中外企业档案工作动力与控制机制比较研究及启示，本文主要内容关键词为：启示论文,中外论文,机制论文,动力论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中外企业档案管理工作各自在特定的土壤中产生、推动和管理控制，其动力机制和控制机制有共性更富于差异性，探讨不同社会制度、文化背景下的差异化的企业档案管理工作，了解外国企业档案工作是如何满足完全市场经济条件下现代企业对档案工作的需求，对于我国现代企业制度下的企业档案工作的不断完善与发展大有裨益。
一、中外企业档案工作动力机制比较
所谓动力机制，是指推动企业档案工作发展的动力要素及各要素之间的关系。文章选取了基本动因，管理体制和管理模式进行对比分析。
(一)基本动因比较
外国企业档案工作发展的动力机制方面，最基本的动因在于两种相互作用的权利：信息利用权和私有财产保护权。公民有权知晓有关于国家和自身的事实，不论是过去的还是现在的。过去的事实由历史学家揭示，这就意味着历史学家对文件有着永无止境的需求，而这一需求的满足不但需要公共文件，还要有私人文件(包括企业文件)。[1] 但信息知晓权和私有财产权之间又存在矛盾，要充分满足信息知晓权很可能会侵犯到私有财产权，因此要在二者间寻找到一条中间道路。由于企业文件属于私有财产，因此销毁与否完全由企业所有者决定。档案工作者只能劝导企业所有者关注档案的作用。在这两种权利的交互作用过程中，事实上私有财产所有权又占据主导地位，公民对企业档案知情权的实现在很大程度上是有赖于企业主自觉的权利让渡，这就导致外国企业档案保存尤其是对外公布在缺乏制度约束的条件下不可能成为企业的普遍行为。因此企业是否开展档案管理计划成为档案工作者对企业主说服工作的结果，比如美国档案工作者认为企业档案能够支持如下活动：公共关系与广告、投资关系、策略制定与评估、政府与法律事务、商标许可及保护、诉讼支持、招聘与培训、个案研究与企业史、雇员交流、企业客户及产品周年庆等。[2] 遗憾的是，这些在档案工作者眼中足够充分的理由可能会因为企业的财务状况甚至企业主个人的认识原因轻易地被否决。尽管如此，在企业档案公布中，公民知情权对私有财产所有权在某种程度上仍然是有影响的，市场经济下企业的生存与发展很大程度上是顾客导向的，企业档案的公布从形式上看是实现了公民的知情权，但本质上是企业希望帮助顾客增进对企业的认识，帮助企业文化的宣传，扩大企业市场份额，获取更多经济利益，为了企业发展不得不让渡的知情权。在这个意义上，公民知情权是推动企业档案管理计划实施的直接动力，而私有财产所有权则是间接动力，二者的互动在一定程度上决定了是否要进行档案管理规划，在何种程度上进行档案的管理与公布。或者换个角度来看，外国企业档案发展的外部动因是基于满足公民的知情权，内部发展动因则是满足企业发展的需求，即私有财产增殖的要求。
而我国的企业档案管理发展的基本推动力则与此截然不同。我国企业档案工作发展的基本历程显示出我国企业档案工作是以国家力量为主导，公有制为主的所有制体制决定国家所有的企业所产生的文件也必然归属于国家，国家拥有企业档案的所有权，当然可以对企业档案的管理进行支配。与此同时，国外企业档案工作发展中的另一主要动因——公民知情权，在我国深化政治体制改革前也并未得到足够的重视，不能构成我国企业档案工作发展的推动因素。我国企业档案工作的发展因此呈现为单一的国家力量推动下的整齐划一的管理体制，企业本身对企业档案管理是否有需要，有怎样的需要以及需求的差异化并不是我国企业档案工作发展整体规划的主要考虑。
中外在企业档案管理上基本主导力量的巨大差异表现在外国企业档案管理工作的自发性强，制度约束不足，多样化、差异化的企业档案管理模式，企业主根据各自的需要自主决定企业是否进行档案管理。我国则在基本动因的推动下呈现出有组织的、有严格制度约束的大规模的企业档案管理实践。
(二)管理体制比较
