以件为单位进行档案管理的思考，本文主要内容关键词为：档案管理论文,单位论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
科学、规范的整理规则，对理顺文书处理和档案管理工作关系，提高管理水平，适应现代化管理需要，尤其是机构改革后，在既要减员又要提高工作效率的情况下，有着重要的意义。卫生部机关文件整理归档工作，几十年来一直沿用以卷为管理单位的管理办法（以下简称老办法），1999年度采用了以件为管理单位的管理方法（以下简称新办法），新办法的实施，提高了工作效率，避免了老方法的不足。现试述新办法的可行性，比较分析新老管理方法的利弊长短以及与“文档一体化管理”的关系。
一、可行性
以件为管理单位是指在档案的整理、编目、保管、利用和统计等管理环节中以件为对象进行。目前，机关文书处理工作是以件为单位进行的。其可行性：
（一）以文件名称上分析：在现时工作中文件和档案，二者因时间划分而名称不同，实为一物。我们知道机关日常工作中，工作任务、计划等基本是以公元年为时间单位，一个公元年过后，当年产生的文件，按文书处理工作的要求，应进行文件整理归档，文件（包含它在承办过程中产生的管理数据及不同稿本）由此便进入档案管理环节，人们的称呼也由此发生了变化，由文件改为档案。
（二）从文件运动规律分析；文件是档案的前身，档案是文件的归宿。文件运动的第一阶段是文件的制作形成阶段，第二阶段是现行发挥作用阶段，第三阶段是暂存阶段，第四阶段是进入历史阶段。由此我们可以看出文件和档案处在同一个系统中。它们是同一系统中的不同管理环节的不同称呼。
（三）从文件产生合法性分析：我们知道，公文是国家机构和其它社会组织在公务活动中为行使法定职权而形成和使用的工具。其中，国家机构及其社会组织是经法定程序确定或经有关行政主管部门批准存在于社会之中的；他们作为公文的作者，在社会活动中具有法人资格，这就奠定了他们在社会活动中产生公文的合法性。另外，合法性除上述条件外，还要履行机构内部行文程序，来维护公文的真实性、严肃性，以确保行使法定职权的公正性。公文的产生在履行上述法定程序各环节过程上，相应的也产生一些重要的基本数据项目。如：发文机关项，代表了某一机构在社会上法人资格，同时也代表责任者，用以区别于其它法人。标题项，用以概括文件的主要内容。正文项代表文件内容主体。印章或领导人签章代表公文的合法性和生效凭证。发文字、号项代表发文机构内部机构代字和发文顺序。主题词项，用于揭示文件内容和用于日后检索。这些数据项目不仅是考察和保障每份文件合法性的依据，也代表了每份文件的“身份”，这种“身份”具有独立性，而独立性为确定以件为管理单位的管理方法提供了基础管理数据项目，并使之在文书处理和档案管理工作中以件进行管理成为可能。
通过以上分析可以看出文件和档案之间的关系，它们是处在同一系统中不同环节的同一事物，它们的划分是人为行为，区分的标准是时间因素，其本质是同一体。据此，文件可以以件为管理单位进行管理，同理，档案同样也可以以件为单位进行管理。
二、管理方法分析比较
（一）新办法简要介绍
老办法在工作中运行了几十年，方法不言而喻，这里不赘述。现将新办法进行概括性介绍：
1、分类方案
卫生部机关文书档案管理分类方案为：年度一组织机构—问题—件。
2、整理
将应归档的文件，依分类方案要求按承办先后时间顺序进行文件排列，实行以件为管理单位的文件整理归档过程。
3、整理原则
遵循文件的形成规律，区分不同年度、机构，将反映同一问题的文件分类集中，按文件承办的时间顺序排序，实行以件为管理单位的方法，保持文件之间的有机联系，便于管理和利用。
4、整理方法
分年度：将文件按形成的年度分开，根据文件的准确日期将文件归入相应的年度，不同年度的文件不得分放在一起。跨年度的文件应予区分（略）。
分机构：将文件按形成机构或承办机构分开。根据文件的形成或承办机构将文件归入相应机构中，不同机构形成和承办的文件不得分放一起。同一领导人担任不同机构领导产生的文件应予分类（略）。
