如何运用AO对高校收费进行审计，本文主要内容关键词为：高校收费论文,AO论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
笔者2009年对某高校领导进行任期经济责任审计时发现，高校信息系统在内控等方面易存在缺陷，导致学生拖欠学费现象严重。如我们在审计中发现该校已毕业离校的学生仍欠费达310多万元，占总欠费金额88%的现象。现笔者结合AO对这一审计案例分析如下：
该高校财务系统使用的是用友政务-R9财务软件，后台数据库为SQL SERVER。收费业务系统属于中国建设银行自行开发的管理软件，校财务设终端查询发指令系统。学生学籍管理系统为某学院自行开发的教务通管理软件，后台数据库为ACCESS。笔者在审前调查对该局进行数据采集分析时发现：该校存在收费业务量大；缴费学生层次多，收费项目、收费标准参差不齐；收费统计口径各不相同的情况。而收费系统、财务系统与学生学籍管理系统各自独立，未实行连接，此次审计审查了三年的业务数据和财务数据，所有原始数据量为2.14GB，业务数据量近10万多条。
一、高校收费审计项目和具体实施情况
（一）业务数据采集与转换
1.学校收费管理系统。每一学年开始，由校财务先行在系统中设定收费标准，银行收到指令从学生银行卡中划款，生成提交批次。从校财务终端生成的学生交款记录明细均从银行数据库中调取，可以以文本格式进行保存，审计人员直接将该业务数据导入AO。
(i)点击AO菜单“采集转换”，选“业务数据→采集数据→电子数据管理→新建”。编辑电子数据名称，将业务数据存放在“审计分析数据”文件夹下。
(2)进入数据导入向导窗口，按下“添加”按钮，选择数据源类型为“文本文件”。
(3)在了解原始文件结构的基础上，对文本文件进行处理。查看是否与原始表结构相同，生成业务数据临时表导入。
2.学生学籍管理系统。该系统因其记录是以学生入学年度为统计依据而不是以在校时间，所以审计小组只能根据现时点将所有学生记录从后台数据库中导出，共计9张表。
(1)AO数据导入步骤基本同上，不同的部分是选择数据源类型为“ACCESS”，在“数据导入向导”界面需选择要导入的表。
（二）审计分析及步骤
1.审计思路
收费完整性审计通常根据学校在校生人数，收费标准对应收款金额与实际收款金额进行比较，再将实际收到的金额与财务入账的金额进行核对。但在本次审计中，由于各种统计口径的差异，使得常规方法不能实现。经过审计人员深入考虑，决定采用追踪三年当中一个班或几个班的交费情况，对收费的完整性第一步进行抽查性测试；同时得出以下思路：该校收费与会计记账基本是收付实现制，几乎不存在时间差异问题，所有收费均通过银行或现金，查询该校银行与现金收取的总金额与收费系统中交费总额进行核对，以此来了解收费收入是否全部入账。
2.审计方法与步骤
步骤一：
(1)运用SQL查询语句统计“学生学籍管理.BJ（班级）”表中2005至2007年度应交费人数。
SQL语句：
通过这一步骤的比对，我们发现在校人数和实际交费人数差异较大。经审计了解，银行收费系统中学生按交费年度交纳学费，存在欠费的情况，且交纳的并不一定是该年度的费用。学籍管理表中反映的是时点数，学生变化数无法呈现，所以统计在校生人数和实际交费人数，来比较应收款金额与实际收款金额，并不能真实反应收费的完整性审计。
步骤二：审计小组根据实际情况，决定对收费的完整性进行抽查性测试。
(1)抽查班号“05113”汽车运用技术班2005-2007年缴费明细，执行到AO分组表查看。
SQL语句：
Select［财务编号］，［班号］，［费用年度］，［项目名称］，［原标准金额］，［本次处理金额］，［处理日期］，［收费方式］，［姓名］，［入学年度］，［学制］，［系别］，［专业］From［业务05年度缴费］
WHERE ［班号］='05113'ORDERBY［财务编号］
(2)按项目名称分组对交费金额汇总，同时对交费人数计数统计。
(3)连续查看三年交费情况并与学生花名册进行核对。
我们经过分析发现，三年中该班花名册在册人数一直47人，学籍管理系统中46人，收费系统中交费人数在三年中不断变动，直到该班学生全部毕业离校，仍有2名同学欠费至今。进一步深入审计到教务处和系部，追查这2名同学的毕业证是否发放，测试学校如何控制欠费问题；发现其中一名同学的毕业证在教务的登记上显示已领取，说明该校在内部控制上存在漏洞。
步骤三：查询所有收费项目是否全部入账。
(1)运用SQL语句查询收费系统中三年的收费情况
A.SQL语句：
select项目名称，sum（本次处理金额）as［2005年缴费合计（元）］ into［2005年缴费合计］ from［业务_05年度缴费］group by项目名称
