机遇与挑战：数字档案馆建设信息环境分析，本文主要内容关键词为：档案馆论文,机遇论文,环境论文,数字论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
国家信息化快速发展对我国国民经济和社会发展产生了深远的影响，如何实现档案信息化与国家信息化建设的同步发展，已成为档案部门的一项重要而紧迫的任务。近年来，信息技术，特别是数字技术、网络技术的迅速发展和广泛应用，以及数字图书馆技术的迅猛发展，致使数字档案馆建设日益成为我国档案事业发展的战略重点。有效实施数字档案馆建设，档案部门应充分认识和理解数字档案馆建设所面临的信息环境。为此，本文试图从宏观和微观角度探讨数字档案馆建设所面临的信息环境。
一、宏观环境分析
(一)档案信息化发展战略日显突出
档案信息资源作为国家的基础资源，是信息资源的重要组成部分。为实现档案信息化与国家信息化建设同步发展，档案信息化已成为档案部门的一项重要而紧迫的任务，成为档案事业发展的总趋势。2000年国家档案局提出了推进档案信息化建设的任务，2002年国家档案局发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，2003年初，中央办公厅明确提出要“建设档案数据库”，并且作为信息资源体系建设的重要任务之一。
加强档案信息化建设，是时代赋予档案工作者的责任，是经济快速发展和社会进步的必然要求，也是档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。国家档案局局长毛福民指出：“信息技术和信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来了新的机遇”。在全国掀起的档案信息化浪潮，一方面体现在“数字档案馆”建设实践与理论研究方面，另一方面则体现在电子政务条件下档案工作的实践转变与理论思考。
电子政务、电子商务、办公自动化等的快速发展和应用，已经产生了大量的数字信息，档案部门及相关领域为应对这些数字信息，特别是政府数字信息，使之不因时间的推移、技术的改变而持续有效，并以之为基础对外提供原始、权威、真实、完整、一致的数据与服务所带来的挑战，对数字档案馆的实用技术和应用方案进行了相关的理论探讨和实践，使数字档案馆不仅是当今档案管理研究的一大热点，而且也将成为我国档案事业发展的战略重点。
(二)信息社会对档案信息需求日益增强
社会对档案的需求是档案工作存在与发展的根本原因。从20世纪80年代始，社会的档案需求发生了很大的变化，这主要体现在档案信息的需求面不断扩大、用户类型不断增多，对档案利用的系统性要求不断提高、时效性不断增强，而信息技术的发展使档案信息能够游走于更广阔的时空范围之内，为档案信息的利用服务开拓了前所未有的新途径和新方法。
(1)信息社会要求打破档案馆舍限制。信息社会档案信息需求的增长和公众利用档案信息意识的增强，要求档案馆打破馆舍、档案载体的限制，主动按社会需求提供不间断的开放型服务。据英国大学的一项最新研究表明：“一半左右对图书馆、档案馆中馆藏的利用发生在图书馆、档案馆闭馆之后。”这说明信息社会对档案信息需求与传统档案馆提供档案信息服务能力之间的矛盾将推动数字档案馆由封闭半封闭向开放型转换，不仅要在档案馆设施上给予公众以开放的感受，更要有建立在服务基础上的开放的公众印象。
(2)信息社会要求突破档案时效限制。所谓档案时效是指档案被充分利用的最佳时间段，即在时效内，档案得以充分发挥其效用，过了时效档案利用率将大幅下降。为满足信息社会对档案的时效性要求，一方面档案馆应尽快开放公众所关心的各类公开档案，另一方面则要求能够提供现行文件，即档案馆不再仅仅管理档案，而应尽早管理档案的前身——文件。
(3)信息社会要求拓展档案开放程度。随着档案信息化建设的逐步深入、档案信息需求的增长和公众档案意识的增强，公众对开放档案信息的需求和呼声也越来越大。为适应社会的需求，档案的开放面将越来越广泛，数量也越来越多，档案的利用内容也开始向多角度、多元化扩展。
(4)信息社会要求扩展档案用户类型。在信息社会，档案工作不再仅仅以“资政”为主要目的，不再单为统治阶级服务，更重要的是以满足社会公众从事各类社会活动、创造社会效益为目的。随着公众对档案信息利用意识的增加及相关法制的健全，档案用户类型正由党政机关和企事业部门人员向社会各阶层人员扩展。
