摘要：随着知识经济时代的到来，企业的办公室管理工作面临着前所未有的复杂性和多变性，同时也给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战。对于新时代的企业秘书工作者来说，如何正确地给自己定位，充分利用和发挥自己的能力和素质来做好办公室管理工作，对企业的长久发展有着深远的意义。
关键字：办公室 秘书 工作
办公室在行政部门中担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等重要职责，处于协调机关各部门、连接领导和员工的枢纽地位，是机关的服务中心、参谋中心和指挥中心。办公室的工作，看似无大事，实则任务繁重、琐碎细小，任何微小的失误，都有可能酿成大的失误，进而影响整体工作。秘书在办公室里扮演着重要的角色，如何做好办公室的秘书工作，是一个值得深入思考和探讨的问题。
一、办公室秘书工作常见问题
（一）秘书人员配置少，工作负担重，工作质量不高。由于企业以生产经营为中心，以提高经济效率为主要目的，对不直接参与生产经营的办公室人员配备不足。办公室工作繁杂而琐碎，人员又相对不足，有时就会出现发生什么问题才处理什么问题，就事论事、临时应付的现象，没有深入分析，统筹通盘考虑，工作质量和工作效率不高的情况。
（二）陷入日常事务，没有抓住重点，统筹协调能力不强。针对办公室文秘、服务等日常工作，办公室秘书人员常常陷入纷繁复杂的事务中，没能抓住工作要点，协调沟通和解决问题的能力不强，难以起到参谋助手的作用。
（三）秘书人员综合素质有待提高。现代企业对秘书人员的素质要求越来越高，而有的秘书知识结构不够全面深入，文字撰写能力需提升；有的秘书人员对本企业整体情况和行业发展情况不了解，造成写出的文字脱离企业实际；有的秘书往往实践管理经验不丰富，对企业各项工作看不到深层次问题，提不出建设性意见，参谋作用就发挥不好。
二、新时代企业办公室秘书素质要求
新时代企业要求牢固树立和塑造秘书队伍作风正、纪律严的良好形象，企业秘书从事的是一项特殊且重要的工作，除需具备遵守纪律、保守秘密、廉洁奉公最起码的要求外，还需有以下几方面的素质能力。
（一）较高的思想政治觉悟。秘书要有较高的觉悟，坚持以理论和思想为指针，各项路线、方针、政策和法律、法规为准绳，增强贯彻执行方针政策的自觉性和坚定性。在面临企业利益和个人利益、工作利益和物质利益的矛盾时，应该自觉服从领导、服从公司大局发展做出正确选择。
（二）扎实全面的知识结构。秘书面临处理行政、经济、法律、谈判、市场营销等信息和情况的要求，从而对其知识结构提出了更高要求。应具有法律学、市场学、预测学、心理学、公关学、经济法学、行政管理学、运筹学控制论、现代企业管理及计算机和网络技术应用等知识。
（三）良好的心理素质。现代化经济创新所带来的快节奏工作及秘书工作服务性、协调性强的特点，要求企业秘书必须具备良好的心理素质。秘书工作是繁琐的，有些时候更是吃力不讨好的，所以要求秘书人员的心理素质必须更加健康、更加出色。
（四）较强的学习应变能力。新时代孕育新希望，同时新情况、新要求、新知识层出不穷，企业办公室秘书要“工作学习化，学习工作化”，应具有自主的、持久的、终身学习的习惯；有较强的会学习、学以致用、学后有新作的能力；以适应不断变化的新情况。
（五）较强的人际交往能力。办公室秘书的职业特点，使得秘书处于各种矛盾、各种关系的中心，特别要求秘书注意建立良好的人际关系。要提升团结互助能力，与办公室成员之间相互信任、相互支持、相互帮助，切实增强办公室整体的凝聚力和战斗力。
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三、做好办公室秘书工作的措施与对策
（一）摆正心态，树立正确秘书价值观
