摘要：文书档案联系着企业的过去和未来，关系着企业的前途和命运，因此，加强文书档案保密管理工作是每个企业单位刻不容缓的工作。 文章分析了企业文书档案保密工作的重要性及工作中现存的不足，提出了一些措施。
关键词：企业；文书档案；保密措施
1.企业文书档案保密工作的重要性
随着新形势的发展，企业中的越来越多的信息资料都体现在了文书档案中，可以见得文书档案对于一个企业的重要性的程度，它不但充当了企业人员工作时必不可少的一部分，而且也是使企业工作发展、有序管理、和谐运营的前提，尤其对企业部门的管理效率的提高展露了功不可没的作用。在企业管理工作中，企业档案起着非常大的作用，影响着企业的建设与发展，档案的管理是企业管理的基础，企业管理又在决定着文书档案的管理。在企业文书档案中记载着很多内容记载着企业由开始到发展再到高潮的各个阶段，包含的范围广泛，信息量多，以不同的形式在文本上展示着这个企业的特色发展。文书档案的妥善保存意味着这个企业从发展到现在的管理上的记录，不断创新领域，也正在加快这个企业的进步速度。对企业是一笔无价的财富。
文书档案不但在企业管理中发挥着很大的作用，而且它本身包括与企业息息相关的政治性的成分，应该加强对保密工作的组织与改进工作，使得保密工作发挥到极致，对它的保密性的措施的实施也体现了管理与组织人员的责任心和素质，应认真筛选管理档案的人员，保证档案的隐私与企业的隐私。
文书档案涵盖企业的很多重要资料，它真实有效的记载着这个企业的历史，在企业的经济发展长河中，档案的记录充分证明了企业的历史经济与现在经济的差异与发展进程。企业的进步也促使了它的发展。数字化、信息化的到来也使得档案的级别逐步升高，近些年的开发项目技术的提高及功能的改革无一不体现在档案中。
由上述可见，企业文书档案在企业中的重要性不容小觑，所以必须更加大对档案保密性的管理。
2.文书档案保密管理工作现存的不足
2.1文书档案保密管理意识比较淡薄
第一，企业在思想上认识模糊。由于一部分企业在思想上对档案管理工作没有高度的认识，没有把它作为企业基础，存在“档案是档案，业务是业务”的想想，对于档案与业务之间的关系认识模糊，因此不知道开展企业文书档案管理工作的意义是什么，更不知道如何开展这项工作。第二，企业对文书档案管理工作不够重视。一部分企业并未认识到文书档案在如今这个信息化的时代中所具有的使用价值，认为所谓的文书档案管理仅仅是收集企业的历史文件资料，既要投入人力物力，还有投入财力，却出不来任何政绩，是一种得不偿失的行为。第三，企业缺乏主动性。大部分企业只重视形式，轻视内容，重视晋级，轻视效能，晋升文书档案管理级别往往是为了应付上级的检查，并没有真正地从对企业负责，对企业历史负责的角度去做好文书档案管理工作。
2.2企业在文书档案管理工作上的力量比较薄弱
第一，文书档案管理队伍不够稳定。在基层企业中，文书档案管理人员大多数是由办公室的勤杂人员兼任，因此专业化水平不高，队伍变动频繁，这直接导致文书档案的争论和管理出现混乱的现象。第二，文书档案管理的质量不高。首先，文书档案的管理人员只知道基本知识，对于档案的保管期限、案卷号、类别号、目录号、全宗号混淆不清，出现盖错章、编错号的习惯。其次，文书档案目录的索引不全，一些年代久远的文书档案很难找到索引，导致这些文件的使用价值得不到发挥，不能为企业的发展服务。最后是企业没有足够地认识到文书档案的重要性，使得档案的使用价值没有充分地显现出来，导致文书档案的管理质量无法得到提升。
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2.3管理观念落后
一是文书档案管理的方式太过陈旧。当前企业的文书档案管理主要是手工管理，文书档案从收集到整理，到编目，再到索引和查阅大多数还是沿袭着传统手工模式，现代化的管理手段被应用的很少，致使文书档案管理的质量比较低，查找的速度比较慢，使用的效率比较低。二是资金保障没有到位。一般来讲，基层企业的办公经费往往处于紧缺状态，因此，在文书档案收集、整理以及保管上能够投入的资金明显不足。
3.企业文书档案的保密措施
3.1文书档案库房管理中的保密工作
档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是有一些不具备条件的单位，往往将库房附设在机关办公楼内。应注意的是，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
3.2绝密档案的管理和保密
绝密档案是党和国家的核心秘密，它关系到党和国家的安全，关系到国家的政治活动、军事活动和经济发展的成败。因此，为确保国家核心秘密的安全，必须管理好绝密档案。首先绝密档案应与非绝密档案分别保管，要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保绝密档案的安全。其次要提高绝密档案管理人员的素质，绝密档案管理人员具有特殊的地位和身份，有比一般工作人员更为重大的责任，因此，绝密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，把保守国家秘密做为自己的神圣职责和应尽的义务。第三是加强绝密档案的日常管理，绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3.3做好文书档案利用中的监督工作
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体要做好制度建设、队伍建设，制定有效监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆室还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书划线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。
3.4正确处理好文书档案保密与利用的关系
保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。
4.结束语
做好企业文书档案的保密工作是企业管理的不可或缺的组成部分，应予以高度重视，不论是对档案本身的管理还是对档案管理人员的管理都应严格按照相关规定进行，将保密工作做好。
参考文献：
[1]黄瑛.论新形势下企业文书档案保密工作[J].机电兵船档案， 2013，05
论文作者:郭卜瑞
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/10/1
标签：档案论文; 文书论文; 企业论文; 库房论文; 保密工作论文; 绝密论文; 档案管理论文; 《基层建设》2018年第23期论文;