被异化的谨慎——对“双套制”管理的问题分析及策略选择，本文主要内容关键词为：谨慎论文,策略论文,双套制论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G273.2 档案作为历史的原始记录，它反映的不仅仅是社会历史活动事实本身，也不是对孤立的、抽象化的以及脱离社会背景的历史记忆反映，而是一个关联的记忆系统，是包括了对历史活动所处的社会环境、社会运行状态以及社会存在方式的一种反映。因此，从历史视域的角度来看，不管是档案内容还是档案载体都保持着其原始存在状态并远离人为的干扰才是档案管理更应该严格遵守的法则与宗旨。因为只有这样才能让档案准确地反映真实的“社会存在”，而如果违背“历史选择”并过多的受到人类意志的干扰，必定使档案反映的是一种被加工过的“社会存在”。从档案信息资源内容的角度来看，它“所反映的是被选择了的历史，而不是完整的历史，所呈现给后人的是被强化或弱化以后的社会记忆，而不是原汁原味的社会记忆。”①从档案信息资源载体的角度来看，它所反映是隔离的社会环境、停滞的社会运行状态以割裂的社会存在方式。前者的角度已在相关文章中进行了详细的论证，本文将主要基于后者的角度从历史的视域来探讨当前档案管理中的“双套制”问题。 (一) 双套制是指“在办公自动化的网络环境中，同一份归档文件，保存一份电子版本的同时还要保存一份纸质版本。”②也有学者定义为“同一内容的文件，既以其电子格式归档，也以其纸质打印件归档。”③它是伴随着信息技术的发展与广泛运用而导致电子文件(档案)大量出现而提出来的一个管理问题，针对这个问题，业界进行了大量的讨论。 从学术界的研究来看，有不少学者从不同的角度论证它存在的合理性，认为“纸质档案与电子档案必然在相当长的时期内共同存在”④，并且认为“双套制是传统档案管理手段与计算机管理技术相融合形成的一种新型管理模式，”⑤以及认为“双套档案的管理工作是‘单套制’模式管理的基础。”⑥因为他们都认为“电子档案证据作用在法律上尚未实现，不能取代传统纸质档案的法律地位，所以很多机构都采用这种两套制的管理办法。”⑦因此，认为“唯有实行‘双套制’归档，才能既满足凭证性需求，又便于方便快捷地提供利用，最大限度地服务于不同需求。”⑧当然，在档案学界的研究者中，也有不少对“双套制”管理持怀疑态度的学者，认为“档案馆要不要承认和接受双套制等问题都需要我们搞清楚。”⑨并且，认为“随着法制的健全及技术措施的不断完善，将会有越来越多的以完全电子方式管理的电子档案”⑩。针对这个问题，也有不少学者从另外的角度对电子文件(档案)“双套制”管理提出了反对的意见，“认为这样的做法既浪费人力物力，又达不到电子文件管理所要达到的方便快捷的效果，反而加大了档案实践工作者的工作量。”(11)“双套制”在很大程度上是“体现当前人们在档案收集观念上的滞后”(12)。而且，随着信息技术的发展，电子文件(档案)的类型也越来越复杂，不仅有单一性的word、excel、ppt等简单文件，更有“如嵌套关系、动态链接关系等，毕竟对于这些文件，我们再也不能利用双套制的方法来简单应付文件管理不当的风险了。”(13)可以看到，“双套制”的管理方法，更多的体现的是一种懒政思维方式，或者说是一种保守的思维陋习，更是对社会进步的一种抵触与不信任。众所周知，难道实行了“双套制”电子文件(档案)就安全了吗？答案是否定的，因为如果管理不妥，哪怕是“四套制”也还是存在风险。这种对电子文件(档案)的管理方法，看似是为了电子文件(档案)安全与长期保存，然而，“非但没有实现信息化提高工作效率、降低工作成本的初衷；反而大大抵消了信息化的优势，降低了工作效率，增加了工作任务和投入，是人力、物力与财力的极大浪费。”