浅析电子邮件的公证保全
徐 进
江苏南京市南京公证处，江苏 南京 210000
摘 要： 电子邮件因其迅速且低成本成为了人际交往过程中必选工具，但电子邮件在商业合作、劳动聘用、人际交往等过程所引发的问题也随之而来，在相关纠纷发生后，这些文件的法律效力往往成为诉讼定案的证据，因使用率高，其作为诉讼证据的取得、过程及作用等都及需法律的规范和指导。
关键词： 电子邮件；证据保全；公证程序
顾名思义，电子邮件就是通过电子信息数据传输的信件。显然电子邮件拥有存储和收发信息数据的功能，是时下网络中重要的信息交流工具之一。电子邮箱可以接收任何发送方所发的电子邮件，同时能存储格式大小不一且等多样的电子文件。发送电子邮件是一种基于互联网而迅速传递电子数据，是利用网络传递和存储信息为载体来输送信函、文件、图像甚至语音等各类型的电子信息。由此可见，电子邮件就是电子数据的一种。在2012年通过的《民事诉讼法》第63条第1款中确定了电子数据列为法定证据，这是适应时代发展的表现。在诉讼过程中有些电子证据甚至可以影响案件的裁判，依据《民事诉讼法》第69条规定：“经过法定程序公证证明的，法律行为、法律事实以及具有法律意义的文书，人民法院应当作为认定事实的根据。但有相反证据足以推翻公证证明的除外”。足以说明经过公证的证据其在诉讼当中的作用。中公协也出台了《办理互联网电子证据保全指导意见》，这为公证部门办理有关电子证据的保全做了程序上的指导和保证。在法院工作过的笔者，明白经过公证过的证据，在庭审过程中免去质证环节而直接采纳的可能性是极大的。本文仅就笔者进入公证行业五年以来，所接触到的电子邮件证据保全，展开一点思考。
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一、电子邮箱的归属问题
电子邮件证据保全的申请，原则上是需持有人本人到场，但对于公司的邮箱，即有公司的授权书，法人不需要到场，全权交由受托人处理。但是其中对于邮箱能否合法的使用，也就是关于邮箱的归属问题，真的很难考察，笔者咨询过多名经验丰富的公证员，均表示在实务中，对于邮箱的归属问题，只能通过询问笔录的问答，让申请人确认自己对于邮箱的支配权力，目前能做到的就只有这一步的形式审查，对于申请人来说，如果能够在保全过程中输入账号和密码，承办公证员基于如此判断其对此邮箱是有一定的支配权，如若日后申请电子邮件时需要提交本人身份信息或者公司信息，那么进行归属的实质审查也是指日可待的。
二、电子邮件保全的缘由和内容
所谓的证据保全，无非就是对于自己的利益的保护，或者就是将现状保存下来，以便将来用于对质公堂，能作为有利证据，通常情况下是在公司企业之间的业务来往，或者是个人与公司之间的邮件往来，还有就是个人与个人之间的纠纷。关于这些在电子邮箱中的承载，笔者觉得它主要是体现在两方面，一种是进入邮箱后，直接在邮件正文中，加入有关文字或着图片，还有一种就是进入邮箱后下载附件中的文件到指定的位置之后，再进行打开。所以对于电子邮箱的证据保全，目前而已以这两种类型存在较多，但在笔者接触的关于电子邮件的证据保全中，多数已于第二种形式存在：
(一)第一类，虽然说是进入电子邮箱之后的操作，但是其性质犹如网页保全一样，只不过是将进入某某网址之后所呈现出来的东西，换成了进入某某邮箱之后所呈现出来的东西，其性质是一样的，之所以可以将其称为电子邮件的证据保全，是因为其内容承载于邮件的内容上。
(二)第二类，目前普遍就是这种类型。确定了收发件人后，对电子邮件所载的附件进行审查，其内容呈现必然要借助计算机，离开了计算机，即为打印件。于普通人而言，在电子邮箱的收件箱中篡改电子邮件绝非易事，因收件箱中的电子邮件通常是所载附件，无法直接删改，如果要删改也是将其下载后在改，那么就达不到电子邮件保全的连续性了，而另存为也只是改变文件所有存储的位置，文件的属性则未改变，仍是“doc”或“docx”、“xls”或“xlsx”等其他文件形式的文件。一眼能看到的，电子邮件都带有发收件人的名称、邮箱地址、发收件时间等详细信息。故对这类电子邮件只要上述信息清楚，即作为证据认定。
