摘要：在当前全面信息化的环境下，事业单位的档案管理也在逐步朝着现代化与电子化的管理模式迈进。实现现代化与电子化的档案管理是提高事业单位的工作效率和良好开展其他工作的坚实基础，但由于传统工作模式和意识淡薄的影响，事业单位的档案管理仍存在诸多问题，本文针对目前事业单位档案管理的不足和问题进行分析，并给出改进方案，以此促进实现现代化与电子化的事业单位档案管理的进程。
关键词：事业单位；档案管理；现代化；电子化
引言：档案管理工作，是事业单位基本工作中的重要组成部分，科学规范的档案管理是事业单位顺利开展工作的保障。随着科技不断发展，已全面进入了信息化、科技化的时代。利用计算机技术和网络来实现档案管理的现代化和电子化已成为事业单位管理工作中的一项重要内容。
一、实现现代化和电子化档案管理的意义
档案是机关、机构、组织或个人在业务工作处理过程中所产生并保存的相关记录、文件或资料。在事业单位中，档案记录了日常工作及发展历史的各个方面，在提高工作效率及质量上有着极大的推动作用，实现现代化和电子化对档案管理工作的完善和优化有着重要意义。首先，脱离了传统的纸质档案，利用计算机把过去档案转换成电子档案，节省了存放空间；其次，电子档案灵活性，通过简单的电脑操作就可以对档案信息进行调取，方便快捷；最后，电子档案的准确性是传统纸质档案无法比拟的。因此，事业单位要加快构建档案管理工作的现代化与电子化进程[3]。
二、事业单位档案管理工作的现状问题
（一）制度缺乏完善
目前大部分的事业单位普遍存在档案内容缺失、档案损坏、档案流失等问题。导致其问题出现的原因是由于没有明确的制度来对档案管理工作人员进行要求和管理，不完善的制度致使档案管理工作“形同虚设”，从单位领导至工作人员都没有真正意识到档案管理工作的重要性，“没有规矩，不成方圆”，没有一个完善的规章制度来规范档案管理，那么档案管理工作自然不能顺利开展。
（二）工作方式落后
大部分的事业单位对档案的记录和调取工作仍然沿用传统的方式，浪费了大量的人力、物力及存放空间，为档案管理工作增加了难度。由于应用计算机技术的软件和硬件的需求限制，并没有把此项技术完全普及，因此制约了实现现代化和电子化的档案管理工作的进程。
（三）管理人员缺乏专业性
由于利用计算机技术开展档案管理工作的技术性和专业性较强，而大部分事业单位的档案管理部门的人员年龄整体偏大，对新鲜事物的接受能力和学习能力都普遍低下，加之事业单位档案管理岗位前景不被看好，人员流动较大，这些原因直接影响了实现现代化与电子化的档案管理工作。
（四）档案利用率低
档案对于事业单位而言是珍贵的信息资料，但由于重视程度不够，档案管理工作不到位，档案信息缺乏统一管理，通常只是简单的进行记录和保存，对档案没有及时的总结和利用开发，因此，档案的自身价值无法得到体现。
（五）电子档案的安全性不高
电子档案具有存储快、容量小的特点，可以通过外界存储设备进行随身携带。但由于工人员没有对档案信息的机密性和安全性引起重视，工作粗心大意，对电子档案未进行妥善的存储、备份等工作，直接导致档案信息丢失或外泄，会给事业单位带来负面影响，甚至对国家都会造成损失。
三、现代化与电子化的档案管理工作的实施策略
（一）强化岗位意识，完善制度
提高管理人员的专业素养及岗位意识是强化档案管理工作的重点。首先，事业单位的上级领导应当明确档案管理工作的意义及其重要性，在实际工作中，重点抓落实，这是事业单位提高档案管理工作的首要前提。其次，相关人员要明确档案管理部门的意义和对事业单位发展建设的重要性，明确认识到岗位职责，尽职尽责的去开展档案管理工作。
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（二）构建现代化和电子化管理模式
