摘要：随着我国经济在快速发展，社会在不断进步，我国数字化发展十分迅速。本文通过对纸质档案数字化加工的调研，对涉密单位在纸质档案数字化加工中存在的困惑进行了分析，提出适合纸质档案数字化的方法，同时阐述了纸质档案数字化的风险辨识，并对风险的控制措施进行思考，以期确保纸质档案数字化工作的顺利、安全、稳妥推进。
关键词：纸质档案；数字化；风险辨识；控制措施
引言
随着档案数字化步伐的加快，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念都在不断更新发展。为了确保纸质档案数字化的质量，需要加强数字化过程管理。结合自身档案数字化质检经历，纸质档案数字化须主要把握以下六大基本环节：
1控制档案数字化质量的重要性
在当今快节奏发展时代，查询档案原件已不能满足
日常工作需要，这就对档案工作提出了更高要求，信息化为档案数字化提供了技术基础，档案数字化质量问题也引起极大关注。在档案数字化的建设过程中，由于在认识、技术、管理等方面的不足，出现了许多质量问题，不免让人对数字化档案的真实性、准确性及安全性等方面产生怀疑，使得数字化建设工作大打折扣，严重影响到档案工作的意义和地位。
2馆藏档案数字化加工风险防控措施
2.1严把标准关，落实好档案数字化规范
要落实好《技术规范》中档案扫描、图像处理、数据验收、数据备份等方面的标准，确保档案数字化建设达到国家标准。综合考虑到质量、人力、物力等因素，很多地区在档案数字化中采取业务外包的形式进行，既可以省时省力节约成本，也可以保证质量成效。档案数字化是一项系统性、流程性工作，外包后的档案数字化工作中，档案管理人员并不是“甩手掌柜”，而是在全程监督、进度跟进、成果验收等方面下功夫，对外包中的不当行为要及时制止，对影响进度的问题要及时协商解决，对质量问题要及时指明，确保档案数字化工作按期保质完成。
2.2档案安全利用管理
在档案加工过程中，不得损坏、遗失和涂改档案内容，保证档案的完整性。对必须采取拆装扫描的档案，应在不损伤档案、不影响之后利用的条件下，尽可能维持档案原貌，杜绝私自复印档案内容。发现档案磨损、字迹不清晰，需经档案人员签字同意，方可进行下一道工序。磨损或破损档案的修复工作要按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作。档案数字化加工不得损毁档案，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。需要拆装档案时，应尽可能恢复档案原貌。
2.3完善档案数字化流程
科学合理的工作流程和管理体系是实现档案数字化工作可持续发展，增强数字化质量的重要基础和保障。新时期档案数字化管理，应：首先档案查缺。对人事档案进行查缺补漏，逐份鉴别，确保档案资料的完整性；其次，整理编码，将人事档案资料进行类号和编码编注，编写页码，严格按照人事档案种类及范围进行排序整理；再次，目录录入。精准地做好档案目录录入，确保档案录入目录与档案内容一致；第四，打印装订。按照《档案整理工作细则》对整理好的档案进行装订打印；第五，档案扫描。对已经打印的干部人事纸质档案按照十大类顺序逐一扫描；第六，图像制作。对经扫描获取的原始图像和高清图像进行进一步的制作，保持相应的分辨率，检查图像，并做好图像纠偏工作，确保原始图像与高清图像的一致，符合数字化归档标准。最后，数据审核。做好档案数字化数据审核工作，确保数字化档案信息与原始档案信息一致，并进一步做好数字目录、原始及高清图像的检查、校对，确保符合要求后将相关数据信息挂接至档案数据库。
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2.4采取措施完善电子档案管理制度
根据电子档案发展规律，制定一套科学的、发展的、统一的工作制度，结合现代化技术对电子档案管理工作进行优化。一是建立电子文件与存储管理统一规范，在文件接收环节加强制度化管理，保障电子档案在管理过程中信息完整。二是存储状况统计系统的建立，通过在全国范围内设置电子档案存储情况汇总网络，结合存储介质的选择、使用、保存等方面的内容，形成一套方便、明确的存储登记汇总，便于管理者、使用者详细了解电子档案存储状况，更有利于电子档案存储数据信息的采集。三是建立档案信息安全突发事件预警、防御机制，通过设立机构、层级、权力与责任等，实行统一管理、分级分工、有据可依、有据可查等管理机制。坚持突发事件预警灵活应变机制，面对突发问题，可以根据具体的对象、任务、目标等实际情况，采取适合的方案进行控制，以风险最小化为原则。四是建立反馈机制，档案开发利用可使用问卷调查、交流学习、技术座谈会等线下方式，以及在线交流、留言板等线上方式建立反馈机制，通过交流反馈不仅可以促进各个环节的沟通与合作，有利于工作的顺利开展，还可以降低风险发生率。
2.5数字化成果的管理
（1）档案数字化成果存储安全管理数据库的维护、数据备份及数据库存储是档案数字化工作的成果，是档案数字化安全保密工作的关键部分。数据维护主要是防止数据的丢失、破坏、被盗、更改，消除电磁辐射、非法下载复制、病毒侵袭、系统崩溃、硬件损坏等不安全因子的出现。数据备份是利用大容量移动硬盘和光盘进行备份存储，以在线、离线相结合的方式实行多套备份存储，并完成数字档案信息的异质异地备份。对已完成的档案数字化成果经验收通过后，应及时挂接到通过保密认证的档案信息管理系统中，并制定保密策略实现分级授权查询利用。（2）外包单位在档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料要向档案部门移交，作为项目档案内容进行管理。（3）档案数字化成果必须通过质量检测，检测合格后双方办理数据交接手续。
2.6严把安全关，打造好档案数字化运行环境
安全问题是档案数字化一个焦点。档案特别是涉密单位档案是国家秘密或工作秘密，也涉及干部的个人隐私，因此，安全问题是单位档案管理尤其是涉密单位档案数字化建设不可回避的问题。数字化后的档案是无形的，通过计算机可以查看，通过媒介可以拷贝存储，如何确保档案数据安全十分重要。要加强外包服务安全管理，提高档案管理人员保密意识，合理确定数字化信息查阅权限，数字化备份信息要按照国家秘密标准保存。档案系统实行专网运行，要通过综合使用物理隔离、信息加密、数字签名、访问控制、入侵检测等技术，做好访问者身份鉴别，要把非正常登录“拒之门外”。还要档案数字化服务器安全，确保在符合保密要求的环境中运行。
结语
根据上述风险辨识的要求，制定出人员、档案实体、数字化加工场所、设备设施、数字化加工成果等安全保密的具体防范措施，实现档案数字化加工全流程中安全保密风险的可控。涉密单位在整个纸质档案数字化加工方案的策划、组织和实施过程中，必须坚持安全保密第一的原则，强化项目全过程管理和数字化信息的管理，不断加强档案数字化工作中的安全保密工作，确保档案实体及数字化信息的安全。
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论文作者:凌秀琴
论文发表刊物:《基层建设》2020年第2期
论文发表时间:2020/5/6