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摘要:照片档案是指在社会活动中形成一种有保存价值的、以形象等方式记录信息的特殊载体并以文本的历史描述为补充。照片档案是企业不同发展阶段的客观而鲜活的历史进程。档案不仅对国家和社会具有重要的保存价值,而且对企业单位的运作、运营和发展也起着重要的作用。这些珍贵的历史场景使用价值和重用率越来越高。然而,传统照片档案的管理无法适应信息时代的发展,也无法适应使用一定程度的约束所提供的照片文件。那么,如何更好地管理照片文件,充分发挥资源共享的作用,实现资源共享的现代化呢?这要求我们以电子方式管理照片文件。关于如何做好照片文件电子管理的工作,我们来给出一些观点。
关键词:照片档案;电子化;管理
引言:今天的世界是一个电子信息时代发展的时代,电子计算机已经成为现代办公的主要工具。随着网络的各种信息的传播,人们通过网络获取必要的信息,从而达到乘数效应。我们的工作也充分利用了网络的传输,经常围绕工作中心产生大量的电子文件和电子信息,进行无纸化办公,日常使用电子文档和电子数据已成为常态化。因此,必须加强电子文件和电子材料的管理,对电子文件和电子材料进行归档,提取有价值的信息,并将其转化为电子文件,并在工作实践中成功运用。本文阐述了档案的电子化特点以及当今数码照片档案的现状,并且提出了照片电子化管理的一些措施。
1.档案的电子化特点
电子档案是在人们社会活动中形成的。一种电子文件,如文本、图像等,以计算机光盘、磁盘、光盘等为载体记录和保存。与纸质文件相比,电子文件主要具有以下特点:首先,纸质文件可以直接读取,电子文档需要使用计算机来读取。第二,电子文件存储能力优于纸质文件,但环境和环境的保护有新的要求。第三,电子文件有助于保密,也有助于实现资源共享。第四,电子文件易于修改和复制,但容易被篡改。第五是文件管理要求质量更高的电子文件。
2.数码照片档案管理现状分析
2.1管理制度不健全
目前,所有单位在数码照片档案管理工作中,实施国家颁布《数码照片归档和管理实践》(DA/t50-2014),而且单位的实际情况制定相关的管理制度,但事实上,很多单位对于数码照片档案管理工作始终处在一种无章可循、无序的工作状态,这对数码照片档案管理工作产生了直接影响。
2.2收集、整理不及时
数码照片不用冲洗,没有胶卷的特点,不产生电影费用和冲洗费用,单位数码照片的档案管理人员很难把握情况,更不用说及时完成了。根据对现实的相关调查,摄影师被广泛用于将大量照片上传到电脑上,通常是在档案管理人员的督促下,只对档案管理人员进行粗略的处理。在完成的数字照片中,完成对筛查的识别、重命名、刻盘、编写文本等一系列枯燥的工作,所以数码照片的收集很难及时完成,完成书面文字很难达到准确的效果。
2.3漏归、损失现象严重
数码相片档案管理工作漏失,主要是由于以下原因造成的。首先,数码照片的存在取决于存储设备和计算机。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆当设备失败时,数码照片可能会丢失;其次,计算机被病毒感染,这将使大量的数码照片被破坏,甚至丢失;第三,数码照片形成过程监控困难,除摄影师外,其他一些人很难完全掌握拍摄的内容、照片的数量等,最后将导致数码照片泄漏现象;第四,数码摄影师和数码照片档案管理人员工作繁重,与此同时,摄影师和管理工作没有明确的分工,这是数码照片丢失的重要原因。
3.照片档案电子化管理的优点
3.1检索方便
照片文件电子管理非常方便检索,只要输入照片内容要求,在任何时间,任何地方你可以找到需要的照片文件,可以节省大量的文件访问时间,降低劳动强度,提高工作效率。
