论电子文件立卷的必要性，本文主要内容关键词为：必要性论文,文件论文,立卷论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件的出现给档案人员带来了很大的福音，因为电子计算机的存在，使电子文件的管理程序变得比纸质档案的管理简单了许多。单单从这一方面来看，传统的文件处理和档案管理办法就不能套用在电子文件身上了，许多环节和步骤就必须发生改变，甚至于取消。比如关于立卷，许多人就认为，电子文件根本没有必要立卷；或者说，只要有计算机在，就没有所谓的立卷了。其实，电子文件还是要立卷的，电子文件的立卷对电子文件（档案）管理工作的顺利进行大有益处。
（一）
一个全宗的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件，还要进一步系统化，将若干文件组成案卷，称为立卷（也称组卷）。（注：陈兆祦、和宝荣：《档案管理学基础》第133页，中国人民大学出版社1986年10月第1版。）“立卷”是传统纸质档案管理模式下的一个重要概念。随着计算机技术逐渐深入到档案管理的各个环节以及电子文件的大量产生，使立卷归档环节也发生转变，而这一转变不是取消立卷环节，而是改变其内涵。目前关于如何对电子文件立卷主要有几种观点：
一是组织“信息案卷”。“信息案卷是应用结构化数据管理技术，对案卷目录、文件目录及其标识数据进行管理构成的一种以案卷为单位的数据信息的逻辑集合。”（注：文惠元、王雅兰：《关于计算机辅助立卷问题》，《档案学通讯》1999年第2期第35页。）信息案卷是与纸质案卷内容相同的档案信息的集合，但在物理上并不存在与纸质案卷相对应的电子案卷。信息案卷由案卷目录、卷内文件目录和文件内容的数据组成。归档号、案卷号是它的惟一性、永久性逻辑标识，称为“案卷标识”。
二是“虚拟立卷”。虚拟立卷所立的并非是案卷实体，而是给具有有机联系的一组电子文件赋予共同的案卷号（注：何嘉荪：《如何改革归档文件的整理方法》，《浙江档案》2000年第1期第17页。）。这一案卷号成为揭示一个虚拟案卷里所有电子文件的历史联系的惟一逻辑标识。
三是将“立卷”改为“文件”，即“档案管理以件为单位，按保管期限——年度——机构结合问题、时间进行分类、排列”（注：刘立：《关于文书档案的立卷方法》，《中国档案》1999年第5期第15页。）。这种立卷实际结果是单份的电子文件，而不是传统立卷的结果——作为组合体的案卷。为保持文件之间的历史联系，需给予反映同一事务处理过程的电子文件一个统一的标识即编号。
以上三种立卷方法实质上都是对档案信息的组卷，而不是组成案卷实体，亦即“虚拟立卷”，并且都用统一的标识（如案卷号）来揭示具有有机联系的一组电子文件。这也就是我们所谓的电子文件立卷的内涵所在。之所以存在具体做法上的不同，主要原因在于针对的情况不同。
目前保存电子文件主要采取以下几种方式：一是打印电子文件，在纸质文件保存系统内管理；二是脱机保存电子文件的拷贝；三是以纸质打印与电子拷贝双重备份方式管理电子文件；四是以电子方式保存电子文件（注：刘家真：《简析当前电子文件管理方式》，《档案与建设》1999年第6期第17页。）。目前大多数档案部门采用第三种管理方式，即“双套制”。在“双套制”管理中，组织“信息案卷”有利于计算机辅助纸质文件的立卷；而对不需要立卷的纸质文件，对其内容相同的电子文件可采取第二、第三立卷方法，这有助于弥补纸质文件在反映同一事件的历史联系性上的不足。
电子文件本身是以电子信息的形式存在的，各卷的调整与手工调卷相比，其优越性十分突出。于是有这样一种说法：“在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需费心去分类、组卷，因为计算机随时可以迅速对电子档案中的单分文件从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽情地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，……”（注：徐立刚：《计算机时代的档案管理》，《中国档案》1997年第4期第34页。）但是，计算机毕竟只是一种设备，它只能从字面上来判定文件间的关系，这是未必准确的。何嘉荪在《如何改革归档文件的整理方法》一文中强调：“不依靠人工干预，计算机是无法自动模拟文件间的历史有机联系的。也就是说，文件间的历史有机联系，如果不是由人们（可以通过计算机）在文件形成过程中加以记录和描述（著录）或在信息整序过程中加以处理（按历史联系分类并以具体的事件为单位组织成虚拟的案卷），那么这种历史有机联系就根本不可能保持住或检索出来，再好的计算机软件也不可能做到这一点。”（注：何嘉荪：《如何改革归档文件的整理方法》，《浙江档案》2000年第1期第18页。）这段话很客观地分析了计算机功能上的不足的同时指出了电子文件立卷的真正含义——虚拟立卷。
（二）
