研究所图书馆及文献信息中心图书馆以行政合并、统一管理的方式组建而成。通过这些年的实践，应该说既有成效，也存在不足，利弊得失见仁见智，现依据这些年的运作体会，对现行管理体制做一些初步分析与研究，并提出改进的措施和办法及对策，以期使专业图书馆的文献采购、管理、使用更加符合社会科学研究的规律和特点，更有利于出人才，出精品，出传世之作。
1 我院图书馆系统的性质和服务对象的特征
我院图书馆系统过去是、现在是、今后仍将是为我院和相关科研单位人文社会科学研究服务的专业图书馆，这是它永久性的定位，故其体制的调整与变动都应服从于这一特征，终极目的只有一个，那就是便于科研，便于出成果，最大的受益者应该是使用文献从事科研工作的研究人员。在一定意义上说，专业图书馆与相关学科研究二者之间永远是绿叶映衬红花的关系。
我院图书馆系统的馆藏文献内容涵盖了绝大部分人文社会科学研究的学科，其服务对象既不同于公共图书馆、高校图书馆、党校图书馆，也不同于自然科学的专业图书馆。由于受众对象的不同，性质不同的图书馆之间工作理念、服务内容、管理方式等都存在很大的差异，如社会科学研究的文献积累与使用就不同于自然科学研究，它的大部份分支学科的研究方法与手段不是依靠实验室，而是依据广博反映社会政治、经济、文化、历史等方面的文献。
2 院馆组建前后的情况对比与分析
院馆的基础构成是原归属各研究所的专业图书馆，组建院馆前，各馆根据本专业研究的需要自行圈选采购文献，多年的积累使得专业馆馆藏特色突出，馆藏文献博而精，具有系统性，连续性，针对性强，直接贴近、服务于科研，研究人员使用文献便捷，并且与专业馆的工作人员直接沟通，图书从选目到与读者见面时间短，环节少等等，这些都符合科研人员的要求。从管理上说，因为馆小人少，且专业特点突出，服务对象明确，对工作人员比较容易提出具体的业务要求，同样由于馆小人少，也便于安排馆内人员的工作，各馆的内部事宜比较容易自行解决。
不足的是各馆在采购交叉学科文献和非本专业工具书时存在重复现象，造成一定程度的浪费。再有就是因为历史的原因，各馆使用的分类法不统一，无法联网检索书目及馆际间相互封闭，馆藏文献资源难于在院内实现共享。
组建院馆后，合并的各研究所图书馆文献采购工作由院馆统一负责，在一定程度上降低了重复购书的现象，并采用《中图法》统一编目文献，为联网检索打下必不可少的基础。
不足的是由于集中采购图书，工作人员虽经多方努力，但知识结构难以覆盖所有学科，购书针对性不如以往专业所强，难免误采、漏采；形成与科研脱节、文献专业特色淡化的现象；即使工作到了极致，因体制的缺陷也难免事倍功半；研究人员使用文献不方便；以往专业库归属各研究所时可以自行解决的事情，集中到院馆后成为不易解决的问题，如组织管理、人员安排等，因体制及各方面条件的制约不得不长期处于不明朗境地。
组建院馆后的这些不足，从理论和逻辑上说是不难解决的问题，但在实际工作中却由于各种原因而难以克服，致使很多工作无法正常展开，体制决策失误和诸多不确定因素使院馆处于进退两难的地步，此其一。第二，从有利于科研、有针对性地提高服务质量的要求出发，对组建院馆后管理体制的利弊得失应该有个客观的认识与分析。出人才、出精品是我院一切工作的核心，图书馆工作的改革与调整更要围绕这个核心。现行一些脱离科研需求的文献管理体制运作已近十年，对相关研究所的科研工作造成的负面影响和无形损失己逐渐显现出来，制约了科研工作的健康发展。如何建立与现代科研院所相匹配的专业图书馆管理体制是个不应回避的问题，更是一个势在必行需要落实解决的问题。
3 统与分的关系
