摘要：事业单位文书档案从多角度、多侧面、多层次记载了事业单位过去的发展历史，展现了现实发展状况，在事业单位档案建设中具有不可或缺的地位。随着事业单位的不断发展，对文书档案管理的要求也越来越高。事业单位档案管理工作者应清醒地认识到自身肩负的重要使命，结合自己的档案管理工作实际，分析和发现事业单位文书档案管理存在的问题，掌握文书档案规范化管理的概念和原则，探索事业单位文书档案的规范化管理措施。从根本上消除事业单位文书档案管理的不利因素，合理开发利用文书档案信息资源，高效发挥文书档案对事业单位党务、行政、规划、决策等工作的促进作用。
关键词：事业单位；文书档案；管理；规范化
引言：事业单位的文书档案中全面记录了日常的工作内容和工作发展，是事业单位管理人员作出工作决策的重要科学依据。文书档案属于事业单位的重要无形资产，因此文书档案需要与时俱进做到规范化管理，从而满足事业单位的全面发展要求。
一、事业单位文书档案管理存在的问题事
（一）对文书档案管理的认识有偏差。
在事业单位，档案管理通常被看做附属性工作，其中的文书档案管理更处于说着重视、实际忽视的尴尬地位。一些单位领导片面地认为文书档案管理不外是收收各部门的一般性业务资料，技术含量低，不能给单位带来直接的经济和社会效益。部分事业单位的档案管理人员也对自己的工作性质认识不清，工作的主动性、创新性不足。
（二）文书档案的收集、建档不及时
由于事业单位文书档案原始资料形成于不同的业务部门，各部门没有专门的档案资料收集、报送人员，各种文书档案原始资料往往是半年甚至一年才随着阶段或年终报表一并汇集到档案部门，这就使得文书档案不能及时收集、建档，不仅降低了文书档案建档的时效性，而且会造成大量文书档案原始资料损毁、丢失，文书档案的完整性和真实性也大打折扣。
（三）文书档案管理的经费不足，条件欠佳
在很多事业单位，财务预算中没有专门为文书档案管理列支，文书档案管理的经费缺少制度保障，或者经费少，或者经费不能及时足额到位。这就造成文书档案管理中的设备、耗材无法满足实际需要，档案整理、维护难以为继。同时，一些事业单位的文书档案存储条件简陋，致使大批文书档案存在介质损坏、内容缺失、数据失真的危险。
（四）文书档案管理人员素质不高
很多事业单位缺少受过文书档案管理专业教育的文书档案管理人员，一些现职文书档案管理人员或是兼职、或是被认为不适于其他工作的富余人员，更有的事业单位认为文书档案管理岗位无关紧要，人员配置随意性突出，不考虑是否符合文书档案管理的专业要求。这直接导致了文书档案管理人员专业素质低下，难以取得理想的文书档案管理效果。
二、事业单位文书档案规范化管理的措施
（一）强化文书档案管理的宣传力度
事业单位的文书档案管理工作中，想要进行规范化管理，就需要提升事业单位工作人员对于文书档案管理工作的认识，强化档案管理工作的宣传，推广档案规范化管理工作的重要性，能够让事业单位的管理人员和工作人员能够更加客观和具体地认识到档案管理工作的重要意义。事业单位的管理人员首先要对档案管理加强重视，在事业单位的日常管理工作中要及时发现文书档案管理中存在的问题，帮助完善事业单位的软环境和硬环境，让文书档案管理能够更加科学规范。事业单位管理人员还要做好各个部门之间的协调工作，积极配合文书档案管理工作，共同努力改善文书档案管理中的不足之处。
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（二）建设完善的文书档案管理制度
只有严格的制度才能够提升工作的规范性，因此在事业单位的文书档案规范化管理工作中，要首先建立起完善的文书档案管理制度，明确事业单位不同工作人员的工作责任，确保每一个人都能够把责任落实到实处，只有这样才能够促进文书档案管理工作的创新和发展。完善的管理制度还能够提升文书档案工作人员的工作积极性，制度中要包括奖惩机制，针对表现突出的文书档案工作人员可以给予一定的奖励，让员工能够积极地参与到工作中，遇到工作不积极的员工，则需要严厉批评和指导，让员工认识到自身的不足之处，更好地投入到文书档案管理工作中去[1]。
