对国有企业建立档案馆几个问题的探讨，本文主要内容关键词为：档案馆论文,几个问题论文,国有企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着经济体制改革的不断深化，一大批高层次、紧密型、实体化，管理职能多级化，产业结构多元化，产品结构多样化的企业集团应运而生。企业管理模式和体制的改变必然冲击到过去的企业档案管理模式，因此，寻求与现代企业管理模式相适应的档案管理模式，是新形势赋予我们档案工作者的新课题。近年来，一批档案学者对建立企业档案馆的理论与实践以及企业档案馆的性质、特点和任务等进行了积极的探讨，无疑给企业档案馆的建设打下了一定的理论基础。但是，国家就企业档案馆的建设，目前尚无一个成文的规章，具体运作还有一定的难度。为此，本文试图就建立企业档案馆的原则、条件、一般方法程序等几个问题进行一些粗浅的探讨。
一、建立企业档案馆应坚持的基本原则
（一）坚持“统筹规划，合理布局”的原则
企业档案馆是档案馆事业的组成部分之一，也是全国档案馆网络体系中不可缺少的部分。国家档案行政管理部门应把企业档案馆纳入全国档案馆网络进行统一管理，全面规划，统筹安排，从国家档案资源的总体布局出发，制订出统一的规章，对企业建馆问题作出明确的规定，把企业档案馆的建立纳入法定的程序，以指导企业建馆工作的开展。要建立起严格的审查、报批和认可制度，严格控制企业档案馆的数量并保证其质量，防止出现一哄而起、大轰大嗡，造成滥建、普建的现象，保证企业档案馆的科学配置和档案资源的合理流向。
（二）坚持“科学性、现实性、可行性相统一”的原则
不同的企业具有各自不同的情况，有大、中、小企业之分，有产业之分，有生产型、经营型和生产经营型之分，有重工业、轻工业和服务业之分等，在管理层次、管理幅度、专业分工、生产工艺、产品结构、资产联系、科技水平（科研开发、技术装备）、经济实力以及企业自我约束、自我发展能力等方面都是千差万别的。而档案工作层次和档案管理规模又与上述情况有着密切的关联，究竟哪些企业适合建馆，哪些企业不适合建馆，应该坚持“科学性、现实性、可行性相统一”的原则。
所谓科学性，就是要实事求是地综合分析企业各方面的情况，使企业建馆符合企业本身的运动形式及其客观规律，符合企业档案管理的运动形式及其客观规律。所谓现实性，是指企业建馆要符合企业的现实情况，具备建馆条件，避免好高鹜远、贪大求新而出现建馆后先天不足、头重脚轻的现象。所谓可行性，是指能办得到，行得通，顺理成章，水到渠成。要充分尊重企业的自主权，本着自愿的原则，避免出现违背企业意愿而强行共事、大刀阔斧，造成企业建馆后名存实亡的后果。
（三）坚持“统一管理，职能分离”的原则
企业建馆，要按照集中统一管理的原则，建立起与企业管理体制相适应的科学的档案管理体制和多级管理网络。
所谓统一管理，一是指企业本部成立档案行政管理机构（处、科），作为企业档案工作的指挥中心，对整个企业的档案工作实行统一部署安排，统一业务指导监督，统一规章制度，具有对企业档案形成过程进行管理，指挥所属企业系统档案工作统一、标准、有序运转的职能。二是指企业本部成立档案馆，作为企业档案的保管和利用中心，负责对直属单位或分支机构综合档案室保存的各种门类、各种载体的档案进行定期或不定期的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目检索和提供利用等工作，开展档案信息编研，开发档案资源，为企业和社会各方面提供服务，并承担宣传教育的职能。
所谓职能分离，是指企业档案馆与企业档案行政管理部门和综合档案室是三个不同的概念，各自具有独立的职能任务，不能混为一谈。在机构设置上，可处（科）、馆平行分设，亦可本着精简、效能的原则，实行处（科）、馆合一。至于采取哪一种，可根据企业的实际情况确定。但无论采取哪一种，都必须明确处、馆、室各自的职能和任务，在工作部署和人员分工上，实行“两条线，三大块”的管理程序。要避免以馆代政、以馆代室而削弱各自的职能，影响职能的发挥，甚至造成档案室灭亡，档案馆名存实亡，完全失去企业建馆的目的和意义。
