建立以招标为主导的文献资源多元采购体制，本文主要内容关键词为：主导论文,文献论文,体制论文,采购论文,资源论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G250 ［文献标识码］A
招标是指买方就某种商品、技术和劳务向有关商家公开交易条件，以征询卖方最佳报价的采购方式。规范化的招标投标活动，既能保护国家利益、社会公共利益和招标投标活动当事人的合法权益；又能提高经济效益，保证项目质量，降低经济成本。在我国社会主义市场经济中，招标采购广泛应用大中型工程项目及物品的采购活动，并在实践中取得了很好的经济效益。但是，在图书馆的文献资源采购中，招标采购却较少使用，更远远谈不上普及。
近年来，随着我国政府“科教兴国”战略的实施，国家对科技、教育的经费投入力度大大加强。图书馆的文献信息资源是科研教育的信息基础，因而图书馆也从国家政策中受益匪浅，除了硬件设施的改善外，文献资源购置的增长尤为可观，目前，年度经费超过千万元的图书馆已不在少数，如北京大学，清华大学，厦门大学，浙江大学，南京大学图书馆等等。如何使图书馆庞大的国有资金得到最经济的利用，无疑是摆在图书馆领导和采访人员面前的一个值得深入思考的课题。
1 从联合采编中心、集团购买到建立采购招标制度
为降低采购成本和促进文献资源共享，图书馆界已做了很多的努力，如成立地区性的联合采编中心，以及集团购买行为等。
1.1 区域性联合采编中心的优势和不足。联合采编中心的宗旨， 是促进区域图书馆的采购协作和建立书目资源共享。我国目前已有北京、上海、江苏、广东、辽宁等省市先后成立了区域性图书文献采编中心。联合采编中心实行从征订、购书、随书编目MARC直到送书上门的一条龙服务，曾吸引了同一区域间众多图书馆的加盟，它在一定程度上为节省图书馆的经费、促进资源共建和资源共享做出了不可磨灭的贡献。
但是，从2000年下半年以来，随着出版发行业竞争的加剧，许多富有实力的发行商和书商致力于提高服务的质量，实行从搜集书目、快速配货、随书编目MARC到快件送货的一条龙服务。比较而言，联合采编中心的劣势逐渐体现。表现在：（1）资金实力的不足， 硬件设备的短缺，自负盈亏的生存压力和社会效益重于经济效益的经营模式，决定了其发展速度和竞争实力远逊于大发行商；（2 ）联合采编中心成立发展的历史仅为几年的时间，采购渠道的顺畅程度及与出版社的关系绝大多数不如大发行商；（3）全国图书馆联合编目中心、CALIS联机编目中心、OCLC等联机编目机构为编目数据的获得解决了后顾之忧。从商业的角度看，亦可将联合采编中心看作发行商存在的一种形式，成员馆如果对其形成惰性依赖，往往对社会上其它正在逐步壮大或实力更强的发行商没有引起充分的重视，从目前现状看，有许多成员馆反而缚住自己更快发展的手脚。
1.2 集团购买行为的启示。集团购买行为主要针对国外数据库，由于国外数据库单项价格昂贵，年使用费往往在几万元以上，甚至几十万元，大多数图书馆选择了联合向数据商直接购买以利于压低报价来降低采购成本。较为典型的例子有CALIS成员的集团购买和江苏省高校JALIS成员的集团购买。虽然数据库占图书馆的经费比例较大，但占文献资源购买品种的比例却是很小。因此，图书馆为所购买的绝大多数出版品寻求一种最经济的购买方式势在必行。
1.3 文献资源采购中实行招标制度的必要性
目前，大部分出版品出版发行体制仍为三层体制，由出版者、发行者（发行商和零售商）和最终购买者构成。图书馆采购大多具有批次码洋大、品种多、复份少、出版机构涵盖面广的特点，直接面向全国上千家出版机构或面向全世界出版商直接采购难以实现。因此，绝大部分的购买品种通过中间商进行采购活动反而更为经济和可行。
既然集团购买行为主要局限在数据库，而联合采编中心局限了普遍的竞争。因而，要吸引社会上强有力的发行商的参与，实行公开、公平、公正的竞争，真正做到优胜劣汰，使图书馆有限的经费获得比较价格效益，还有待建立文献资源采购招标制度。
