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摘要：随着我国的经济水平的发展不断加速，我国的电子行业和计算机行业的发展极为迅速。电子文件的出现，其易储存、携带、查看方便、传输快捷等特点为人们所欢迎，电子文件适用于了各行各业的文件管理。但是受网络和技术的影响，电子档案无时无刻面临着数据被篡改、窃取和丢失的风险。基于此，文章就电子文件管理中的风险防范与信息保护措施进行简要分析。
关键词：电子文件管理；风险防范；信息保护；措施
中图分类号：TP309文献标示码：A
1.重视电子档案管理工作的安全性的原因分析
电子档案管理工作具有独特性，这一主要特点决定了电子档案管理工作必须要实现安全性的保证。首先，电子档案记录着公司各个时期发生的交易事件和大小项目，这些内容是企业以前经历的证据，也能够为企业未来发展提供经验和教训。其次，电子档案的安全关乎着企业内部资料的保密性。一般来说，企业的档案中绝大部分都是机密信息，不能随便供外人查看。如果电子档案管理工作不完善导致资料泄漏，那么带来的后果将是非常恶劣的。另外，电子档案是一种数字媒介，有优点也有缺点。其缺点就在于如果保存不当很容易全盘丢失。比如说，企业将电子档案保存在电脑中，如果电脑中病毒那么档案信息也就很难找回了。所以说，重视电子档案管理工作的安全性是很重要的。
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2.电子文件在当前操作应用中的风险
2.1电子文件的电子文件的易更改性是造成安全隐患的原因之一
另一方面，电子文件在储存和传递过程中对其操作设备和操作环境要求极高。例计算机的稳定性、互联网的安全性、电子文件的存档形式等等，都会对电子文件是否安全完整，所包含信息是否有所改动电子文件的信息安全性问题面临挑战。在数据传输过程中，可能会发生电子文件的信息泄露、文件信息更改。
2.2电子文件在传输过程中的系统性风险
电子文件以数据设备为依托，不可抗力因素以及人物因素造成的失误，系统性风险对文件的属性产生影响。数据设备的突发性时间，停电、系统崩溃、任务操作失误等等，都将对电子文件及电子文件的后期接受这产生影响。
2.3电子文件的保存
电子文件不同于纸质文件，外部条件如停电、电磁、网络的真实安全等诸多因素，造成信息丢失或被篡改。与传统纸质文件相比，电子文件更易受到损坏。
2.4网络传输风险
电子文件在现代网络中的传输，信息技术的系统性风险也会对电子文件安全性造成影响。现代信息技术的发展为人们带来便利的同时也带来了风险的挑战。电子文件在传输过程中往往以互联网为依托，这样受到网络技术的制约。
3.减小电子文件管理中的风险，加强信息的保护的措施
3.1加强单位内部控制建设，使电子档案管理工作科学化
电子档案管理工作是由具体的员工进行操作和完成的，防范电子档案管理工作中的风险与不安全因素，需要从相关的员工和工作流程来把控。因此单位需要加强内部控制建设，即加强对人的管理和对工作流程的管理。首先，公司需要招聘就专业能力的电子档案管理工作人员，能够操作相应的信息技术软件是必要条件，具有负责保密的职业操守是前提。其次，公司需要扬格规范电子档案管理工作的操作流程，落实每一个员工的工作职责，重视让流程的各个环节环环相扣，是员工之间能够相互配合完成工作且没有机会从中牟利。专业的工作人员和科学的工作流程相互配合可以最大程度的防范风险。
3.2对文件的完整性做出具体的保护
计算机自动生成的文件内容具有不可靠性和不可变通性，因此，直接用计算机录入文件内容不符合文件归档的要求，因此，要通过人工录入的方式，来将文件的内容做出汇总整理，要根据每一份文件的背景信息，对其与文件的关系作出一一对应，从而使得文件不是一份孤立的文件，在文件系统中有一定的连贯性和完整性。要以电子文件的存储特性出发，分析其具有的特点，保证电子文件内容的数据完整性和数据安全性，这样才能使其与文件一一对应，保护电子文件上下文之间的连贯性和完整性，这样才能将整个电子文件管理系统作为一个有机整体联系起来。
3.3建立维护安全技术屏障，使电子档案管理工作安全化
建立并维护单位内部的安全技术屏障，运用技术手段防范电子档案管理工作中的风险具有良好的现实效果。建设安全技术屏障包括很多技术要求，例如如何对档案信息进行加密处理，如何对电脑和网络进行技术保护，以及如何对病毒进行识别和修复等。这需要单位内部有一定的技术人才来进行操作，还可以聘请外部技术人员对单位内部的电子档案管理安全技术屏障进行定期检查和维护。这样一来，电子档案管理工作外面可以形成一道无形的屏障，将潜在的风险和不安全因素排除之外。如果遇到电子档案管理方面的技术问题，单位有必要聘请专业的技术人员来解决对应的问题。
3.4加强网络监督，净化网络风气，提高网络安全性
为降低风险，进行风险预测和管理，电子文件在网络传输中，加强对网络运营的监管，减少网络攻击，确保网络的稳定运营，减少系统性风险对电子文件造成的影响。提高防火墙技术，提高对风险的防范，提高安全网关系数，减少操作系统的漏洞，避免或减少其他网络入侵者。
3.5提高各部门人员的电子文件的安全意识，从思想层面加强对电子文件使用的安全防范
意识反作用于实践，发挥人的主观能动性，培养工作人员的信息保护意识，提高业务能力，学习现代电子文件管理方式和技术，以适应新的信息技术的发展。从根源上减少不利于电子文件安全使用的行为。
综上所述，电子文件在使用中被篡改、删除或毁坏，都将对工作的正常运营造成极大影响。所以，只有将内部控制方面、法律制度方面和技术支持方面分别做好并相互配合，才能真正实现电子档案管理工作的科学化、正规化和安全化。
参考文献：
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论文作者:汪欣
论文发表刊物:《文化研究》2017年8月
论文发表时间:2017/11/21
标签：电子论文; 文件论文; 档案论文; 风险论文; 管理工作论文; 信息论文; 技术论文; 《文化研究》2017年8月论文;