(5)信息社会要求拓展档案利用形式。信息技术的发展档案利用形式不再限于“你要什么，我给什么”的传统利用形式，更注重通过档案信息的编研、专题库建设、展览等多种形式向社会主动提供档案信息资源；而利用手段也从传统的手工操作向数字化、网络化服务转变，档案馆可以通过互联网技术为异地用户提供快速、便捷的档案信息服务，用户也可通过互联网获取档案信息。
(三)数字档案馆相关技术日趋成熟
计算机、网络等各种信息技术的发展以及数字图书馆技术的广泛应用，为数字档案馆的实现奠定了技术基础。从总体上讲，数字档案馆是实现对档案信息资源的收集、处理、存储、管理和发布利用的一个信息管理集成系统，是可管理的档案信息资源(内容)和服务(功能)的有效集成。包括对档案信息资源的收集、处理、存储、发现、检索、长期保存、获取和传递等功能。这些功能的实现基本涵盖了数字化技术、海量数据存储技术、数据库技术、网络通讯技术、语音技术、数据自动分类及智能化全文检索技术、信息安全与保护技术，以及系统体系结构所涉及的中间件技术和集群技术等的应用，而这些关键性技术的发展和日趋成熟已经能够满足数字档案馆建设的总体需要。
二、微观环境分析
(一)数字档案馆信息技术环境日趋复杂
随着社会信息化加速发展和计算机技术及其应用的多样化，数字档案馆将面临复杂的信息技术环境。首先，信息技术环境的复杂性集中体现在电子文件形成环境(即电子文件管理系统)的分布式和异构性。所谓分布式是指电子文件及其所依赖的系统并非存储于同一个场地的计算机存储设备上，而是分散地存储在各个相关的不同场地上，并可通过网络将它们连结在一起。所谓异构性是指电子文件所依赖的系统是异构的，不仅表现为系统平台与应用平台的异构性，而且表现为数据结构、数据模型、数据格式等方面的结构各异。造成这种现象的主要原因在于缺乏统一的建设标准和系统模型，致使各地各部门如雨后春笋般涌现出来的办公自动化、电子政务工程形成了各自为政的局面，直接导致了分布式异构系统的急剧增加。
其次，信息孤岛现象日趋严重。所谓信息孤岛，指的是一个个相对独立的不同类型的信息系统，由于各系统相互封闭、无法进行正常的信息交流，犹如一个个分散、独立的岛屿，因此被称为信息孤岛。据统计，企业数据每年以200％的速度增长，其中80％的数据以文件、邮件、图片等非结构化数据形式存放在计算机系统中的各个角落，无法共享，通过网络公开的企业信息只占信息总量的20％左右，电子政务系统的状况亦是如此。
最后，电子文件的基本特征以及信息技术频繁的范式转换，使得档案部门无法确保电子文件的真实性、完整性和持久有效性。信息技术的范式转换主要是指电子文件所依赖的旧有技术环境发生改变，造成电子文件无法持久有效和长期保存。具体表现在：(1)电子文件所依赖的软硬件易于过时作废，造成数字媒体寿命的短暂性与限制性；(2)电子文件的存储格式易于过时，直接造成电子文件不可阅读，必须采取迁移等措施和手段保持电子文件的长期可读性；(3)应用系统的升级改造或更新换代，造成电子文件的呈现方式和查询接口发生异变；(4)电子文件在迁移和传递过程中，容易造成如信息(特别是格式信息)的流失，无法保障电子文件的原始性、完整性。
上述日趋复杂的信息环境对档案部门实施数字档案馆系统带来了诸多难题。具体而言，这些难题表现在电子文件的捕获、真实性保障、电子文件长期保存、存储管理和一体化检索服务、信息共享等方面。
(二)数字档案馆管理对象日益增多
数字档案馆系统的管理对象已日趋多样性，这种多样性不仅表现为技术的多样性，而且表现为来源的多样性。
(1)技术多样性。数字档案馆管理对象的技术多样性集中体现在电子文件的格式分类。我国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)将电子文件划分为8种类型，而每一种类型又都包含多种文件格式，如文本文件的格式有RTF、DOC、TXT等；图像文件的格式有TIF、JPG、BMP、GIF等；影像文件的格式有WMV、AVI等等。随着信息技术的不断发展，新的电子文件种类还会不断产生，档案部门应该密切关注和掌握不同种类电子文件的特性和运行方式，为电子文件的归档管理和长期保存做好充分准备。
(2)来源多样性。数字档案馆管理对象的来源多样性则集中表现为以下三个方面：
第一，档案目录数据库。我国于20世纪80年代起开始档案自动化管理研究工作，经过20余年的实践与发展，已经形成了一批颇具规模的档案目录数据库。档案目录数据库作为馆藏档案的概要反映，不仅仅是实现档案自动化管理的主要工具，也是档案进入实际应用领域、发挥作用的主要桥梁，因此它不仅是数字档案馆系统的主要管理对象，也是数字档案馆系统的基础性数据。