内容决定形式，形式服务于内容。上述社科院的科研特征，决定了我院图书馆系统的管理形式应该是统分结合。那么，统什么？分什么？“统”是要统一管理制度，统一编目标准，统一借阅规则，实行全院范围内的文献资源共享；“分”则是各专业馆仍应由各专业所管辖，尤其是专业特点突出的老馆、大馆。明确院馆与各专业馆的职责，包括各自的工作重点和相互间的关系，避免工作产生重复或偏移，各自去管一些既管不了也管不好的事情。比如，院馆的中心工作应是在宏观上指导协调各专业馆的工作，同时担负起全院文献网络资源建设，专业文献数字化工作的规划设计、指导实施、管理使用等等，而不要去管自己不熟悉也不可能熟悉的微观具体工作，象各专业文献的圈选采集就应该让专业馆去做，因为它们比院馆更贴近本学科各项科研工作，专业知识更全面，效果会更好。所以合并未必就是扩大，分解也不见得就是缩小，而是要更具体、全面地为科研提供有效服务。如果用统一的行政手段去管理图书馆则有悖于各学科的建设及对文献的有效利用，实际上，就院馆的情况而言，无论是管理能力还是知识结构等方面都难以面面俱到，不应该也不可能实行统一管理。反过来说，各专业馆也不应该超出自己的工作范围去做一些自身难以胜任的工作。
分散管理并不妨碍在统一管理制度、统一发展规划下，按照各学科的具体现状实现优势互补、资源共享，合理配置文献资源进而优化馆藏的专业化，促进科研质量的提高。在统与分的关系上还需要澄清一个概念，即这种统与分无论是在什么程度、何种层次上进行，都是从组织的结构形式而言，是以有利于科研为首要出发点。至于统与分对图书馆工作人员的具体影响，如工作内容的变化、各项待遇的高低、业务职称的评聘等等，是另外一个性质的需要靠政策调整去解决的问题，二者虽有一定的因果互动关系，但性质不同，不应简单地搅到一起来谈。
4 关于两个积极性的问题
这里的“两个积极性”是指院馆的积极性和院内各专业研究所的积极性。以两个积极性建设我院专业图书馆的工作思路符合社会科学研究文献利用的规律和特点，两相比较，其中各专业研究所的积极性尤为重要，因为它们更具体、更直接地反映出科研的需求，这一点不搞研究的人可能体会不深，如果只有院馆的积极性，则难免隔靴搔痒抓不到点子上。专业馆合并后的研究所既无图书馆又无文献购置费，最多只是有数千元的报刊购置费，自然没有积极性，但这种积极性却是科研工作所不可或缺的，有的研究所已开始明确表示要在所内建立本所研究领域范围内的专业文献保障体系。换句话说，研究所如若没有属于自己的专业图书馆就不是一个完整的研究所，其积极性就无法体现，专业优势也难以充分发挥（某一学科优势的体现并不仅仅指专业人才，还应包括支撑这一学科的系统性、连续性突出的专业文献）。再者专业文献的采购离不开特定的专业知识结构，就研究人员的多数人而言大都是在某个研究领域内的某个方面博学多才，有着专深的研究。这一点反映在专业文献采购上则指对某一学科的具体了解程度。所以专业图书馆如若不立足于研究所，是很难解决专业文献采购中的针对性问题的，而研究所的积极性就恰恰在于此。
如果说上述问题可以通过委托研究所的专业研究人员来解决的话，那么实际上院馆这些年也已经这样做了，问题是这种办法在一定时期内，对少数人可以行得通，时间长了难免挂一漏万。因为这毕竟不是研究人员的本职工作，况且他们所关注的是以自己研究方向内的文献为主，对相关或相近的文献则不太注意，从保障学科文献的全面性来说，这远不是一个治本的办法。
客观地说，在尊重社会科学研究规律的前提下，充分调动和发挥两个积极性，使它们各自在不同的空间和角度上突出自身的作用，进而形成合力，是理论上行得通，实际上又做得到的。
5 调整的总体思路