（四）坚持企业“档案、图书、情报、资料等信息一体化”管理的原则
企业档案馆是存贮和利用企业档案信息的中心，不但具有为企业物质文明建设服务的一面，而且具有为企业社会主义精神文明建设服务的一面，因此，具有科学文化事业的性质。应把企业档案馆的建设纳入企业文化建设之中，实行“档案、图书、情报、资料等信息一体化”管理。这既精减了企业机构，扩大了企业档案馆的规模，又增强了综合开发和整体服务的功能，实现了信息共享之目的。从而使企业档案馆真正成为以档案信息为核心的企业“信息中心”，成为企业职工进行政治、文化、科学、技术学习的场所和对社会宣传教育的窗口。
（五）坚持“定期（或最终）将重要的企业档案向终极型档案馆移交”的原则
根据我国档案工作在基本原则和《档案法》第11条、《国营企业档案管理暂行规定》第26、27条之规定，企业档案馆的性质具有明显的中向型特点，是一种过渡性的档案库。它所保存的档案，既受其形成者的控制，又受国家档案馆的控制。因此，企业档案馆必须按照国家档案工作的原则、方针、规章制度，对企业档案进行组织与管理，在做好为企业各项工作服务的同时，将具有重要价值的企业档案定期（或最终）向终极型档案馆（国家综合档案馆或专业档案馆）移交，这是社会生产和档案事业发展的客观要求，同样也是企业档案馆应尽的义务。
二、建立企业档案馆应具备的基本条件
1987年，国家档案局、国家经委、国家计委联合制发的《国营企业档案管理暂行规定》指出：“有条件的大型企业要建立企业档案馆或企业档案信息资料中心。”虽然对企业档案馆提出了“大型”和“有条件”两个界定，但没有提出“条件”的具体内容，实施中不便于掌握。从对“大型”的划分标准来看，产业不同其划分的标准不一。有的产业按固定资产划分，有的产业按生产能力划分，有的产业按年总产值划分等。而上海则把职工人数超过一万人列为大型企业，超过5000人列为中型企业。究竟什么样的企业可以建立档案馆，确实需要有一定的具体条件作为依据。为此，我们选择了南充市几家较典型的工业企业进行考察。通过调查研究，对于企业建馆提出以下基本条件：
1、由若干独立的企、事业单位组成的、实行资产一体化和产、供、销、人、财、物“六统一”的大型专业群体企业或专业企业集团；
2、企业具有管理职能多极化、产业结构多元化、产品结构多样化、科技水平现代化等主要特征；
3、企业年总产值在1亿元以上，职工人数在5000人以上；
4、企业档案管理已具有一定规模，形成了各级管理网络，实行了集中统一管理，已成为企业的档案信息中心；
5、企业档案中以科技档案为主体，档案门类在5种以上，档案总量在1万卷、册以上，平均每年形成各类档案在500卷以上。
以上提出的5个基本条件，是从企业总体规模和企业档案管理规模方面提出来的。企业总体规模决定着企业档案管理规模，反之，企业档案管理规模受企业总体规模的制约。只有在这两方面都具备建馆条件，才能保证企业建馆后档案工作健康、有序地向前发展。
三、建立企业档案馆的一般方法程序
企业建立档案馆是一项复杂的系统工程，要严格执行国家有关政策和档案工作有关规章，在党委、政府的领导下，与经委、计委等有关部门密切配合，坚持科学、严肃的态度，稳打稳扎地做好这项工作。
1、建立信息中心。企业应按照“档案、图书、情报、资料一体化”管理的原则，首先建立起“一体化”管理的信息中心，组成一个综合管理和具有开发利用能力的网络体系，逐步向建馆方向过渡。
2、搞好建馆试点。档案行政管理部门先选择首家企业进行试点，总结积累建馆经验以丰富建馆理论，指导建馆实践。
3、严格申报审批程序。建馆的企业应写出申请报告，填写申报审批表；同级档案行政管理部门依据申请报告，会同有关部门组织进行考察，写出论证报告，建馆材料完备后报省级档案行政管理部门审批。
企业档案馆的出现，既是企业档案工作发展的重要标志，也是我国档案事业顺应社会发展的产物，新事物的形成和发展必然有一个过程。开展对建立企业档案馆理论的探讨，有助于指导企业建馆实践，而企业建馆实践又将不断丰富企业建馆理论，从而使企业建馆逐步走向成熟和完善。