摘要：随着社会的进步和发展，国家工程项目建设管理体制改革进一步深化，也颁布了一系列工程项目管理和工程档案管理法规及标准，但基建档案的管理依然存在一定问题，需要不断优化完善。基于此，本文笔者就基建工程档案信息化管理与建设进行简要阐述。
关键词：基建工程；档案信息化；建设；
在信息化技术快速发展的今天，基建工程档案管理有了新的发展，大量新技术的进步，为基建工程档案管理提供了新的方向，能够显著提高档案管理水平，因此应该得到相关人员的关注。
一、基建工程档案管理中存在的问题
1.档案管理体系存在问题
在传统基建工程项目中，由于大部分的基建工程具有施工周期长、阶段多的特点，本身就对工程的档案管理提出了一定的要求。有学者研究认为，在传统的档案管理中，由于工程项目本身具有特殊性，导致工程项目的档案管理存在复杂性的特点，这一特征在基建工程中同样适用。同时，部分基建工程管理单位一直受传统思维的影响，认为保证工程质量、确保工期是整个工程建设的重点，因此整个工程项目的管理资源都向着上述工作倾斜。在这种情况下档案管理容易被相关部门“忽视”，导致各项工作无法顺利开展。
2.对基建档案管理重视度不够，管理意识淡薄
基建档案管理工作与普通档案管理有所区别，基于其周期长、流程多的特点，基建档案资料管理的复杂性和繁琐性尤为突出，再加上经济利益等外界因素的影响，往往对基建档案管理缺乏足够的重视[4]。基建档案管理首先要结合及时的资料收集和整理工作，很多企业缺乏这一方面的管理，耽误了工作的进展，后期进行档案管理则存在种种困难。另外，很多企业缺乏专业的档案管理人才，责任未落实到具体人员，使得管理较为混乱，资料流向不清等问题多发，因此，企业应当提高管理理念，重视档案的收集与整理，从而提高管理水平。
3.基建档案的完整性不足
基建工程档案的采集工作难度较大，存在部分资料、图纸不完整的问题，诸如一些资料和工程图纸缺乏应有的标注，日期和签名不够完整，没有加盖单位印章等，这些均会导致基建档案的信息存在欠缺，导致基建档案不够完整和准确。
4.基建档案管理模式相对落后
一些单位的基建档案管理模式相对落后，由于没有采用规范化、标准化的基建档案管理方法和流程，导致基建档案管理不符合规定的质量要求，难以形成对基建档案的统一、归口化管理，暴露出档案立卷不科学、卷内档案文件排列无序等问题。同时，基建工程建设单位来自于不同的系统，大家对基建档案的认识和理解存在较大的差异性，存在归档质量不一、格式标准不同等问题，增大了基建档案管理的难度。加之缺乏对基建档案管理的有效监督、检查和指导，这就导致基建档案的管理质量下降。
二、基建工程档案信息化管理的基本思路
1.确定档案管理的基本原则，指导档案管理工作顺利开展
实际上，基建工程档案室反映、记录工程项目建设的重要依据，能够为未来工程项目的管理提供必要的凭证。某研究院研究认为，档案本身具有特殊性，档案的开放与利用具有相应的经济价值与社会价值。所以，做好档案管理势在必行。在当前的基建档案信息化管理过程中，尊重以下几点原则：1）注重效益性原则。档案管理必须要充分考虑用户的需求，能够了解档案信息化管理的现状，确定档案管理的基本流程。2）统筹规划原则。在档案信息化管理中，需要从全面的角度来考虑，通过系统规划、统筹部署，保证基建工程项目的档案管理工作能顺利完成。3）资源共享原则。在档案管理工作中，必须要充分考虑档案的社会价值，通过档案共享，让档案能发挥更大的作用，这也是档案信息化管理的必然途径。
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2.优化档案管理思路，保证档案管理水平
