摘要：在档案信息化之前，由于存放数量多、保管条件差、查找利用率低、档案管理员知识单一等问题，纸质档案整理复杂，所有档案资料不是来自同一个地方，各部门各自整理，各搞一套等原因，这些工作的整理过程繁琐、复杂是不言而喻的。而且，纸质档案极易受损，保存难度大。档案馆（室）的档案众多都是年代久远的档案资料，这些档案资料承载着珍贵的历史查阅价值。这些纸质档案在翻阅或移动过程中不可避免造成损坏，保存难度艰巨，要解决这些问题最好的办法是实现档案管理信息化。本文对数字化档案管理的特点进行分析探讨。
关键词：数字化；档案管理；特点
1 档案管理信息化系统的特点
传统借阅档案操作流程，查阅人必须要亲自到档案馆（室），才能查找翻阅档案并复印所需要的档案资料。整个查阅过程既耗费时间长又时效性受影响。如果异地查询资料，问题更加的突出。纸质档案数量有限，无法满足多人查阅使用的需求，如出现同一份档案同时查阅，就排队等候，档案利用的时效性受影响。档案信息化系统解决了这些问题，它实现精确、快速检索，适合于复杂的模糊查阅功能。查阅人在档案管理系统中检索所需要的公司名称或其他信息能快速查阅，如需要直接点击打印即可。档案管理系统可以多人查阅，只要在多台电脑系统里安装档案管理系统即可多人查阅同一份档案资料，不存在等候排队的情况。档案的传输实现信息化管理后，以文件的方式在线传输，提高传输速度的同时，保证了信息的安全性。保证档案存储的稳定性，保存时间更长，不会受到任何外界环境变化的影响，存储载体多种多样、方便管理、携带与查阅。整理扫描完成的档案资料录入档案管理系统，实现信息资源得到了更大的开发，进一步实现了资源共享，为日后工作提供了一定的便利性。通过计算机技术全程贯穿了每一个环节的工作难度大大降低了，也缩短了工作时间，如有档案资料需要修改直接使用计算机操作，快速找到目标文件，随机完成修改，包括档案的阅览、统计等功能都可实现，缩短时间和节省精力。
2 档案数字化建设中存在的问题
2.1 传统管理模式对数字化管理的影响
受传统管理模式的影响，档案管理人员的观念未能及时更新，依然受“收、管、立、藏”传统模式的影响，重收藏、轻利用，封闭式管理模式太严重，档案管理人员不注重运用现代数字化技术对档案进行归档整理，严重制约了档案数字化管理工作的开展。
2.2 档案数字化管理缺乏统一标准与规范
档案数字化建设是一项全新的工作，技术含量较高，涉及因素繁多。在档案数字化管理过程中，一些档案管理人员未将案卷标题填写完整，对一些档案没有进行序号编写，组卷不统一，更为严重的是一些文件档案没有编制卷内目录，或者编过的卷内目录遗失、不完整。在管理过程中没有明确的技术性与管理性标准，数字化建设的硬件设施比较匮乏，相关的数字化设备不健全，不能满足档案数字化建设的需要，多数地方的档案管理仍以纸质化档案为主，电子档案的建设不完整。
2.3 档案数字化管理中的风险性
档案数字化管理依赖计算机硬件、操作系统和应用软件进行读取和操作，计算机硬件损坏、数据误删等问题会造成档案材料的毁灭性损坏，在数字化管理中电脑病毒与黑客非法入侵均给计算机系统里的档案信息造成极大威胁，增加了档案保密难度，同时电子文件档案储存受载体制约性较强，电子文件对软硬件设备的依赖性较强，计算机应用软件更新相当快，不少早期形成的文件在新的软硬件环境下无法读取，即使是同时期的电子文件也可能存在软件不兼容的问题。同时，档案电子信息修改方便简单，通过计算机对档案修改容易，内容和载体易分离，而且一般情况下看不出痕迹，这些问题均不利于电子档案的安全。
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3 加强档案数字化管理的主要措施
3.1 建立档案电子化系统工程
