电算会计的表格输入法，本文主要内容关键词为：电算论文,输入法论文,表格论文,会计论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在电算会计凭证输入模块中，大多数会计核算软件都提供自动转账功能。该功能主要是根据指定的科目编码，将某一账户余额转入另一账户，自动转账后转出账户一般无余额结转下期，从而实现凭证数据的高速输入，它主要用于定期结转损益的账务处理。自动转账功能只涉及有关账户之间的余额结转，只将账户余额结转与凭证输入模块相结合，并不涉及报表模块。
电算会计的报表模块，不仅能编制所有会计报表，而且还能灵活运用会计报表的电算会计编制原理，加工产生非会计报表的某些表格数据，如工资汇总表，间接费用分配表、费用汇总表、成本计算单等等。这些表格数据打印出来以后，就是自制原始凭证，应据以编制记账凭证，继续输入凭证数据。为此，有必要将报表模块与凭证输入模块相结合，创造一种表格输入法，实现特定凭证数据的快速输入。
表格输入法是指利用报表模块加工生成的指标数据。首先根据有关表格结构和项目一次性地定义表格输入方法，然后在输入模块中根据定义的输入方法，在相应表格中取数，自动输入记账凭证数据。
表格输入法的理论基础是“三库理论”。该理论原本指会计核算信息系统向会计管理信息系统发展时所运用的一种系统设计思路。它认为会计核算信息系统所提供的大量数据，含原始数据和再生数据，被存储在有关数据库中，统称“数据库”。会计管理信息系统只要拿来使用，不必另行加工，各种管理方法往往表现为一定的数学模型，其数据可单独存储在数据库中，统称“方法库”。将不同会计核算期的数据库与相对稳定的方法库相结合，从而产生会计管理信息系统所需要的目的数据，将其单独存储在数据库中，统称“目的库”。“三库”就是指数据库、方法库和目的库，该基本原理完全适用于表格输入法。
对表格输入法而言，数据库就是报表模块加工生成的有关表格指标库，也称“指标库”。表格输入法只要拿来使用，不必另行加工。方法库就是根据相应指标表的结构和项目所定义的输入方法，也称“方法表”。这种定义具有一次性的特征，主要是定义指标表中每一个单元格所涉及的借方和贷方科目编码。不同的指标表会使用不同的输入编码，所定义的输入方法也不同。将不同会计期间的指标表与相对稳定的方法表相结合，将产生输入机内的目的库数据，即凭证数据。
在会计核算中，工资汇总表、间接费用分配表，费用汇总表、成本计算表等转账业务，都可当成报表，先在报表模块加工产生这些表格中的数据，为表格输入法提供数据源；然后在凭证输入模块一次性地定义表格输入方法，就可定期使用表格输入功能，实现高速输入凭证数据。
表格输入法的关键是定义输入方法。为此，必须设计表格输入法的方法表，主要存储指标表中每个单元格输入凭证时所使用的借、贷科目编码，表文件名可用"PZB"作前缀，后跟指标表的报表编号。方法表结构设计如下：
字段
字段名 类型 宽度 小数
1表格记录号 数值型 6
2表格栏目 字符型 12
3借方编码字符型 12
4贷方编码字符型 12
**总和**
42
“表格记录号”字段指明相应指标表中的一个记录号；“表格栏目”字段指明相应指标表中的一个数值型字段；上述两个字段配合，可唯一性地指定指标表中的一个单元格位置。
“借方编码”字段指明指标表中该单元格位置的数值应输入的借方编码；“贷方编码”字段指明指标表中该单元格位置的数值应输入的贷方编码。
从上述方法表结构可看出，表中每一条记录将表示该指标表中某单元格输入凭证时所涉及到的借、贷科目编码，从而为表格输入法提供准确的输入方法。
凭证输入模块应提供表格输入法的输入方法定义和编辑功能，如果修改了指标表的结构和项目，则只需要编辑相应的表格输入方法。
为避免在同一会计期间表格输入法的重复输入，方法表中应存储最近一次使用表格输入法的会计期间（年、月）、凭证类型和编号。为反映方法表与相应指标表的磁盘文件对应关系，指明采集数据的磁盘源文件，方法表中应存储相应的指标表文件名。这些存储内容，可放在方法表中的首记录，在代码运行中随表格输入法的完成将被自动更新。从方法表中的第2条记录开始，才是定义的输入方法。
例如：某企业报表模块加工生成的指标表，即工资汇总表如下（为简化举例，表中其余内容省略）：
工资汇总表(ZB45.DBF) 单位：元
人员类别
应付工资
附：记录号
生产工人：甲产品生产工人 40000
1
乙产品生产工人 160000
2
小计200000
3
管理人员：车间管理人员 10000
4
管理机构人员 30000
5
产品销售人员 20000
6
小计 60000
7
合计260000
8
假定该企业采用数位码的科目编码方案，用4、2、2、2个字符位分别表示1～4级科目的编码宽度。根据上述工资汇总表进行应付工资分配的账务处理，其定义的表格输入方法如下：
表格输入法的方法表记录(PZB45.DBF)
表格记录号 表格栏目 借方编码 贷方编码
200211通用
801 ZB45.DBF
1 应付工资 41012103 2151
2 应付工资 41012203 2151
4 应付工资410501 2151
5 应付工资550201 2151
6 应付工资550108 2151
上述方法表中第一个记录登记了有关信息，说明上次使用本表格输入法是2002年11月份的通用801号凭证，以防止在一个月内重复输入。如果月内表格输入法所输凭证需要删除后重新输入，则只要利用编辑功能将"200211"改为"200210"即可。上述方法表中第一个记录还说明本表格输入法的相应指标表文件是ZB45.DBF（工资汇总表），该文件将提供本表格输入法的数据源。从方法表中的第2个记录开始才是定义的表格输入方法，结合对上述指标表和方法表观察，可看出本月该表格输入法所输入的凭证数据是：
借：41012103（生产成本—甲产品—直接工资） 40000
贷：2151（应付工资） 40000
借：41012303（生产成本—乙产品—直接工资）
160000
贷：2151（应付工资） 160000
借：410501（制造费用—工资） 10000
贷：2151（应付工资）
10000
借：550201（管理费用—工资） 30000
贷：2151（应付工资）
30000
借：550108（营业费用—工资） 20000
贷：2151（应付工资）
20000
表格输入法同样适用于各项间接费用的分配、费用汇总和成本计算等方面的转账业务。只要善于运用表格输入法的基本原理，某些数据量大的自动转账功能也可改用表格输入法。实际上，指标表中的数据量越大，定期输入的重复性越高，就越能发挥表格输入法的作用。
表格输入法使凭证模块与报表模块产生了有机的联系，它特别适合于表中有大量数据的凭证数据输入。