在我国，企业档案工作实行高度集中统一管理，国家档案行政管理部门对全国企业档案工作实行宏观调控，制定和完善企业档案工作法规、制度和标准，各专业主管部门负责管理本行业的企业档案工作，地方各级档案行政管理部门负责管理本地区的企业档案工作，结合本地区特点进行组织协调。即“条块”结合、以“条”为主的管理体制。各级档案行政管理部门对企业档案的制度约束力很强。这样的管理体制有利有弊，一方面，我国企业档案工作在企业档案工作管理体制的推动下，自1959年起确立了一套基本适应当时我国国家管理和企业发展的企业档案工作体系。“条块”结合的管理体制客观上形成了档案行政管理部门和行业主管部门的双重压力，共同推动企业档案工作的运行。但是，随着我国经济体制改革的深入，以往一刀切式的企业档案管理体制显然已经不适应多元化的所有制形式，为此，本课题组提出在现代企业制度背景下应采用企业档案工作宏观管理体制双轨制——即对国有(含国有控股)企业与民营企业两类不同所有制的企业采取不同的管理体制。具体说来，就是在国家档案局的统一掌管下，对国有及国有控股企业的档案工作由档案行政管理部门与有关主管部门相结合进行领导、监督和指导，对民营企业档案工作由档案行政管理部门按属地管理原则进行指导与服务。
美国、英国的企业档案管理体制均属于分散式。美国联邦政府档案机构对企业档案工作没有指导和监督的权力，全国企业档案工作没有统一的管理体系、管理要求和标准，企业档案业务管理活动灵活性较大，企业档案管理完全是企业自身的事情，只要在法律许可的范围内，企业可以根据实际需要自主管理和处置自己的档案，其他机构和个人无权干涉。事实上，世界上绝大多数国家不设立档案行政管理部门，并且即使设立了档案行政管理部门，也多采取分散式的档案管理体制，因此，多数国家不可能出现与我们类似的高度集中甚至“条块”结合式的企业档案管理体制。但这并不意味着外国企业档案工作就不需要组织、引导和交流。这一功能的实现在美国是通过在全美档案工作者协会自发设立企业档案工作处得以实现的，在英国则成立了企业档案委员会。
中外企业档案管理体制的差异客观存在，无论是中国式的纵横交错的管理体制还是英美松散的横向交流纽带式体制都在不同程度上适应其所在国家。中国的企业管理体制是典型的外发型动力机制，即外部施加压力的动力模式，是外部宏观体制带动企业内部开展微观档案管理实践的模式。而外国的企业档案管理体制则是以内发为主的动力机制，是各企业自身条件成熟的基础上进行自觉的档案管理规划设计，但这种内发动力往往缺乏可持续性。这两种互补的体制恰好引发我们关于企业档案工作应当在内外合力的基础上共同推动的思考，目前正处于现代企业制度创建过程中的我国恰好同时具备内外动力机制的基本要素。一方面，我国有集中统一档案管理体制的传统和国家体制的支持，有着西方国家不具备的所有制条件下衍生出的集权传统，宏观管理体制的历史基础较好，即具备了外发型动力因素；另一方面，随着所有制改革的深入，企业自主权的扩大，也为内发型动力的产生提供了空间。与此同时，如何解决好二者之间的协调是当前需要重点考虑的问题。
(三)管理模式比较
企业档案管理模式是指为达到完整保存、科学管理和有效利用档案的目标所采用的基本思想与方式。企业档案管理模式是在宏观管理体制指导下的各企业的微观管理方法与手段，较之企业档案管理体制的宏观概念，在微观上有着更强的多样性和差异性。
我国企业档案管理模式可按照集中统一管理程度分为档案集中统一管理、档案分级管理和档案分散管理；按照管理对象可分为档案综合管理、文档一体化管理和信息一体化管理；按照管理方式又可分为档案实体管理、信息管理和知识管理。根据课题组的调查，我国大多数企业的档案管理模式是处于档案综合管理的集中实体管理阶段。
从具体的管理模式来说，适应其宏观管理体制，绝大多数外国企业采取了档案分散管理模式，但也有部分企业采取了更灵活多样的形式。比如日本企业档案管理中，虽然多数企业采取的是分散管理的方法，但实际上一部分企业设置了企业综合档案室，负责整个企业的档案管理。同时为适应现代信息化社会的发展需要，性质和管理形式不同的各种企业档案室还采取了信息一体化管理模式，一般都是将档案室的信息管理体系纳入整个公司的信息体系。这样的企业档案室保管的档案一般数量庞大。美国企业档案馆也存在以分散管理模式为主的多样化状况，由于欧美的档案是指非现行文件，因此美国企业档案馆多为历史档案型，其职责除了负责管理企业档案外，主要是研究企业发展史，这就使得企业档案管理工作与文件管理工作的脱节，档案部门只有保管档案之职，没有管理和监督文件归档之责，因此文件收集难是美国企业档案界公认的难题，在美国企业档案管理模式中文档一体化模式也就不多见。如美国电信公司档案馆负责收集管理全公司的永久性文件，现行文件则有图书馆管理，文件在图书馆保存五年后向档案馆移交。摩托罗拉公司的档案部门名为“博物馆”，其职责也是只对历史档案进行管理，而文件管理处于无人过问的分散状态。[3]