（三）实现文书档案的信息化管理
现在是信息化和大数据快速发展的网络时代，文书档案规范化管理离不开信息技术的应用。档案管理工作人员利用计算机和扫描仪等录入文书档案，实现文书档案的信息化发展，提升了工作效率，同时也能够让文书档案管理工作更加有效和直观，在一定程度上减轻了档案管理工作人员的工作压力，提高了文书档案管理的工作水平。
（四）强化文书档案管理工作人员的培训
工作人员的专业素质和素养决定了事业单位文书档案管理工作能否顺利进行，为了能够实现事业单位文书档案的规范化管理，需要严格培训档案管理工作人员，在选择工作人员时，要综合考虑工作人员的专业性，要求具备较强的专业知识能力，要有一定的工作责任心，能够积极主动地参与到事业单位的文书档案管理工作中。很多事业单位的档案管理工作人员没有认识到档案管理工作的重要性，自然也就做不到规范化的管理。针对这样的情况，单位自身要加强档案工作人员的教育培训工作，提升档案管理人员的素质能力，提升档案工作人员的职业道德水平，及时发现档案管理工作中的问题，积极采取有效措施进行解决，为事业单位的发展奠定良好的基础[2]。
（五）建立规范的文书档案收集、存档制度
一套科学、合理的文书档案管理制度对于实现文书档案管理规范化意义非凡。因此，事业单位档案管理部门应在单位领导的主持下，会同相关业务部门，协商建立符合本单位客观实际的文书档案收集、存档制度，从归档的范围、归档的时间、归档的手续、逻辑归档、物理归档、存档的条件、存档的形态等方面做出明确的规定，弥补原有相关制度的漏洞。相关各业务部门应配备专门文书档案收集、汇总人员，确保文书档案的及时归档，防止遗漏和缺失。档案管理部门应设置完备的文书档案收集、移送程序，制定科学的文书档案分类存档目录，为文书档案的价值挖掘和价值发挥创造有利条件。
（六）创新文书档案管理的方式和手段
在现代信息技术日新月异的大背景下，传统的档案管理模式已远远不能满足社会发展的要求。事业单位文书档案管理必须紧跟时代的步伐，在管理方式和管理手段上积极运用计算机技术和数字档案管理技术。通过文书档案的数字化转化、完善档案全文数据库、设置档案电子目录、建立单位官方网站、开通档案远程查询系统等技术措施，提高文书档案信息整理、开发、推介、利用的系统性，营造出以网络信息技术为载体的宽口径、多角度、跨时空文书档案管理新格局。在减轻档案管理人员工作强度和工作压力的同时，确保文书档案归档、存储、查询和利用的便捷高效[3]。
结论
简而言之，文书档案管理工作综合性比较强，并不是一朝一夕能够完成的，需要做好长期规范化管理的准备。随着社会的不断发展，档案管理工作也需要跟上社会发展的步伐，满足事业单位的发展需求，在工作中需要明确指出文书档案管理的标准和要求，建立起完善的文书档案管理制度，让事业单位的文书档案管理工作能够更加规范[4]。
参考文献：
[1]焦英.事业单位文书档案管理创新[J].科技创新导报，2016（33）：166-167.
[2]胡黎慧.事业单位文书档案规范化管理探讨[J].时代金融，2016（14）：194+203.
[3]王玲.浅谈事业单位文书档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2015（11）：120.
论文作者:宋磊
论文发表刊物:《基层建设》2018年第33期
论文发表时间:2018/12/25
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