分问题：将文件按问题分开。一个问题又可理解为一项工作、一个项目。问题根据文件内容所反映的问题，将文件按问题分开，同一问题内文件排列在一起，不同问题的文件要分开。
分件：将文件按自然件分开。通用文种有命令（令）、决定、公告、通知、通报、报告、函，以及简报、调查报告、工作计划、工作总结、规章制度（条例、办法、细则、制度、公约等）、提案、统计报表、电报、电话记录、贺电、慰问电（信）；召开会议（培训班）时领导讲话、总结、会议记要、参阅文件、教材（讲议）、代表名册、代表发言；上级机关批转本机关的文件、与平行机关联合发文；经济活动中的合同（契约）、固定资产产权证明等均为一自然件。（为保持文件之间的有机联系，请示与批复、正件与附件应视为一自然件处理）。
5、同一问题内文件的排列：同一问题内文件按承办的时间先后顺序进行排列。
6、确定保管期限（略）
7、装订：用长尾文具夹装订。
8、盖归档章：归档章内容有：全宗号、年度、机构、保管期限、盒号、件号、件内张数等。（盖归档章是实施以件为管理单位归档管理方法的关键环节。要求归档文件应逐件在文件首页的空白处加盖归档章。其目的和作用是：固定每份文件在分类方案中的位置，给每份文件加盖检索标识，供管理排架和利用时检索用。）
9、装盒（略）
10、填写档案盒上检索标识：检索标识有全宗号、年度、机构、保管期限、盒号、起止件号等。
11、盒号、件号的排列：同一年度、同一机构、同一保管期限内，盒号、件号按流水顺序排号。
12、编制目录：归档单位根据分类方案的要求编制文件级目录。内容包括年度、机构、保管期限、盒号、件号、责任者、文号、题名、日期、件内张数、和处室名称。
（二）两种办法分析比较
通过1999年度文件整理归档工作实践，证明新方法是完全可行的。也体会到合理、科学的管理制度，对于解放生产力，提高劳动效率是非常重要的。新方法与旧方法相比较，在形式和内涵、科学性和实用性上都有了进一步的提高。具体体现在：
1、既继承又发展
新方法在沿用过去分类方法的基础上，进行了细化管理，即进行文件级管理。从形式上看它只是分类方案的进一步细化，但从管理内涵分析，在管理理念和管理措施上有了深刻的变化。
(1)强化了件的理念、弱化了组卷概念
新方法不是在全面否定老方法基础上全面革新，而是在过去分类方案和管理的基础上进行了深化管理，“破卷立件”就是一个重要的方面。老的立卷方法主要有“按文件六特征组卷方法”、“四分四注意法”“立小卷法”等方法，这些方法的共同特点是将文件分类后进行组卷处理，人工综合每一卷内全部文件信息，拟写案卷级标题，编制其它管理项目，然后进入档案管理流程。同样在分类方案的基础上，新方法遵循每份文件的“独立”特征，不需人工二次拟写案卷标题，而是利用原文件标题等管理数据项目，进入档案管理环节。它将管理延至文件级，弱化了组卷这一概念和方法，在这里以卷为管理单位最显著的概念组卷，最重要的特征案卷标题等被弱化和放弃了，而是以件和文件级标题代之。
(2)文件级著录代替案卷级著录
我们知道，案卷标题是实行案卷级著录和日后检索的重要项目。此项信息的完整性、准确性将直接关系到档案检索时的查全率、查准率和检索速度。但是，由于案卷标题的拟写是立卷人根据卷内文件内容二次概括而成的，在这个过程中由于人为因素影响，案卷标题能否准确反映卷内文件的内容取决于；人们对文件分类认识和组卷结果。同样的文件由于采取不同的分类方法将组成不同的案卷，从而将产生不同的案卷标题。人们的认识程度不一，同一案卷由于人们的认识不同，侧重点不同也将产生不同的案卷标题。人们的业务水平不一，同样的案卷由于立卷人的业务水平和对业务的熟悉程度不同，也将会产生不同的案卷标题。由此，可以得知在著录前影响案卷标题质量因素是多方面的，它是一个变量，将直接影响著录工作的质量从而进一步影响检索工作的查全率、查准率及检索速度。
新方法是对文件原标题进行著录，所以上述问题不复存在。因为文件标题是文件起草人根据文件所要表述内容来确定的，并在文件的核、签、发过程中经过多次审核，能够比较全面、准确地反映文件中内容，以此为依据进行著录，在检索过程中将会达到预期的效果。
