推进计算机管理档案工作的几个问题，本文主要内容关键词为：几个问题论文,档案论文,计算机论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
应用计算机技术是档案管理现代化的重要手段。目前有不少档案馆、室已配置了计算机，但是应用水平不高，投入产出的效益不明显。据统计，至1997年在中央国家各机关，超过60%的单位尚未配备计算机或只用计算机进行打字、制表等简单工作（注：国家档案局景振华《机关档案室应用计算机的现状分析》，《中国档案》1997年第8期）。 另据1993年10月统计，全国各级档案馆有计算机3400台左右，有80%工作任务不饱满，20%基本闲置（注：山东大学赵爱国《档案工作现代化简析》，《档案与建设》1996年第7 期）。因此，有必要对档案部门计算机管理档案工作进行一番反思，研究如何充分利用和开发计算机的功能，提高现有计算机的利用率，加快计算机管理档案的步伐，并对利用计算机开展档案信息开发服务作一些前瞻性的探讨。
一、数据的标准规范与加快著录标引工作
应用计算机管理档案，除了需要培养既懂档案业务又通计算机应用的人才外，还要做好档案案卷质量和有关数据的准备工作。
首先要按照有关标准、规范做好档案整理工作。目前有的单位档案分类层次不清、档号重复过多、组卷不规范、卷内文件庞杂，影响了应用计算机的前处理工作。
其次要做好应用计算机的前处理工作。前处理工作是通过恰当的著录和标引，对档案信息本身进行深层次的加工，进行必要的数据准备。
在数据准备过程中要十分注意标准化、规范化问题。我们应当积极了解档案工作标准、规范制定发布的信息，认真执行有关标准、规范。
有的单位在著录中往往省略较能反映档案内容特征的“主题词”、“关键词”、“内容提要”等项，把案卷目录或卷内目录输入到计算机里，只是把档案检索的簿式帐变成了机器帐，这对于发挥数据准备的作用，开发信息资源是不利的。已有同志指出，舍掉主题词、分类号和其他表明档案信息特征的著录与标引，是一个战略性的错误。这应当引起我们的足够重视。
标准化是现代化的基础。我们要消除那些认为有了计算机就实现了档案管理现代化的误解。从大的方面来说，尤其从网络管理的大趋势来说，除了数据的标准化、规范化外，我们还要注意信息处理界面的标准化和网络体系结构的标准化。
我们要以国家级著录标引规则为原则制定本单位的著录标引细则并付诸实践。要培养合格的著录标引人员，保证著录质量和速度。应当指出，依靠聘请临时人员进行档案著录、标引工作是下策。我们还要加强标引语言、策略、深度、规范、方法等方面的理论研究与经验交流。
当前，我们要特别注意研究简化著录标引以及自动标引问题。因为档案数据处理的特点是：数据量远大于程序量，其数据不仅数量大，且数据间的联系多，数据结构复杂，数据需要长期保留，反复使用。中央档案馆通过对几年中积累的计算机检索应用实例进行的统计分析得出了较典型的结论，即在检索过程中时间因素最重要，以下依次是责任者、关键词、分类号等因素。考虑利用者主要关心查全率指标，而对查准率要求不高这一实际情况，可以合理简化或压缩主题词标引工作。他们采用了合理选择著录标引级次，改单一标引级次为多种标引级次；合理选用著录标引语词，改“分类——主题词标引”为“分类——关键词标引”；灵活运用著录标引工作单，改文字工作单式为代码工作单式标引等方法。据实际估算，主题词标引深度每减少一个层次，则可以减少总著录标引工作量的15%。如果只标引分类号，而把主题词标引改为自由词的标引，总工作量可减少30%左右，而且标引的技术难度也大大降低，可以使参与著录标引的工作人员的水平要求放宽（注：马绪超《计算机管理档案的昨天、今天和明天》，《档案学研究》1996年增刊）。浙江省档案馆在原有部件词典抽词标引法的基础上进一步开发了分类号的智能自动标引技术。