摘要：工程建设项目竣工档案是指从项目立项、审批、招投标、勘察设计、设备采购、施工、监理、检测、试生产到竣工验收全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的文件材料，是工程建设项目建设过程的真实记录。在实际工作中，工程建设项目无论是何种性质和规模，其建设过程形成的文件材料都大同小异，均由工程准备阶段文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、竣工图等组成。工程建设项目竣工档案验收是建设项目各类单项验收的一个环节，是项目综合竣工验收的重要组成部分，未经竣工档案验收或档案验收不合格的项目，不得通过项目综合竣工验收。本文浅谈项目档案验收资料的规范性。
关键词：基建工程；档案验收；问题；对策
引言
整理和管理好监理资料是监理单位的重要职责，监理单位不但要根据合同的约定，对勘察、设计、施工阶段形成的各种形式文件资料的归档情况进行监督、检查，还应设置专人负责监理工作过程中产生的文件资料的整理和管理工作。监理资料是整个工程资料的重要组成部分，也是固定资产投资项目档案验收的重点。
1档案资料的归档范围与归档要求
1.1档案资料的归档范围
（1）施工档案文件、资料。包括档案合同协议、档案大纲、档案规划、细则及批复、开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书、档案日志、档案周（月、季、年）报、备忘录等；（2）设备采购、监造工作档案资料。包括设备采购委托档案合同、采购方案、监造计划、设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表、设备采购、监造工作总结等；（3）档案工作声像材料。在档案《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中对档案资料的归档范围也有详细的规定，实际工作中可结合不同情况参照执行。
1.2档案资料的归档要求
1.2.1收集齐全
《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《建设工程文件归档整理规范》都对档案资料的归档范围和保管期限做出了具体的要求。“建设项目文件归档范围和保管期限表”详细地规定了档案单位在档案工作中应当注意保存和归档的文件，并标注了保管期限。专职档案资料员应根据“建设项目文件归档范围和保管期限表”的要求，尽可能地收集档案活动中所产生的文件材料，然后再根据归档范围剔出没有保存价值的过程性文件，将具有保存、备查价值和能反映档案工作全貌的文件材料及时归档。因为档案工作涉及的环节多，过程复杂，总档案工程师应指定专人负责档案资料的收集，变被动归档为主动收集，以保证档案资料的齐套、完整。
1.2.2填写规范
在档案资料中，有很大一部分是由各种表格组成的。表格的填写规范与否直接关系着档案资料的归档质量和以后在使用过程中的法律效力，所以规范各类档案表格的填写是档案资料管理的重要内容。应特别注意以下几点：（1）填写的内容必须真实、准确，与所档案的工程实际相符；（2）填写的内容不得随意修改，由于笔误等原因需要对个别内容进行更正的，更改人应在旁边签字确认；（3）应采用耐久性强的书写材料，字迹清楚、签字盖章手续完备；档案（4）记录表格填写内容应完整，不得有缺项；（5）应采用耐久性强、可长久保存的纸张。
1.2.3整理有序
档案资料在归档前应根据国家有关规定按有序管理和方便利用的要求进行整理。档案资料的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和《建设工程文件归档整理规范》的要求。档案资料的整理，简单地讲就是对散乱收集来的档案资料进行分类并系统化的过程。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在对档案资料整理时，应特别注意以下几点：（1）档案资料应由档案单位负责收集、整理和组卷；（2）档案资料应按单位工程整理、组卷；（3）案卷的装订应符合国家相关规定；档案（4）声像材料的整理应附文字说明，内容应包含事由、时间、地点、人物、作者等要素。
2确保项目档案验收资料规范性的几点思考
2.1完善档案管理体制建设
要根据档案工作的实际，制定文件形成、收集、整理、编目、立卷、保管等一系列基础性工作的规章制度，统一标准，规范整理，做到有章可循、有据可依，严格执行，建立健全各项规章制度，真正实现档案管理各环节的标准化、规范化，并在实践中逐步的加以完善，使档案管理更具规范化、标准化、科学化。严格把握文件立卷归档的时效性、准确性，进行合理的立卷分工，明确归档的重点，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；把住卷宗的入口关，不该归档的不混入，应归档的不散失，在立卷过程中，同类并具有内在联系的文件材料组在同一卷内，保持同一问题的完整性，使其反映同一问题全过程，这样，即提高了档案利用价值，又使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，同时还要做好案卷的装订工作，以利于档案的标准化、规范化管理。
2.2责任到人
在各种管理活动中，人是最核心的因素。同样，加强对监理资料的管理，也就是加强对相关人员的管理。在整个监理资料的管理过程中，加强对人的管理包含下以三个方面：档案（1）设置专人负责监理资料的管理。这里指的监理资料负责人是指具体负责日常收集、整理监理资料的人员。对于大型项目应根据实际情况，配备档案2～3档案名监理资料员；（2）提升相关人员的专业素质。监理资料的管理涉及到监理、档案、建筑、材料等许多专业，所以，作为一名监理资料的管理员，应相应地具备这些方面的相关知识；（3）确立切实可行的监督机制。通过各项制度对监理资料的管理实施有效的控制和考核。
2.3工程管理部门、项目部要加强组织领导，强化项目文档全程管理
做好档案部门、业务部门、参建单位之间的协调工作。通过不断磨合，捋顺工作机制，强化执行力度，进一步促进项目档案验收资料的规范性，使之完整、准确、系统和安全，更好的发挥其在企业生产、工程建设中的作用。
2.4加强培训
监理资料的管理不仅只涉及到具体负责资料收集、整理的人员，更是涉及到参与监理工作的所有人员。因为每一位监理工作者都或多或少，直接或间接地产生一些文件，其产生文件的书写格式、用纸等都关系到监理资料的归档质量，所以对从事监理工作的人员进行档案方面知识的培训十分必要。培训方式可以多种多样，可以在例会上宣传贯彻监理资料的归档要求，也可以通过编制具有项目针对性的《监理资料整理简明操作手册》的形式，具体指导实际工作。同时，监理资料管理员还应具备相关工程建设方面的知识，并了解相关标准。这些知识对于深入开展监理资料的管理工作有着十分重要的推进作用。
2.5加强档案信息资源传输网络化，实现信息资源共享
档案的真正价值在于利用，档案信息化建设的实现将为档案信息的充分利用提供前所未有的条件。利用医院内部网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务。同时开展档案信息咨询服务，为用户进行定向、定题的交互式信息咨询，运用现代信息技术对档案信息进行加工、提炼和深层次开发，提供更多二次、三次加工的信息产品，拓展医院档案的服务功能，提高档案服务质量。高质量、丰富充足的信息资源是档案数字化的基础，是网络建设的核心。信息资源不足，网络就如“无本之木，无源之水”。
结语
总之，工程建设项目竣工档案验收是一项需要高度责任心的工作，验收人员要做到不忘初心、尽心尽责、细致严谨、严格把关。凡不符合要求的要责令整改，整改仍不合格的，应不予通过，并由验收组提请有关部门追究责任。
参考文献：
［1］王天魁，张敬.建筑工程资料管理［M］.北京：化学工业出版社，2017.
［2］高磊，汪莲.监理资料整理与管理［J］.工程与建设，2015，（1）.
论文作者:史玲玲
论文发表刊物:《基层建设》2018年第15期
论文发表时间:2018/7/20
标签：档案论文; 文件论文; 资料论文; 档案资料论文; 工作论文; 项目论文; 材料论文; 《基层建设》2018年第15期论文;