通过计算机技术对档案进行管理，是实现档案管理电子化与现代化的唯一途径。首先，档案管理是管理性工作，具有极强的条理性，在完善的档案管理制度的保障下，构建现代化与电子化的管理模式便可以事半功倍。其次，事业单位应为档案管理部门能够顺利高效的开展档案管工作理配备完整的配套设施。如，高配置的计算机、快速稳定的网络、专业的档案管理软件以及对系统管理和操作的培训教学。最后，提高档案利用率，对以往的纸质档案进行妥善存放，应做到陈列整齐、环境整洁、定期查验和维护，减少档案信息资源流失。构建现代化与电子化的档案管理模式不仅提高了事业单位的工作效率，还大大减少了人力和物力的投入，对事业单位的发展建设提供了基础保障。
（三）提高人员综合素质
事业单位应重视档案管理工作的重要性，加大对档案管理工作的宣传力度，正确引导档案管理人员对此项工作的认识；对计算机技术的基础操作及专业技术应开展培训教学及考核，提高档案管理人员的专业技能和职业素质；面向高校引聘专业技术型人才，使其岗位年轻化、专业化，更好的为实现现代化与电子化的档案管理工作服务。
（四）利用计算机对档案统一管理
利用计算机技术对档案资源完成现代化与电子化的统一管理。首先，利用计算机技术和针对档案管理工作的专业软件对档案目录进行管理，科学的对档案目录与档案资料进行合理分类和统计。通过简单的计算机操作便可以对想要调用的档案进行查阅，从而提高了工作效率。
其次，档案管理的工作内容繁多，如收集、整理、保管、利用及分析等，并且在实际工作中还会对档案信息进行处理，因此利用档案管理软件可以对多项工作内容进行统一整合，极大的简化了工作程序，针对各类档案进行有效分析和统计，提高了事业单位的档案利用率。
最后，电子档案取代了纸质档案，这则需要管理人员利用现代化数据库的结构模式促进档案的规范和标准；结合多媒体技术对档案内容进行合理归类，促进档案的一体化管理，确保事业单位的档案资源能够合理的开发和利用，减少流失率[2]。
（五）提高档案管理人员的安全意识
确保电子档案信息的安全性必须要提高档案管理人员对档案信息的安全意识。首先， 在定期开展档案管理人员专业技术培训及计算机技术培训的基础上，加强档案信息安全性的教育工作，让管理人员认识到档案信息安全对企业乃至国家的重要意义。
其次，电子档案相对于传统纸质档案有着方便、快捷、灵活、准确等优势，但由于电子档案必须通过计算机进行来进行操作，一旦计算机出现死机、停电、人为损坏、硬件老化等问题将直接对电子档案造成损失。这就需要管理人员在工作中严格遵循操作系统流程进行规范化的操作，同时定期对计算机进行检查和维护，确保硬件设施良好运行。
最后，随着科技飞速发展，电子设备也随之快速更新，这就需要档案管理人员结合工作中的实际情况对计算机以外的设备及时进行更新，确保U盘、移动硬盘等存储设备能够正常与计算机匹配，防止因硬件设备故障导致电子档案受损的情况出现。
结语：综上所述，实现现代化与电子化的档案管理是对事业单位顺应发展形势、良好开展工作、提高工作效率的必然趋势。因此，强化事业单位对档案管理工作的重视程度、构建完善的档案管理制度、提高相关人员综合素质、熟练掌握计算机技术及管理软件的操作是实现事业单位档案管理现代化与电子化的重要基础保障。
参考文献：
[1]韩伟. 事业单位档案管理的现代化和电子化[J]. 黑龙江科技信息, 2017(13).
[2]王晴. 小议事业单位档案管理的电子化建设[J]. 工程技术:全文版, 2017(2):00077-00077.
[3]刘溪, 孟慧, 张燕. 浅析基层事业单位档案管理现代化实现路径[J]. 教育, 2017(1):00181-00181.
论文作者:李麟
论文发表刊物:《科技中国》2017年11期
论文发表时间:2018/5/2
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