高校办公室每天都会收到许多外来文件。外来文件就是从高校外部来的文件，不是自己编写的文件。高校外来文件主要包括：传真，电子邮件，高校各个部门参加相关会议、活动带回来的文件，教育部、高校所属的部委、高校所在地的市委、市政府、市教委下发的文件及其他一些相关部门邮寄过来的文件。本文所指的外来文件是公开的文件，不包括密件。
任何组织的有序运转都离不开公文的运行，公文处理流转是高校办公室的日常工作之一。高校办公室是外来文件的归口管理部门，并负责对有用的外来文件进行处理和归档。
外来文件中的大部分文件来自于上级机关，上级对下级的指示和通知，对高校的各项工作具有指导作用。以我校为例，我校隶属于中国民航局，几乎每天都会收到一些传真，民航局邮寄过来的文件，教育部、天津市教委的文件也不少，因此快速处理外来文件非常必要。
一、传统的外来文件处理存在的问题
1.传统外来文件的处理流程
传统的外来文件的处理流程为：外来文件筛选—外来文件登记—校办主任拟办—校领导批办—相关职能处室承办—外来文件分发—文件归档—整理立卷—提供借阅。
每天面对许多的外来文件，文秘人员首先需要对外来文件及时进行筛选确认，哪些文件有用，哪些文件无用（其中包括一些广告、推销的信函及传真），这样可以节省时间，提高效率，避免做无用功。针对需要处理的文件，进行登记编号，然后进行外来文件的流转。
2.传统的外来文件处理存在的利弊
（1）传统的外来文件处理方式的优点
外来文件，按照不同的来文机关，分类登记在外来文登记簿上，查阅便捷，领导的批示一目了然，文件的去向也一清二楚。领导批阅文件时，纸质载体也比较便于阅览。
（2）传统的外来文件处理方式的缺点
虽然传统外来文件处理方式的优点明显，但是已经跟不上办公自动化的步伐了。因为这些优点,在校园网办公系统中处理外来文件,也能轻易做到。传统外来文件流转需要人工，而人工流转文件的缺点同样明显。一是文件流转速度慢,工作效率不高。从外来文件处理流程中可以看到，外来文件登记后，需校办主任拟办—校领导批办—相关职能处室承办，一旦校办主任或校领导出差，就会影响文件的处理进度。如果是校领导传阅的文件，从第一位领导流转到最后一位领导，快则十来天，慢了也许就要一个月，甚至更长时间，文件的时效性不能得到充分体现,工作效率低。二是工作成本高,纸张浪费多。校领导对外来文件进行批示，存在以下三种情况：①领导认为文件很重要，对今后的工作有指导作用，需复印留存；②文件有明确承办单位的（一个或数个），需要复印分发。③领导传阅的文件，无需下发，校办公室文秘人员留存的文件。由此可见,复印工作是一项很重要的工作。有些文件页数多达几十页，或者复印份数多，非常浪费人工、时间和纸张,办公成本增高。三是文件归档不齐全。外来文件有一些是上级部门的批复、回函或是有针对性的、具有指导意义的文件，这些文件是需要整理归档的。但由于这些文件一般都下发给了具体承办的职能部门，比较分散，不利于归档工作，常常导致归档外来文件不齐全，对今后的档案利用造成不利的影响。
二、外来文件实行无纸化办公的意义
随着人们环保意识的增强，现代化、信息化建设步伐的加快，无纸化办公已经由概念逐渐应用到多个行业领域中。
无纸化办公是指利用现代的网络技术进行办公。主要传媒工具是计算机、ipad、手机等现代化办公工具，不用纸张办公，在无纸化办公环境中进行的一种工作方式。无纸化办公可以不用文件往返而进行各种业务以及事务处理。
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我校公文处理分为校内文件网上处理（无纸化办公），外来文件人工处理两种模式并行。随着科技的发展成熟，与时俱进，我校对所有文件都实行网上处理，外来文件的处理方式有了较大的变化，真正做到了无纸化办公。
