电子文件归档工作初探，本文主要内容关键词为：文件论文,工作论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、电子文件归档的范围。
（一）全息存贮的文本文件。
1.各业务职能管理部门制定的法规政策性文件，如条例、规定、通知等。2.对学校工作有指导意义的纲领性文件，如学校事业发展规划、年度工作计划、校务会议纪要等。3.反映学校各项工作发展状况的材料，如学校一览、大事记、简报、信息通报等。
（二）经过加工整理的数据库文件。
1.综合或专题性统计资料，如学年初报表、学校统计资料简编、人事劳动工资年报、财务预决算表、历年招生和毕业人数统计、固定资产年报、房屋普查统计等。2.各项工作及各类人员基本情况，如全校教职工基本情况；科研项目完成及成果申报、报奖情况；主请外国专家和聘请名誉、客座教授情况；申请博、硕士学位人员基本情况等。
（三）程序类文件。
包括操作系统、语言处理程序、用户应用程序。其中归档的重点应是本校自行开发的办公自动化系统，以及与归档数据库紧密相联的公用支撑软件。
（四）以超文本文件形式和利用多媒体技术编制的各类演示系统。
学校总体情况介绍及各部处、院、系、所编制的联在国际信息服务网（INTERNET）上的基本情况介绍（HOMEPAGE）等。
目前，这些电子文件中的部分文本文件和少量数据库文件已被传输到校园信息网上，而大多数文件还未上网，尚在职能部门的局域网上，也必须列入归档范围。
二、电子文件归档应与纸质文件立卷归档管理原则相衔接。
（一）要坚持由形成电子文件的部门归档的做法。
国外的电子文件是法定由档案馆直接鉴定后接收进馆的，而我国至今《档案法》中没有提及有关规定与要求，尚缺乏法制环境。在实际上，可延续纸质档案走过的有效路子，坚持由形成电子文件的部门归档的做法。高校管理工作是由纷繁的业务结构系列所组成，在校内管理体制改革中又不断出现手段更新、方式多样化，使得管理工作更为复杂。因而，仅靠游离于各项业务活动之外的档案部门决不可能保证电子文件完整、准确、系统地归档。各职能部门熟悉自身工作的规律，是文件的直接责任者，由他们负责整理归档，能较好地保证归档电子文件的质量。
（二）要贯彻优化精炼的原则。
在各类管理信息沟通、共享日益频繁情况下，办公自动化信息处理中所产生的电子文件是浩瀚而庞杂的。尽管光盘、磁介质载体存贮空间大，但如不区分价值，把所有文件收进档案馆，无疑是人力、物力的浪费，且将造成积重难返的局面。档案部门必须从电子文件归档之始，就贯彻优化精炼的原则，通过鉴别、选择，去粗存精。由于现阶段电子与纸质文件并存，相当一部分归档文件两种载体的内容是相同的。因此，应要求电子文件归档时，突出其特点，有所侧重。一是经过加工整理的共享信息“含金量”高、系统性强的数据库文件。这种文件检索方便、利用率高，是纸质文件难以代替的。二是具有重要参考作用和历史研究价值的文本文件。对临时性、局部性、内容已被其它电子文件所覆盖的，不需归档，应定期删除。
（三）要树立保密观念。
先进的技术促进了信息共享，但也给保密工作增加了新的难度。计算机系统处理和存贮的信息包括某些国家秘密和本单位不宜公开的事项。在计算机检索逐步采用现代化技术，发展为联网检索时，电子文件管理已成为预防失、泄密的薄弱环节。在归档过程中，要防止存贮介质丢失或被非法拷贝泄密，以及数据在通讯线路、计算机外部通道上传输中的电磁波辐射和非法终端窃取机密数据。对秘密数据必须采取加密存贮和传输的技术，对记录秘密信息的磁盘、磁带、光盘要标明密级，移交时履行严格的登记手续。
三、推动电子文件归档工作的做法。
1995年10月，我校档案馆与党办、校办、计算机管理与信息中心专门研究了电子文件归档问题，统一了思想，决定采取调查研究、以点带面、循序渐进的方法推动此项工作。会后，档案馆对校机关各部处所形成电子文件的现状进行了调研，制定了《关于机读（电子）文件归档的暂行规定（试行）》，明确了电子文件归档的职责：“各部处、直属机构、各院系（所）和校办企业中凡是形成电子文件的均为归档单位，负责对机读（电子）文件进行维护并归档。机读（电子）文件归档的重点是校机关各部处。”为保证电子文件归档渠道畅通，我们充分利用原有的文书立卷工作网，要求各单位主管立卷工作的领导在抓好纸质档案归档的同时，还要抓好电子文件归档工作，各立卷牵头人要协助领导抓好电子文件的整理、拷贝，并负责向档案馆移交。
我们将电子文件的保管期限暂定为长期和短期两种，长期为5 年以上，短期为5年以下，短期保存的电子文件不进馆，留本单位存查。 在电子文件尚不具备经网络传输归档的条件下，其归档一般采取计算机软盘拷贝和其它介质拷贝的方法。拷贝应选用优质磁盘， 型号统一定为3寸软盘。要求各单位归档前，要认真检查电子文件的质量，并按档案馆要求整理拷贝。我们用FOXBASE 语言编制了统一规范的电子文件归档目录数据库，根据国家档案局案卷级著录标准，设如下项目：目录号、文件名、文件类型、文件内容、文件建立时间、保管期限、文件使用限制（密级）、记录数、字节数、文件所在盘号、盘存址，并设有移交人、接收人、移交时间3个附注项。电子文件归档目录打印一式两份， 一份留归档单位备查，一份与磁盘一起送交档案馆作为移交目录。凡属数据库类型文件，还要将支持该数据库运行的软件和使用说明书一并归档。电子文件归档的同时要将电子文件归档目录数据库一起移交，实现电子文件归档与建立计算机检索目录同步进行，为形成电子文件计算机编目检索系统打下基础。
我们规定电子文件于形成的第二年寒假后向档案馆移交，移交时，移交人要与接收人当面打开文件验收，查其可读、数据完好方可办理移交手续。归档后的软盘由档案馆负责编目并制作备份盘，放入专用装具保存，定期检查复制。
四、电子文件归档工作中亟待解决的问题。
现在，我们主要采用的是磁盘存贮、脱机采集的做法，这不是电子文件归档的最佳方式。软磁盘保存期限短，归档程序也较繁琐。当今，电子信息网络运作自如，较好的方式是以网络传输为主，脱机采集为辅。这样，必须改变当前电子文件形式各行其事的状态，尽快制订电子文件标准化的规范，以免电子档案信息难以实现共享，造成事倍功半的后果。笔者认为，电子文件归档标准化，主要涉及信息数据表示法、运用软件及存贮设备标准化等。国家主管部门应制定电子文件归档条例，并会同有关部门制定电子文件归档的规格及存贮档案用的介质的质量要求等标准。有关信息管理部门应在电子文件形成之时就抓好规范化工作，在规划信息管理工作同时，统筹好信息归档工作。在这个基础上，档案部门应把电子文件归档作为一个系统工程来抓，融于信息自动化管理的大系统中考虑，并与档案自动化检索系统相结合，才能取得事半功倍的效果。
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