高校产业档案工作初探，本文主要内容关键词为：高校论文,档案论文,产业论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在社会主义市场经济逐步建立和发展的情况下，全国高等院校正兴起和形成一定规模的高校产业，它已成为教育改革中的新生事物，成为全面贯彻教育方针的重要环节，同时在筹措教育经费与科技成果商品化、产业化方面起着越来越大的作用。为此，高校产业管理提到了日程上，促使高校职能作另一次调整，教学、科研、产业已成并进的格局。在这一职能调整中也必然要求高校的档案管理与之相适应。
由于高校产业的内部管理及外部管理尚有许多问题未解决，因此档案管理也难以有明确的规定。本文基于高校产业管理、档案管理的基本要求以及当前产业档案管理的实际情况，着重探讨以下几个问题。
一、高校产业管理现状及当前的档案管理
高校产业是正在发展中的一个概念，目前还没有确定的定义。一般地讲，它是指学校利用自身的人力、物力、财力以及占优势的科技资源在国家政策允许之下进行产品生产、科技服务、科技合作、商品经营等。随着改革的深入，尤其是最近国家、地方的一系列发展高校产业政策出台，各个高校都在加快产业发展的速度和规模。1992年江苏省高校产业销售收入达4.5亿元，创利税近1亿元，人均创利1.06万元。其中销售收入在千万元以上的高校达14所，产业门类众多，包括从事产品开发、应用、销售的产品生产型公司，以科技、人材、信息为依托的咨询、信息服务型公司，从事商品销售、出版、印刷、人材培训等活动的经营性公司。这些产业单位基本上具有独立的法人资格，不少开始走集团化发展道路。这一切说明大量有价值的高校产业档案必然随之产生，一系列的管理问题提了出来，高校产业自身也急需档案工作的配套服务。
国家将高校产业视作教育改革的一项重要内容，筹措教育经费的重要途径，也是科技商品化的重要措施。而学校则视之为与社会联系的渠道，取得经济效益和社会效益的途径。因此，高校与产业的责、权、利关系，以及产业内部管理机制是高校产业管理中的关键，主要表现在以下几个方面：
(1)高校产业日益成为学校和市场的一个接轨点， 沟通着二者之间在经济、技术、信息上的联系，由于它自身的特点，使得管理上不可能像对待学校内部行政、教学部门一样。
(2)高校产业在资金上逐步独立化，资产形式多样， 有的将其划分为自办企业合办企业、以及科技成果转让等三个层次，除了具备独立法人资格外，集团化也是一种发展趋势。
(3)高校产业内部管理有很大的自主权，强调“一校两制， 事企分开”，产业运行机制参照《全民所有制工业企业转换经营机制条例》。
(4)高校产业在行政、人事、所有权上， 又不同于普通的企业，仍然是高等教育的一部分，最终目标仍是为教育服务。
目前高校产业档案管理的现状则不容乐观。一是许多产业单位忽视自身档案的形成、收集，不少是空白；二是档案管理与产业发展不相称，最重要的是高校的档案部门只能收集到产业管理部门有关政策、承包合同等少量档案，对能全面反映产业状况的档案则收集无门。其主要原因是管理体制和方法不明确，集中表现在以下几点：
(1)高校档案部门既是行政部门又是业务部门， 但对比较独立的高校产业单位没有一个明确的关系，工作无法正常开展。
(2)不同的产业有不同的档案管理要求， 对于内部机制发展较完善的企业已同普通企业一样，即使有自己的档案机构，也与高校档案职能部门无确定的联系。
(3)各个高校情况不一样，各种产业单位情况也不一样， 没有较规范的管理制度、方法，出现了按企业档案管理规范没有约束力，而现在的学校档案管理规范又不适应的局面。
(4)由于高校产业的多样化、复杂化，其收集范围难以划分。 到底要收集哪些高校产业档案，目前并不十分清楚。
高校产业如果长期缺乏有效的档案管理，必然对今后的发展产生影响。
第一，高校如何加强对产业的管理是当前普遍存在的问题，这种管理主要在宏观上而不是微观上的，学校通过各种政策、人事任免、承包制以及投资来进行控制。但如果不同时注意这方面产生档案的系统性、规范性，不认真管理、利用这方面的档案，学校的管理不会是完善的，且会给今后带来诸多困难。
第二，高校产业内部管理要走向规范化、科学化，这是发展的必由之路，尤其是开始集团化时更应如此。高校产业的档案管理水平体现着产业的管理水平，这已是由众多管理实践所证明。高校产业单位如果忽视档案的收集、整理和利用，尤其是生产、经营、技术产品方面的档案，就会造成浪费，不利于提高经济效益。
高校产业档案管理面临上述种种困难和问题，高校档案部门应抓住这次机会，从产业档案管理的角度去参与学校的改革，同时也对自身的状况作出有益的改变，这就要求有一个新的管理模式去指导。
二、关于高校产业档案的管理模式
在管理活动中，信息是管理者认识管理对象的媒介，可以帮助管理者了解管理对象的过去、现状，从而认识其变化规律，预测其未来。而档案是记录各种社会活动的原始记录，相对于其它各种信息而言，具有原始的凭证作用和参考作用。高校要建立的产业档案管理模式必须有助于这些特点的发挥，机构设置、人员配备以及各种规章、制度的建立，不能忽视产业单位或学校的经济效益目标。根据当前情况，在建立产业档案工作中要遵循如下依据：