(14) 从我国实践部分以及相关职能管理部门来看，赞同“双套制”管理的情况似乎具有更大的普遍性，成为了“目前档案管理机构普遍采用的一种管理方式”(15)。根据相关研究者的调查研究，发现我国绝大多数机构把电子文件(档案)的安全几乎寄托于以“双轨制”或“双套制”，“77.6％的机构完全或部分采用‘双轨制’，89.9％的机构采用‘双套制’。”(16)而且，我国相关职能管理部门这些年所出台的相关法律法规及规范性文件来看，也基本是在提倡“双套制”的管理理念，如2002年出台的《电子文件归档与管理规范》规定：“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。”2003年国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》规定：“电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档。”中共中央办公厅、国务院办公厅2009年发布的《电子文件管理暂行办法》规定：“具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或者缩微胶卷同时归档”。而且，在中央、国家机关档案工作达标、升级考评计分标准中也规定：“本机关重要发文实行了双套制(包括缩微)的等2分，未实行者扣2分。”另外，最近几年的全国国家档案局长馆长会议上，杨冬权局长反复强调要对“重要电子档案实行异地异质备份”，并且，在2014年会议上更是提出要制定《电子档案异质异地备份操作指南》等规范性文件(17)，并且，把这种理念写进了对档案工作未来发展极具权威以及极具影响力的由中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》之中，可以说，这传递的不仅仅是一份“规范”，更是一种“权威的力量”。虽然，这些法律法规或规范性文件中多半是规定“对重要电子文件”实施“双套制”，但何谓“重要”？何谓“不重要”呢？如何来界定？这种含糊的表达导致实践部门实施该项工作时为了不出现意外，本着“宁愿错杀一千，不要放过一个”的原则，统统把其电子文件实施“双套制”，这就是为什么会出现上述内容中所提到的89.9％的机构采用“双套制”的原因所在，这个数据也与笔者调查所得到75.61％的机构采用“双套制”情况基本一致。“‘双套制’保存不仅不能缓解馆舍紧张的压力，反而使馆舍更趋紧张。”(18) (二) “双套制”管理之所以会得到广泛的认同并被实践部门广泛地运用，笔者认为，一方面，是档案部门及档案人员长期以来所形成的效益意识不强以及环保意识不足有很大关系，另一方面，也与档案部门对封闭与内敛的行业性格有很大关系，导致了他们相对保守的思想以及对推动社会进步的信息技术怀着一种极大的不信任态度，总是认为电子文件(档案)不安全并有很大风险，而纸质载体就一定安全。 第一，效益意识不强，环保意识不足。电子文件(档案)本就是社会发展到一定阶段而自然出现的一种社会事物，就如甲骨档案、简牍档案、绵帛档案、纸质档案的出现一样，它是社会发展过程中自然选择的结果，是诸多社会因素对抗后的所保留下来的“王者”。而当前所倡导的“双套制”管理其实质是对这种社会自然选择的一种“否定”与人为“干预”，可以说这是一种“逆势”思维。众所周知，在传统环境下，社会只需要为保存好纸质档案付出社会成本，而在社会进步与技术发展了之后，却不仅要为纸质档案付出原先的社会成本，还又要为保存电子文件(档案)又付出另外一种成本。应该说，这明显有违现在所提倡的节约型社会建设理念，或者说是绿色社会意识不足，就如有学者所言：“这既不符合环保原则，又悖逆了时代走向”(19)。这种做法不仅没有意识到信息化建设的根本目的是提高效率、降低成本，反而是大大地影响了社会工作效率的提升，严重地影响到社会效益，而且，也是给社会带来了极大的浪费。