摘要：本文分析了客户档案的特征、内容、方法等，对客户档案管理进行了简单的总结，客户档案管理是质量管理体系重要的组成，进而引申阐述工程档案重要性和如何加强工程档案的管理。
关键词：企业；客户档案；工程建设；档案管理
引言：企业的业务和收入全部来源客户，因此客户档案的建立和有效利用对企业具有特别重要的意义，加强企业档案的管理能给企业带来持续稳定的发展；而在工程建设中，工程档案是建设施工中一项重要组成部份和工程建充及竣工验收的必备条件，也是对工程进行检查、维护、管理、交付使用、改建和扩建的原始依据也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，因此．认真做好工程档案管理工作非常必要。
一、什么是客户档案
客户档案。客户档案，顾名思义就是有关客户情况的档案资料，是反映客户本身及与客户关系的商业流程的信息总和，包括客户的基本情况、市场潜力、经营发展方向、财务信用能力、产品竞争力等。
二、客户档案管理的内容
（一）客户基本信息
客户基本资料是描述客户的基本信息，变动不是很快，可在较长一段时间内使用。包括客户名称、地址、各部门主要联系人、联系方式等。它主要通过营销人员对客户进行的电话访问搜集来。包括企业性质、服务区域、销售能力、企业规模（人数、销售额）、经管特点等。主要包括目前以往销售业绩、经营管理者业务人员的素质、与其他竞争业务联及合作态度等。
（二）客户的交易数据
描述客户与企业相互作用的所有数据都属于客户交易数据，从与客户通话到营销部所得到的数据以及客户所购产品的描述都包括在内。客户交易数据主要包括的内容：购买产品类数据和产品售后类数据。
（三）客户资信的调查报告
是客户档案的核心，是对客户档案资料进行整理和分析基础上形成的反映客户资信情况的档案材料。
三、加强工程档案管理工作的重要性
工程档案与企业档案存着许多类似的地方，加强企业档案管理可以给企业带来持续稳定的发展，而加强工程档案管理工作对工程质量具有促进作用。因为工程项目一般都具有隐蔽性的，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过档案来体现，一个工程项目档案的完整与质量的好坏，直接影响到这个工程项目的好坏，所以工程档案的管理是一个非常重要的组成环节，加强工程档案管理意义重。
四、加强工程档案管理工作应采取的措施
工程档案管理是一个动态管理过程，是让建设单位与施工企业一道去实现既定的目标，是一切有组织的集体活动所不可缺少的要素。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆 做好工程档案管理工作，首先要从管理本身的基本特征出发：即管理的载体是组织，管理的主体是管理者，管理的任务是设计和维持一种环境，管理的核心是处理好人际关系，在这里人是管理的第一要素。 只有明确了档案管理的真实意义，我们才能制定有效的管理措施，进而实施有效的管理。
（1）立法建制，强化档案管理意识。 近几年来，我国档案法律法规体系逐步完善，在国家颁布了《档案法》及其实施办法等一系列法规之后，各个省市也随之制定了相应的地方性法规。 在工程建设方面，国家档案局与国家计委分别于 1988—2001 年颁布了《基本建设项目档案资料管理暂行办法》等一系列规章制度，为进一步做好工程档案工作创造了良好的环境，提供了及时服务，也为应对工程建设体制改革、如何提高档案管理水平提供了参考依据。 这些法律法规的颁布与实施，使工程建设项目档案管理做到了有法可依。 目前，工程建设项目档案管理工作中存在的最大问题是如何认真地贯彻实施。因此，我们一方面要加大宣传力度，让建设项目相关单位及有关部门了解到档案工作的重要性，认真开展档案工作。 另一方面要加强工程档案的依法治档，积极开展工程档案工作的执法检查，使工程档案工作走上规范化、法制化的轨道。 增强档案管理意识和法律意识，明确档案管理的职责，制定好档案管理制度和各项工作标准，把档案管理工作纳入生产管理之中。