由九届人大十一次会议通过《中华人民共和国招标投标法》已于2000年1月1日施行，对我国社会主义市场经济活动起到指导和有力的规范作用。在法律的规范下，在当事各方的有效参与和监督下，招标投标活动将朝着公开、公平和公正的方向发展。文献资源采购的很广，包括书、刊、电子文献、多媒体资料和数据库等，确立以招标采购为主导的多元采购制度，就能最大限度地用好图书馆的经费，达到资金的成本最优化。
2 适于采用招标采购的文献资源范围和招标形式
虽然图书馆采购经费绝大部分或全部来自国有资金，但是按照目前《中华人民共和国招标投标法》的界定，仍属于自愿招标的范畴，而非强制招标的范畴。招标按竞争范围可以分为两类：公开招标和邀请招标。公开招标，是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标，是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。招标程序一般按照编制招标文件——发标——开标——询标——评标——授标——签约等步骤进行，招投标双方必须承担相应的法律责任。
文献资源采购实行招标必须符合三个基本要求，一是单个项目码洋较大或批次出版品的标额较大；二是出版品的同质性。即参加投标的出版发行商所经营或代理的出版品具有同质性；三是有三个以上出版发行商介入招标竞争。依照这个基本要求，目前图书馆所收藏的文献资源范围中，最适合进行招标的是中文图书和外文图书，其次是外文期刊、中文期刊和批次购买码洋较大的电子文献，再次是部分由多家数据商制作的同质数据库。
对文献资源进行招标的形式可以概括为以下几种：（1 ）对某种类型出版品进行统一招标。如对所有本馆要收藏中文图书委托给中标人代为购买。这种形式适用于中文图书、外文图书和外文期刊的采购，如厦门集美大学图书馆于2000年下半年对中文图书采购进行全国性招标。投标者主要是经营这种类型出版品的发行商；（2 ）对特定出版机构的出版品进行招标。这种形式适用于中文图书、外文图书、中文期刊和电子文献的采购。举例来说如将北京和上海地区的出版社所出版的中文图书由中标人代理采购。参与的投标者主要有发行商或出版商；（3 ）按出版品的学科类型进行招标。如将所有计算机类图书招标采购，邀请招标的对象主要是经营这种学科出版品的专业零售商和发行商；（4 ）按指定采购目录招标。如教材的采购、批量音像资料和电子文献采购等，也适用于对一批特定纸质资源进行数字化的外包制作。适合的投标参与者可为数据制作商、发行商和零售商。
3 实行招标为主的采购制度的现实意义
3.1
招标活动将市场竞争机制引入到图书馆资金的分配和管理中，使图书馆经费发挥最大效益。
作为文化精神食粮的出版品，本质上仍然是商品，应将出版品的购买行为视为商品交易行为来处理。因此，遵循商品生产和商品交换的规律，将市场竞争机制充分引入到出版品的采购中，才能使图书馆经费得到最有效的使用。
招标采购必须按照法律规范程序慎重操作。首先，图书馆必须根据本馆的文献资源保障规划和读者需求编制采购预算，与有关专家学者一起确立采购比例制度，做到保证重点、兼顾全面、立足发展、着眼未来的计划采购，避免采购的盲目性、无计划性和无重点性；其次，招标文件的编制要向社会发布，形成一种有组织、公开的、规范性的竞争；再次，评标委员会依照投标人能否最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准的原则来确定中标人。规范化的采购程序操作，是图书馆经费发挥最大效益的保证和前提。
3.2 遵循招标活动透明、公开、公平和公正的基本原则， 有利于图书馆为各种采购项目寻找最优秀的合作伙伴，得到价格优惠和价格保护的双重利益。