(1)适应自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的经营机制。使产业单位对自身的档案具有主动权，使之促进管理水平和效益的提高，这是产业档案管理的最大动力。
(2)适应学校对产业的管理。 学校对产业的责权利关系可以通过一整套的制度、方法及产生的档案来确立。这对产业单位来说是一种约束，但这是产业档案服务于学校利益的一个方面，不能完全摒弃。
(3)符合档案管理的总体要求。 《档案法》和国家教委的六号令以及各种档案的管理要求、标准应该坚持，至少要有监督机制，把产业档案纳入学校档案的管理范围，但在具体操作上要区别对待。
(4)在目前的情况下， 一些具体问题不能刻板坚持以往的做法，而要灵活对待和处置，探索前进，可以实行一校几制的档案管理方法。
根据上述，从管理体制、管理方法、机构设置、管理制度等方面去考虑建立适合高校产业档案的管理模式。
第一，管理体制。高校产业单位的相对独立性，尤其是较大的企业、公司，其档案管理具备了作为一个全宗的条件，类似于企业档案全宗，与学校的教学、科研、行政档案的管理有较大的差别。因此应该按企业档案全宗来进行管理，条件许可的话设立自己的机构、人员。对于规模小、不完善的产业单位，则可采取协调措施，适当集中分块管理，不按全宗管理。
在确立管理体系时，需要明确以下几点：
(1)明确属于高校档案管理系统的一部分， 学校通过一系列规章制度的规定，使这部分的档案保持完整，体现学校的利益。
(2)管理方式上有相对独立性，保护产业档案在产权、自身技术、经济的利益，学校的档案部门不采用与其它单位一致的强制标准，同时明确责任关系的差异。
(3)学校档案职能管理部门实施一定程度的指导监督责任。
第二，管理方法。各产业单位可参照普通企业档案全宗中的归档、分类、整理、利用等一系列方法去做。目前各高校普遍设立产业管理机构，其权限职能大小不一。高校档案部门与产业管理机构密切合作很重要。对于许多产业单位来说，在它人力、物力不足的情况下，宁愿委托高校档案部门管理其全部档案，这种代管方式是值得考虑的，应该是提高档案服务水平的一种途径。
第三，机构设置。可能的主要方式有：
(1)内部独立的档案管理机构。
(2)不设立机构，而是设立专职人员或兼职人员。
(3)由学校的产业管理机构统一设置档案管理机构或人员。
(4)不设任何机构人员，而由学校的档案职能部门代管。
第四，相应的管理制度。这主要是与国家和学校现有档案管理各项制度相适应的产业档案管理制度。高校档案部门应在宏观上给出基本制度的框架，并协助建立各产业单位自身的制度。由于各类产业不同，档案的类别、形式、内容及利用差异较大，所定制度要符合各自的实际情况。主要的制度，包括归档制度、分类方法和标准、保管制度、利用制度等。
三、高校产业文件的归档范围及相应制度的建立
确定好归档范围是保证档案完整与质量的重要措施，是高校产业档案管理中首先应该做的工作。高校产业产生的文件内容繁杂，种类多样，在确定归档范围时必须突出重点，一般地讲，应包含以下一些类型的文件：
(1)高校产业的依据性文件。这是指上级的有关产业政策、 学校的内部规定，以及有关部门的指导意见，还包括产权证明、营业执照、承包责任书等等。这部分文件体现的是学校与产业的利益关系，也是学校对产业管理的依据性文件，对双方都很重要。目前这部分文件一般都归档，但完整性不够。
(2)产业单位自身产生的文件。 主要是指对国家有关部门和学校进行请示、协商及在产业运行中产生的文件，如有关的报告、请示，执行意见，自身的行政、人事等文件。
(3)内部组织机构设置、职责和人事任免管理文件。 这一部分文件不多，但可以提供企业的发展状况和运行情况的一些信息。
(4)经营性文件。即生产、经营活动中的各种材料，如合同、 计划书、图表等。这部分文件对企业很重要，同时也是学校监督的依据。
(5)技术性文件。包括科研生产的技术专利、发明成果、 生产管理文件等。这部分文件对高技术产业尤其重要，对它们的严格管理完全是必要的。
(6)市场调查、反馈、咨询服务的文件。这对咨询性、 科研服务性产业尤为重要。
(7)财务管理文件。包括财务往来、预算、决算、销售收入、 收支等各方面财务文件，对产业单位和学校的利益极为重要，管理上也是最困难的。
当然不同的产业单位产生的文件千差万别，以上几类不能完全包括，但目前必须从以上基本方面入手，并在制度中加以规定。高校档案部门在其中应起主导作用，促使学校及产业管理部门规定归档时间、途径、交接方式，并针对不同的档案考虑产业单位的利益，协商解决高校档案部门的权限，工作中既不要放弃应坚持的原则，也不要主观武断，一切以服务为宗旨。
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