论档案信息的灰色性，本文主要内容关键词为：档案论文,色性论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
灰色文献的产生源于文献数量的急剧增长，但对此进行专门研究则是近几年的事，它形成于社会生活的各个领域，内容复杂，信息量大，形式多样，无固定出版周期，也不公开发行，总的来说，灰色文献有如下特点：不通过常规出版物的流通途径；流通范围有一定的限制，灰色文献一般作为内部资料参考或作为凭证，它的归属为档案，所以它的流通受到文件或档案的某些属性的限制，不能向社会广为发行，只是为一定的团体、单位或个人提供利用。
1.档案文献的灰色性
1.1档案是一种灰色文献
从档案的定义与形成来看，“档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查文字、图像、声音及其它各种形式的原始记录。”档案这种灰色文献是各种机关组织和个人在特定的社会活动中形成的。复杂的社会实践决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性，档案是保存备查的历史文件，而文件不仅指常规的机关文书，也包括技术文件、文艺手稿等其它各种文件材料。档案信息的记录方式和载体形式是多种多样的，档案是历史的原始记录，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，而不是事后编写或另外收集的材料。
从档案定义的基本含义来看，档案与图书、情报资料有相似之处，它们都记录了各种信息和知识，被人们有意识地保存下来，但其形成与特性则是不相同的。档案文献不论是正式的公文或内部记录、原作手稿、科学技术研究记录、会议记录、帐簿等，其产生的目的并不是为了让更多的人去阅读了解，传播知识，而是作为记录和办事的工具，为了方便处理当时的某种事务的需要而产生的，并在事过之后仍有某些用途，所以成为档案。它是伴随社会实践活动自然形成的，不象图书情报资料是纯粹人为的结果，是面向社会广泛传播科学文化知识的媒体。从这个意义上说，档案文献是灰色的，它的形成主要是为某些单位或某些人服务的，而不是面向社会的。档案馆藏的档案信息无从知晓，档案中所记载的信息对于社会公众来说是“灰色”的，他们虽知道有档案，但不知其具体内容与种类及如何去利用。
从档案文献的政治性与机要性来看，档案是社会实践活动的产物，它体现着一定阶级关系和阶级利益，为一定的统治阶级所掌握，为一定阶级政党的路线、方针和政策服务。档案作为意识形态的文化，是一定社会的政治和经济的反映，又反作用于一定社会的政治经济。档案的政治性对档案的公布、编辑、出版发行有着绝对的要求，这是档案信息本身的灰色色彩。
档案中有部分涉及国家的政治、军事、经济和技术的机密，必须保密。对机密档案要保密，不能对外利用，古今中外概莫能外，因为它关系到国家的政治利益和经济利益。一般来说，现行机关的档案机密性更强些，不对外开放，都有一定的保密期，即使利用，也有一定的使用范围，对于公布、复制和展览档案，则需要进行保密审查，以防止机密的扩散。
档案的机要性与政治性，使得部分档案被蒙上了一层神秘的色彩，为了党、国家和人民的利益，这些机密档案只能束之高阁，只有到了解密期，才可公布利用。所以这部分档案信息对于外界来说，它是灰色的，它不可能将自身所含有的信息公布于世，形成“白色”文献，但它却含有很多有价值的信息。
1.2灰色档案文献的种类和性质
档案这种灰色文献种类繁多，形式各异，它反映了社会生活的方方面面，但总的来说，可以将之分为以下几类：
1.2.1政府文件。政府文件的内容广泛， 既有有关行政管理方面的文件，又有科技文献以及政府部门有关国民经济生产的各种信息，这些文件定期或不定期地要进行归档，进入档案馆。这种信息有如下特点：a.主要反映官方的意向，体现着一个国家的内外政策；b.可以提供大量、翔实的原始资料和数据；c.它的内容广泛，具有连续性和历史积累；d.有些信息只有政府的出版物才能提供，如科技政策与事件，政府公布的地图和一些标识，政府部门的各种内部文件汇编等。信息流通过程中的常规检索工具一般均不收政府出版物，所以这些文件均不是通过常规的交流渠道所能获得的。