因此，从社会发展的角度来看，必须要改变这种以电子文件(档案)有“风险”作为理由的低效益意识。以发票为例，据相关部门统计，仅京东商城每年光打印发票的成本就达到2亿人民币(20)，全国还有多少类似的电子商务企业笔者没有统计数据，但其所消耗的成本绝对是百亿计算，这浪费了多少资源、多少纸张，毁坏了多少森林，带来了多少污染。值得庆幸的是，“网络(电子)发票项目”已通过了国家发改委、财政部、国税总局等八部门评审，已在重庆、深圳、南京、青岛、杭州五个城市开始试点(21)，苏宁易购、中国人寿、优购时尚商城、京东商城、太平洋保险以及中国人民财产保险股份有限公司等单位已正式开始了该项业务，这必将为他们节约大量的成本，并且，电子发票的对公报销也将会很快得到实现(22)。虽然，它还仅是处于试点阶段，还有很多现实问题需要克服，但应该看到，它的出现必将为电子文件(档案)的“单套制”管理提供有益的管理经验。 第二，思想过于保守，观念过于落后。电子文件(档案)管理中“双套制”管理的出现，除了是因为缺乏效益意识与环保意识之外，还是严重地受到档案行业思想过于保守以及对档案信息资源采集观念过于落后有很大的关系。因为对纸质载体的档案信息资源的管理已经是轻车熟路，而对于电子文件(档案)管理却还处于探索之中。因此，他们不愿意去尝试、不愿意去创新，总是习惯性地按部就班地重复着日复一日的相同工作，宁愿花大量的时间与精力并不惜消耗大量的财力资源去实行所谓保险的“双套制”，也不愿意去研究如何直接管理好电子文件(档案)。并且，也没有意识到，这种落后的档案信息资源采集观念以及这种落后的管理方式，将给真实的社会记忆反映带来巨大的影响。殊不知，电子文件(档案)的出现，其存在意义绝不仅仅是载体的变化这么单一，更重要的意义是它反映了人类社会的发展进程，反映了人们的一种生活方式、一种生活习惯以及一种社会存在状态。如“无纸化”办公理念正是对当前社会存在状态的一种正当描述，而实行“双套制”管理，实际上是对当前社会存在状态的一种歪曲表述，从历史的角度来看，这是一种画蛇添足的错误行为，必将误导后人对当前社会存在状态的正确理解与评价。另外，也应该看到，“双套制”管理也在很大程度上反映了档案部门档案信息资源采集观念的落后，在他们看来，电子文件(档案)信息资源由于看不见，摸不着，缺少直观感受，与纸质档案信息资源相比认为他们不可靠。表面上看是为了电子文件(档案)的长久保存，其实质上是反映了他们保守的思想，落后的采集观念，以及对信息技术的严重不信任，就如纸张发明之初，人们更愿意相信简牍与缣帛结实与耐用而不愿意相信纸的进步一样。 此外，根据笔者所开展的问卷调查所获得的数据分析来看，当前“双套制”在实践界能够被运用，其主要原因是对我国相关法律法规以及规范性文件对“双套制”管理规定的一种遵从，62％的被调查者认为因为相关职称管理部门要求他们这样做，而非出于一种完全的自觉与自愿的行为。 (三) 在这个世界上根本就不存在任何的万全之策，档案载体从甲骨、石头、青铜器、竹简、缣帛、纸张到现在的光盘、硬盘等载体，那个能长久保存下去呢？所谓的“长久”也只不过是一个相对时间概念，任何的安全措施都不可能做到“毫无缝隙、滴水不漏”，而仅是在“代价”与所能获得的“利益”或“效益”之间所做出的选择而已。如果为了这个相对的保存“长久”却要其他方面付出相对更加“高昂”的代价，这是否是符合社会发展的进步之举呢？我们必须要从历史的视域来进行考量。因为“今人”对电子载体安全性的忧虑与“古人”曾经对纸质载体安全性担忧是如此如出一辙，可以说是类似的“故事”有着惊人的相似，但“贫不及素，但以纸耳”所传递的“轻纸重帛”的观念并没有阻挡住纸张作为档案信息资源载体的社会发展趋势。