（2）切实做好档案管理的基础工作。 重点抓好五个方面：1、规范化管理工程档案。 施工技术文件资料形成于施工过程中，要求施工单位明确责任，在施工过程的各个阶段同步进行编制、收集 、整理与保管。 它包括前期准备阶段的文件资料，如建设工程规划许可证、工程开工审批表、施工前建设单位、设计单位与施工单位进行的施工图纸会审纪要等；施工过程形成的文件资料，如各种原材料的汇总表及检验报告、供应商提供的主材合格证、设计变更、建设单位与施工单位的工程洽商记录、工程定位测量记录、隐蔽工程验收记录、工程质量事故处理记录等；项目竣工验收阶段的文件资料，如竣工图、竣工验收报告、竣工验收证书等。2、配备专职的工作人员，在具有完备的纸质档案的同时，也应有电子、图片、影像等资料，尤其是隐蔽工程必须有这些东西为佐证；明确规定编制工程档案的份数，保证施工过程中文件的形成、积累、整理、归档，有据可依，职责明确。3、严格原始文件管理，确保法律责任明确无误。 为确保形成文件资料的真实性、准确性，就必须做到：要求必须由责任人签字的一律由责任人本人签字，绝不允许代签，确因特殊原因，责任人必须出具委托授权书，由受托人代签，授权委托书应连同竣工文件一并保存，这就明确了法律责任，提高了档案管理的严肃性。 如果因失误造成的文字表达或数据错误，要求责任人必须对其进行修改，并在修改处加盖修改人印章，确保档案资料的真实性，使归档文件具有保存价值。4、严格工程资料形成过程的管理工作。 在实施过程中，职能部门需要定期、不定期结合工程质量、工程进度、安全检查、文明工地考核等工作对工程档案资料的形成、管理情况进行跟踪检查，针对发现的问题，要求限期整改，达到检查标准。 另外，还应做好归档文件材料的成套性、系统性整理工作，要求竣工文件材料以工程标段、项目幢号为单位进行收集、整理、归档。 为了提高档案管理的时效性，还必须制定保证金制度，要求工程竣工验收后必须在竣工验收之日起三个月内向有关档案管理部门移交一套完整的工程档案。5、严格审核竣工档案 。 工程竣工验收后，根据工程档案收交范围和内容，将工程前期准备阶段形成的文件、施工过程形成的文件以及竣工验收的文件进行整理，送交有关职能部门进行审查。 职能部门根据归档范围和内容进行认真对照审核，主要围绕以下内容进行重点审核：工程档案分类是否齐全、系统是否完整；工程档案的内容是否真实、能否准确地反映工程建设活动和工程实际状况；工程档案的立卷是否符合现行《建设工程文件归档整理规范》的规定；竣工图绘制方法、图式及规格等是否符合专业技术要求，图面是否整洁，是否盖有竣工图章；文件的形成、来源是否符合实际；要求单位或个人签章的文件，其签章手续是否完备；文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等是否符合要求 。 如发现漏、缺部分，应立即要求补缺补漏[3]。
（3）进一步提高工程档案管理工作人员的业务水平。 与工程建设相关的设计、监理、承包商中的大多数人员来自不同的地方，他们对工程档案重要性的认识参差不齐。 另外，从事工程项目建设的大多数技术人员缺乏系统的档案工作业务技能，因此，加强对这些人员的培训是十分必要的。 具体可以通过多种渠道、采取多种方式，对参建单位档案管理人员进行档案业务知识培训，介绍工程档案管理工作的法律法规和档案管理制度，学习档案积累形成和整编的基础知识，对工程项目档案的制成材料、收集范围、整编要求、移交时间、竣工档案验收的基本要求进行详细地讲解。 这样，各单位工程竣工档案资料管理人员在增强档案管理意识的同时，也能提高档案管理工作水平，并能为工程档案收集齐全、整理、安全保管以及有效利用而发挥作用。 另外，为适应信息化发展的要求，在工程档案管理工作中要大力推广与应用磁介质档案、多媒体档案、电子文件档案。 在这方面可以借鉴国外先进的工程项目档案管理方法，在工程建设项目档案工作中，鼓励档案管理工作人员积极学习电脑与多媒体技术，制作和利用图片档案、录像档案、电子文件档案，通过在档案管理工作中加大信息化的应用范围，促使我国工程档案管理工作的信息化建设再上一个新台阶。
五、结束语
随着社会市场经济竞争的不断加剧，运用科学的方式有效地规范和建立企业档案，能对企业工作的发展起到有力的推动作用，强化档案工作意识，能使企业稳步向前地发展；而工程档案作为记录工程建设全过程的真实反映，往往是调查事故的第一手资料，它以自身真实、准确、完整、翔实的特色再现了整个工程管理施工的全貌，可以起到溯本追源的作用。
参考文献：
[1]崔贺言.创建企业信用档案之我见[J].兰台世界：下半月，2009（2）.
[2]郭玉杰.企业客户档案管理问题及对策[J].企业科技与发展，2015（8）.
[3]陈春玲.浅谈如何规范和建立企业信用档案[J].中国化工贸易，2012（6）.
论文作者:谢文广
论文发表刊物:《基层建设》2016年9期
论文发表时间:2016/7/28
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