高校是知识密集型组织，基本上都有比较完善的校园网办公平台，新型的网络化办公开始向传统的“公文往返式”办公方式提出挑战。传统的外来文件的处理方式，由于工作烦琐、效率低,正逐渐被新的办公方式所替代，建立基于先进的计算机网络的电子公文处理及管理系统，实现电子文件的网上流转、审批和办理，对提高外来文件处理的系统性、时效性，具有重要意义。
三、外来文件实行无纸化办公的优势
众所周知，外来文件大多是纸质的，实现无纸化办公，必须要把纸质文件转化为电子文件。转化过程其实很简单，就是需要一台双面扫描仪，对外来文件进行扫描，然后文件上传到办公网上进行流转。扫描仪是我们日常办公经常使用的设备，每个部门都有。为提高效率，建议最好选择双面扫描仪，速度相当的快。以我校为例，一份正反双面50页的文件，不到1分钟就能扫描成PDF格式的文档。双面扫描仪操作简单，高效，是实现无纸化办公的必备武器。下面我就谈谈外来文件实行无纸化办公的优点。
1.外来文件实行无纸化办公，可以提高效率
由于电子文件不受时间和空间的限制，领导即使出差，只要能上网，有手机、ipad、笔记本电脑等工具，就能随时随地的处理文件。克服了传统外来文件处理的人为因素的影响，避免了因为偶然原因出现的外来文件的积压，降低了外来文件流转强度，缩短了外来文件的处理时间，提高了工作效率。而且，公文管理员不用在外来文件登记簿上进行登记了，办公系统会自动将网上处理的外来文件，生成电子登记簿，一目了然，节约了时间，使公文管理员从繁重的抄写记录工作中得到解放。
2.外来文件实行无纸化办公，有利于监督文件的处理进程，方便查询
公文管理员可以在外来文件流转过程中，进行文件跟踪，根据具体情况可以进行催办。传统外来文件处理办法不能及时了解文件处理过程，通常文件处理信息只有公文管理员能全面了解，而实施计算机管理后，办公系统详细记载了文件的流转情况，领导能实时掌握并监控文件的办理过程，做到心中有数，责任分明。同时，外来文件查询也变得相当容易。以往的外来文件查询，需逐本逐页翻阅外来文件登记本，要花费不少时间，但是，实现无纸化办公后，文件查询是轻而易举的，搜索一下，就会调出所需数据，省时省力。
3.外来文件实行无纸化办公，可以提高归档文件的齐全率
传统的外来文件，领导批阅完毕下发给相关的部门。文件领取后，相关部门的人员不注意归档的问题普遍存在。尤其是一些上级部门的批复、回函等重要文件,没有得到必要的重视，事情办理完毕后，文件就不知存放到哪里了。来年，归档的时候，就会造成文件归档不齐全的情况的发生。实行无纸化办公，网上流转的扫描文件，纸质的外来文件就会集中收放在校办公室。公文管理员可以对重要的外来文件进行集中保管，并且把网上办公系统里领导的签批单打印出来，对应装订在一起。到转年归档时间，集中移交给档案管理部门，从源头上保证了需归档的外来文件的完整率、齐全率。
4.外来文件实行无纸化办公，可以降低办公费用
以往有些外来文件，由于下发部门多，文件页数、份数也多，复印的工作量很大。实行无纸化办公后，外来文件的流转、分发都在办公网上进行，节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力，减少了纸张的浪费，也符合环保的理念，节省了办公开支。
外来文件实行无纸化办公，是高校办公自动化的重要组成部分，节能环保，让我们的工作变得更有效率。任何事物有其利必有其弊，无纸化办公不可避免的存在一些不足。无纸化办公对于数据的存储、安全、共享等环节都提出了严格的要求。尤其是电子文档的安全性，更是备受关注。其实,要解决这些问题也不难，做好电子文档的定期数据备份和外来纸质文件的归档，就能克服这个不足。随着科技的不断发展和完善,电子信息化建设的快马加鞭,无纸化办公系统也会越来越成熟,必将成为所有公文处理的首选,给我们带来更多的惊喜。
论文作者:高云燕
论文发表刊物:《教育学文摘》2015年12月总第178期
论文发表时间:2016/2/1
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