select项目名称，sum（本次处理金额）as ［2006年缴费合计（元）］ into［2006年缴费合计］ from［业务_06年度缴费］group by项目名称
select项目名称，sum（本次处理金额）as ［2007年缴费合计（元）］ into［2007年缴费合计］ from［业务_07年度缴费］group by项目名称
B.在AO系统中将刚才生成的三张新表添加进去
C.将三年收费合计显示在一张表上
SQL语句：
Select［2005年缴费合计］.［项目名称］，［2005年缴费合计］.［2005年缴费合计（元）］，［2006年缴费合计］.［2006年缴费合计（元）］ into[2005-2006] From［2005年缴费合计］inner join［2006年缴费合计］on（［2005年缴费合计］.［项目名称］=［2006年缴费合计］.［项目名称］）
Select［2007年缴费合计］.［项目名称］，[2005-2006].［2005年缴费合计（元）］，[2005-2006].［2006年缴费合计（元）］，［2007年缴费合计］.［2007年缴费合计（元）］From［2007年缴费合计］leftjoin[2005-2006]on［2007年缴费合计］.［项目名称］：[2005-2006].［项目名称］
(2)利用AO中“账表分析—辅助账审查”审计财务账往来中“教材费”“学生保险费”“公寓化用品”及“405事业收入”科目查询入财务系统中收费项目的情况。
(3)利用AO财务数据银行和现金科目中的“摘要”、“对方科目编码”等信息确定收到的金额总数。经过对该校财务数据和会计处理方法进行分析发现，学费、住宿费收费项目在“405”事业收入科目核算；学校服务性和代收费项目大多数在“207”其他应付款科目中核算。
(4)查询收费系统中该年度所有批次是否计入银行或现金账。
SQL语句：
select提交批次，处理日期，sum（本次处理金额）AS实收金额from［业务_07年度缴费］where收费方式='转账。（或’现金’）
group by处理日期.提交批次
order by处理日期，提交批次
(5)将上述查询结果与银行记账批次进行人工勾对，整理结果。
通过审计，我们发现2005-2007年三年银行收费系统中收到的金额与会计账面上的收入差额56249.87元，通过银行收费系统“提交批次”逐笔勾对，发现银行数据与财务数据存在差异。银行与现金实际收到的金额和会计账面收入差额3856641.26元，主要原因为成人教育函授的学生直接通过银行和现金交纳学杂费，未通过收费系统银行划卡交纳，且未记事业收入账，挂往来核算。
二、对高校收费管理工作的分析及建议
可见，目前该高校收费管理工作目前存在的情况：一是收费业务量大。招生种类随着高校招生规模不断扩大呈多元化发展，学生人数直线上升，该校在校学生交费人数一万多人，收费金额数千万元，再加上函授、培训班等成人教育学生千余人，收费业务量之大可想而知；二是缴费学生层次多，收费项目、收费标准参差不齐。招生种类越来越多造成收费项目、收费标准的多样化，学校各年级、各系、各专业的具体情况也不尽相同，甚至同一系、同一年级的学生收费标准也存在差异，再加上学生的一些特殊情况：学费减免、修学、复学、专业变更导致的收费项目和收费标准发生变化；三是收费统计口径各不相同。银行收费查询系统按交费年度统计，学生花名册在校人数按学期统计，财务系统按会计年度口径统计。而该校银行收费系统、财务管理系统与学生学籍管理系统各自独立，未实行连接，面对学生信息变动财务很被动，加大了财务人员的工作量和准确性的难度。
收费工作是一个系统工程，不单纯是高校的一项财务工作，也是高校的整体性工作，需要各职能部门、各院系分工协调与配合。针对该校学生学籍管理系统、财务系统与收费系统各自独立，未实行连接，学生管理和财务管理出现脱节等问题，我们提出了高校应建立长效监管机制，加强各职能部门各院系间相互配合和协调；完善相关信息系统的整合控制，运用网络化手段进行管理，提高收费工作效率。而面对财务会计与银行收费系统人员不定期核对账务，银行系统与财务系统间的数据存在差异，银行收费系统在实际使用过程中已存在缺陷的问题，我们提出学院财务应根据收费管理工作的现实情况要求银行开发的收费系统增加相应的功能模块，并对使用中已落后的模块进行升级，方便对各项收费数据的统计。目前高校普遍推行使用“校园一卡通”，主要以学生在校期间就餐划卡记录、各种开放设施的划卡消费情况、图书馆借阅等记录作为数据源，我们认为可以通过对“校园一卡通”的消费记录进行数据采集、挖掘、分析，为贫困生认定工作提供参考依据，建立贫困生认定机制，将学生的欠费控制在合理范围内，让高校资助工作有的放矢，把政策向真正的贫困群体倾斜。