第二，数字化形成的电子文件。数字化是档案信息资源开发利用、向社会各界提供优质档案信息服务的一项必不可少的环节和基础工作，是保证档案信息快速有效传播、方便使用以及实现长期保存的一项重要手段。通过数字化形成的大量电子文件，必然是数字档案馆的管理对象。
第三，现行电子文件。由于办公自动化、电子政务、电子商务等技术的不断发展和普遍应用，电子文件大量产生，并将进一步成为新产生文件的主体，成为数字档案馆系统的主要管理对象。
目前数字档案馆必须面对和加以管理的是大量的、在馆外多种多样结构各异的计算机技术平台中形成的现行电子文件、档案和其他信息资源。这些管理对象不可能具有统一的结构，既有非结构化数据(如WORD文件)，又有结构化数据(如数据库文件)，还有些是半结构化数据(如邮件文件)。因此，做好电子文件归档与管理工作，是档案信息化适应办公自动化、电子政务、电子商务等信息化发展的必然要求，已经成为新时期档案工作者面临的最大挑战和难题。
(三)数字档案馆管理目标日趋多元
以欧、美为代表的发达国家从20世纪90年代初就开始从理论和概念上对数字档案馆进行了研究与探讨。据文献分析，国外数字档案馆的建设目标主要有三个方面：首先是保证数字信息的真实性、权威性和完整性；其次是确保数字信息的长久有效性，不因时间的转移、技术的改变而无法持续长久地提供利用；第三，确保每一个公民都有平等使用数字信息的能力和权力。
除上述三个目标之外，笔者认为，面对复杂的信息环境和多样化的电子文件，数字档案馆还应具有以下目标：
(1)数字档案馆应具有传统档案辅助管理功能。笔者认为，数字档案馆是从传统档案馆发展而来的，因此，数字档案馆必须具有辅助管理传统档案的功能，而且这些管理功能在数字档案馆中应得到极大的优化，使管理更为科学、有效。
(2)数字档案馆应具有集成管理功能。对数字档案馆而言，集成可以分为三个层面，即系统集成、数据集成和服务集成。“系统集成”指的是形成、运行、管理、储存和输出电子文件的系统平台相互之间的集成；“数据集成”指的是多样性的电子文件(包括元数据)以及其他信息资源在内的集成。这两种“集成”综合起来又可以称为对电子文件的集成管理，我们认为，它是依托系统的运行特点、模式和目标，以现代IT技术为手段，对系统运行全过程进行的全方位的有效管理。这种管理，具体而言是“对多种系统平台以及产生于其中的电子文件——具有分布性、自治性和异构性的电子文件运动全过程施行的，足以保障电子文件真实性的，动态的、有效的和全方位的综合统一管理”。
(3)数字档案馆应具有消除信息孤岛的功能。通过集成管理和建立电子文件实时捕获和共享机制，消除信息孤岛现象，根据特定权限和保密规定有效实现为整个社会提供现行文件服务以及档案信息资源的共享，并能够为不同类型的用户群体提供有效的档案信息资源服务。
三、结论
国家信息化发展战略日显突出、信息社会对档案信息资源需求的日益增强和数字档案馆相关技术日趋成熟，为我国实施数字档案馆建设提供了极好的发展机遇，也使得数字档案馆成为我国档案事业发展的战略重点。然而数字档案馆信息技术环境的复杂性、管理对象的多样性、管理目标的多元化却对数字档案馆建设产生了巨大的挑战。如何建设数字档案馆或建设怎样的数字档案馆已成为当今档案管理理论研究的热点之一。
注释：
①董宝青：《推进国家信息资源与档案信息资源开发利用》，《中国档案》，2005年第6期，P15～17
②杨公之主编：《档案信息化建设实务》，中国档案出版社，2003年8月版，P2
③冯惠玲：《开放：档案事业的发展之路”专题学术报告》，《浙江档案》，2005年第4期
④何嘉荪、金更达：《基于元数据的电子文件集成管理与集成服务研究》，《2004城市建设档案国际学术研讨会论文选集》，中国建筑工业出版社，2004年版
⑤《改善企业信息环境》，《中国计算机报》，http://tech.sina.com.cn/it/2005-06-29/1216649190.shtml
⑥杨公之：《档案信息化建设实务》，中国档案出版社，2003年8月，p248
⑦A Comprehensive Assessment of Public Information Dissemination( U.S.National Commission on Libraries and Information Science,final report,Volume 1,January 26,2001)
⑧金更达，何嘉荪：《数字档案馆模式探讨——基于元数据的电子文件集成管理与服务研究之二》，《档案学通讯》，2005年第5期