因此，笔者认为，从历史视域的角度来看，我们不能因为担心电子文件(档案)有风险，有安全问题，就“劳民伤财”地采用“双套制”管理，就排斥对电子文件(档案)的直接接受，而应该是张开双臂去拥抱它，去接受它，并为它的存在提供相应的保障基础与保障条件。 首先，加强学习，促进工作人员对新生事物的接受。电子文件(档案)与其他的新生事物一样，从出现到被人们接受总要经历一个过程。因此，为了让人们尽快地接受电子文件(档案)这个新生事物，就必须要督促相关人员不断地学习，让他们科学地了解电子文件(档案)的特征与属性，并为管好电子文件(档案)做好相应的准备工作。一方面，通过引进一些懂信息技术的年轻工作人员，通过他们的影响来带动其他相关工作人员对电子文件(档案)的认知，并通过他们“传帮带”的方式促使他们对电子文件(档案)的接受。另一方面，通过在职培训的方式，针对电子文件(档案)的相关问题，邀请相关专家学者专门就这个问题对相关工作人员进行讲授，打消他们对电子文件(档案)不信任的顾虑。总之，要让他们通过学习知道，对电子文件(档案)实行“双套制”管理不仅不科学，而且是没有必要。因为，一方面，虽然部分电子文件(档案)的内容可以通过打印的方式转变成纸质档案，但是还有很多依附于计算机系统的元数据是无法通过纸张打印出来的，特别是电子邮件、电子签名、电子订单等打印出来后，必定会造成元数据的大量缺失，严重地影响到电子文件(档案)的完整性与可靠性，这种不完整、不可靠的纸质版档案信息资源将是毫无价值的。另一方面，也要让他们通过学习知道，还有很大一部分电子文件(档案)是无法打印出来的，如数据库文件、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、多媒文件、超媒体文件等，因此“双套制”管理也是解决不了问题。所以，与其花大量的时间与金钱耗费在所谓的“双套制”上，还不如把时间与精力都花在如何管理好电子文件(档案)这个新生事物上来更有价值。 其次，发展信息技术，提高电子文件的安全性。电子文件(档案)的出现是信息技术发展的产物，因此，要想让其得到科学且合理的管理，使其长久地保存下去，最好的方法并不是对其实行“双套制”管理。因为“双套制”的管理也不可能做到万无一失，何况还有部分电子文件(档案)无法实行“双套制”管理，而且，还有可能导致两套都管理不好的尴尬或者对两套都可能无法做到精管理的目的。应该认识到，这种来自于信息技术的问题，还是应该回归到信息技术的层面去解决才是正道，也就是说，要想解决电子文件(档案)长久保存以及其安全问题，唯有通过大力发展信息技术，通过技术的手段去解决技术的问题才有可能是应该选择的策略。因为只要“电子档案处于安全的信息技术环境中，通过完善的备份条件和及时的迁移工作，结合有效的检查手段，可以达到长期保存的目标。”(23)因此，再“也不应死守纸质档案印章的权威，忽视当前电子档案更为原始的特征，而要积极在电子签章等方面探讨电子文件的作证作用，并努力落实和应用到实际工作中来。”(24)笔者认为，大力发展以下几个方面的信息技术，以此来提高电子文件(档案)防范风险的能力，才是我们应该奋斗的目标。一是电子文件(档案)备份技术，当前，既可以采用在线备份、本地脱机备份，也可采用异地脱机备份等多套备份机制，既可以采用完全备份、增量备份，也可以采用差异备份等方式来开展备份工作。可以看到，科学且快捷方便的备份技术完全可以取代费时费力的“双套制”管理方法。二是电子文件(档案)迁移技术，该技术不仅可以对单纯的数据文件进行迁移，而且还可以对计算机系统中的数据、应用程序、个性化设置等进行迁移，该项技术的发展将完全解决由于载体破旧以及载体过时的技术问题。三是电子文件(档案)内容固化技术，科学的电子文件(档案)固化技术将彻底解决电子文件(档案)内容被修改的可能性，如数字水印、数字签名等相关信息技术。