2、具有“一便、二简、三利于”的优点
(1)“一便”是指便于装订。
老方法采用“三孔一线”装订方式，已经沿用了几十年，它在固定卷内文件的物理位置，防止文件散失方面起到了有效作用。但从适应现代化管理工作的需要，从实际工作量和保护档案方面考虑，我个人认为有着不妥之处。
从工作量上考虑，装订一卷有数个环节。过去卫生部机关档案采用单卷皮订卷方法，要求档案上架后卷脊必须平面向外，以方便排架和检索，装订质量要求较高，返工现象也比较多。这一环节也成为影响每年立卷归档工作进程的瓶颈因素。新方法则采用以件为装订单位，在每件文件首页加盖归档章来确定文件在分类方案中的位置，标识检索标记后，用长尾夹装订，装订速度大大提高。
可能有人要问，不用线缝，档案散失怎么办？我认为，档案能否散失，靠线缝是缝不住的，关键是在于提高公务员的法制意识，完善各项管理措施，建立健全各项规章制度。实行新的管理方法一年以来，在检索和利用过程中没有出现文件的散失现象。
(2)“二简”是指简化了卷内文件排列要求和简化了案卷级目录。
一简是指简化了卷内文件的排列。卷内文件排列是文书部门立卷工作中的难点之一，同样也是每年机关立卷工作的瓶颈因素，给档案管理部门造成很大的工作压力。分析其成因，我认为与文书处理部门在日常工作中处理文件习惯不一致有密切关系。文件整理归档的目的就是备日后查找和方便利用，文件整理归档时应考虑人们在日常工作中利用、处理文件的习惯去排列文件。老的管理方法强调卷内文件要进行排列的原因一是过去组卷多为装满一个卷盒（皮）或凑足一定的页数，把反映不同问题的文件放入一个卷盒（皮）内。二是为了更好地揭示每一卷内文件的内容，使杂乱无章的文件变成有序的相互联系的有机体，弥补组卷后由人工二次拟写案卷标题在检索中易出现的信息失真的现象。新的管理方法，由于采取文件级著录检索，主张在同一问题内按照人们日常工作中所熟悉的方法进行文件的排列，瓶颈问题得到有效解决，方便了人们的整理归档工作，简化了工作难度。
二简是指简化了案卷级目录。老的管理方法需要做案卷级目录，如上所述，案卷级目录是立卷人根据卷内文件内容人工二次加工拟写的，在检索利用时需要查案卷级目录进行调卷，卷内文件目录利用率相对不高。新的管理方法简化了案卷级目录，直接由文件级目录进行检索，不仅提高了查全率、查准率，也大大提高检索速度。
(3)“三利于”是指利于保护档案、利于保密工作和利于复印。
一是利于保护档案。从保护档案方面分析，试想，文件归档后，还没有正式进入档案管理环节，没有经过时间的考验和利用中的磨损，就人为地先打了三个洞，有时打洞的位置正好打在文字上，这难道不是破坏吗？非常值得我们研究。另外，在借阅利用工作中保护档案方面，新方法比老方法还具有以下优势：用一件借一件，减少了其它文件不必要的磨损，若有散失，只失一件而不是一卷。老方法是在用一件的情况下，借出的是一卷，没有用上的文件不同程度地也受到了不必要的磨损，如有丢失情况整卷将一齐丢失。
二是利于保密工作。新方法有利于保密工作。与上同理，在档案借出的情况下，其它与借阅人和利用内容无关的文件也被借出而失去控制，不利于保密工作。
三是利于复印。在档案利用工作中，复印工作量很大。老方法在复印档案内文件时需将线绳松开，把装订时压住的文字显露出来，以便于复印。新方法却不存在这样的问题，每件文件打开文具夹后可以方便地进行复印。
三、与“文档一体化管理”的关系
每一项新的技术革命都是一把双刃剑，在促进生产力向前发展的同时，不适合生产力发展的因素将会被历史的车轮所抛弃。文档一体化管理的理念正在不断为人们所接受，这是因为与老办法相比它更具有科学性和可操作性，同时，机构改革后，机关在减员增效的要求下，人们只能去寻求合理科学的管理方法，以提高工作效率。“文档一体化管理”的基本概念是将文件管理与档案管理这两个管理环节衔接起来，纳入一个管理系统中，通过人工或采取计算机辅助管理等手段，在文件管理完毕或年终随时进行文件整理归档。它强调文、档整体概念和系统化管理，以达到系统内数据资源一体化管理。其最显著特点是数据资源原始性和共享性，从而确保著录数据的准确性，最后达到检索时查全率、查准率和检索速度的提高。
