当代电子文件管理理论综观与思考,本文主要内容关键词为:文件管理论文,当代论文,理论论文,电子论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。
电子文件的大量出现,不仅对档案管理理论造成了很大的冲击,更重要的在于促使管理理念更新和管理视角转变。本文试对近十余年来出现的电子文件管理理论(文件连续体理论、后保管模式、文件管理流程重组理论、前端控制理论及全程管理理论)作简要介绍,并阐述自己的几点思考。
一、文件连续体理论
文件连续体理论是继文件生命周期理论之后出现的一个新的文件理论,它是后现代社会学家安东尼·吉登斯结构化理论与档案学相关理论结合的产物。20世纪90年代,澳大利亚档案学者厄普奥德构建了文件连续体模式,并提出了文件连续体管理的方法。
文件连续体理论体现了文件运动在时间和空间上的多维性、连续性和整体性,它包含两层含义:一是文件自身运动的连续性和整体性,诸如价值、内容、格式、载体等与文件自身运动相关因素在文件生命周期过程中,都呈现出连续变化的整体性特征。二是文件管理的连续性和整体性。对文件管理的各个工作环节表现出前后相继的线性关系,通过这些环节实现文件的全程控制。最终,上述两个方面所涉及的各要素通过若干搭配、关联整合到一起,形成文件完整的运动流程。在文件连续体理论中,文件管理可以发生在文件运转中的任何一点,或者超前或者落后,它打破文件生命周期理论中文件工作的固有顺序,模糊了文件管理的界限。(注:迪莉娅:《从后现代主义看文件连续体理论与后保管模式——电子环境下西方档案学理论发展的新思维观》,《山西档案》,2003年2期)
文件连续体理论是文件生命周期理论在电子文件时代的补充,它是文件生命周期理论运用于电子文件管理实践的一次新的理论抽象,拓宽了文件和档案的管理思路,即一体化管理思想。一体化强调共性而不是差异,强调质量而不是数量,强调积极主动和连贯性的思考而非消极被动和无法比较的思考,强调全局观念决策而非局部利益决策,强调实施一体化控制而不是搞分裂,强调统筹兼顾解决问题而不是各行其是,强调通过合作使用户满意。(注:安小米:《文件连续体模式对电子文件最优化管理的启示》,《档案学通讯》,2002年3期)
二、后保管模式
后保管模式是加拿大档案学者特里·库克根据20世纪90年代信息化要求提出的全新档案管理模式。后保管模式将传统理论对实体保管对象的关注,转变成对文件、文件形成者及其过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。具体表现为:“档案事业的关注焦点将很快从文件实体转向文件的形成过程;从分析个别文件的性质和特征转向更好地了解导致文件产生的业务职能、活动、任务、事务处理和工作流程;从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动并挑选出反映它们的最精炼文件永久保存。”(注:特里.库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,载《第十三届国际档案大会论文报告集》,中国档案出版社,1997年)
后保管模式给我们提供了一种全新的视角来审视电子文件的研究与开发,它主要有三个组成部分,即新来源观、宏观鉴定和知识服务。
1.新来源观。库克认为:电子文件时代,文件的“来源”不仅指形成机关,更应包括文件形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等因素。与传统的来源原则相比,它关注到文件的形成过程及背景信息,极大程度上保证了电子文件的完整性和真实性。
2.宏观鉴定。在电子文件海量增长的过程中,传统的以分析文件内容来判断文件价值的内容鉴定法已经不具备可操作性。库克指出:“为档案鉴定的核心——鉴别具有永久保存价值文件的过程需要改变,这是因为文件的传统概念和物质形态不复存在。需要鉴定的文件数量过大,而这种鉴定往往必须在一份文件产生之前在计算机系统设计阶段完成。鉴定将因此侧重于职能、业务和风险分析,而非文件及其潜在价值”。(注:特里.库克:《1898年荷兰手册出版以来档案理论与实践的相互影响》,载《第十三届国际档案大会论文报告集》,中国档案出版社,1997年)即判断机构形成有价值文件的能力,宏观把握档案形成过程及其现实效用之间的广泛联系。宏观鉴定是一种职能鉴定,它不是对以前鉴定理论的否定,而是在继承基础上的大胆创新。
3.知识服务。库克认为,知识服务是“后保管模式”的目的所在。他指出,档案工作人员由保管员向知识提供者的过渡,是档案界为应对电子文件时代的挑战,由保管时代向后保管时代过渡的要求。这种档案管理方式不仅是时代的要求,也是档案工作者重塑自身形象的良好契机。
特里·库克根据“后保管模式”向档案工作者展示了美好前景。他指出,面对电子文件的挑战,如果我们在理论上作出科学可行的回应,那么我们就可能抓住一个绝妙的时机,来提高我们的地位……重新回到上帝身边。
三、文件管理流程重组理论
“文件管理流程重组”这一概念最早是由苏州大学的周毅提出的。随着以计算机技术为核心的信息技术在文件管理部门的逐步运用,传统的以流程分工为特点的文件管理模式已经不能适应电子文件形成和管理的需要。对电子文件管理对象的控制与管理方法应以业务流程的“合工”(而不是“分工”)为基础,(注:周毅:《信息技术运用与文件管理流程的重组》,《档案学通讯》,2001年1期)传统的文件管理各业务流程之间的界限将变得模糊。文件管理流程重组具体是指:根据电子文件形成与运动的基本特点与基本规律对其由生到死的流程进行重新设计,整合电子文件管理过程。重新设计后的文件管理业务流程是以电子文件形成为起点,以电子文件处理和管理为核心,以便于电子文件的保管、利用及提高其运行效率为最终目的的业务链。