解放军总后勤部档案馆则研制了避开传统词性分析和部件词组配，基于匹配标引法原理的档案自动标引系统；南京大学档案馆使用了档案的全文自动著录及智能标引技术。国家档案局推广的 OWA档案管理软件，也以其智能型关键词自动标引和智能型分类自动标引技术而独树一帜（注：史梅定、吴云兰《信息技术的应用和档案管理的现代化》，《上海档案》1995年第6期）， 上海市已在研究主题词的自动标引工作和主题、分类一体化设计，实现分类号自动标引；研究用数学的方法证明概念模糊检索与检索分类的同一性和可行性（注：1997年10月31日《科技日报》）。这一切均为加快著录标引工作带来了佳音。我们可以采用“拿来主义”，学习和消化这些成果，实现跨越式发展。
二、软件的开发与评价、推荐工作
计算机软件是计算机应用的灵魂。我们大家都在寻找标准化、通用化、系列化程度较高的档案管理软件。但是，鉴于软件开发的高成本及产品低质量的尖锐矛盾，我们认为，基层的档案馆、室应当从效益观念出发，把档案管理软件的设计与改进交给专家或产业部门去搞。把我们的工作重心放在数据准备和软件的一般维护和改进设想上面。
1997年10月召开的全国软件产业工作座谈会上已经明确把大力发展中国的软件产业作为当代中国最紧迫的战略性任务之一。1996年10月，中国档案学会档案自动化委员会和南京大学档案馆联合召开的全国首次档案计算机管理优秀软件展示会上，已经有16个单位的18个软件参加了优秀软件展示。在电子计算机软件研制和生产已进入产业化的今天，由档案工作者提出完善的管理功能要求，准备好高质量的存贮数据，把软件设计交由编程专家的信息产业部门去研究设计，无疑是实现电子计算机管理档案的事半功倍的好办法。至少省以下档案部门的计算机管理档案的软件应当交给专业部门去搞，或者直接购买有关的软件。
现在留给我们的任务是如何发现和评价科学、适用的软件。
1997年10月20日《中国档案报》发表记者傅志泰的题为“痛失良机，档案界九百万元脱手而去，巨额赠送，泰利特一腔热望满头雾水”的报道，使人们震惊。1997年泰利特电子技术（北京）有限公司7 次在《中国档案报》刊出广告，宣布该公司准备了价值1千万元的2000套A&S文档一体化计算机软件，赠给全国省、地、县三级档案局馆。在此之前已有上百家中央国家机关和军队等单位使用了4年多时间， 通过实际运行，应用情况良好。这套软件在286档次640K内存的微机就可运行， 没有出现一家购买了软件而没有应用起来的单位。每套价格5千元， 只收300元资料费。结果只送出200余套，还有近1800套软件地静静地睡在公司的库房中。对于这次赠送行动，档案界的反映或疑虑重重，不敢“接缆”，或水波不兴，无动于衷，可能有以下几个原因：一是我们还不敏感，不善发现。二是不敢“大胆地试”。三是不知如何评价一套软件的优劣。因此，我们认为，省档案局的有关部门除了应当进行本省适用的计算机管理档案的软件设计外，还要担负评价和推荐省内外优秀的档案管理软件的任务。同时，省、地（市）档案局应组织力量编制本省或本地（市）的计算机档案管理的总体方案，对本省、本地（市）各级、各类档案管理部门的计算机应用进行规划，并就档案信息技术应用中的数据规范化问题制定相关的技术要求或标准，并加以实施。在实践中完善、提高，以系统地、科学地、健康地把当前最先进、最实用的信息技术长效地引进档案管理工作，加快档案管理现代化的步伐。
三、信息资源的把握、开发与服务
