编辑工作规范化的问题及对策刍议，本文主要内容关键词为：刍议论文,对策论文,编辑论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G232
文献标识码：A
文章编号：1004—941（2005）06—0137—04
古人曰：“不以规范，不成方圆。遵之则成方圆，违之则不方不圆。”[1](P346) 当下，规范化、标准化是学术界、编辑出版界讨论的热门话题，建立一套科学、完善、切合实际的编辑工作规范是编辑出版部门亟待解决的问题。尤其是学术期刊以其鲜明的学术性、技术性、科学性对编辑工作规范化提出了更高的要求和标准。从上个世纪80年代以来，我国先后制定了30多种文献工作的国家标准，实践证明，这些标准极大地推动了我国学术期刊编辑工作的规范化，使我国学术期刊尤其科技期刊进入国际文献检索系统的数量日益增多。[2] 但是我们也清楚地看到，目前在学术期刊编辑工作中仍存在不少非规范化现象。究其原因主要有：（1）认为学术期刊重在学术价值，形式是次要的；（2）工作上缺乏一丝不苟的严谨精神；（3）对编辑业务尤其是技术性问题不熟悉，从而影响到刊物的质量。笔者认为，编辑工作规范化建设不仅仅在于纠正非规范现象，增强其传播功能，它还有利于培养编辑的职业责任感，便于形成科学有效的工作秩序，从而树立准确全面的期刊质量观。现就加强编辑工作规范化的意义、存在的问题及其对策作一概述。
一、编辑工作规范化及其意义
任何工作都有规范。规范是人们从事某种工作所必须遵循的准则。规范不是规律，却是规律的反映，必须符合客观规律。规范是人们在长期实践中不断认识客观规律和总结经验，逐步形成的用以指导工作的条文。开始规范常常是约定俗成的，经过一定时间的检验相对稳定后便成为明文规定的共同遵守的标准。国内外对科学论文的撰写格式都制定了一些标准，使论文的基本格式正趋向统一，趋向于规范化和标准化。这有利于知识、信息的收集、存贮、处理、加工、检索、利用、交流和传播。全国文献工作标准化技术委员会提出并由第七届委员会组织制订的《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》（国标GB7713—87），经批准后作为中华人民共和国国家标准正式发布；国际医学期刊编辑委员会也制订了《生物医学期刊投稿的统一要求》（温哥华格式）。它能够较好地体现事物的本质属性、内在联系和规律，有着较强的逻辑顺序性。按照这种格式撰写论文，便于作者整理材料，可以比较完整地表达思考过程和研究结果，也有助于读者阅读理解和把握要点。它是人们长期以来从大量的医学论文中总结出来的。国际上已有越来越多的期刊接受，采用此要求撰写原稿。
我国为了统一科技期刊的编排格式，加强科学管理，促进学术交流，便利编辑和出版工作，特制订了中华人民共和国国家标准GB T3179—92《科学技术期刊编排格式》；为了促进社会科学期刊事业健康、繁荣发展，进一步完善期刊的管理体系，保证正确的办刊方向，提高社会科学期刊的质量，制订了《全国社会科学期刊的编排规范》。这些格式、规范、标准等等，应是国际或国内编辑出版工作者共同遵守的规范。在编辑手段现代化、信息全球化的今天，规范化更具有重要意义。