三、电子邮件保全的注意事项
(一)公证员必须全程亲自参与。如果公证员不能全程加以监督，则证据的客观存在很难保证，进而影响证据的效力。在这里的亲自取证，是指由公证员或本处的专业技术人员进行取证，坚决不能让申请人自己动手操作计算机，因为申请人与其需保全的电子邮件证据具有法律上的利害关系，由其操作可能会导致证明力受到影响，怕日后对质公堂，对方对程序提出异议。
(二)保全途径需合法。电子邮件证据保全公证时，如果到达电子邮件的操作过程需要由当事人先进行提供，且要说明侵权的方式或者理由，然后由公证员按照程序进行操作采集，同时通过合法、干净的软件进行保全。
笔者在最早接触的保全过程中，在程序上公证员是动手操作流程，而笔者在其后面进行摄像的程序，对于这样的操作程序，笔者认为当时公证员的想法可能是自己的操作流程全程都受到监控，按照当事人的意思来进来操作，并没有弄虚作假的，或者跳过某些步骤。但是随着证据保全的程序越来越完善，这样的程序后来就几乎没有在操作过，一方面是因为需要将全部的电脑界面摄入进去，还要将操作流程详细的呈现出来，这在摄像机里是很难做到的，对摄像机的要求相当的高，这种操作目前已经可以使用相关的屏幕录像软件进行全程的记录，比如本处常用的“屏幕录像专家”；另一方面，笔者觉得也是主要方面，作为国家公证机构的公证人员，自己在办理公证的操作过程还需要用摄像机记录下来，显然是不合理的。
(三)出于保证公证程序合法有效的目的，实践中办理电子邮件证据保全，场所上需要在公证处进行，同时使用的电子设备也需要属于公证处，而尽量不要在申请人所提供的电子设备上进行取证，如果必须要，则由公证处的专业技术人员先对其提供的电子设备进行检查，确保其清洁性。基于如此，在公证处配置一台专门用于电子邮件证据保全或者其他电子数据保全公证的电脑是确有必要，并采取相关的措施保障该电脑的安全、稳定、清洁。与此同时，公证员应做好工作记录，这其中包括现场人员、上网地点、上网方式、保全开始时间、如何操作的步骤、保全结束时间等。
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四、电子邮件的保全的发展
经过公证的证据具有法定效力。《公证法》第十一条也明确规定保全证据是公证处的办理的事项。足以证明电子邮件的证据保全拥有法定的证明效力。电子邮件经过公证的保全，让主要的事实有了证明作用，排除电子邮件能否为证据的质疑，也减少了电子邮件作为证明力大小的烦恼。
电子邮件的通信方式极为便利，方便沟通交流甚至资源共享，同时也是目前企业商务来往的联络手段之一。电子邮件的日渐繁华，必不可少的会出现各种各样的矛盾，伴随着现在人的法律意识越来越强，诉讼至法院的事情也屡见不鲜了，这时候当事人需要诉前采纳证据的，公证处便成为了首选。电子数据被纳入《民事诉讼法》的法定证据后，再加之中公协出台的《办理互联网电子证据保全指导意见》，使之办理具有了程序上的依据，电子邮件的证据保全会朝着更加符合规定，更加严谨的方向去发展，这也为当事人或申请人提供了有利的保障。相信不久的将来，电子邮件的保全公证会越来越完善。
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中图分类号： D926.6
文献标识码： A
文章编号： 2095-4379- (2019 )28-0155-02
作者简介： 徐进(1990- )，男，汉族，江苏海门人，本科，江苏南京市南京公证处，公证员助理，研究方向：公证与家事诉讼。
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