二、企业档案管理控制机制比较
企业档案管理的控制机制主要是研究为保障档案工作规范性发展，实现其既定目标的控制措施，本文主要从法规角度比较中外企业档案管理的控制机制。
(一)外国企业档案管理法规控制状况
英国：尚未制定控制企业文件和私人档案的档案法，公司法之下对于企业文件的永久保存也无相关的法规义务，只有条例规定了部分企业文件应该供企业成员或公众检索查看。只有一个出口规定对50年以上的档案材料(含企业档案)的出关有所限制。其他方面的方针包括原先政府对企业向公共保管机构捐献档案有减税措施，现在也有所调整，只对所捐献档案对国家有重大意义的方可享受减税。
美国：既无立法，也无政府援助或者政府企业保存档案的刺激措施。不过某些联邦政府的实体组织向收藏企业档案的公共保管机构提供援助基金，但这类基金不面向营利性企业的内部档案馆，而且这类基金的竞争很激烈。政府也曾一度提出针对档案捐献的减税措施，但1970年税法修订后就取消了这一措施。
法国：没有对于企业档案的专门立法，但是国家有关文件的部分法律对国有企业的文件也同样有效，事实上，法国的国有企业数量本身也较多；此外关于商业管理和劳动管理的法律法规也将影响文件的保管；1985年制定的破产法还规定破产人在销毁任何文件之前应当通知档案行政管理部门。[4]
总结上述主要欧美发达国家企业档案法规的状况，我们会发现一个耐人寻味的现象，那就是向来强调法制的上述国家在企业档案管理上反而没有或者少有直接、专门的法规控制。这是不是意味着上述国家的企业便会对其自身的档案放任自流呢，答案并非如此。事实上是，尽管上述国家对于企业档案并无专门法规约束，但由于上述国家整体法制化程度极高，企业时时要应对各类诉讼，为避免在诉讼中处于不利地位，企业在维护自身利益的动力下自发地便要对可能涉及其核心业务职能的证明性文件妥善留存。因此，外国企业档案管理的法规控制机制不是通过制订直接针对企业档案的法规实现的，而是通过健全整个法规体系，以全社会的整体高度法制化实现对企业档案的间接控制。
(二)我国企业档案法制化建设状况
反观我国企业档案法制建设历程，恰好与此相反，我们国家是在整个国家法制化水平比较低的情况下出台了以《档案法》为核心的若干企业档案法规和行政规章，内容涉及企业档案管理的方方面面，包括企业档案含义、档案工作部门职责、人员素质、集中管理原则、管理体制、分类、保管、鉴定、统计、提供利用、现代化、电子档案与纸质档案双套制保管、知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理、国有企业资产与产权发生变动档案的处置、破产企业档案处置，乃至企业档案的升级达标等等。在我国整体法制建设水平较低的情况下，我国全面、直接的企业档案法规建设为推动我国企业档案工作沿着法制轨道发展起到了不可低估的作用。
综合上述情况，我国与欧美国家在企业档案法规建设方面呈现出迥异的特点，分别表现为直接的法规制约和间接的法规制约。我们认为这两种法规制约方式恰好反映了我国与外国企业档案工作身处的不同外部制度环境。外国之所以对企业档案实施间接法规制约，究其根本，仍然是私有财产所有制决定的，因此国家在这一领域的直接作为空间较小，至多有些免税等鼓励措施。随着我国经济体制改革的不断深入，所有制的多元化也对我国今后在企业档案管理方面一直实行的直接法规约束机制提出了新的课题。考虑到我国社会发展阶段正处在转型期，同时具备两种制度环境要素，因此，如何将欧美国家的间接约束方式与我国传统的直接约束方式相结合，使得法规约束机制在推动企业档案工作发展中继续发挥强大作用是当前企业档案法制建设研究的一项重要任务。当然，这种结合不是简单的折中，而且其中间接法规约束机制的形成是一个长期的过程，有赖于整个社会法制水平的全面提高。