文件管理流程重组是在信息技术广泛运用的背景下提出的,是对传统文件管理方法的彻底变革,它有利于文档一体化管理,通过前端介入提高文件质量。
四、前端控制理论
“前端控制”是以文件连续体理论为基础的文档管理理论,它类似于20世纪30年代国民政府文书档案改革运动中的文书连锁法。文书连锁法强调机关收发室与档案室工作的连锁,即文书档案工作合二为一。那时有人已开始认识到文件与档案是一个事物的不同运动阶段。上世纪80年代,随着文档一体化管理的实践,“前端控制”这一管理理论渐趋成熟。直到文件生命周期理论和文件连续体理论的提出,“前端控制”一词首次出现,它是我国档案学者的首创。所谓“前端控制”,是指针对电子文件的管理,要从文件形成之时甚至形成之前(即电子文件管理系统设计阶段),就对文件从形成一直到归档整个过程给予通盘规划,把可能预先设定的管理功能纳入系统之中,并在文件形成和维护阶段进行监督(如图所示)。具体来说,由于电子文件具有流动性、易逝性等特点,要保证电子文件内容的真实可靠、完整安全、长期可读,起到档案的凭证查考作用,就要把保障电子文件安全、可靠、完整、可读的措施附加于文件形成过程,把电子文件可能产生的失误差错控制在最小的范围,把控制电子文件的失误放在最佳时期,即文件形成阶段。
前端控制理论体现了一种系统观、整体观,是现代文件档案管理理念的一次伟大飞跃,对保证电子文件真实可靠性起到了不可替代的作用。
五、全程管理思想
电子文件全程管理思想是电子文件管理领域中的文件连续体理论与前端控制理论的组合应用。具体指:对电子文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期进行全程管理。即电子文件形成时档案人员便介入,进行控制,将各工作环节有机联系在一起,按照统一的规范和标准进行业务流程重组,并将保证文件属性的需求嵌入到业务流程中,使文件流程与业务流程有机地融合在一起。在业务流程结束后,及时将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构,最后将需永久保存的电子文件移交到数字档案馆。同传统的档案管理思想相比,全程管理有以下特点:首先,对电子文件连续的、无间断的过程管理代替了职能管理,将文书、档案工作看成一个连贯的过程。其次,保存文件信息内容的同时保存其形成与使用的背景信息等元数据,并保持两者间的有机联系。再次,事前管理代替事后监督,管理的切入点提前至电子文件形成之时甚至形成之前。
随着对电子文件研究的不断深入,学者们对于电子文件的管理理念已基本达成一致,即:电子文件时代,电子文件(档案)的管理应始于其形成源头,实施全程管理。正如电子文件真实性的永久保管国际研究项目(Inter PARES)主持人、加拿大哥伦比亚大学教授露西娅娜·杜兰蒂所言:“随着Inter PARES研究的深入,该项目将继续证明这样一种观点:不采取全程管理的眼光,就不可能保管电子文件。”(注:黄萃:《基于元数据的电子文件全程管理》,《档案管理》,2003年4期)
六、两点思考
1.“后现代”思潮对档案学的影响。“后现代”思潮产生于上个世纪60年代,它本着怀疑的态度,不相信任何表面的东西,强调透过现象抓住事物的本质,打破任何传统观念的束缚。因此后现代所说的“后”是要永远保持对于现有事物和现有秩序的超越状态。后现代,就是永远在一切现有事物之“前”。后现代思潮对档案学的影响最重要的表现就是档案管理理念的变革。库克认为:纸质文件的文件观念是现代的,电子文件的观念是后现代的。他的“后保管模式”集中体现了后现代主义倾向。文件连续体理论和文件管理流程重组理论也是对传统纸质文件分段管理理念的根本性变革。而前端控制及全程管理思想则彻底改变了档案界传统的线性思维模式。这种种变化都是“后现代”思潮对档案学影响的具体表现。正如有学者指出:“电子时代的到来……预示着后档案学时代的到来。”“……从这个意义上讲,档案工作者可能是最早的后现代主义者”。(注:迪莉娅:《从后现代主义看文件连续体理论与后保管模式——电子环境下西方档案学理论发展的新思维观》,《山西档案》,2003年2期)
2.对“舶来品”的科学态度。如上文所述,对电子文件管理理论具有革命性意义的文件连续体理论、后保管模式都是欧美档案工作者根据本国档案管理理论的传统.结合本国档案工作的新变化提出的,经过实际工作的检验,证明是具有本国特色,符合时代要求的理论创新。然而对于我国档案界来说,这些理论是十足的“舶来品”。随着第十三届国际档案大会的召开,中国人民大学的一些年轻学者着手对这些理论进行介绍,我国档案界逐渐了解,研究态势不断升温,很多学者视之为圭臬。笔者认为,对于“舶来品”要有科学的态度,不应趋之若鹜。这些理论有的立论基础存在重大缺陷,有的不符合我国档案工作实际,对此,已有学者著文论述,本文不再赘述。我们应清醒地认识到.我国档案工作信息化进程与欧美发达国家不可同日而语,我国档案工作尚未完全进入电子文件时代。纸质文件与电子文件将有相当长的共存时期。正如冯惠玲教授所说:“电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间,因为从总体来说,功能的完全替代很难,也并非必须,‘无纸化’必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到保证,人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。”(注:冯惠玲:《电子文件与纸质文件管理的共存与互动》,《中国档案》,2004年2期)档案界人士应正确认识当前我国档案工作的形势,对国外优秀档案管理理论(思想)去粗取精,使其本土化,只有这样,才能真正推动我国档案学研究和档案工作的健康发展。