档案工作现代化的走向，本文主要内容关键词为：走向论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案工作现代化是随着科学技术的发展逐渐形成和逐步实现的。在实现档案工作现代化的过程中，因工作对象和技术条件与环境不同，有不同的内容和方法。因此，有必要按任务的目的、方法、手段、特点以及理论，划分为时期或阶段，有利于实现档案工作现代化，不至于因人类记录自己历史手段的变迁丢弃档案，遗忘历史。档案工作现代化一般可分为两个阶段。
第一阶段，计算机辅助档案管理阶段，即对已归档的传统档案采用计算机模仿传统的手工工作方式，建立“计算机辅助档案管理系统”，目的是开发档案信息资源，保护档案原件。这一阶段的特点是：
1、档案以资源形态进入信息领域，通过信息技术，开发了档案信息资源，通过对档案的利用体现出档案的价值。
2、计算机辅助档案管理系统，是模仿手工管理档案方式建立起来的，实际上，档案原件没有受到影响，只不过改善了传统档案的检索、保护和利用的方法以及管理形式。
3、通过计算机辅助档案管理系统，将纸质档案的模拟信息转换成数字信息，实现了传统档案的数字化或称电子化。
4、计算机辅助档案管理，没有挑战传统档案理论。即使“文档管理一体化”、计算机缩微件检索和图片检索也只不过属于管理方法变革问题。但是，它为传统档案工作向现代化的档案工作的过渡做了基础性的工作，为建立档案学新学科提供了新的思路。
因此，把档案工作现代化的这一阶段称为传统档案的电子化工作阶段，通称“档案管理现代化”。
第二阶段，电子档案工程阶段。电子文件的诞生，标志档案工作开始进入新的时期，并在新的理论方法指导下完成电子文件的归档及电子档案的管理。从工程学观点看，电子文件的产生、形成、使用、积累、整理、归档和管理，是在一定的技术环境下（例如网上办公、网络CAD、电子商务、电子在线支付、银行网络等）进行并完成的，电子文件的特征和属性也是在它形成的工程环境中研究并得到认识的。这一阶段的特点是：
1、基于电子文件与纸质文件产生的“机理”不同，形成了电子文件特有的概念、定义和特征，改变了以传统观念对电子档案的认识和理解。
2、归档电子文件和管理电子档案，是在新的工作程序和工作方法指导下完成的，建立了电子档案结构，形成了新的环境机制，并构成了新的管理模式。
3、电子档案工程是在做电子化（数字化）的档案工作，因此，把这一阶段称为电子化的档案工作阶段。
4、建立或形成若干交叉科学，发展了档案学，丰富了档案学学科体系，档案工作现代化将在新的科学指导下推向前进。
所以，把受技术支持完成电子文件的归档和电子档案管理工作视为一项工程，依其内容、性质和目的，称“电子档案工程”，把实现电子档案工程时期，称电子档案工程阶段。
档案工作现代化，经历了从传统档案管理现代化进入电子档案工程阶段，并将随着科学技术和科学管理的发展，档案工作现代化走向全面发展时期。但是，这个发展有个过程，技术条件、人员的习惯、观念变化等，都要协调才能促进发展。如下领域是实现档案工作现代化的重要标志。
一、传统档案计算机辅助管理走进网络世界
传统档案的计算机辅助管理应在新的技术条件下不断完善和扩大其功能，让传统档案在网络天地，以数字化形式展现其特殊价值。因此，传统档案的计算机辅助管理应抓住机遇和技术发展，加强自身系统建设。
1、进入网络环境。计算机辅助档案管理是在传统档案工作基础上建立起来的，不是开放式的，信息的流动还属单方向。在企业中，企业的内部网(Intranet)将成为企业管理的支柱，而档案信息是举足轻重的，它是企业的科技和管理工作的精华，理应进入网络管理。传统档案计算机辅管理系统的网络化，一项非常重要的工作内容是扩大其功能，例如，消除传统的“检”与“索”的概念，将查询、浏览和获取三合一，扩大档案检索功能。
2、采用多媒体技术管理传统档案。第一，传统档案的可视化；第二，充分利用多媒体编研成果，甚至可进入互联网络；第三，档案存储检索系统采用多媒体技术，例如查询、浏览以及非文本档案的检索，建立图、文、声、像并茂形式的服务系统（亦称文档影像管理系统）。
