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摘要：在日常工作中运用Microsoft Word、Microsoft Excel、AutoCAD等软件进行文字、图片及图形处理过程中，存在多个文档目录难以提取，文字、图片、图形无法在各软件之间相互转换及处理等问题，经过大量实践工作摸索、验证，总结出几种常用软件的运用技巧，可为高质量、快速化办公提供有益帮助。
关键词：常用软件；批量处理；转换
1 概况
在日常工作中为完成一项工作，可能需要对多个文档、图片及图形进行编辑处理，Microsoft Word、Microsoft Excel、AutoCAD软件因其功能强大，应用范围宽广，操作亦相对简单，深受广大建筑从业者的喜爱。但是，在进行大量文档及图纸编辑、汇总过程中，很难利用软件提供的单一功能操作解决文档、图片及图形高质量、快速化批量处理问题，例如多个文档目录生成，pdf格式文档转换Word、Excel文档格式，在Word、CAD中插入图片，转换为CAD格式的图形处理等。基于各常用应用软件自身优缺点，根据笔者日常工作心得体会，总结出了几种解决上述问题的常用软件运用技巧。
2 文字类
2.1 生成多个章节完整目录
（1）多章节标题提取
a单击桌面“开始”按钮，在打开的菜单栏中选择“运行”项并单击，在运行对话框命令行输入cmd命令并确定。
b 在打开的Windows系统命令中进行如下操作：
在Windows系统命令中输入“tree e：\制作目录文档 /f>e：\制作目录文档\aaa.doc”。其中，“e：\制作目录文档”为复制的文件路径名，“aaa”为创建的自定义文件名，文件可定义成.txt、.doc、.xls多种格式（“tree”、“e：\制作目录文档”之后均有一个空格，且“制作目录文档”几个字中间不应有空格）。
执行完上述操作，即可在文件所在文件夹中创建标题名文件。此操作适用于Word各章节标题提取，亦可用于Excel、CAD文件及音频、视频文件标题提取。
（2）Word中域代码的操作
c 新建域：在Word中先新建一个空白文档，通过执行“插入”→“文档部件”→“域”操作，在打开的域对话框中“域名”选项下选择“RD”域，并在“域属性”中定义域名称（例如定义为v b），最后勾选“域选项”中的“路径相对于当前文档”（新建域亦可执行ctrl＋F9的快捷操作来完成）。
d 开始邮件合并：先执行“邮件”→“开始邮件合并”→“目录”操作，再执行“邮件”→“选择收件人”→“使用现有列表”，在选择数据源对话框中找到文件标题为目录的97-2003工作簿格式的excel文件，打开文件并确定，完成数据源链接。
说明：在进行步骤c、d操作前，应在执行（1）多章节标题提取操作过程中（即进行步骤b操作），将创建的标题名文件保存为.xls格式（即创建的标题名文件为aaa.xls）。打开创建的aaa.xls标题名文件，将文件列宽调整为合适宽度，清除各章节标题以外内容，并将标题名文件另存。另存文件标题为目录，格式为Excel中97-2003工作簿格式，存放位置为各章节文档所在的同一文件夹。
e 编辑收件人列表：执行“邮件”→“编辑收件人列表”，可对列表需要显示的内容进行编辑。
f 插入合并域：执行“邮件”→“插入合并域”，选择其中的域名文件，并将步骤c中域名vb用word文档中显示的合并域进行替换（复制时应采用保留源格式方式）。
g 完成并合并：执行“邮件”→“完成并合并”→“编辑单个文档”（选项参数为全部），单击并确定，并将新生成的文件执行保存操作并放置于“e：\制作目录文档”文件夹中（即存放于各章节文档所在的同一个文件夹中）。
（3）目录生成
打开步骤g中新生成的文件，执行“引用”→“插入目录”，即可完成多章节完整目录生成。
目录生成后，根据工作需要，有时候要对各章节文档内容进行编辑修改，在各章节文档编辑修改结束后，可全选目录并利用F9键（或单击右键利用更新域项）进行刷新，此时目录中各章节文档标题及对应页码将随之更新。需要将目录取消链接，在另存目录时，执行Ctrl+Shift+F9组合键操作即可。
