摘要：本文从企业办公室工作流程和重要性入手，针对单调乏味、程序冗杂、调研基层少、办公信息化带来的挑战等几方面分析了企业办公室工作的现状，提出了选择合适人员、转变传统管理模式、强化办公室工作管理、实施信息化建设几方面的工作途径。
关键词：新时期；企业；办公室工作
办公室作为一个集服务、信息、参谋、指挥和运转等多功能的部门，具有联络单位内外、协调内部各方、连接企业领导和员工等作用。随着企业发展，办公室工作的作用也愈来愈重要，工作中的任一个环节都要确保准确、高效，否则将会给企业工作带来被动甚至造成损失。在新形势下，如何做好办公室工作、充分发挥办公室的职能作用是企业需要解决的一项重要任务。
1企业办公室工作概述
1.1企业办公室工作任务
如上图所示，第一，办公室日常事务。如，企业办公用品的采购、发放和管理，企业通信、宽带和网站的维护管理；企业公务用车的使用、管理、维修和保养等等。第二，办公室政务工作。如负责收集并整理企业内部有关生产、经营相关资料信息和国家方针政策、行业动态，为领导决策提供服务；按照领导思路起草重要文稿、讲话和汇报材料等。第三，办公室服务协调。如相关会务管理、接待服务等工作。第四，领导交代的其它事情。
1.2做好企业办公室工作的重要性
办公室是企业的中枢系统，担负着联系上下、沟通左右、协调内外的重大责任。办公室人员作为企业领导的参谋助手，需要及时发现各部门中存在问题，第一时间向领导进行反馈和汇报，并根据需要及时提出建设性的意见。办公室必须在规范管理、高效服务上下功夫，不断提高各项工作的制度化、规范化、标准化水平，推动办公室各项业务高标准、高质量开展，为企业获得最大经济价值和持久健康发展保驾护航。
2企业办公室工作的现状
2.1单调乏味，创新不足
在外人看来，办公室工作人员不用承担安全生产和经营的压力，整天围绕领导身边，风光无限，但实质上办公室工作是单调乏味的，工作任务繁重且琐碎、没有计划性，工作成绩不能立竿见影，特别是长期作为“幕后英雄”存在、从事文稿服务的政务工作人员，常常加班熬夜，工作比较清苦和辛劳，同时，由于工作不具备较强的专业性，致使部分办公室人员对自己的工作缺乏有效定位，经常忙于应付事务，主动超前服务和创新的意识不够强。
2.2程序冗杂，呼唤简约
程序是指在工作中应该执行的规范和顺序，尽管业务上时常要求办公室人员在处理公文、安排会议、印信管理等方面尽可能简化手续，提高工作效率，但实际操作中，特别是从合规性要求出发仍会不可避免的按照一定的程序，有准备、有步骤、循序渐进的履行必要的手续，耗时耗力，影响工作效率。
2.3深入基层少，情况摸不准
办公室工作人员日常大多忙于公文、接待、突发问题处理等工作，以及为做好以上工作开展素质能力提升等，因此深入一线调研了解情况的时间和次数比较少，这样在一定程度上导致办公室工作掌握的情况多浮于表面，写出来的报告和文稿材料不能真实反映企业的实际情况和职工的实际需求，不能很好发挥领导参谋助手的作用。
2.4办公自动化带来的挑战
随着信息技术的飞速发展，办公信息化给办公室工作带来了新的办公手段和工作思路，同时也为办公室工作人员带来了新的技术挑战。越来越多的办公信息化设备成了办公室工作不可或缺的工作，但同时企业办公信息化设备的使用、维护、管理和监控工作也成了办公室一项重要内容。
3新时期做好办公室工作途径
3.1选择合适的工作人员
