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摘要：信息化背景下，办公室的保密工作，不仅关系着企业的核心机密，对于企业日后的发展也具有一定的影响。基于这项工作的特殊性，办公室管理人员就必须要结合企业的实际情况，制定一些完善且合理化的保护策略，这样才能满足企业生产和发展的需求。本文首先介绍了企业办公室保密工作的重要性，接着分析了现阶段保密管理的现状，针对其中的一些问题，最后重点提出了一些完善对策，以期为相关人员提供参考。
关键词：企业；办公室；保密管理
办公室保密管理工作在企业发展中具有一定的特殊性，只有重视这项工作，才能促进企业的全面发展。可是从当前管理的现状来看，企业办公室中保密力度不足，缺乏完善的加密措施，这些都不利于企业良好的发展。基于此，相关负责人就必须要做好信息上的管理工作，增强保密管理人员的责任意识，构建档案信息保护系统，确保企业保密工作能够顺利开展，为企业日后的经营管理提供技术上的支持。
一、企业办公室保密管理工作的重要性
（一）维护企业的利益
在企业发展的过程中，如果泄露了商业秘密，就会导致企业逐渐的走向破产。如果办公室保密工作做不好，企业就无法在市场上抢得先机，进而面临巨大的经济损失。因此，完善保密工作，不仅可以维护企业的经济效益，还能让企业在市场上稳定发展。
（二）维护国家的利益
保密工作不仅会影响企业的发展，同国家利益之间也有着一定的关系。我国特意为信息保密工作制定了相关的法律法规，从这一点就可以看出，保密管理在企业发展和社会管理中的重要性。同企业发展相比，国家的利益就显得更为的重要，尤其是在一些大型的国企中，如果办公室保密工作没有做到位，就会对国家的战略安全造成一定的影响。
二、企业办公室保密管理工作现状
（一）保密的力度不足
我国部分企业中的办公室人员对于保密工作还没有一个清楚的概念，而且企业内部也缺乏一个完善的管理机制。例如在签约文件的时候，可能会出现工作人员的疏忽，又或者是文件遗失等情况，这些都会给企业带来无法挽回的损失。尤其是在信息化背景下，网络数据管理已经被广泛的应用到企业办公室，给企业带来便捷的时候，也存在着一定的挑战。如员工将企业的一些重要秘密，利用网络通讯的方式上传到互联网，就会导致企业的信息被一些不法分子窃取，最后给企业造成巨大的经济损失。
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（二）培训和教育工作难以开展
从当前的发展情况来看，虽然办公室保密管理工作已经得到越来越多人的重视，但是在实践的时候，仍旧存在着诸多的问题，其中最大的问题就是对于保密工作者的教育工作很难开展，而且一部分人员对于这项工作的认识不够清楚。虽然一些企业会定期对保密人员进行宣传，但是没有对其进行相应的培训，导致这类问题无法从根本上去解决它。
（三）缺乏完善的加密措施
在网络化背景下，部分企业办公室都缺乏足够的保密机制，没有采取一些有效的措施加强对核心文档、数据的处理。员工的个人电脑中能够利用通信工具、打印设备等直接将资料的原文拷贝下来，这种操作方式非常容易导致企业中的一些关键信息被泄露。同时，部分企业对于加密的措施和方式认识都不够清楚，所以也不会对信息进行加密处理，并没有设置专业人员和部门进行保密管理。而且企业内部也缺乏相应的保密机制，对于日常的工作文档和技术方案等都没有设置保密信息。
三、办公室保密工作的完善策略
（一）完善保护制度
保密工作所涉及到的内容比较多，有时候，就算是工作人员拥有较高的责任意识，又或者是具备极强的保密意识，但是如果企业缺乏一个完善的保密管理机制，也会导致办公室的保密工作无法顺利的进行下去。要知道，制定一个完善的保密制度，首先就是要固定文件的范围，明确这项工作的类型、工作人员的岗位职责等，其次，对于那些泄密的管理人员必须要对其进行一定的处罚，这样才能推进保密工作的顺利进行。最后，加大勘察力度，检查保密记录登记情况，并且将检查的结果同年底的考核结合在一起，对于那些优秀的管理者给予一定的物质奖励。
例如，某国企在文件的保密工作中，对于那些严格涉密的文件，必须要保管好，复制机关文件，必须由办公室领导批准之后，对其进行重新编号，而且还要控制好文件借阅时间和印发的范围。对于这类绝密文件必须单独的放入到保险柜中，不可以泄露给外界，而且还要在规定的时间内上交。如果发生了泄露事件，必须要在二十四小时以内，向保密部门和上级领导进行汇报，及时的采取相应的补救措施，避免损失的范围扩大。对于那些违反保密规定的职工，根据实际情况对其进行谈话教育、取消评优资格等，情节严重时，移送到司法机关。
（二）增强保密管理人员的责任意识
要将办公室保密管理工作落实到实处，不仅要完善相应的管理制度，应该意识到管理者在其中的重要性。由于办公室中人员的流动比较频繁，而且在同一办公室中经常出现多种文件一起保管的情况，这就给保密管理者带来了一定的难度。基于此，公司就必须要加强对员工的培训，提高他们的责任意识，对于这项工作的规章制度应该有一个系统性的认识。企业可以定期对内部的员工进行文化和职业道德方面的培训工作，让他们对公司有一种非常强烈的认同感，这样大家就会非常自觉的去维护企业的利益。
为了落实区委保密工作的相关要求，提升职工的保密意识，某企业办公室就召开了保密工作培训会议，要求办公室所有的人员都要参与进来。在会议上，邀请了当地保密局局长进行辅导性的讲座，讲座从当前所面临的形式，基本常识等方面出发，并且结合了一些实际的案例进行更加深入的阐述。通过这样的方式，在企业内部可以形成一种浓厚的保密氛围，而且还能进一步的明确职工之间的责任。对于下一阶段的工作，也要采用定期检查的方式，确保保密管理工作能够有序的进行下去。
（三）构建档案保密管理系统
在大数据背景下，如何对文档和数据进行保密，是办公室管理人员应该思考的主要问题。对网络环境下办公室文档信息的保护和防范而言，可以将访问控制看作是一项有效的策略，从入网访问和权限控制两方面出发，前者是对用户访问的时间进行相应的控制，而后者是对文件和相关资源的控制。同时，还可以采用数据加密的方式，一般而言，要想确保电子文档的机密性，最有效的方式就是对其进行信息保密。这样一来，不论是采用怎样的移动储存设备，都没有办法向外部传递信息，由此确保企业的保密工作能够顺利开展和落实。
网络给企业办公带来便利的时候，也严重的威胁到了数据的安全性。在新形势背景下，电子信息文档容易失真，已经成为一种非常普遍的现象，这给企业信息安全和利用造成了非常严重的威胁。企业就可以采取各种有效的手段和技术对内部网络进行强化，从一些客观的角度来看，任何的事物都不是绝对的，办公室的信息管理工作也同样如此。因此，对信息资料进行备份，这样信息即便是在被篡改的情况下，也能将其恢复成原本的样子。
结束语
企业的办公室保密管理工作，不仅对于企业的发展有一定的影响，更是关系国家的权益。企业要想在激烈的市场中占有一席之地，就必须要强化自身的保密管理工作。而在完善的过程中，最好是从人和制度两方面出发，使得企业的保密工作能够顺利开展，为企业未来的发展提供一定的保障。
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[4]章晶. 新形势谈企业办公室管理工作完善对策[J].经贸实践，2017（8）.
论文作者:姜永春
论文发表刊物:《防护工程》2018年第34期
论文发表时间:2019/3/26
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