相对于纸张来说，电子文件的稳定性较差。无意或有意的修改都不会在磁盘上留下任何可以识别的痕迹，在眼睛可以视读的屏幕上，也看不出任何破绽。以当前的技术状况，磁盘和光盘极易破碎，磁带极易燃烧、粘连、起皱，即使没有破损，时间一长，介质上的数码信息还是会出现毛病。虽然通过定期拷贝复制可以保持信息的准确和完整，但复制件毕竟是复制件，已不能算是原件了。由于电子文件对计算机设备的依赖性很强，当计算机工作失常时，电子文件中的数据极易丢失；而网上的共享数据始终都让人放不下心，生怕“电子虫”破了密码偷了文件；还有一个最大的威胁既计算机病毒，而彻底消灭病毒的方法是不存在的。以上的任何一个原因都会造成电子文件数据的丢失和改变，如果被丢失的文件具有档案的价值，或反映了某个具体事件的重要一环，那么损失就是必然的了。
将电子文件打印以纸质文件形式管理与保存，则使某些电子文件的内容无法完全保存下来，或会造成某些信息（如作为证据价值的背景信息）的丢失，从而破坏电子文件的完整性，同时也会失去电子文件的一些优点，因而不能将打印件等同于电子文件本身。此外，有些电子文件无法在传统的纸质文件管理系统下存在，它们只能以电子方式管理与保存。
电子文件和纸质文件有着各自的长处，也有各自的不足，再加上许多电子档案与纸质档案之间存在着天然具有的历史联系，这就决定了它们将长期并存的合理性和必要性，也就是说，电子档案和纸质档案一起，以不同的载体形式，共同反映了某个社会活动的整个过程和结果。
由于电子文件的数据容易被丢失和篡改，而纸张的稳定性能颇高，字迹的颜料、染料也有相对的稳定性，所以，纸质档案中的数据比电子文件的更可靠。对于电子文件（尤其是网络上的共享的数据）来说，如果它的数据和纸质档案上的不相符，或所反映的情况与其它数据反映的相去甚远，我们就有理由怀疑电子文件中的数据有可能被篡改了，应该进行核查。核查的结果，无论是电子文件还是纸质档案出了错，经过查证后就保证了整套文件的真实性和完整性。与同一事件有关的文件，也许一部分是纸质形式，一部分存放在电子信箱，一部分是电子表格或储存在相关的数据库中，或者由于电子文件的不稳定性，某一事件的所有文件在归档时，均以两种载体形式存在，即电子档案与纸质档案的内容是完全一样的，实行的是“双套制”管理。多种载体、极不统一的文件形式方式促使我们去思考如何长期保存文件之间的联系，保证多年以后利用者能看懂与同一事件相关的所有文件，了解事情的来龙去脉。要建立电子文件之间的关联和它们与本单位产生的非电子文件之间的联系，就必须对电子文件进行立卷。
文件间在同一具体事件上的有机联系对体现文件的价值，尤其是凭证价值是十分必要的。从这一方面看，电子文件的特性和电子文件之间、电子文件与纸质档案之间的联系都要求对电子文件进行立卷，立卷也是维护档案全宗和整个档案案卷的完整性和真实性的手段之一。
（三）
纸质文件的立卷，目的是为了体现文件之间的历史联系，便于保管和利用。持“电子文件不需立卷”观点的同志认为，因为计算机随时可以对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类、组合、检索，可以尽可能地表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的联系，对档案利用十分方便，因而电子文件不立卷是不影响利用的，或者说此时对电子文件进行立卷仅具有保管上的意义。下面我们进一步说明对电子文件立卷有利于提供利用。
在计算机网络环境下，档案信息实现数字化管理，供利用者随时随地查阅利用。在如此优越的查询条件下，要想有效地满足社会对档案的要求，一方面必须大力丰富馆藏，增强信息的贮存量。上了网的档案馆（室）就不再是散布于世界各地的孤立个体，而组成了互相联结、馆藏极其丰富、信息资源共享、使用更便捷、保存更安全的档案信息网络。另一方面更要考虑如何优化馆藏。网上用户感兴趣的信息，是准确、新颖、系统、价值含量高的信息，即需要信息的增值服务，同时还需要编制合理适用的档案资源的检索工具，建立科学的检索系统，为用户提供更多的检索渠道，才能增强档案资源开发利用的能力。电子文件立卷后既符合信息准确、系统要求，体现反映同一事件（问题）若干电子文件的历史联系，可满足利用者关于某一专题的深层次查询需求，又在立卷过程中产生了检索工具——机读档案目录数据库，这为档案信息的增值服务立下了汗马功劳。
如果没有立卷，利用者在查阅档案的时候输入检索词，可能只得到要查的那一份文件，这样得到的信息量还是少的，如果电子文件已立好卷，利用者不仅可以得到本来需要的文件，还可以得知文件的案卷标识、与该事件有关的其他文件名等相关信息，可以溯源检索，查全率更高。立卷后的档案信息是有组织的、系统化的，在输入检索词时再点击查阅范围，检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间。这样，丰富的馆藏资源才真正地得到充分利用。
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