（一）编辑工作规范化有利于提高编辑工作效率。规范化是编辑实践中逐步形成的科学、合理、必要的规则。规范化的稿件只要从它的文题、摘要、关键词以及文后的参考文献，就可以初步鉴定稿件的学术水平。而规范化的“参考文献”内容，标注了作者、文献题名、出版社、出版年、页码，便于查询。在编辑工作走向网络时代的今天，稿件是否规范化还将影响着稿件的网上投递、分类，直接影响编辑工作的效率。随着电子函件管理软件的成熟，现在有许多的电子函件管理软件直接支持按规则的管理函件，如：广泛使用的Outlook Express，就可以使用规则， 从而将接到的函件自动分类并自动放入不同的文件夹，以彩色突出显示特定的邮件，自动回复或转发特定的邮件。这样将十分方便编辑查找、排序、归类。可针对某一类稿件、或不符合编辑意图的稿件自动给出回复；还可以对某一类稿件以某一规范的关键词设置提醒，可防止由于稿件过多而遗忘。但使用这些功能的前提就是要制定网上投稿的规范，如可以要求主题中包含特定的词；发件人行或收件人行中包含特定词；可以规范优先发稿标记，等等。
（二）编辑工作规范化有利于提高期刊的质量。统一撰稿和编排的体例格式，是改进、提高期刊稿件和编辑出版质量重要的环节。因为规范都是在适用的基础上吸收先进的研究成果而制定的，它能促使工作达到先进的水平。现代化的规范的稿件，应对下列内容进行规范：题名、作者署名、工作单位、摘要、关键词、中图分类号、正文、参考文献等；字型、字号、量和单位符号、公式编排等；图表的制作、使用的软件、文件的格式和版面设计。这样，使期刊具有和谐、简单、明了的形式美，便于读者阅读，有效地发挥其社会作用；也使期刊适应现代化编辑工作。
依此，编辑部可以制作一个模板发布到网上，作者只要按模板的格式录入文字可以得一篇规范的稿件。这样的稿件有利于使用“自动校对”、“自动摘要翻译”等软件，一方面可以大大降低出错率，另一方面也可减轻编辑的劳动量，使编辑将主要精力放在提高稿件质量和刊物的知名度上来。
（三）编辑工作规范化有利于网上编辑。网络技术的发展使异地编辑、网上讨论定稿一直到出版得以实现。虽然通过“电子白板”等工具可以实现远程讨论，但规范化依然应成为广大作者和编辑一个共同遵守的规则，而且日益显得重要。如应规范字库代码、规范编辑应用软件等，在规定范围内，使文档能实现方便的共享和格式的自由转换。这样可以避免理解、交流上带来的偏差与不一致，能有效地实现编辑的目的、准确的表达作者和编辑的意图。只有这样才能够真正实现“网上编辑”，使编辑工作更好的适应现代化的要求。
（四）编辑工作规范化有利于“著作权”的保护。这是一个管理规范化的问题。随着网上投稿、网上编辑的盛行，随之必然要产生的一个重要问题就是著作权的问题。在过去的著作权纠纷中，确认作者和著作权人并非难事。原因是当事人可列出许多原始证据，如手稿、邮件证明、收取邮件的签名等等。但在网上投稿、编辑的方式下，由于缺乏网上的认证及安全保障（至少目前还没有解决），作者投递的稿件很难确定是否收到，是否为“黑客”截留，而且任何人都可以对网上稿件进行修改而不留任何“笔迹”，以至第三者无法看出是编辑修改过的作品还是作者的原作。显然这里包含了大量我国现行法律无法回答的问题。因此，在编辑手段现代化的情况下，有的出版单位将编辑管理的规范化也提上了议事日程，制定了电子信箱申请、命名、监控一系列的管理要求。从编辑工作来说，对投稿方式、回复、编辑等一系列过程也建立了一套规范体系。
（五）编辑工作规范化有利于情报部门编制检索工具。文献检索主要包括存贮和检查两个过程。存贮主要是对文献进行标引，形成文献的外部特征和内容特征标识，为文献信息检索提供有章可循的途径的过程。文献检索过程是根据读者的要求，确定检查概念及其范围，然后选择一定的检查语言，并将此检索概念转换成检索特征标识，按此到检查系统中查找文献线索。因此，检索语言实际上是标引人员与检索人员之间约定的一种语言，使标引和检索达到方便、准确、快捷、全面的目的。为此，撰写学术论文必须遵守国家和相关行业系统的规范。规范性主要表现在两个方面：一是文体结构的格式化，二是语言表达的规范化。这些格式与要求已经以国家标准的形式将其规范化，有的已趋于国际统一化，如除上述提及之外，还有联合国科教文组织公布的《关于公开发表的科学论文和科学文摘的撰写指南》等。可见，规范化有利于情报部门收集处理信息，有利于促进期刊功能的发挥和学术交流。