3.2传输方便
成像,快速传输,提高文件利用率。从这个角度来看,只要有一个通信网络,不受时间和空间的限制,照片文件直接复制。也可以迅速蔓延的形式邮件,容易使用,充分发挥文件资源共享,适应现代社会,快速、高效的要求。
3.3保存方便
节省安全、方便,节省档案储存空间。照片文件电子管理,将文件放入光盘、磁盘或移动硬盘。这些载体不仅容量大、占地面积小、便于储存,还能节省仓库的储存空间,而且方便保存和延续。
4.加强数码照片档案管理的一些措施
4.1 制定规章制度
在各单位文件中数字照片文件的比例较小,主要是由于数字照片文件管理不受重视,缺乏相关管理的规章制度导致的。数字照片作为一种音频和视频文件,虽然具有电子文件的特点,但实际上数码照片文件的保存方式、生成通道、管理方法和其他照片文件管理是不同的。数字照片档案管理具有其自身的特殊性。为了做好数码照片档案管理工作,我们必须首先建立健全的管理标准和规章制度,加强数字摄影摄像师和档案管理人员的意识,清晰的工作职责,规范数码照片的形成、积累、归档工作。注意数码照片的形成标准,数码照片的格式、大小等,定期对数码照片部门进行指导,以确保数码照片文件的完整收集。
4.2做好数码照片的收集工作
在阅读图像的时代,图像具有再现历史的功能,人们逐渐认识到图像的价值,对图像的依赖性越来越强。数码照片有一个方便的生成,信息存储容量,低成本等。我认为,为了更好地记录时代的发展,数码照片的集合可以比纸照片的集合更合适,但这不是一个无限制的集合,收集那些完整的、独特的具有代表性的数码照片,那些能反映整个图片和数码照片的整个过程。这一系列的数码照片,不仅丰富了馆藏,而且也全面地反映哪段历史。
数码照片要及时收集,只有及时收集,才能提高数码照片档案的安全性和可靠性。数码照片拍摄、筛选、编辑、存档工作应该是由摄影师负责完成,以确保数码照片文字说明的准确性和完整性。档案室(馆)在接收数码照片时,首先要对数码照片做出初鉴定,鉴定时,要注意背景信息齐全、图文相符。
4.3 做好数码照片的长期管理工作
数码照片文件,由于不同媒体的储存,储存条件不同,保存时间有差异。一般使用硬盘存储和光盘存储。关于硬盘存储和光盘存储,可以建立一个特藏室,根据载体的要求来控制湿度和温度,有利于长期保存数字照片文件。同时,建立三套备份系统,一套使用,一套保存,另一套远程备份,每三年进行一次抽样,如果不读的话,及时备份。此外,它还可以通过数据转换成微胶片。
4.4 建立照片数据库
数码相片档案可以分为原始的数码相片和扫描两种类型。最初的数码照片是直接从数码相机拍摄的,扫描是通过扫描照片形成的。档案信息是一种综合性的数据库建设,通过建立数字信息数据库,打破传统载体形式的界限,实现数字档案信息检索和整合、快速服务。数字照片文件信息可以在照片的无效部分中写入,照片文件号可以在名称中进行标记。这可以提高数字照片文件管理的水平,达到真正的数字照片文件管理。
结语:随着中国经济社会的飞速发展,档案工作得到越来越多的社会支持和关注,照片档案的使用越来越突出,其地位和作用也越来越突出。为了为社会发展提供全面、及时、有效的服务,档案部门必须建立相应的档案管理系统,使档案管理和单位工作能够同步发展。
参考文献:
[1]郑振凯.对加强技工院校数码照片档案管理工作的思考[J].广东档案,2011,04:32-33.
[2]胡晓倩.加强数码照片档案管理的几点思考[J].经营管理者,2011,19:345.
论文作者:范小云
论文发表刊物:《防护工程》2017年第17期
论文发表时间:2017/12/1
标签:数码照片论文; 文件论文; 照片论文; 档案论文; 电子论文; 数字论文; 管理工作论文; 《防护工程》2017年第17期论文;