办公室工作琐碎而繁杂，特别是秘书工作，大部分是费脑筋的文字材料工作。这就要求秘书要具备扎实的专业知识和文字功底，还需要有较强的政治素质、敏锐的洞察力和沟通协调能力。但是做得再多，再辛苦，秘书工作的成绩和效益都不会非常明显，因此秘书人员必须要有乐于奉献的精神，不为名、不为利，甘当“无名英雄”。只有在正确的人生观、社会观、道德观指导下树立正确的秘书价值观，秘书个体才能在秘书工作实践中正确地认识和找到自我，正确地把握秘书角色，最大限度地发挥秘书队伍的整体社会功能和秘书个体的社会作用。
（二）提升服务意识，增强工作的主动性
秘书工作以服务领导为中心，要不断提升服务意识。领导工作涉及到哪里，秘书的工作范围就延伸到哪里，并以此为中心，尽可能为领导、机关、基层提供各种优质、高效的服务。主动站在领导的角度多思考问题，想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？亟待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性、预见性，增强工作的积极主动性，真正成为领导的参谋助手。
（三）加快工作节奏，提高办事效率
秘书要履行好参谋和办事两大职能，做好五项工作，一是撰写总结和报告，拟定管理制度，帮领导起草讲话稿。二是做好领导办公会议、综合性会议的准备工作。三是开展调查研究工作，检查、了解所属业务部门、职能单位贯彻执行领导决议、部署的情况。四是全方位收集、整理信息，为领导决策提供准确信息来源。五是做好政策落实的督办工作，确保工作事事有着落，件件有回音。秘书工作要求时效性、细致度比较高，面对繁杂琐碎的大量事务，这就要求秘书要树立效率意识，提高快速反应能力，做到常事快办、急事急办、特事特办，加快工作节奏，提高工作效率。
（四）发扬优良作风，实现四个转变
坚持和发扬优良的工作作风，一是发扬忘我工作的作风，做到爱岗敬业，无私奉献，甘当无名英雄。二是发扬实事求是的作风，坚持说实话、办实事。三是发扬一丝不苟的作风，做到本职工作经得起推敲，事务性工作经得起检验。四是发扬雷厉风行的作风，绝不疲疲沓沓，拖拖拉拉。实现四个转变：一是从注重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策、议大事、懂全局、管本行。二是从收发传递信息转变为综合处理信息。三是从单凭老经验办事转变为实行科学化管理。四是从被动服务转变为主动服务。
（五）加强主动学习，提高自身综合素质
加强主动系统学习，秘书人员要多听、多看、多思、多悟，扩宽自己的知识面。学习专业知识，强化文字撰写能力；学习重要法律法规、方针政策，提高政治敏锐性和前瞻性；多看新闻报道，行业动态，及时了解行业进展情况；深入调研，了解企业真实情况，把握企业全局。全面提高自身综合素质，一是提升业务素质能力，全面了解和掌握各方面的知识和技能，做到能说、会写、多思、善干。二是提升严谨细致能力，始终处处留心、时时细心、事事用心，大事不含糊，小事不马虎。三是提升严以律己能力，始终自觉保持较高的政治觉悟，服从工作安排，严守工作纪律，树立良好形象。
四、结束语
办公室是一个企业的行政中心、窗口形象，其工作质量的好坏，直接影响到企业的形象和效率。秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作开展得如何，秘书人员起着关键的作用。这就要求秘书要不断提高自身综合素质，具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验，把办公室和企业的工作搞好。
参考文献
[1]陆瑜芳，秘书学概论[M]，上海：复旦大学出版社，2001
[2]李化德，现代秘书学[M]，北京：法律出版社，2002
[3]张丽君，秘书岗位职业素质论[J]，秘书，2001（4）
论文作者:王丽琼
论文发表刊物:《基层建设》2018年第33期
论文发表时间:2019/1/3
标签：秘书论文; 工作论文; 办公室论文; 企业论文; 能力论文; 领导论文; 人员论文; 《基层建设》2018年第33期论文;