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摘要：随着我国土地改革进程的不断深入，基层土地档案管理的内容和形式需要发生调整和转变，以此满足人民群众的检索要求，并为基层土地资源管理工作的进行提供数据支持。本文首先阐述开展基层土地档案管理工作的主要作用，然后对基层土地档案管理工作进行分析，并提出强化基层土地档案管理工作效果的建议，希望对提高我国基层土地档案管理工作有所帮助。
关键词：基层土地档案；档案管理；土地权益
引言：基层土地档案管理工作是国土资源工作的关键环节，如何强化管理工作的效果和质量，提供土地档案资源的利用效率，促使土地档案资源更好的为经济发展所服务，是国土资源部门急需解决的问题。因此，国土资源部门需要利用合理的方法和手段，有效收集基层土地信息，提高基层土地档案管理工作的质量。
一、基层土地档案管理工作的重要作用
基层国土资源部门在负责大量基层土地工作的基础上，收集了大量基层土地的档案资料，这些资料是基层档案工作人员辛勤劳动的结果，也是国土资源部门工作成果的体现。
（一）土地档案概述
明确土地归属权，并可以通过法律、经济等手段管理土地的具体依据就是土地档案。土地档案包括了以下几类材料：一是征地文书；二是土地调查材料；三是土地登记材料；四是占地处理材料[1]。对这些材料进行收集和整合，最后形成土地档案，可以为国土资源土地管理工作的开展提供重要的帮助。例如：如果农民在登记土地的过程中，出现了土地证明丢失的问题，土地管理人员必须依据土地档案中的土地记录补发土地证明。
（二）土地档案可以成为解决土地矛盾的依据
随着土地改革的不断深入，许多地方都对现有土地划分结构进行了调整，但是在重新调整的同时，必不可免的发生土地矛盾，而土地档案就是化解土地矛盾最合理的依据。
二、开展基层土地档案管理工作的条件
首先是场所条件：必须要按照六个一的标准建设档案管理的场所。六个一标准包括以下内容：一是独立办公场所，拥有独立的办公场所是土地档案管理部门重要性的体现；二是功能齐全的阅读室，可以为基层土地管理工作的开展提供帮助；三是资料齐全的档案室；四是符合标准的食堂；五是干净整洁的宿舍，可以让工作人员全身心的投入工作；六是规范的办事窗口，这是六个一体系中最重要的组成部分[2]。想要充分基层土地档案管理工作的作用，必须以六个一为标准，设置办公场所，从而使档案管理融入于土地管理体系中，充分凸显基层土地档案管理工作的重要性。
其次是管理条件：基层土地档案管理部门应依托于现代网络技术手段，构建既包含线上实物管理，又包括线下信息化管理的档案管理体系，实现多元化发展态势。一方面，基层土地档案管理应加强对实物的管理，按照土地档案的类型，将其进行分类妥善的存放。另一方面，工作人员还需要具备网络技术，实现对虚拟土地档案的管理。以此来实现对基层土地档案的综合动态管理，基层土地档案管理工作的效果也会因此得到强化。
最后是人员条件：工作人员是基层土地档案管理工作开展的主体，其综合能力的高低，对工作效果会产生直接的影响，为此，基层土地档案管理人员不仅要具备专业的管理知识，还应该熟练具备计算机应用能力。
三、强化基层土地档案管理工作效果的建议
（一）对信息化档案资源进行充分利用
为进一步强化基层土地档案管理工作的效果，工作人员需要重视信息化资源的作用，利用计算机网络技术，搭建网上土地档案室，并编制实用性强的档案搜索目录，方便社会公众使用土地档案资料。档案人员也可以利用档案搜索工具，高效查找档案资料。土地基层档案管理部门应组织相关技术人员，针对现有基层土地档案，编制档案搜索引擎，如图1所示，提高档案搜索速度和服务水平，从而为解决一系列的土地问题，提供高效便捷的档案支持。
图1信息化土地档案室的功能
（二）实现基层土地档案信息化发展