因此，我们说规范是保证刊物质量、便于人们交流的保障。即使在编辑手段现代化的今天，不断地完善规范，使编辑工作规范化也是十分重要的。现代化与规范化是发展与保证的关系。只有规范化，人类文化科学知识的交流、利用和分享才能实现。目前在编辑手段现代化进程中，随着信息技术的发展，使之在性质、内容、方式方面，都发生了巨大的变化，编辑和出版、发行手段越来越呈现现代化、多样化、传统的基于“人工案头”的规范已远远不能满足信息时代的各类出版物出版的要求，时代的进步对规范化提出了更高的要求。因为规范并不是僵化的，一成不变的，在新形势下规范将继续变化，而且变化的方向是明确的，即愈来愈精确、完善、系统、科学，有利于与国际出版业沟通。因此，面对信息时代应积极研究、讨论新形势下的编辑工作的现代化与编辑工作规范化的问题。
二、存在的问题与建议
（一）坚持和完善期刊编排的标准化、规范化。从我国目前的期刊现状来看，无论是社会科学期刊还是自然科学期刊，从稿件的撰写质量到刊物的编排格式方面存在着不少问题。[3] 有些刊物不仅不能达到一期的编排格式统一，即使同一篇文章内的体例也不一致。由于不少论文作者不重视论文写作格式，以至文中从数字用法到图表编制，从用字词到标点符号使用，从引文、标注到题名序号的格式等方面都不统一；有一些刊物从封页到目次、正文、封底都存在一些不规范的问题。这直接影响到论文的表达效果和刊物的编辑质量，乃至其内容的科学性和学术交流的效果，也影响到编辑手段现代化的实施。究其原因之一是，某些编辑出版单位不重视规范化对实现编辑手段现代化的重要性、必要性，结果表现出编辑过程中的随意性；二是我们国家现行的有关标准本身未与时俱进，难以适应信息社会和数字化革命等先进文化的需要。例如，《GB／3179—92科技期刊编排格式》颁布10余年了，标准中的著录事项已不能全面反映科技期刊的著录要求，应尽快予以修订，增补一些必需的著录事项和规范，例如版权页上主办者和编辑者的E—mail地址、网址、电话／传真号码等，以适应当今科技信息事业发展的需要，加快科技信息的传播和交流，使科技期刊更好地服务于我国的科技事业。又如：科技期刊界一直推荐使用三线表。然而由于表格内容比较复杂、多样，单靠这3条线是不够的，解决问题的途径是添加辅助线，这时仍然称为三线表。[4] 高校学报规范明确指出：建议使用三线表，必要时可添加辅助线。 两者都说明“必要”时添加辅助线，而未确切地规定什么时候必须添加，什么时候不必添加。查阅GB／T3179—92，对辅助线的添加仍无明确的规范。因此，各期刊在执行规范时掌握的尺度不同，有的该添的没添，而有的不必添的却添加了，使其用法显得非常随意。由此看来， 三线表辅助线的使用仍无一定的标准来规范。因此，应及时修订标准，以满足科技期刊发展的需要。
《中国高校自然科学学报编排规范》、《中国高校社会科学学报编排规范》等，尤其是《中国学术期刊（光盘版）检索与评价数据规范》，根据目前文理学科的相互渗透实现了文理的统一要求，都有力地促进了我国期刊撰稿与编辑出版工作规范化的进程，也为编辑工作的现代化奠定了基础。但仔细研究种种规范仍有许多地方不够完善，不够科学。[5] 因此尽快完善，制定合理、科学、能与国际标准接轨的期刊编排规范已势在必行。尤其是编者不仅要尽快学习和掌握国家已有标准、规范等，在出版中认真执行，还要积极向作者宣传，使作者的文稿撰写达到规范要求。