目前，大多数图书馆仍然苦于无法为所需采购的项目找到最适合的合作伙伴，采访人员在平时的工作中，用大量的时间来寻访和测评采购渠道。究其原因，除了采访人员没有全面了解全国乃至全世界的出版发行商信息外，出版发行商不能有效的介入到图书馆的购买活动中是其主要原因。利用招标活动，改变图书馆的单向寻找采购渠道，转为图书馆和出版发行商的双方利益互动，无疑能对买、卖双方的信息交流和良好合作创造良机。无论是公开招标还是邀请招标，招标人都必须编制招标文件，发布招标公告或发出投标邀请书，吸引社会上具有实力的发行商和书商的参与，这些书商包括传统发行商、出版商、零售商、专业书店、联合采编中心和网上书店等等。图书馆通过审查和评定投标人的投标资格和投标文件，能够广泛地了解社会上有实力的书商，建立全国乃至世界范围的出版发行商档案，从而找到最合适的项目采购合作伙伴，并依法享受价格优惠和价格保护的双重利益。高效率高服务水平的出版发行商为图书馆理顺采购渠道铺平了道路，同时，图书馆经费的加盟又为出版发行商的发展提供了强有力的保证。
3.3 图书馆在采购渠道的顺畅前提下， 能够把主要精力投放到调查读者需求、提高采访质量、进行采购协调和实现资源共享工作上。
在采购渠道顺畅的前提下，采访人员能够把主要精力投入到文献资源建设工作中。做好重点学科或重点服务对象的调查研究，根据读者需求和馆藏特点确立采购原则，搜集书目信息，择优采购，以需定进，确保馆藏结构合理和综合平衡，建立馆际的采购协调和资源共享。
3.4 有利于增加采购过程的透明度，完善采购制度， 防止采购中的不合理现象。
在目前文献资源采购中，部分图书馆存在一些不合理现象：（1 ）采购计划没有编制或不完善，资金使用带有一定的随意性；（2 ）采购管理不够严密，没有争取尽可能的比较价格效益；（3 ）由于图书馆福利低，从采购经费中拿回扣作为职工的福利，致使国有资金没有充分利用于馆藏建设；（4）眼光局限于现有合作伙伴， 没有建立其它发行商的市场竞争准入机制，也就无法取得最大的经济效益和社会效益。
如果图书馆建立以招标为主的采购制度，依照招标活动所要求的计划性和公开、公平、公正原则，以上几个问题将迎刃而解，从而从源头上防止采购中的不合理现象。
4
实现以招标采购为主导的多元采购体制的必要性及其实现条件
招标，是市场经济条件下对公共物品进行采购并提高经济效益的一种方式，但并不是唯一的采购方式。
众所周知，任何事物都具有两面性，招标体制也不例外。首先它受到采购规模和数量的限制。因为对同一性质的物品或项目进行采购，由于采购数量多少不同、规模大小不同、价值高低不同，应采用不同的采购方式，这显然是一种规律。因为采购行为总是希望降低成本、简化手续、节省采购时间，所以，是否采用招标采购的方式进行采购，应在标的物的价值、时间、规模均对采购方有利的条件下来决定。一旦采购项目规模不大、价值或数量不高，需求又十分急迫的情况下，就可以不采用招标的方式进行采购。其次，招标方法的弊端之一是程序复杂、周期长。因此，我们应注重效益，对于采用招标方式显然不经济的采购应采用其它方式来完成，对于招标程序中过于繁琐的条款以及过于苛刻的要求应审慎地予以简化。综合以上两点，要求图书馆在采购实践中实现以招标采购为主导的多元采购体制。
除招标，其它有效的采购方式包括：（1）竞争性比价采购。 按照同等产品比质量、同等质量比价格、同等价格比信誉的竞争性比价采购原则进行采购。如在中文期刊数据库采购中，应根据各馆的使用需求和经费状况，对清华同方的中国期刊网和重庆维普的期刊数据库进行比价采购；（2）询价采购。 包括向出版商直接询价采购和在发行商之间询价采购。如厦门大学图书馆在采购黄山书社出版的《民国法规集成》一书中，直接向出版社询价以六折优惠购买；（3）联合购买。如CALIS成员联合购买国外数据库等。
要实现以招标为主的多元化采购方式，必须具备四个条件。一是采购制度的规范。图书馆法或图书馆行政制度上对采购行为进行规范，以获得综合经济效益为评价指标来确定采购方式和供货商；二是招标程序要规范。做到招标的公开性，竞标的程序性，评标的科学性和决标的公正性。目前，图书馆最重要的是改变传统的采购思想和购买模式，确立通过规范竞争取得综合经济效益的指导思想；三是对招标过程和结果要有严密的监督制度，确保实效；四是依照经济效益性原则，灵活采用多种采购方式。
总之，获得最大的综合经济效益是图书馆文献资源采购的目标，也是实行以招标为主导的文献资源多元采购体制所追求的首要目标，因此，应该紧紧围绕提高效益这一中心环节，依法开展招标为主、多种灵活采购办法并存的采购工作，使图书馆有限的资金发挥最大的效益，加快图书馆事业的发展。