无锡市中医医院 江苏无锡 214071
摘要：本文对办公室文书档案管理工作存在的现状进行了分析，指出办公室文书档案管理只有实行信息化，才能适应时代发展的需要，提高档案利用率，进而更好地为医院发展提供支撑。
关键词：文书档案；科学管理；信息化
办公室文书档案工作是整个单位的档案管理中的一个重要组成部分。它具有专业性强、细致等特点。它承载了医院运作、发展的历史过程，对查考、使用很有价值。
对文书档案进行科学管理，确保档案资料的质量和完整，实现文书档案管理工作的规范与标准，才能够使办公室文书档案的利用率进一步提高，通过历史的、真实的信息数据与资料，为医院进一步发展提供可靠的依据。
随着医院业务的不断发展，文书档案逐渐累积，传统的文书管理方法已不能顺应现代档案查询利用的需求，文书档案的信息化管理从而应运而生。
1.办公室文书档案概述
文书档案是“内”“外”兼修的档案门类，其内容的形成涵盖了外单位的指导性文件和医院内部形成的文件资料。当前，文件主要内容包括：报告、请求、批复、函、会议纪要等。
医院职工工作上遇到问题需要查找相关依据时，通常都会通过办公室文书档案查找相关内容，通过文书档案，可以更快了解情况，总结相关经验，进而制订处理计划，从而解决问题，顺利地进入下一步工作中去。而且，文书档案还为我们了解研究当时单位、社会的政治、经济等方面的情况提供一定的依据。
2.办公室文书档案的整理
文书档案的资料收集与整理工作是非常重要的，对文书资料进行收集整理，必须以认真、细致、一丝不苟的工作态度进行，做到不遗漏有用的信息，只有这样，才能将有用的信息进行归档，使文书档案具有完善性和规范性。
文书档案收集与整理工作要按一定的规范要求与程序，对文书档案进行科学严谨的收集整理。根据国家有关归档文件的整理规则，以及单位的具体执行标准执行。所有能够体现本单位重大工作事项、活动等，有一定参考利用价值的资料，如文字、声像制品、图片等内容都属于归档范围，比如上级主管单位、行政部门下发的文件和通知等，本单位各项工作与活动过程中有参考和利用价值的文件资料等，这些都要进行收集，归属文书档案资料范围。
3.以往文书档案管理存在的不足
3.1 查阅文档不容易。查阅者需要亲自到档案室办理相关手续后，才能进行文档的借阅，费时费力。此外，文档通常只有一份，当多人需要同时查阅的时候，其要求就不能同时满足，时效性大打折扣。
3.2 所供查阅的文书档案资料极易出现污损。以往的文书档案主要材料都是由纸质构成，并进行保管，由于文档供不同的人查阅，经常使用后，加上受到天气、保存环境等因素影响，难免会出现污损等情况。档案如出现损毁，极难再恢复原状，会对文书档案管理工作造成损失。
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4.依托信息技术，科学管理办公室文书档案
随着信息技术的不断进步，只有对文书档案工作信息化，才能快速有效地解决文书档案管理中存在的问题。
档案工作信息化是指改变以往单纯保存档案实体的形式，实现以档案实体的信息化建设向人体提供服务的方式。对档案实体进行信息化建设，能够有效的对档案信息资源进行分析、分类、加工和提取，从而提高档案的管理效益。电子档案和传统的档案资料相比，它能够借助于电脑实现档案的修改、保存、查询和快速传递，大大提高了档案的管理效率和利用效率，在一定程度上降低了档案的管理成本。
4.1 科学规划，同步推进。医院首先将档案信息化建设纳入医院信息化建设整体框架内，以档案信息网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案信息化管理标准化、网络化进程。为实现档案信息化的规范管理，制定了《电子档案管理制度》、《档案管理系统操作制度》、《电子档案登记备份制度》等规定。
4.2 加强学习，提高素质。信息技术的发展为医院档案管理提供了一定的技术支持。以往，现行文书及档案的工作程序都是以人工手写为主，如对文件的草拟、修改、增减及至定稿、打印、传阅、整理、归档等，工作烦琐，时间长，速度慢，容易出错。现在，文书与档案管理人员，根据新时代的要求改变传统的手工档案管理模式，通过计算机技术，即可快速完成上述工作，大大提高了工作效率。不仅如此，医院领导也对档案管理信息化建设的宣传与学习工作给予一定的重视，在医院的内、外网站上设立档案工作专栏，专题宣传“电子档案的开发与利用”，并通过专业培训，使相关的档案管理人员充分了解并掌握信息化技术，将信息化技术融入到日常档案管理工作之中。
4.3 完善系统，配置设备。软硬件设施的建设，是加快档案信息化建设的必要途径。医院配置了档案信息化专用设备及专用服务器。配备符合要求的档案管理软件“无锡市数字档案室电子档案系统”，该系统符合全省统一的数据结构标准与国家档案局要求，医院的办公自动化系统能与档案管理网络系统对接，实现在线归档，有效确保档案数据、上网档案信息和档案系统的安全。可以进行各类档案条目检索、查询、打印，实现了档案数据共享。医院对建院以来至今保管期限为永久和30年的室藏文书档案全部进行全文扫描，建立全文数据库，实现了档案管理信息资源的数字化，可在线查阅档案目录及全文。在硬件上不断加大对档案信息化设备的投入，配置了档案工作专用服务器、电脑、复印扫描一体机、光盘刻录机、数码相机等设备。
4.4 多措并举，保障安全。为提高档案信息安全保障能力，增强档案信息安全保护的整体性、时效性，医院建立了《档案信息管理工作制度》，指定信息科专人负责档案信息日常维护与安全监控，并对数据库档案信息进行“三盘”备份，即采用光盘、专用服务器及硬盘备份。对档案管理系统所有使用人员权限进行严格控制，对服务器设置了登陆密码，建有档案管理专用服务器防火墙、网络版杀毒软件等安全防护措施。
结语
事实证明，文书档案管理工作要与时俱进，实现信息化管理，才能跟上时代发展步伐，确保文档能得到完善快速的保存和利用，满足医院职工对有关信息的调研和使用。作为档案管理工作者，应不断更新管理理念，深入研究新技术，使文档管理信息化工作进一步加强，为医院各项工作的开展提供更好的服务。
论文作者:蔡青,迟菲菲
论文发表刊物:《健康世界》2017年16期
论文发表时间:2017/10/16
标签：档案论文; 文书论文; 医院论文; 档案管理论文; 工作论文; 办公室论文; 信息化建设论文; 《健康世界》2017年16期论文;