四是预警技术，有效的预警技术能够自动识别电子文件(档案)载体的寿命，并对其可能出现的风险进行自动识别，可确保在风险出现之前得到科学且合理的化解。 最后，加速立法进程，确立电子文件的法律地位。当前，我国档案管理实践部门之所以会如此普遍地开展“双套制”管理，并不是出于他们的自觉或者说自愿，更多的是出于对我国相关法律法规及相关规范性文件的一种遵从。就如有学者所言：“目前的电子档案双套制管理模式是通过行政规范性文件和标准确立的”(25)，因此，要想突破“双套制”管理模式，必须要修订这些法律文本，废止其对电子文件(档案)“双套制”归档的刚性要求，解决由于“双套制”给档案工作带来的诸多不利，如由国家税务局所主导的“电子发票”的试行，不仅大量地节约了企业成本，而且，极大地提升了企业的办公效率以及极大地规范了电子商务的纳税工作。可以看到，这完全是一种“倒逼”的社会现象，作为档案管理部门如果还是不顾社会发展需求，而是一意孤行地死守“双套制”管理，必然会给社会管理带来冲突及矛盾。当然，即使当前不能完全赞同取消“双套制”管理，也必须要在法律文本中对“双套制”管理问题以及其使用范围作出细致规定，减少一味的、盲目“双套制”，逐步引导文件由双套走向单套(26)。另外一个方面就是国家档案管理行政机构在进行总体规划与顶层设计时，指导思想及理念应该具有可行性与可操作性，而不应该停留于口号式的宣传，仅凭一句“重要电子档案实行异地异质备份”，会让实践操作部门无从下手。另外就是要在法律文本中明确规定电子文件(档案)的法律地位，并为之提供相应的制度与措施保障，如美国在十几年前就制定了《政府纸张消除法案》、《电子签名法》等相关法律法规，充分赋予电子文件(档案)以明确的法律地位。 总之，“技术问题”应该运用技术的方式去解决，“档案问题”应该回归到档案本身去度量。纸质档案的逐渐衰落，电子文件(档案)的出现不仅是顺应社会发展而出现的一种时代必须产物，更是社会进步的一种标志与象征，它反映的不仅仅是作为载体意义上的变化，更是反映了一种社会存在状态，即电子文件(档案)本身就是一个时代载体发生变化的最有力凭证。我们不能简单地认为纸质档案就比电子文件(档案)在凭证功能上更有优势，更具安全性，“两者的对立、并存身后隐藏着错综复杂的时代因素和事物发展本身的规律。”(27)因此，档案管理机构在进行管理的过程中，考虑其所存在风险是应该的，也是可以理解的，但是切不可把这种风险无限放大，否则这种谨慎就是一种被异化了的谨慎，是对历史不负责任的一种行为，更是一种违背历史视域的考量。 注释： ①周林兴，邓晋芝.错位的价值判定应该被纠正——对档案鉴定及销毁的历史视域考量[J].档案学通讯，2015(2)：38-42. ②王健.文书学[M].北京：中国人民大学出版社，1999：333. ③刘家真.电子文件管理导论[M].武汉：武汉大学出版社，1999：188. ④潘蓉.对档案“双套制”管理的思考[J].档案天地，2003(4)：20-21. ⑤彭坚.“双套制”管理问题的探讨[J].档案学研究，2002(1)：38-40. ⑥韩玲.对档案“双套制”管理模式的再思考[J].兰台世界，2015(1)：81-82. ⑦王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006：83. ⑧王健.电子时代双套制归档的新内涵[J].中国档案，2004(12)：46-47. ⑨丁华东.档案学理论范式研究[M].上海：世界图书出版公司，2011：309. ⑩周晓林.档案管理基础与实务[M].北京：中国矿业大学，2003：175. 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