边界条件：1、各章节标题必须采用大纲标题或多级标题设置；2、各章节起始页码需预先设定，且与紧前章节页码保持续接性；3、文档所在文件夹名称中间不能有空格；4、各章节文档版本应保持一致，例如统一为Word2007或Word2010；5、对于文档中出现横向页面部分无法提取目录；6、生成的目录无法采用“ctrl＋目录标题”组合键方式，进入指定标题所在位置。
2.2 pdf文档转换为Word、Excel文档
在仅有纸质版本资料情况下，获取Word、Excel文档电子版的操作如下：
a 将纸质版资料在复印室沿装订线位置裁切开，利用机器将纸质资料扫描保存为pdf文档；
b 利用Adobe Acrobat Pro Ⅺ软件自带功能，将pdf文档另存为Word 97-2000文档（*.doc）或Word文档（*.docx）、XML电子表格2003（*.xml）即可获得Word、Excel电子版文档。
由于某些扫描的pdf文档容量较大，建议在转换时最好分割成几个部分进行，转换后的Word、Excel电子版文档存在少量的乱码、文字错误，在使用过程需要对照纸质版本进行必要的修改。
3 图形类
在CAD中插入图片的几种方法：
（1）图参照法
a 在CAD界面中执行“插入”→“光栅图像参照”操作；
b 在弹出的“选择图像文件”窗口中选择要插入的图形文件；
c 在CAD中指定图像的插入点和图像的比例因子（即CAD中显示的图像和原图像的比例关系）。
说明：插入的图像只是一个参照图像，CAD文件中并没有包含图像文件，当删除文件夹中的图像文件后，CAD中插入的图像将不会显示。因此，必须将图像文件与CAD文件存放在同一文件夹。
（2）OLE对象法
a 在CAD界面中执行“插入”→“OLE对象（O）”操作；
b 在弹出的“插入对象”对话框中选择“新建”，并在对象类型中选择
“画笔图片”或“位图图像”；
c 在弹出名为“位图图像在XXX.dwg中－画图”（其中XXX为CAD文件的文件名）的画图程序中，执行“编辑”→“粘贴来源”操作，找到图像所在文件的文件夹，选中需在CAD插入的图像并单击打开按钮；
d 在图像粘贴到画图程序后，可对图像进行相应的编辑，最后关闭画图程序即可。
说明：经过以上步骤后，在CAD中就会显示所插入的图形。有时插入的图形位置和大小不太满意，可通过CAD特性对话框中调整图形宽度、高度数值来实现。此种方法所插入的图形包括图像文件，在删除插入的原图像时，在CAD中会依然显示所插入的图片。
4 图片类
pdf格式转换的CAD图形处理：
在打开的CAD图形界面中进行如下一系列操作：
“文件”→“绘图实用程序”→“清理”→“全部清理”（把“清理嵌套项目”前的勾打上）→“关闭”，并清理后的CAD图形文件保存即可。
执行完此操作后，pdf格式转换的CAD图形容量减少在一半以上，普通系统配置的计算机在进行图形编辑仍感觉吃力，可根据工作需要删除一些不需要在后续出图中显示的地形线条、建筑物。鉴于手动删除线条、建筑物费时费力，而且删除效果不好，建议用户采用ZDM CAD辅助设计软件矢量图裁剪功能来完成删除操作。为防止在编辑图形过程中，计算机出现死机，应多次进行存盘操作。
5 结语
以上几种常用软件应用技巧均为笔者在平时工作中遇到的比较常见的问题处理方法，如果依靠常规方法不仅难以完成工作，而且费时费力，并且工作质量不尽人意。在计算机应用技术飞速发展的今天，利用各种应用软件，高效率、快捷、出色完成建筑内业工作势在必行。
参考文献：
[1]高清冉，冯艳茹.Auto CAD图形在PowerPoint中的应用[J].济源职业技术学院学报，2009，8（1）：11-12.
论文作者:解海军
论文发表刊物:《基层建设》2015年27期供稿
论文发表时间:2016/3/23
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