随着科学技术的发展和进步，网络时代已经到来，便捷的信息化给基建档案管理带来了新的发展方向。工作人员应当顺应时代的发展，学习新技术、新方法，利用计算机和网络技术开发研究新的管理方式，对以往的管理模式进行改进和优化，使其进入信息化和科学化发展的方向。档案管理体系应当合理地利用信息管理技术，实现档案管理网络化，利用网络传输、实时查阅和同步保存，逐渐将文字档案转变为电子档案，最终建立起完整的档案电子数据库。
例如，某研究院为了能够进一步提高档案管理能力，在工作中充分考虑了信息化环境对档案管理工作的要求，并制定了基建档案信息化管理的“四大思路”：1）积极开展本单位的档案信息化基础设施建设，努力提高档案管理工作中计算机资源的使用效率，努力提高基建工程档案的信息化水平。2）重视档案的网络资源库建设。根据本单位已有的信息技术资源进行档案建设，在对基建工程图纸保存之外，有关基建工程的所有信息材料均录入到电脑中，保证在产生需求的同时能够及时的调出、使用资源。3）积极推进档案信息化保障系统建设。在信息化条件下，信息系统内部的基建工程档案的安全性必然会受到威胁，为了避免档案随意外泄、保证档案安全，该单位在档案管理中加快了档案信息化保障系统的建设，分别从防火墙、身份认证两方面进行改进，显著提高了本单位的基建档案安全管理能力。
从实践效果来看，某研究院在采用上述措施之后，该单位的档案管理能力显著提高，至今尚未出现严重的档案管理问题，证明其基建档案信息化管理工作方法具有可行性。
3.优化基建档案管理模式
要不断优化基建档案的管理模式，以有效提升基建档案的管理质量和效率。一是强化基建档案的采集工作。要从基建档案的采集工作入手，加强对基建档案工程项目的前期勘察、设计立项、施工、监理、设计变更、竣工等方面的资料采集，使之覆盖基建工程项目全过程，确保基建档案的完整性和真实性。二是优化整理立卷质量。要从基建档案的整理、组卷、编目、保管、利用等方面加以提升和优化，根据基建档案形成的规律和特点，进行基建档案的整理立卷工作，确保基建档案分类清晰、连续成套。三是加强基建档案验收、报送工作。要依照《建设项目（工程）档案验收办法》，加强对基建档案的验收和报送工作，为基建档案的日后管理和利用奠定基础。
4.推动基建档案信息化管理制度化
基建工程项目建设的过程就是档案形成的过程，因此为了保证档案能够发挥预期的效果，就应该推动基建档案信息化管理工作开展，从工程立项到工程验收的各个阶段确定档案信息化管理的基本流程，保证档案信息化管理工作顺利完成。
在实践过程中，该研究院在基建档案信息化管理制度建设中所采取的措施包括：1）树立工作人员的档案管理意识。工作人员是基建档案信息化管理的基础，因此在工作中注意培养工作人员的意识，让工作人员具有强烈的使命感。2）落实责任制度。根据当前的人员分配情况，对每个工作人员在基建档案信息化管理中的工作进行了明确，让每个工作人员都能认真负责本岗位工作，最终提高了档案信息化管理水平。
结束语
综上所述，基建工程建设中基建档案资料管理工作有着非常重要的作用，为企业基建工程的发展作出了很大的贡献。为此，提高基建档案资料的科学化管理水平是需要企业相关部门和人员进行不断努力去提升的，为基建工程的健康发展提供重要的基础和保障。
参考文献：
[1]陈悦.基建工程电子档案收集工作存在难点及对策[J].城建档案，2017，（10）：46-47.
[2]宋蕾.简述基建工程档案资料的科学化管理策略[J].山西建筑，2017，43（6）：251-252.
[3]杨健康，谢辉.基建档案工作面临的问题与对策浅议[J].科教文汇（上旬刊），2016，（11）.
论文作者:周志龙
论文发表刊物:《基层建设》2018年第30期
论文发表时间:2018/11/15
标签：档案论文; 基建论文; 档案管理论文; 基建工程论文; 信息化管理论文; 工作论文; 工程项目论文; 《基层建设》2018年第30期论文;