土地档案管理部门应与时俱进，紧随时代发展的脚步，实现基层土地档案信息化的发展。土地档案部门可以从以下几方面着手：第一方面，档案部门应按照档案室的数量设置管理人员，确保每一个档案室都有一位档案信息管理员，其主要工作内容为利用计算机将实物档案转化为电子档案、及时录入电子信息、整理电子档案等[3]。第二方面，建立档案信息管理制度。基层档案部门应根据自身发展的实际情况，制定信息档案管理制度，该制度应包括以下内容：一是档案信息管理员的工作职责；二是管理系统维护方法；三是信息档案对外开放时间等，通过管理制度的出台和实施，可以进一步提升信息化土地基层档案的管理效果。第三方面：将信息化档案管理与实物档案管理相结合，促使信息化档案管理的效果实现充分发挥。总之，在发展信息化档案管理时，应不断调整档案的管理策略，逐渐转变管理方式，最终实现基层土地档案信息化的发展，促使基层土地档案管理工作更加便捷，管理效果更加显著。
（二）提高土地档案的使用效率
国土资源部门土地档案室应依托现有资源条件，构建档案服务网络，在总体上提高土地档案的使用效率，为达成这一目标，土地档案室应加强档案搜索目标的编制，重视其发展，提高土地档案的应用范围，通过多方位的途径确保土地档案实现有效的利用。首先，档案管理人员需要对搜索目录进行定期检查和维护，如果发现搜索目录存在问题，需要及时解决。由于很多偏远地区的基层档案管理工作效率较低，档案管理无法与档案使用进行匹配，对于这些地区，则要对其土地档案进行重新整理，根据其种类、时间和重点的不同设置分类搜索目录，并以此为基础构建土地档案管理信息系统，如图2所示，强化检索目录的功能，促使档案的使用效率得到提升。此外，档案室还要根据土地档案的更新速度，对档案搜索目录进行及时的更新，增加档案搜索目录的搜索数量，这种方法的使用也可以在一定程度上提高土地档案的利用效率。其次，增加基层土地档案的开放程度，现阶段部分国土资源部门档案室的开放时间较短，并且对人员数量也有限制，这些硬性规定的实施降低了土地档案的利用效率。因此，档案室应该在发展信息化的过程中，加快实物档案转化为电子档案的速度，并将已经构建完毕的档案管理系统进行开放，让社会公众可以通过网络查找土地档案，从而改变传统档案利用方式存在的弊端，提高了土地档案的使用效率和使用效果。
图3实物土地档案
首先，基层国土资源部门档案室应提高信息化土地档案室的储量，特别是对于年代久远，不易保存的土地档案来说，利用网络将其录入至档案系统中转化为信息化档案，具有重要的意义。通过信息化档案数量的不断增加，可以依托于档案管理系统构建档案库，从而为社会公众提供更为便捷和更加优质的服务。在这一过程中基层国土资源部门档案室应根据群众的需要，设置独立的档案检索目录，群众可以根据自身的实际情况，选择付费搜索，如果群众无法通过网络档案搜索解决问题，则可以联系网络档案管理员办理实物档案搜索手续，到实物档案室搜索档案。这种方式的使用，充分体现了基层土地档案搜索的条理性，也在一定程度上提高了土地档案管理工作的水平。其次，基层国土资源部门档案室，还要加强对实物档案的管理，应对档案检索人的各项信息记录在案，记录内容应包括：检索人的身份信息、检索档案的目的、检索档案的种类、检索人下查阅档案后问题是否得到解决等，工作人员还需要对档案检索人进行电话回访。此外，对于档案检索要求无法得到满足的检索情况，工作人员应做好记录，并将其总结为经验，有助于对接下来的工作进行改进。
（四）制定严格的档案管理工作标准
国土资源部门应制定严格的档案管理工作标准，加强管理工作的效果。国土资源部门可以将基层土地档案管理作为一项重要的绩效考核指标，并将工作责任进行合理的划分，促使工作人员在管理档案的过程中，可以遵守档案管理标准，对实物档案进行分类放置。
结论：综上所述，基层土地档案管理工作是土地管理工作中的重要环节，同时也是社会群众十分重视的一项工作。因此，国土资源部门档案室应借助现代科学技术，加强信息化建设，实现土地档案检索模式的转变，从而提升土地档案的利用效率，强化基础土地档案管理工作的效果。
参考文献：
[1]阎霓.对基层土地档案管理工作的若干思考[J].兰台世界,2016(13):90-91.
[2]曹怡喆.对基层社保业务档案管理工作的几点思考[J].中国证券期货,2013(03):64.
[3]安振娟.对基层土地档案管理工作的几点思考[J].山东国土资源,2018(10):11-13.
论文作者:张凤琼
论文发表刊物:《防护工程》2019年第4期
论文发表时间:2019/6/3
标签：档案论文; 土地论文; 基层论文; 管理工作论文; 档案室论文; 国土资源论文; 档案管理论文; 《防护工程》2019年第4期论文;