1994年组建院馆以后，我院科研大楼外的十几个图书馆仍隶属各研究所管辖，只是购书经费由新组建的院馆统一划拨，这本身就是两个积极性的体现和反映。问题在于科研大楼内，因为实际上组建的院馆只包括科研大楼内的几个研究所的图书馆，而其中两个较大的研究所图书馆至今仍是自行管理（自管库），相对独立。组建院馆以来，这些已经没有图书馆的研究所的科研人员普遍反映不方便，当然这其中既有管理上的问题，也有读者多年来养成的借阅习惯问题。但有一点是清楚的，即各所图书馆经过几十年的文献积淀，其藏书建设的专业特色已十分突出，尤其是一些历史长或规模大的研究所，如语言所、宗教所，以及文学所、哲学所、历史所等等，并且这些专业所都有相对固定的专业读者群，故所级图书馆不宜轻易解体。由此，我院图书馆系统的改革，不能象其它机构合并那样简单地将所有的人、财、物统一集中起来作为改革成功的标志。
从社会科学研究的特点和方便读者的角度及馆藏资源的合理组织与配置等因素综合考虑，符合我院实际情况且较为理想的管理体制，应该是院馆、分馆（专业馆）统分结合制。宜追求不分馆大而全，而应小而专，要有自己的特色。我院可考虑根据学科研究现状和文献收藏状况及专业读的情况，确定若干个学科特点突出，馆藏基础较好，特色明显，专业性强的研究所图书馆为分馆，各分馆以入藏各自的专业文献为主，成为专业库，将一些虽有专业性但藏书量少的馆保留在院馆或并入某一分馆（视具体情况而定），分馆的设立与变动要视学科的发展变化而变化，不是固定不变的。
各分馆行政上仍应隶属于各研究所，院馆只在业务上对其进行宏观指导，院馆和分馆实行统一的业务规章制度，统一的编目规则，各分馆负责各自专业文献的选订。院馆对各分馆的诸项业务工作实行宏观协调管理，并根据各分馆工作人员所接触文献工作的深度和广度及具体工作实绩，向相关研究所提出有关人员职称晋升的倾向性意见（主要指副高级和正高级职称），使院馆与各分馆之间形成既相对独立又紧密联系的有机结合体。
调整的原则应该是使文献便于使用，便于管理，提高文献利用率并突出馆藏特色，根据院馆和各分馆所承担的不同任务，按学科组织藏书，强调文献的学术性、系统性、针对性、实用和实效性，重点采购专业用书，适度考虑相关用书，在此基础上进一步强化具有各自特色的馆藏结构体系。
院馆主要采购综合性、通用性基础文献，如一些价格昂贵的大型工具书等。各分馆所采购的专业文献力求做到分工合理，以本所专业研究范围内的必备书刊为主，各分馆之间不重复采购同类文献，坚持类别多、复本少的采购原则，最大限度地发挥文献购置费的使用效益，调整现行管理方式，形成既能有效整合文献资源，又能充分发挥各方面积极性的管理体制，突出以院馆为龙头，由各分馆组成的有层次、有分工的全院馆藏体系。
在调整馆藏布局时，要向全院公布院馆和各分馆藏书变动的情况，使各类文献去向明确，以便研究人员了解和使用，对在调整过程中出现的超过规定量的复本和一些内容过于陈旧、流通率低且于科研已无保留价值的文献，或剔除，或作为备用书异地存放，有进有出的动态管理是一种提高藏书质量的有效手段。
6 调整的措施
(1)根据院馆和各分馆不同的工作内容和今后的业务发展方向制定工作方针，确定工作内容，各分馆的机构设置要符合研究所的科研需求，多听研究人员的意见。院馆则主要侧重于充实、调整自身的各个业务部门，要按需设部门，按需设岗位。
(2)完善院馆自身的各个业务环节，强调并落实管理层次、业务流程的合理性和规范化。
(3)为体现依托研究所办专业图书馆的工作方针，在尚不具备进行大面积“退耕还林”的情况下，已没有图书馆的研究所应强化自身具有本专业特色的学术资料室工作，明确落实机构建制并从组织上对人员进行调整、充实和加强。
(4)调整充实后的各研究所专业学术资料室应具备圈选本学科专业文献的水平和能力，负责任地承担起这项工作，以保障学科文献的针对性、系统性和连续性。
(5)坚持按学科专业分类藏书的原则，同类书尽量藏于同一地点。
(6)由院馆牵头，制定并实行全院统一的图书馆工作制度，如工作时间、著录规则、借阅条例、赔偿标准、交接环节、馆际互借、剔旧原则，院内文献资源共享等等。
收稿日期：2004-06-10