由于办公室工作的特殊性，在选择办公室工作人员时，一定要以岗择人、岗人相适，将能够担得起此项工作的人才选调到办公室。首先，办公室工作人员要思路清晰。作为领导身边的工作人员只有思路清晰，这样才能将企业的发展目标、长远的规划贯穿到具体的工作中，才能使领导的工作意图转化为具体的执行力，使企业上下目标一致、形成合力，确保相关工作事半功倍。其次，办公室工作人员要站位高远。办公室人员特别是从事政务的人员需要时常站在企业领导的角度去考虑企业发展存在问题，去思考解决困难所采取的措施，因此，必须有大局意识和政策理论水平，这样才能确保相关对策符合国家政策法规和行业环境，才能确保企业经济效益和社会价值实现。最后，办公室工作人员要善于团结，成功的团队没有失败者，唯有团结协作，办公室的整体效能才能充分显现，才能营造良好的共事氛围，才能确保相关工作顺利进行。
3.2转变传统管理模式
首先，要创新观念。在当前形势下，各种新问题、新矛盾不断出现，企业办公室工作不能一成不变、墨守成规，否则就会出现“老方法不管用、新办法不会用、硬办法不敢用”的尴尬局面，必须要持续创新观念，就出现的问题针对性去研究和解决。其次，要加强学习。面对新问题、新形势、新发展，办公室人员必须具备丰富的知识结构和宽广的大局视野，不断提升自己的综合素质，才能适应工作不断发展的要求。如，办公室工作人员所需较高的政治素质、较强的业务能力和文化素养等，都需要通过学习来实现。最后，要强化协调。随着时代进步，企业内部利益诉求主体多元化，稍有不慎就可能引发不必要的矛盾，影响企业发展。办公室在对上级领导服务时要尊重但不能盲从，对下级单位服务时则要做到平等但不能迁就，形成企业内部上下级之间各方利益诉求的最大协调和平衡，维护企业的和谐稳定，为企业效益最大化创造条件。
3.3强化办公室工作管理
首先，业务要流程化。要将办公室工作的每一项业务进行流程化描述，突出关键节点、完善应对措施，确保每名工作人员都能够独立或牵头完成办公室的任务。其次，职责要标准化。按照项目管理方式，根据人员特点，合理分工，明确职责，实行分级管理、扁平化沟通的工作机制，形成职责清晰、权责对等的管理模式，充分发挥办公室人员积极性、能动性，形成工作合力。最后，管理要透明化。办公室内部要形成公平、公正的发展环境，所有办公室人员考核标准要一致、发展机会要均等，内部所有人员的工资晋升、职称晋级、岗位提升都要以综合考核评定的成绩作为最大依据，避免特殊人员存在和“内幕事件”发生。
3.4实施信息化建设
信息技术的发展给办公室信息化建设提供了技术条件。办公室信息化建设，能实现对各种信息资源的有效集合，最大程度提高办公室工作效率，最大限度减轻办公室工作负担。首先要梳理业务。要根据企业业务发展趋势和经济实力，根据办公室业务开展规模对所有业务进行梳理，制定需要实施信息化建设的业务项目，制定实施计划。其次要合理推进。要综合考虑企业的经济实力，根据需求最大化原则适时推进电子公文、电子档案以及会议室管理、接待管理、印章使用等信息化管理模块建设，提升工作效率。最后要强化设备管理。信息化建设需要依托各种电子设备，要强化设备的维护管理，避免维护管理不当造成设备损坏、信息丢失，造成严重后果。
无论时代怎么发展，办公室工作始终在企业管理中发挥着重要作用。办公室工作人员需要多看多写，多动脑筋，多调查研究，只有这样业务水平才能得到显著提高，办公室的工作才能够得到有效开展，从而为企业未来的发展奠定良好的基础。
参考文献：
[1]陆沁文.试论新时期如何做好企业办公室工作[J].办公室业务，2017，（04）：7.[2017-08-18].
[2]任爱玲.对新时期如何做好企业办公室工作的探究[J].经济师，2016，（11）：253-254.[2017-08-18].
论文作者:王克民
论文发表刊物:《基层建设》2017年第30期
论文发表时间:2018/1/18
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