三、启示
在对中外企业档案工作动力机制和约束机制进行了比较与分析之后，我们认为有以下几点启示：
(一)变革与创新——现代企业档案管理不变的主题
现代企业作为经济运行中最为活跃的力量，在产品、技术、服务等方面不断引领时代潮流。企业档案管理虽然只是整个企业管理中的一个环节，但企业的变革与创新总是通过一定的方式影响和带动企业档案工作管理方式的改革。电子文件在企业中的运用立即带动整个企业档案管理方式的革命性变革，随之而来的是企业档案工作者必须承担文件信息系统的功能设计、对电子文件的有效捕获和合理鉴定、安全保管等一系列全新的领域；又如知识管理作为企业的新理念出现后，档案部门积极行动，重新进行自我定位，力争承担起企业知识图谱描绘者的角色。当然，以上例子还只是企业档案工作对企业的被动适应性创新。企业档案部门今后能否进一步提升其在企业中的地位，更重要的是要有主动创新的精神。对于我国企业档案工作来说，可以通过比较研究了解外国企业档案工作的最新动向，对我国企业尚未迫切面临但又是发展趋势的动向进行认真分析，未雨绸缪，比如外国企业当前关注的全球化问题，能否在我们的企业尚未全面全球化之时就设计出相应的应对措施，以便企业将来能从容应对全球化带来的档案管理挑战。
(二)企业档案管理层次的提升——信息管理与知识管理
在传统的企业档案管理理念中，档案实体管理一直是管理的核心目标。但随着信息技术的发展，信息管理理念和知识管理理念越来越成为企业档案工作的未来发展方向。本次研究中我们也发现，无论国内外的企业档案工作者都不再将业务局限于简单的实体保管，而是将文件管理视为企业信息管理和知识管理的一个重要组成部分，致力于协助企业对内部信息与知识进行采集、组织与分类，控制信息流、知识流在企业内部的合理运转，为企业搭建其完整的知识体系提供一个基本框架，从而使得企业在完全的信息流和集体知识基础上科学地开展生产、管理、经营活动，最大限度地创造经济效益。
(三)多元化的发展模式
在比较研究中我们发现，国内外企业档案管理工作无论从宏观的管理体制还是微观的管理模式都呈现出明显的多元化趋势。我国在企业档案管理体制上从原先整齐划一的“条块”结合、以“条”为主的企业档案管理体制逐渐转向双轨制管理模式，而外国企业档案管理本来就是百花齐放的分散式管理模式。在微观层面的管理模式上更是存在多元的划分标准和分类结果。我们认为，在现代企业制度背景下的每个企业组织的微观环境条件都有所差异，各个企业的技术、规模和目标也不可能整齐划一，这种差异反映在企业组织形式上就会呈现出不同的特点，并且其中任何一个要素的变化都会引起企业组织形式的变化。由此推出，与企业特点相适应的企业档案工作的管理体制与模式也应呈现出多元化发展格局。这一点在理论与实践中都在被不断加以验证。
(四)自主发展与有序引导相结合
中外企业档案工作的发展经验中，我们注意到内力驱使与外力推动的问题。所谓内力驱使就是企业根据自身的需求安排内部的档案管理事务，外国企业档案工作更多地呈现出内力驱使为主的特点，显示了外国企业档案管理工作充分的自主性，但同时我们也看到，外国企业档案工作由于缺乏来自外部的有效约束，也表现出较强的随意性，可持续发展的动力不足等问题。我国的企业档案工作恰好与之相反，主要由外力推动，强大的外部制度约束导致我国企业档案工作管理形式的高度相似，企业的主观能动性较弱，无法形成个性化的自主发展模式，缺乏活力。由此，我们考虑能否将二者的优点相互结合，使内外两股力量形成合力，既赋予企业以足够的能动空间，又在外部进行有序、温和的引导，使得企业档案工作得以健康持续地发展。
无论中外，企业档案管理工作只有围绕企业的需求不断进行变革与创新，在协助企业达成其发展目标的过程中证明自身的价值，才是企业档案工作不竭的生命源泉所在。
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