美国史密森研究院档案馆原馆长威廉·W ·莫斯在职期间曾多次访问中国，他退休之后来到中国任教，在参观考察了我国的几十个档案馆之后，对我国的档案工作提出了一些有益的建议。他在一份给中国国家档案局的报告中指出：“在中国，档案工作的现代化和科学化主要表现在三个方面：纸质文件的保护；建造新馆和添置新设备；应用计算机。这些尽管很有用处，却不能保证现代化的实现。”他希望中国同行更有活力地开展计算机档案编目工作。他说，“在市场经济下，这对于充分开发档案资源将变得愈来愈重要。档案馆要能够迅速地按用户要求提供文件和有关的事实材料，以此证明自身的存在，这一点日益关键。不仅如此，档案工作者还必须参与历史研究和为经济服务。”他还指出：“随着计算机工作的发展，中国档案工作者也许还得重新研究档案整理和编目的基本理论，从而在档案管理领域更为有效地利用电子数据和电子通信”（注：莫斯《我对中国档案事业发展的几点建议》，《中国档案》1997年第2期）。美国的戴维·比尔曼、 澳大利亚的伦达·阿卡兰等人认为，在电子文件时代，档案员应该从保管员变为“审计员”，主要关注档案信息的联系性、完整性、准确性和可靠性，履行监督、审查和控制的职责。正如中国人民大学档案学院冯惠玲博士指出的那样，电子文件时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的“档案”，而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于利用的职能，即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心（注：库克《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，《山西档案》1997年第2期）。
加拿大国家档案馆文件处理部主任特里·库克是第13届国际档案大会的主报告人之一。1993年他在澳大利亚进行了为期一个月的巡回报告，次年他在澳大利亚《档案与手稿》刊物发表论文，预言档案管理将转变为一种“后保管模式”。所谓“后保管模式”，就是把档案工作中心由档案实体保管移向形成档案的活动过程。用他自己的话说，就是转向档案活动和档案行为。“我们必须停止扮演实体保管员的角色，而成为概念、知识的提供者。我们应从日常单调的工作中摆脱出来，意识到我们提供有关活动过程、事务处理过程、工作程序、职能关系等方面的档案凭证，这是我们的特有权力和优势，因而我们必须开始主动地指导，而不是被动地服务，开始做掌舵员，而不是做船手。”（注：库克《电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代主义社会里信息与档案管理中面临的一场革命》，《山西档案》1997年第2期）
笔者之所以不惜篇幅介绍国内外档案学者对电子文件时代档案工作者的工作重心的看法，目的是要提请同行们注意：在信息爆炸的电子文件时代，我们除了要关注档案实体的收集、保管，还要注重档案信息的开发利用和有效传播；除了要关注应用计算机过程中的数据准备，软件开发和电子文件的收集、保护，还要注意利用数据库及其检索手段为信息开发服务。我们不但要建立数据库，还要建立知识库，开展信息咨询服务。库克先生说得好：“如果我们这些信息工作者能够引导利用者从泛滥的具体的信息过渡到知识，甚至于智慧，我们在新的时代中的工作、地位就会得到保证，我们就将会对社会及子孙后代作出宝贵的贡献。倘若不能，我们的位置将会被软件包所取代。因为它们能更高效地处理事实、数据等信息，而无需任何档案工作者或其他信息人员的帮助。”这并非危言耸听。人类社会正全速发展成为一个高科技的世界。今天我们虽身在1998年，但信息技术的发展似乎已经超过2000年。在即将到来的世纪里，人类的思想、言语和生活方式，都会随之产生重大的改变。档案部门真正参与信息咨询业——这个最具活力的行当，应该不是梦。且让历史去证明吧！我们现在所要做的就是面向社会、面向世界、面向未来，打好信息服务的基础，建立我们的服务数据库；培养信息开发的干部队伍，建立我们的服务人才库；争取在人类由工业社会向信息社会迈进的过程中，与社会发展同步。
题图／秦岭