1.2.2科技报告。 科技报告是报道研究工作和开发调查工作的成果或进展情况的一种文献类型。它的内容比较新颖、详尽、专深，常常附有大量的数据、图表、原始记录等资料。科技报告发表比较及时，报告新成果的速度一般快于期刊及其它文献，但在流通范围上，大部分科技报告都要受到一定的控制，是属于保密或控制发行的，仅有一小部分可以公开半公开发表。科技报告所反映的科学技术内容一般都比较成熟，可靠性强，它是一项科学技术研究课题结束或阶段性成果的报告，在报告形成以后，一般要归入科研档案，是一种非常重要的文献来源。
1.2.3会议文献。会议文献的种类和内容很多， 是用来报道和交流科技成果的文献。会议文献中不泛首次公布的新发现或新发明，是公布新的科研成果的重要形式，会议上交流和宣读的很多论文，有很多是不再在其它刊物上刊载的，不公开出版的。会议论文经过严格的选择，质量较高，会议文献是及时全面地了解有关领域发展情况的重要渠道，通过阅读会议文献，可以较及时全面地了解到某一专业的发展现状和水平，掌握某些新成就和新动向。一般会议结束后，其有关材料特别是会议文献即归档保存，会议文献一直受到科技界和情报界高度重视，它是重要的信息来源。
1.2.4技术档案。 技术档案是指在生产建设中和科技部门的技术活动中形成的，是一定的工程对象的技术文件的总称。技术档案主要有任务书、协议书、技术经济指标和审批文件、研究计划、方案、大纲和技术措施、有关的技术调查材料、设计计算、试验项目、方案、数据和报告、设计图纸、工艺卡片以及应归档的其它技术资料。它是生产建设和科研工作中积累经验、提高质量的重要依据，有着重要的情报价值，但技术档案有着明显的保密性和内部控制使用的特点。
1.2.5学位论文。学位论文一般可分为学士、硕士、 博士学位论文，学位论文一般不出版，只提供复制件，传播范围十分有限。学位论文所论及的问题一般比较专深，较全面地收集和参考了有关的文献或数据，有些论文有一定的深度或独到的见解，特别是高学位的论文其学术价值较大。学位论文一般在学生通过论文答辩后立即归档保存。在科学技术飞速发展的今天，学位论文特别是硕士、博士学位论文其作用越来越大，水准越来越高，在从事某一专业论文写作时，一定要吸取已有的学位论文成果，这样才能提高论文的学术水平。
3灰色档案文献的地位与作用
灰色档案文献具有特殊的作用和独特的地位，具有很高的价值，由于档案文献形成过程中诸多社会的、历史的原因，使得它被蒙上了一层神秘的色彩——灰色。只有在人们充分认识档案文献的价值与作用之后，揭开蒙在档案文献上的一层神秘面纱，才能充分发挥档案文献的价值与作用。
档案文献之所以具有独特的地位是因为它具有原始性、工具性和专属性。原始性即是一切档案形成过程中的责任者、撰拟者、承办者等，都是档案内容所涉及的实践活动的当事人，档案的内容是有关实践活动过程的原始记录，是历史的真迹；工具性即指档案的前身——文件是作为一种记录、交流和传达信息的工具，是一切社会实践活动进行的依据；专属性是指档案属于它的立档单位和某一特定的社会实践活动的，是与它的立档单位和特定的社会实践活动密不可分的，当然它对其它的社会实践活动同样具有参考价值。
灰色档案文献的作用主要表现在以下几方面：
3.1决策的参考
档案是记录和反映某一部门和地区过去在生产科研中的活动过程和结果，它具有原始凭证性和参考性，而这些因素是领导部门制定远景规划、市场目标、生产计划的前提，决策者通过“灰色档案”可以掌握大量的科技、生产、人才、经营贸易、供求等信息。对企业的生存竞争和挖潜改造进行分析和评估，可以制定出切实可行的发展规划，为社会的发展提供服务。
3.2转化为生产力的功能
“科学技术是第一生产力。”这是邓小平同志在多年前提出的一个科学论断。充分地掌握了解灰色科技档案文献，对某一领域的科技档案文献进行系统的收集并加以系统地分析研究，可以找到科技研究成果向生产力转化的突破口，可以将科研与生产紧密地结合起来，将一些能直接应用的成果充分利用，并对一些科技成果进行深层开发，促使科技成果迅速转化为生产力，推动技术经济的快速发展。
3.3经济建设的依据
在社会主义市场经济体制条件下，市场经济得到了飞速发展，在经济建设中从自然资源、生产手段到生产过程以及经营管理和生产技术等各方面的情况，在档案中均有记载。这种灰色文献在不同程度上反映了经济活动的情况，是工农业生产和经济管理工作的依据和参考材料，它对于总结经验、推广先进生产技术和管理经验，具有可靠的参考价值，是一切经济建设活动的可靠依据。
总之，档案这种灰色文献，在社会生产和生活的各个领域中，在物质文明和精神文明建设中，将会起着越来越重要的作用。重视并积极开发利用它，使之成为信息流中有机的组成部分，把它激活起来，服务于经济建设，这是造福于社会的好事，是一项功德无量的事业。