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摘要：在我国经济建设飞速发展的今天，在电子化、数字化、信息化的时代里，电子档案已经以其绝对的优势替代了传统档案的管理形式，并且在各个领域得到了十分广泛的应用和推广，电子档案虽然比较快捷和方便，但在具体的应用中仍旧存在着许多的问题。因此，需要相关技术人员加强对电子档案管理的研究和探讨，以促进信息时代下电子档案管理工作的进一步发展。本文对信息时代下电子档案管理工作中存在的问题及解决的办法和策略进行了深入的研究和分析。
关键词：信息时代、电子档案、管理、应用
引言
所谓的电子档案管理也就是通过计算机网络控制，对企业单位需要处理的文档及数据信息进行保存和管理，它与传统的纸质档案管理不同，电子档案主要是通过U盘、硬盘或磁盘来对档案资料进行存储，这亲的档案管理更有利于人们的查询和保管，更能促进档案管理工作效率的提升。
1 信息时代下电子档案管理应用的重要意义
1.1 是社会生产力发展的结果
档案信息化建设是社会发展的产物，更是现代化建设的必经之路，要想提升企业的综合竞争力，就必须加强档案管理工作，以适应新时代发展的需要，要充分利用计算机网络平台来为档案信息的储存及交互功能服务，这样就可以在很大程度上使企业的各项工作变得更加的简单，既节约了人力、物力和财务，又实现了各个环节的有效衔接，在给企业工作带来很大便利，还能创造更大的效益。
1.2 有效的提高工作效率
各个企业每天都会有非常庞大的数据信息需要更新，如果采用传统的档案管理，就会是一项非常繁重的工作，而在档案信息化建设中，只要档案管理工作者能够掌握电脑知识，并进行熟练的计算机操作，就可以让繁重的档案整理及归档、分类等等工作得以简化，大大的提高了工作人员的工作效率。
1.3 提升企业的综合竞争能力
在社会的不断发展中，企业的竞争也越来越激烈，而企业管理除了要具备专业技能之外，还要把综合实力进行有效的提升，而电子档案管理就是在改革开放的大潮下，应运而生的，通过电子档案信管理的应用，可以让企业的许多工作环节得到优化和整合，有效的节约了资源，提高了效率，也使企业的综合竞争能力得到了保证。
1.4 为企业的发展提供信息参考
企业档案信息化建设可以把企业的各项信息资料进行长期的保留和存档，当需要的时候，就可以快速的进行档案的提取，为各个部门的需要提供查阅和参考数据。而且当上级管理部门需要数据统计时，就可以省去许多人力方面的资源，能够运用计算机网络来进行各项信息搜集和整理，有利于各项方针、政策的制定。
2 信息时代下电子档案管理工作中存在的问题
2.1 缺乏现代化的电子档案管理制度
因为电子档案是近年来随着计算机的发展而兴起的，在正式的应用中没有建立相应的管理制度，这就造成了对电子档案的管理工作缺乏统一性和可靠性，而且电子档案不同于传统的纸质档案。纸质档案只要进行简单的收集、整理、保管工作就可以了，而电子档案有自己的特点，如果在进行档案处理时，某一环节出现问题，就会直接影响到档案的真实性，为了保证电子档案管理工作的完善性及安全性，必须要出台正式的电子档案管理制度来加以约束。
2.2 缺乏必要的安全保护制度
电子档案因为与计算机网络息息相关，因此其安全性面临着多种因素的考验，这就要求对档案管理必须要加强安全防范意识。但在当前的电子档案管理中，对于电子文档的形成、处理以及最后的归档环节都没有全方位的保护，而且工作人员在日常的操作中也缺乏安全保护意识，使电子文档经常出现，因为人为因素的影响而带来的安全性威胁。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆这种缺乏安全保护措施的电子档案管理是不能满足企业发展需要的。
2.3 电子档案缺乏精细化管理
因为计算机信息技术在我国的发展较晚，在实践应用中各种管理软件和制度都不够标准和完善，整个电子档案的管理尚且处于初始化的粗糙管理阶段，这个阶段的管理方式主要是对文档的收集和整理，缺乏深入性的分析和应用，更没有安全保护意识，这种缺乏精细化管理的电子档案对于企业的发展并不能起到实质性的作用。
2.4 缺乏专业化的管理人员
要想让档案管理工作从传统的纸质阶段过渡到电子档案管理的模式，除了要求配备相应的硬件设备设施之外，还需要专业化的管理人员来进行熟练的操作和使用。但由于电子化时代到来的太快，而工作人员的操作技能还未达到成熟的地步，对于电子技术还不能完全的掌握，而且对于计算机电子档案管理的相关软件也还不能达到运用自如的程度，这种缺乏专业化管理人才和操作人员的现状严重制约着电子档案管理工作的发展。
3 电子档案管理的应用办法和策略
3.1 建立健全电子档案管理制度
只有建立健全电子档案管理制度，才能保证电子档案在应用的过程中有法可依，也只有完善的电子档案管理体制，才能提高其管理的规范性。因此，在进行电子档案管理制度的制定时，必须要将电子文档与各种文件进行统一化管理，只有从这些基础数据入手，保证其操作的规范性，才能确保电子档案的真实性和可靠性。
3.2 对电子档案进行有效的转换
大家都知道，电子档案是通过计算机操作来进行整理和存档的，而做好电子档案的转换工作，是保证电子档案长期保存的基本条件。另外，在对电子档案进行有效转换时，还必须要保证其真实的原始资料不被修改，加强其安全性的保障，而这些则是对电子档案管理提出的更高层次的要求。
3.3 做好电子档案管理的过程控制
要想让电子档案得以顺利的实施和应用，就必须要做好对它的操作管理工作，不但要保证它的规范性，而且还要从企业的实际情况出发，有针对性的制定一系列的管理制度，这样才能进一步加强电子档案管理中间环节的管控，而且对于这些中间环节必须要制定好责任人和管理权限，做到各负其责。最后，还要加强对电子档案的过程监控工作，这样才能进一步保证档案资料的安全性，保护企业的机密文件不被泄漏。
3.4 提高工作人员的综合素质
只有培养出优秀的管理人员和操作人员，才能促进电子档案管理工作的高效发展。因此，在企业的日常管理中，一定要培养出一批既懂技术又会计算机操作的档案管理人员，这样才能使电子档案管理工作有序进行。首先，要对工作人员进行定期的培训和学习，让他们在提高自身素质修养的同时，加强对计算机操作技术的训练；其次，要加强对现代化管理人才的引进，这样才能保证电子档案管理工作的高效性。只要企业建立一支懂技术、会操作的高素质队伍就一定能够改变单一的档案管理模式，发挥电子档案管理的有效性。
4 结束语
总而言之，信息时代下电子档案管理的应用已经成为当前企业发展方向和目标，尤其是当前计算机信息技术飞速发展的今天，只有加强对电子档案工作的管理，并加以有效的实施和应用，才能为企业和社会提供更加有价值的信息资源档案。
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论文作者:曹金良
论文发表刊物:《基层建设》2017年第35期
论文发表时间:2018/3/22
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