新时期为了加强档案数字化管理，首先应建立档案电子化系统工程，配套设备选型、档案管理软件的开发和采用，正确处理数字化进程中整理、录入与检索、保密与开放、资源共享与资源权属等关系。同时，备份和安全措施也要做好，面对大量的查询与共享，档案管理系统的设备首先要选用双服务器的设备，进行双备份，由指定专人对档案加密文件进行解密后进行备份，重视定期进行病毒检测和查消，制定严格的管理制度，明确各职能人员权限，并设置查询系统，为资源共享提供方便，应积极实行“双套制”保存电子档案，既在保存电子档案的同时也保存对应的纸质档案。
3.2 树立档案数字化安全保密意识
在档案数字化建设过程中，要加强安全防范意识，正确操作计算机，并采取有力的措施防止黑客与病毒的入侵。在发生风险时，应采取有效的措施及时应对突发事件，数字化管理中要建立档案信息全方位的安保系统，装入计算机病毒检测和入侵检测等安保功能。此外，为阻止非法访问和网络攻击行为，还要及时更新杀毒软件和操作系统的安装，更新漏洞补丁程序。为确保涉密档案信息系统与互联网的物理隔绝，要做好档案数字化的日常安全保密管理和定期检查工作，在发生问题时要及时上报、及时处理，保证数字化档案监控体系的完善。使用档案数字化管理系统时，还应采取相应的软件、数据库安全保护措施，设置开机口令或系统口令，防止他人非法获取或篡改档案，确保计算机管理系统的档案材料的真实与安全。同时，在档案数字化信息管理过程中还要建立严格的档案备份系统，通过计算机转移刻录到只读光盘上进行脱机保存，以加强档案数字化安全保障。
3.3 加强存储介质和设备的选择和管理
选用技术成熟和质量可靠的储存介质和设备，并要做好载体更新、数据迁移和异地备份工作。首先在档案数字化信息系统上，应选用成熟技术和质量可靠的设备和储存介质。其次为避免在技术升级、载体老化的情况下丢失文件数据，要做好数据迁移和载体更新工作。最后，要定期备份和异地保存，以此来避免天灾人祸和重大突发事件对数字档案所造成的毁灭性破坏，对有些特别重要珍贵的档案，则应利用不同的介质、格式等做好异质和异地备份保存的方法。
3.4 提高档案管理人员的专业素质
大数据时代，档案管理人员除了需要有过硬的档案专业知识，还要提高计算机操作技术能力和信息化管理素养，培养一批既懂业务又懂信息技术的复合型人才，才能应对大数据时代对档案数字化管理的挑战。档案管理人员要与时俱进，熟练使用数字化软件的操作系统，掌握网络信息技术等技能。同时，还必须强化安全意识，加强权限管理，增强防御能力，为深入开展档案数字化建设创造良好条件。随着信息技术在档案管理工作中的应用，新时期档案数字化已成为必然趋势，在档案数字化发展过程中必然会遇到一些新问题和新情况，这就需要创新思想观念，完善管理规章制度，加强对档案信息管理的安全防范意识，及时解决档案数字化建设过程中存在的问题，促进档案管理水平和服务质量的提升。
结束语：
档案管理信息化建设是一项艰巨而长期的任务，也是一项系统工程。档案管理工作一定要抓好数据库建设，才是跟上时代发展的步伐。通过国家能源集团宁夏煤业公司档案管理的各位领导、同事的引领帮助协助配合努力下，我应急救援中心已经完成了档案信息化建设阶段性任务。今后加快档案管理信息化建设，按照领导指示完成各项档案管理信息化建设进程。
参考文献：
[1]王学平.浅议我国档案数字化建设实践与发展策略[J].档案学通讯，2011（06）
[2]向立文.档案资源整合与共享的实现条件研究[J].情报杂志，2006（12）
论文作者:徐善忠
论文发表刊物:《基层建设》2019年第25期
论文发表时间:2019/12/9
标签：档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 纸质论文; 过程中论文; 文件论文; 档案资料论文; 《基层建设》2019年第25期论文;