新方法与“文档一体化管理”有相同的管理基础，符合“文档一体化管理”要求：
（一）管理对象同一。文件管理工作的对象是以件为基本单位，如一个文件的标题是对这份文件内容的概括，文件文号具有唯一不二性等，新的管理方法同样确定以件为档案管理基本单位，它们具有共同的管理基础。
（二）管理项目共用。这一功能的实现，大幅度地提高了工作效率。如文件标题项、发文字号项、责任者项、主题词项、日期项等都是档案管理环节中重要的基础管理参数。它们在文书处理环节中一经在计算机中登记使用，在文件整理归档工作中，都能转变为档案管理中的数据项。这样就避免了在文书处理环节、档案管理环节中的不必要的重复性劳动，真正做到一次录入多次使用，实现了系统内一体化管理。
（三）符合文书处理工作规律。从理论上分析，文件整理归档属于文书处理环节中的工作，它是文书处理工作流程的最后环节，文件在办理完毕后经分类整理立卷编目编号后，才能准入档案管理环节，在此之前同处在文书处理过程中。由此我们能够看出，文件整理归档工作，不应与归档以前的文书处理各环节脱离，应按文件处理流程、文件处理工作规律和文件本身所具有的独立属性来进行文件整理归档工作。新的管理方法管理环节自然衔接，符合“文档一体化管理”要求和文书处理工作的规律。
（四）文件管理、档案著录和利用检索为同一信息源。采用老方法，文件在分类组卷时由于人们的认识水平和业务熟练程度不一，在文件整理归档拟写案卷标题过程中，容易造成卷内文件原信息的丢失。因为案卷标题既要概括卷内所有文件内容又要用字精练，对于工作认真的人来说，在实际工作中不是一件易事。在以后还会给利用检索工作造成一定的困难。采取新方法，实现原文件信息著录和原文件信息检索，确保了信息的完整性和准确性，有效地避免了错检、漏检和无法检出的情况出现。
（五）有效解决了老方法进行现代化管理过程中存在的症结。老方法在实施现代化管理尤其是“文档一体化”管理工作存在一些棘手问题，如程序设计时需要建立案卷级和文件级二个数据库。检索时先进入案卷级数据库查找案卷标题，由于案卷标题质量有时受人为因素影响，为确定所查内容的准确性，还需要进入文件级数据库进一步核实，二级数据库的建立不仅不利于程序设计而且对事后日常运行、维护以及检索利用工作造成不便。新办法有效地解决了这一矛盾，检索时从文件级数据库中直接检索原文件标题。它从建库程序到日后维护，从检索准确性到检索速度都优于老方法。
以上几个方面集中反映了新、老办法在管理方法上能否全方位适应现代化管理工作需要的情况。
四、新办法在实施工作中需要进一步加强的工作
（一）转变观念
老办法在现时工作中实施了几十年，旧的管理观念在人们的头脑中根深蒂固，一时难以改变，这样的问题集中反映在一些老的文书员身上。新办法的贯彻实施、文件整理工作质量的保障，转变管理观念是先导。打好开展这项工作基础应先从抓好管理观念转变开始。
（二）新办法的实施与发展将最大限度地借助计算机进行辅助管理，档案管理人员和文书员的计算机应用水平有待进一步的提高。
（三）新办法强化了信息管理，充分发挥了计算机在档案辅助管理中的作用，因此，对硬件配置有一定的要求，硬件配置水平在一定程度上代表了档案管理水平。若硬件水平跟不上，由于新办法检索信息量大大高于老办法，在保障查准率、查全率前提下，检索速度将受到一定程度的影响。
（四）以件为管理单位在调档和清退的装盒过程中，由于每一件没有封皮保护，档案本身易受到磨损，应特别引起档案管理人员的注意，每一盒不应装得过满，应为方便取出和装入档案留有一定的空间。
随着现代科学技术的发展，人类社会进入网络信息时代，过去沿用几十年老的手工管理方法已不能适应信息时代的要求。任何新生事物的出现都有不完善的地方，我们应站在时代发展的高度看待新生事物，在发展中不断自我完善，在发展中不断谋求新的发展。