（二）建立编辑排版软件规范。现有办公软件或排版软件都是以现存出版、办公模式与用户需求进行设计的。随着出版编辑的现代化，要实现网上组稿、投稿、审稿、编辑、出版和发行，存在的一个现实的问题就是使用的软件不规范。如文件格式五花八门，有word的、dos格式、WPS格式、RTF格式、PDF格式、CAJ格式、HTML格式等，往往为了编辑不同的稿件要安装多种软件进行相互转换。在编辑出版的软件工具选择上，有用方正排版、华光排版、博文排版，期刊也有采用word排版。
所谓软件的规范化，并非是强求使用某一个软件，而是应根据编辑工作的现代化要求，对编辑出版软件的功能、功能模块接口、模式、可扩展性及使用环境提出一个标准的要求。例如，应具有格式编排功能、外文拼写错误检查、语法检查及同义词替换功能、修订和版本记录功能；可以开发其他如中图分类号查询等辅助功能；可以对其他软件的图形图像进行编辑；可以编辑复杂的自然科学符号；可以开发基于学术期刊撰稿要求和出版规范的向导以及模板供作者撰稿时使用。有了这样一个规范，无疑更便于定制和开发所有作者和编辑部都能接受和使用的编辑软件了。
（三）建立科学的网络信息分类方法。无论是网上投稿还是编辑、浏览，都要涉及到网上信息的分类，但目前对网络信息的分类还存在以下问题。
（1）分类体系不统一，即使在同一部分类法中，体系也不尽统一。比如，中文YAHOO法的基本大类中，“电脑与因特网”却与“科学”并列，SOHU法的基本大类中，“计算机”与互联网中“科学与技术”并列，这些做法，显然不符合科学分类的有关规定。
（2）类名不规范，在上面的事例中，就有两处不统一：其一，YAHOO称“电脑”，SOHU称“计算机”；其二，YAHOO称“因特网”，SOHU称“互联网”。作为主题，“电脑”、“互联网”均可，但是作为类名，显然欠妥。关于“INTERNET”的命名问题，国家有关部门早就下发了有关文件，统一称为“因特网”，SOHU仍然称为“互联网”，显然不够规范。
（3）分类缺少提示，不能直接找到所需的类名，必须逐级向下翻阅，有时为了查找1个类名，需要读10多个页面，费时费力，使用起来十分不便。最好能有一个电子版本的分类法，供用户下载、熟悉、研究之用，以便上网时能够快速找到所需的类名。
（4）无分类代码。传统分类体系中，每个类名都有一个对应的代码，用户在检索时如果知道分类代码，查找起来十分方便。但是，现有的网络信息分类都没有分类代码。这种做法，对于经常使用某一类信息的用户十分不便，如果能够加上分类代码，将给用户带来莫大的好处。
（四）建立现代编辑管理规范。计算机被引入管理系统，优化了管理手段，使编辑管理实现了从内容到形式的全方位现代化。仅从细微方面说，过去稿件登记、信息资料存储、稿酬发放、订户统计等工作，全由手工处理耗时费力效率低，计算机使这一切变得简单易行，而且更加科学有序、高质优效。但这里也有一个规范化的问题，如管理软件的规范化问题；编辑质量、工作量评价指标的规范化问题；审稿、修改过程自动跟踪的规范问题；共享杂志、作者、审稿人等公共信息数据库的规范问题，都必须提到议事日程，以使编辑手段的现代化得以健康的发展。
综上可见，编辑工作的规范化是实现期刊编辑手段现代化的基础。首先，科学技术高速发展，信息量激增，国内外管理部门和学术组织越来越多地运用计算机进行文献信息的储存、加工、检索和编辑报道。但是，计算机不是人，它的联想能力十分有限，它要求期刊编排格式必须标准化、规范化。否则，计算机技术就很难得到有效应用，更谈不上联网；光纤技术、卫星传播、软盘、光盘以及音响设备等也无法充分使用。其次，机读型期刊要求统一的支撑软件和格式编排。第三，利用因特网实现信息的全球适时共享和利用计算机传递等方面在技术上均要求学术论文必须严格遵守有关标准。因此，编辑工作只有坚持标准化、规范化，才能适应信息社会和数字化革命等先进文化的需要。[6](P276)