3、继续采用新技术保护档案原件，研究库房模型、计算机——缩微系统和光盘存储系统，不断完善原件的保护措施。
二、实现电子档案工程
实现电子档案工程要注意当前信息产业的发展对各方面工作的开创带来的契机。档案工作者应充分认识到为社会留下记忆的职责。现在应当做什么，应如何去做。
1999年1月启动的中国政府上网工程的实施，经过1999年政府上网年，已在一些领域开展了大量的工作，例如，电子商务、电子采购、电子福利支付、电子邮递、电子税务、电子化公文等，并正在逐步构建电子政府。电子政府离不开先进技术和法律的支持。政府上网工程涉及领域很广，开放的网络需要正确认识信息流程的性质，制订相应法律、规程和规范，不仅使流动的大量信息有序，还要归档有价值的信息，以便使用者在网络上查询、浏览和获取可靠的完整的电子档案。所以，应将电子档案工程纳入政府上网工程中的一个项目。档案部门应拟定实施电子档案工程的方案，阐明内容、目标和实施办法及步骤，使我们在信息时代、网络时代同样保留住政府、企业和事业单位以及家庭产生的电子档案。
实现电子档案工程，必将面对许多新问题。首要的是面对电子文件这一新的文件结构形式及其形成特点，不能重复传统档案的处理模式。除了鉴定归档电子文件存在着由人决定的因素外，整个工作过程是由网络上运行的一套程序来完成的。但电子文件形成者可能在异地，必然以一套程序、新的秩序规范电子文件出现。其次，要建立电子档案安全存储系统，保证电子档案的安全管理。这一系统应成为网络化系统的构成部分，因为电子档案来源OA、CAD、电子商务、电子金融等等，它们的汇合，是建立网络电子档案的基础，必须形成电子档案的新管理模式。
程序化和标准化是实现电子文件归档和电子档案管理的统一语言，例如遵守程序化和Internet的各项标准，这即保证归档的电子文件不受更换或破坏，保证数据的完整性、原始性，又便于使用。
三、建立档案学新学科
电子文件的出现，应以一种新的思维方式研究电子档案工程，第一，把电子文件的研究放进它产生的工程环境中去，这样才会掌握电子文件的归档和电子档案管理的技术和方法，并将计算机科学和档案学结合、融合起来产生档案学的新学科。这就是说，一门学科在创建的过程中，必须有本学科的独特研究方法，对本学科的发展，具有很大价值。第二，电子文件是数字式的，呈虚拟状态存在，而非物理性的实体状态，我们就不能再用研究实体的、物理状态存在的纸质文件思维方法去认识、研究电子文件，这会把我们引进误区。第三，电子文件是非线性的，它不是独立产生和存在的，在计算机网络环境中，应是相互借助，协同发展，来解决遇到的技术与方法问题，才能作到保证归档电子文件的原始性和保存期内内容的存在。因此，应在新的领域里发展档案学学科，指导档案工作现代化和丰富档案学的理论体系。
档案学的新学科必须以跨学科的理论以及涉及人文科学的决策去研究，才会确立新的概念和定义，为建立新学科奠定基石。笔者认为，可以首先考虑建立以下学科内容。
1、电子档案管理工程学
电子文件是计算机产生的，归档电子文件是按档案学原则实现的，这就需要把计算机科学和档案学结合起来，对电子文件的产生、形成、使用、积累、整理和归档以及管理电子档案的工作过程进行研究。保证电子档案的档案学价值是社会科学的使命，保证电子档案及其价值的存在是科学技术的使命。电子文件的归档，电子档案的原始性都是技术实现并保证的。因而形成既不是计算机科学又不是档案学的定义、术语和概念，具备了跨学科的特征，基本上构成了新兴学科的形态。我们把计算机科学与档案学相互交叉形成的这门新兴学科称“电子档案管理工程学”。电子档案管理工程学研究内容是：保证归档的电子文件是真实的原始记录和保证电子档案在保存期限内内容的存在和显示的技术、方法和理论，以及归档电子文件的保存价值鉴定原则和鉴定检测。
2、电子档案学
电子文件的内容是由计算机产生的二进制编码（比特）以不同排列组合而形成的数字编码序列所表达的，电子文件的定义是：能被计算机系统识别和处理，按一定格式存储在介质上，并在网络上传送，表达一定内容的数字编码序列。这就把电子文件内容与二进制编码或称比特紧密联系在一起，建立了由数字化展示的一系列非常重要的概念。
例如：
(1)电子文件是按一定格式“存放”在可以存储电子文件的介质上的。存储介质的更换，只是电子文件存放地址的改变，而不是电子文件内容与载体的分离，也不是改变了电子文件的原件。
(2)电子文件采用逻辑结构形式，因此，对电子文件原始性的保护与管理应是逻辑性的，逻辑安全是首要的选择，物理安全是为辅的选择。一切技术保证，首要的是保证电子文件的逻辑结构。通常说的电子文件物理损坏是指电子文件存储物理结构和其存放地址均被破坏。
通过对电子文件的研究，出现了以“数字化”为思考基础的新格局，“数字化”成为以研究电子档案管理工程模型和电子档案学理论的基石。
“电子档案学”是电子档案的理论学科，通过电子文件的形成“机理”、电子文件的整理与归档程序和电子档案虚拟管理三个层次构成的体系，以及电子档案安全存储、电子文件保存价值鉴定原则和电子档案原始性理论等而建立的理论模型，阐明电子档案学的基本概念、原则和理论。电子档案学的理论，既不是传统档案理论的对立面，也不是传统档案理论的翻版，而是按跨学科的理论，按电子文件数字化特性引伸出的独立的电子档案理论体系。
四、加强档案科学的预先研究
当信息业大发展时，档案工作者应抓住档案工作现代化的核心框架，“宏观上的网络，微观上的比特（即数字化）”的演进及功能扩展，这个电子文件和电子档案的“生存平台”，来探索归档真实电子文件的技术途径和管理电子档案的措施，以及建立新概念和理论方法。实现电子档案工程，有一系列预先研究课题，需要多学科的协作。
第一，电子文件网络与异地逻辑归档研究，一个系统，一个部门的网络往往不在一个地区，出现网络上的异地归档。网络归档电子文件应是逻辑归档，从对电子文件整理到组卷，都在网上进行，这要研制一个功能很强的软件，一切操作如同发生在本地，作为网络的一个系统，需多方合作，正如建筑CAD，需要建筑师；服装CAD，需要服装设计师，电子档案工程当然需要档案工程师。
第二，电子档案安全存储研究，将改变经典的被动保护磁盘、光盘的思维和操作，带来的是一系列主动保护电子文件的措施和方法。
第三，电子档案原始性必须从电子文件形成环节得到法律上的认证，在归档的全过程和电子档案管理系统中，重新解释“来源原则”，严格工作程序、制度和操作，消除损坏因素建立电子档案原始性理论等。
第四，电子文件实施的是逻辑归档，需要一套科学的软件去实现，这就要对传统档案的全宗理论结合电子文件特性，研究电子档案全宗的概念，利用电子档案全宗思想设计的软件才会把电子文件有机结合成全宗以利归档、检索、利用。
第五，网络经济是一个过程，不是目的，应了解它对传统经济的改变，保留记录这一过程的电子档案。
五、加强电子档案工程教育
首先应认识数字化的生存空间，理解虚拟状态；其次应从电子文件产生的“机理”为切入点，研究电子档案工程、电子档案管理模式和档案学的新理论科学。在这里应指出档案工程学科是综合性的，文理结合的学科，但档案学的“基本内核”原始性，亦是电子档案工程学科的基石，因此，电子档案学把电子档案原始性在学科体系中定位在“原始性理论”上。电子档案工程是一个新概念，有个发展和成熟的过程，它的提出导致对电子文件从另一角度研究、从本质上的认识，所以我们一直作这样的比喻，纸质档案管理现代化好像档案学的“欧几理得几何学”，电子档案工程好像档案学的“非欧几何学”，如同两者都是几何学一样，都是档案学，但由于它们研究的角度不同，诞生了不同的科学体系。电子文件问世导致新、旧观念分野，电子文件就好像“欧几理得几何学”的“第五公设”，是以纸质档案为对象的档案管理现代化和以电子文件为对象的电子档案工程的区别之根源，必然会引出电子档案工程这一“非欧几何学”的定义、概念和理论。只有使档案工作者、档案专业的大学生理解这一点，并且要改变纸质档案管理现代化的思维模式，进入电子空间去认识呈虚拟状态的电子文件和电子档案，掌握理论和具备解决实际问题的能力，他们才会认可电子档案工程教育的重要作用和意义，才会积极地去实现电子档案工程，使发展档案学的新学科成为他们应尽的职责并为其做出贡献。